Kostnadsställen – fördela personalkostnader per avdelning

Kostnadsställen delar upp kostnader per avdelning eller affärsområde. I en restaurang vill du ofta veta vad Kök kostar mot Bar mot Servering — både för budgetering och för att se var marginalerna finns.

Vad ett kostnadsställe är

Ett kostnadsställe är en etikett som kopplas till kostnader och intäkter så du kan summera per avdelning. I Vendion används de på fyra ställen:

• Personalkostnad i löneunderlaget och SIE-exporten
• Försäljning per kassa
• Schemalagda pass och passmallar, som gruppering i schemavyn
• Bokföringens verifikatrader

Typiska kostnadsställen i en restaurang är Kök, Bar, Servering, Disk och Administration.

Skapa kostnadsställen

1. Gå till Personal ▸ Inställningar ▸ Organisation
2. Under Kostnadsställen, fyll i:
   • Namn — tydligt avdelningsnamn, till exempel Kök
   • Kod — obligatorisk, till exempel 100
   • Konto — kontot för personalkostnad i din bokföring, ofta 7210
3. Klicka Lägg till

Koden är inte en sorteringsetikett. Den är nyckeln som SIE-exporten grupperar på — sätter du fel kod hamnar kostnaden på fel konto i bokföringen. Därför är fältet obligatoriskt. Prata med din redovisningskonsult om vilka koder och konton som passar er befintliga kontoplan.

Vem får ändra dem. Att skapa, ändra och ta bort kostnadsställen kräver behörigheten att hantera inställningar — inte lönebehörigheten.

Det betyder att en person som får redigera lön ändå kan sakna rätten att röra kostnadsställena. Listan visas då men skrivkontrollerna är avstängda, med en rad som säger vilken behörighet som krävs.

Lönen bokförs på personens kostnadsställe

Kostnadsstället för lönen sätts per medarbetare:

1. Öppna medarbetarens personalkort
2. Klicka Redigera och välj Kostnadsställe bland anställningsuppgifterna
3. Klicka Spara. Personens lönekostnad fördelas på det kostnadsstället i löneexporten

Det gäller hela vägen ut i SIE-filen: verifikatet får kontonummer per post och kostnadsställe på varje rad, så bokföringen delas upp automatiskt.

Det finns ingen uppdelning av lönen per enskilt pass. Jobbar en kock en kväll i baren följer lönekostnaden ändå med hens ordinarie kostnadsställe. Vill du dela upp lönen mellan två avdelningar får du justera i bokföringen efteråt.

Analysen mäter per arbetat pass

Analysen svarar på en annan fråga än lönen, och det är avsiktligt.

Varje tidpost får sitt eget kostnadsställe när personen stämplar in, i den här ordningen:

1. Det schemalagda passets kostnadsställe
2. Kassan som stämplingen gjordes på
3. Personens standardkostnadsställe

I Analytics finns tabellen Resultat per resultatenhet med intäkt, personalkostnad och personalkostnad i procent per enhet. Där gäller alltså att den som är inlånad i baren en kväll kostar baren — till skillnad från lönens bokföring.

Två saker att veta:

• Analytics kallar dem resultatenheter, Personal kallar dem kostnadsställen. Det är samma sak.
• Historiken räknas inte om. Tidposter som skapades innan funktionen fanns saknar egen kod och fördelas i stället på personens hemvist. Tabellen skriver ut vilken blandning siffrorna bygger på, så du ser om du tittar på en mätning per pass eller per person.

Kostnadsstället går också att filtrera på i Analytics filterrad.

Passmallens fält heter något annat

I passmallar finns ett fält som heter Grupp i schemavyn. Det hette tidigare Kostnadsställe, vilket fick många att tro att passets lönekostnad bokfördes där.

Det gör den inte. Fältet styr bara vilken rubrik grundpasset ligger under i schemats Pass-vy. Lönekostnaden bokförs på den anställdes eget kostnadsställe.

Ta bort eller inaktivera

Ett kostnadsställe som används går inte att radera. Försöker du får du veta vad som refererar det — ordrar, kassor, anställda, schemalagda pass, passmallar, verifikatrader eller bokföringsinställningar — och en uppmaning att inaktivera i stället.

För att inaktivera: öppna Bokföring ▸ Resultatenheter och slå av Aktiv på rätt enhet. Det bevarar historiken och tar bort enheten från valen för nya medarbetare.

Tips för en bra struktur

1. Håll listan kort — fyra till sex kostnadsställen räcker. Fler blir svårt att tilldela konsekvent
2. Matcha bokföringens konton — stäm av med din redovisningskonsult innan du börjar
3. Samma struktur i alla restauranger om ni är en kedja, annars går siffrorna inte att jämföra
4. Börja tidigt — kostnadsställen sätts på nya tidposter, och historiken räknas inte om i efterhand