Lönekoder och export — lönearter, tidkoder och SIE-konton
Vendion räknar fram löneunderlaget, men ert löneprogram och er bokföring har egna namn på sakerna. Under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön ligger panelen Lönekoder & konton för export, där ni pekar om koderna till era egna. Standardvärdena fungerar för de flesta — lämna dem om ni är osäkra.
Panelen kräver behörighet att redigera lön.
Tre namnrymder som inte är samma sak
Panelen har tre delar, och de är medvetet skilda åt:
| Del | Används av | Innehåller |
|---|---|---|
| PAXml — tidkoder | PAXml-filen till Fortnox Lön och Visma Lön | Arbetstid, övertid, OB, sjuk, semester med flera |
| PAXml — lönekoder (belopp) | Samma fil | Dricks, passlön, storhelg, kostförmån, justeringar |
| Fortnox Lön (API) — lönearter | Direktkopplingen till Fortnox | Samma beloppsposter, men med era Fortnox-lönearter |
| SIE — bokföringskonton | SIE-löneverifikatet | Lönekonton, arbetsgivaravgifter, semesterskuld med mera |
Ett värde som är rätt för PAXml-filen är alltså inte rätt för Fortnox-API:t. Därför är de två egna fält, inte ett.
PAXml — tidkoder
Här mappar ni de tidslag Vendion räknar fram: arbetstid (timlön), mertid, övertid, OB-tillägg 1 och 2, OB röd dag, OB storhelg, sjukfrånvaro, VAB, semester, föräldraledighet, tjänstledighet, kompledighet och permission.
Röd dag och storhelg skickas som OB3 respektive OB4. Skälet är att mottagaren ska kunna skilja dem åt, inte att de har egna timsatser i avtalet: Gröna riksavtalet har en ordinarie OB-sats, och röd dag byter bara tidsfönster (06–06). Storhelg är dessutom 100 % av timlönen (§ 14), inte en timsats som de andra.
⚠️ Peka inte om röd dag till OB2 för att ert löneprogram saknar OB3. I Vendion är OB2 nattillägget (24,31 kr/h) medan röd dag ska ha den ordinarie satsen (27,59 kr/h) — omvägen blir en underbetalning, inte ett neutralt byte. Saknar ert löneprogram koden: lägg upp den där, eller stäm av med er lönekonsult vilken kod som motsvarar den.
PAXml — lönekoder för belopp
Standardkoderna i PAXml (BONUS, TIMLÖN, FÖRSKOTT och så vidare) fungerar direkt — lönesystemet mappar dem automatiskt. Vill ni styra en post till en specifik löneart skriver ni i stället löneartens nummer, till exempel 110, så skickas det som löneart.
Passlön skickas som ett eget belopp. Ett pass med fast arvode kan inte uttryckas som timmar, så beloppet går som en egen löneart med passets eget datum. Timmarna för just det passet utelämnas då ur arbetstiden, annars hade lönesystemet betalat både timlön och passarvode för samma pass. Lägg alltså inte in passlönen manuellt i löneprogrammet.
Fortnox Lön (API) — lönearter för belopp
Den här delen behövs bara om ni skickar löneunderlaget direkt till Fortnox i stället för som fil. Fortnox har ett eget löneartsregister, och ni skriver in löneartens nummer så som den heter hos er — till exempel 331 för dricks.
Det finns nio fält:
| Fält | När det används |
|---|---|
| Dricks (arbetsgivaren fördelar) | ni bestämmer fördelningen — dricksen bär arbetsgivaravgift |
| Dricks (personalen fördelar) | personalen bestämmer fördelningen. Det här är standardläget i Vendion och det de flesta restauranger kör |
| Passlön | fast arvode för ett pass |
| Storhelgstillägg | tillägget vid storhelg |
| Kostförmån | värdet av mat ni bjuder på |
| Kostavdrag (nettoavdrag) | vad personalen betalar för maten |
| Bruttojustering | manuell justering före skatt |
| Nettojustering, avdrag | manuell justering efter skatt, som drar av |
| Nettojustering, utbetalning/utlägg | manuell justering efter skatt, som betalar ut |
De två dricksfälten är inte utbytbara. Vilket som används avgörs av vem som fördelar dricksen (Inställningar ▸ Dricks), och de två har olika skattemässig innebörd. Kör ni standardläget "personalen fördelar" är det Dricks (personalen fördelar) som måste vara ifyllt — fyller ni bara i det andra fältet kommer dricksen inte med.
Ett fält ni lämnar tomt skickas inte alls. Vendion gissar aldrig en löneart, eftersom ett rätt belopp på fel rad är mycket svårare att upptäcka än en post som uteblev. Har ni dricks i underlaget men inget löneartsnummer för dricks här, kommer dricksen alltså inte med i lönekörningen. Gå igenom listan innan första skarpa överföringen.
Timmar och frånvaro påverkas inte av den här delen — de koderna är fasta hos Fortnox och går över utan mappning.
SIE — bokföringskonton
Den här delen används när ni exporterar ett SIE-löneverifikat i stället för att skicka underlaget till ett lönesystem. Ni mappar bland annat lön restaurangpersonal, OB-tillägg, arbetsgivaravgifter, dricks, semesterlöneavsättning och semesterlöneskuld, arbetsgivaravgift på semesterskuld, personalens måltider, brutto- och nettojusteringar samt skuldkonton för nettolön och arbetsgivaravgifter.
Vill ni bokföra vissa personers lön på ett annat konto — restaurangchefen på ett tjänstemannakonto, till exempel — gör ni det med kostnadsställen: sätt kontonumret på kostnadsstället och koppla personen till det. Kontot i panelen gäller alla som saknar kostnadsställe.
PAXml eller SIE — inte båda
De två utesluter varandra, och det är lätt att blanda ihop dem:
- PAXml är själva löneunderlaget. Skickar ni det till Fortnox Lön eller Visma Lön räknar lönesystemet fram lönen, deklarerar den och bokför den åt er.
- SIE är ett färdigt löneverifikat till bokföringen. Rätt väg om ni inte skickar underlaget vidare till ett lönesystem.
Använder ni båda för samma månad bokförs lönen två gånger. Är ni osäkra — fråga er redovisningskonsult vilken väg ni ska ha.
Den här funktionen är en del av Vendion Personal.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?