Varför visar Analytics och Z-rapporten olika dricks?

Du jämför Z-rapporten med Analytics och får två olika tal för samma vecka. Det är inte ett fel, och du behöver inte välja vilket som är sant. De svarar på två olika frågor.

Två tal, två frågor

Z-rapporten är en fiskal handling. Den redovisar vad som gick genom kassan den dagen, och den ska inte ändras i efterhand. Analytics och Dricks-fliken svarar på den praktiska frågan: hur mycket ska jag dela ut till personalen?

Vad skillnaden består av

Skillnaden är dricks på notor som blivit helt återköpta.

Blir en nota återköpt går hela beloppet tillbaka till gästen — inklusive dricksen. Vid ett kortköp sker det som en återföring på kortet, så gästen får tillbaka precis det som drogs. Pengarna finns alltså inte kvar i huset och ska inte delas ut.

Men Z-rapporten för den ursprungliga dagen är redan stängd, och den ska inte ändras. Ett återköp minskar därför aldrig en redan stängd Z-rapport — det bokförs i stället som en egen post på dricksskuldkontot.

Räknesättet är enkelt:

netto + återköpt dricks = Z-rapportens brutto

Ett verkligt exempel: en krog hade 40 303,09 kr i Z-rapporterna och 38 022,09 kr i Analytics för samma period. Differensen på 2 281,00 kr var dricks på fyra återköpta notor. Analytics hade rätt om vad som skulle betalas ut, Z-rapporten hade rätt om vad som passerade kassan.

Så stämmer du av

Analytics visar differensen åt dig när den finns. Under Analytics ▸ Personal står det i klartext att Total Dricks visar utbetalningsbar dricks, hur mycket som ligger på återköpta notor, och vad summan blir om du lägger tillbaka den.

Samma sak händer i Personal ▸ Dricks: klickar du Hämta från POS står avdraget kvar på skärmen — hur mycket återbetald dricks som dragits av och på hur många återköpta notor. Potten du fördelar är alltså netto redan från början.

Vill du kontrollera mot bokföringen: dricksskuldkontot ska visa nettot som kredit och de återköpta beloppen som en egen debet.

Finns ingen differens visas ingen förklaringsrad — varken i Analytics eller efter Hämta från POS. Står det ingenting där betyder det alltså att inga notor med dricks har återköpts under perioden, och att talen ska stämma överens. Jämför också alltid samma datumintervall: en dricksperiod som börjar mitt i en månad går inte att ställa mot en månads Z-rapporter utan att talen skiljer sig av ren kalenderorsak.

Dygnsgränsen kan också skilja

Det finns en andra, mindre orsak till att två tal kan gå isär: de räknar dygn olika.

• Analytics räknar på verksamhetsdygn. Restaurangen ställer in när dygnet börjar — förvalet är klockan 04:00 — så ett nattpass som sträcker sig över midnatt hamnar på kvällen det hörde till.
• Dricks-fliken räknar på kalenderdygn: 00:00 till 23:59.

För de allra flesta spelar det ingen roll, eftersom det sällan slås in dricks mellan midnatt och fyra på morgonen. Men har ni sen nattöppet kan samma vecka ge något olika tal i de två vyerna, och då är det gränsdragningen som skiljer — inte återköpen.

Vilket tal ska jag betala ut?

Nettot. Det är det Dricks-fliken hämtar in när du klickar Hämta från POS, det är det Analytics visar som Total Dricks, och det är det som stämmer med bokföringens dricksskuld.

Pengar som gick tillbaka till en gäst vid ett återköp finns inte att dela ut. Betalar du ut bruttot betalar du dricks som restaurangen aldrig fick behålla.

Får du tre olika svar från tre ställen och blir osäker — utgå från Dricks-fliken. Den är källan för utbetalningen, och den är samma siffra som Analytics visar.