Lönekoder och export — lönearter, tidkoder och SIE-konton

Vendion räknar fram löneunderlaget, men ert löneprogram och er bokföring har egna namn på sakerna. Under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön ligger panelen Lönekoder & konton för export, där ni pekar om koderna till era egna. Stäm av koderna med ert löneprogram och er löneansvariga före första exporten. Klicka Spara längst ner i panelen när ni ändrat något.

Panelen kräver behörighet att redigera lön.

Fyra delar för olika exporter

Panelen har fyra delar:

Ett värde som är rätt för PAXml-filen är alltså inte rätt för Fortnox-API:t. Därför är de två egna fält, inte ett.

PAXml — tidkoder

Här mappar ni de tidslag Vendion räknar fram: arbetstid (timlön), mertid, övertid, OB-tillägg 1 och 2, OB röd dag, OB storhelg, sjukfrånvaro, VAB, semester, föräldraledighet, tjänstledighet, kompledighet och permission.

Mertiden skickas på exakta minuter. Mertid ersätts för den tid som faktiskt arbetats, utan avrundning. Ett pass som slutar tio minuter efter den avtalade tiden ger 0,17 timmar mertid (MER), och 40 minuter ger 0,67 timmar. Övertiden avrundas som avtalet säger: en förlängning med högst tio minuter räknas inte som övertid, och en påbörjad halvtimme räknas som hel. Det gäller både PAXml-filen och direktöverföringen till Fortnox Lön. Tidigare avrundades mertiden som övertiden, så mertidstimmarna kan skilja sig från äldre månaders filer.

Röd dag och storhelg skickas som OB3 respektive OB4. Skälet är att mottagaren ska kunna skilja dem åt, inte att de har egna timsatser i avtalet: Gröna riksavtalet har en ordinarie OB-sats, och röd dag byter bara tidsfönster (06–06). Storhelg är dessutom 100 % av timlönen (§ 14), inte en timsats som de andra.

⚠️ Peka inte om röd dag till OB2 för att ert löneprogram saknar OB3. I Vendion är OB2 nattillägget (24,31 kr/h) medan röd dag ska ha den ordinarie satsen (27,59 kr/h) — omvägen blir en underbetalning, inte ett neutralt byte. Saknar ert löneprogram koden: lägg upp den där, eller stäm av med er lönekonsult vilken kod som motsvarar den.

PAXml — lönekoder för belopp

PAXml kan innehålla standardkoder som BONUS, TIMLÖN och FÖRSKOTT. Mottagande löneprogram behöver ha rätt importkopplingar och inställningar för dem. För att styra en post till en specifik löneart kan ni skriva löneartens nummer, exempelvis 110. Kontrollera första importens rader och belopp innan lönen färdigställs.

Passlön skickas som ett eget belopp. Ett pass med fast arvode kan inte uttryckas som timmar, så beloppet går som en egen löneart med passets eget datum. Timmarna för just det passet utelämnas då ur arbetstiden, annars hade lönesystemet betalat både timlön och passarvode för samma pass. Lägg alltså inte in passlönen manuellt i löneprogrammet.

Fortnox Lön (API) — lönearter för belopp

Den här delen behövs bara om ni skickar löneunderlaget direkt till Fortnox i stället för som fil. Fortnox har ett eget löneartsregister, och ni skriver in löneartens nummer så som den heter hos er — till exempel 331 för dricks.

Det finns nio fält:

De två dricksfälten är inte utbytbara. Vilket som används avgörs av vem som fördelar dricksen (Personal ▸ Dricksfördelning ▸ Fördelningsregler), och de två har olika skattemässig innebörd. Kör ni standardläget "personalen fördelar" är det Dricks (personalen fördelar) som måste vara ifyllt — fyller ni bara i det andra fältet kommer dricksen inte med.

Tom löneart innebär att beloppet inte kan skickas. Vid direktöverföring visar Vendion dialogen Beloppen kommer inte med, med poster och belopp. Välj Avbryt och fyll i rätt lönearter. Skicka ändå överför tiden och de poster som går att skicka; då måste ni komplettera saknade belopp och kontrollera resultatet innan lönen färdigställs.

Timmar och frånvaro påverkas inte av den här delen — de koderna är fasta hos Fortnox och går över utan mappning.

OB-satserna ställs in i Fortnox

Vendion skickar OB till Fortnox som timmar, inte som kronor. Fortnox räknar fram beloppet med satserna under Inställningar enligt kollektivavtal på avtalet (Register ▸ Avtal för löner i Fortnox Lön). Ett fält som står på 0 ger 0 kr, även när timmarna har kommit fram.

Med Gröna riksavtalet Visita–HRF och Vendions förinställda OB-regler fyller ni i så här:

P02 är bara nattillägget. Nattimmarna mellan 01 och 06 skickas både som OB1 och som OB2, eftersom nattillägget läggs ovanpå ordinarie OB (avtalets § 13 punkt 2). Tillsammans blir det 51,90 kr/h. Skriver ni 51,90 i P02 betalas natten dubbelt.

OB4 används inte med de förinställda reglerna. Storhelgsersättningen, 100 % av timlönen, skickas som ett belopp på lönearten Storhelgstillägg ovan och inte som OB-timmar.

Lönearterna i tabellen är Fortnox standard för arbetare. Vilken löneart varje kod går till styrs av Löneartsstyrning under Register ▸ Lönearter och koder i Fortnox, så kontrollera den om ni har en egen uppsättning. Har ni egna OB-satser i Vendion ska samma satser stå i Fortnox.

SIE — bokföringskonton

Den här delen används när ni exporterar ett SIE-löneverifikat i stället för att skicka underlaget till ett lönesystem. Ni mappar bland annat lön restaurangpersonal, OB-tillägg, arbetsgivaravgifter, dricks, semesterlöneavsättning och semesterlöneskuld, arbetsgivaravgift på semesterskuld, personalens måltider, brutto- och nettojusteringar samt skuldkonton för nettolön och arbetsgivaravgifter.

Vill ni bokföra vissa personers lön på ett annat konto — restaurangchefen på ett tjänstemannakonto, till exempel — gör ni det med kostnadsställen: sätt kontonumret på kostnadsstället och koppla personen till det. Kontot i panelen gäller alla som saknar kostnadsställe.

Undvik att bokföra samma lön två gånger

Bestäm tillsammans med er redovisningskonsult vilket system som ska bokföra lönen:

• PAXml är ett löneunderlag som importeras i löneprogrammet. Granska och färdigställ lönekörning, deklaration och eventuell bokföring där enligt era rutiner.
• SIE är ett färdigt löneverifikat till bokföringen. Rätt väg om ni inte skickar underlaget vidare till ett lönesystem.

Om löneprogrammet redan bokför lönen och ni dessutom importerar Vendions SIE-verifikat för samma månad blir kostnaden dubbel. Att bara ladda ner båda filerna bokför ingenting. Är ni osäkra — fråga er redovisningskonsult vilken väg ni ska ha.