Lönekoder och export — lönearter, tidkoder och SIE-konton

Vendion räknar fram löneunderlaget, men ert löneprogram och er bokföring har egna namn på sakerna. Under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön & avtal ligger panelen Lönekoder & konton för export, där ni pekar om koderna till era egna. Standardvärdena fungerar för de flesta — lämna dem om ni är osäkra.

Panelen kräver behörighet att redigera lön.

Tre namnrymder som inte är samma sak

Panelen har tre delar, och de är medvetet skilda åt:

Ett värde som är rätt för PAXml-filen är alltså inte rätt för Fortnox-API:t. Därför är de två egna fält, inte ett.

PAXml — tidkoder

Här mappar ni de tidslag Vendion räknar fram: arbetstid (timlön), mertid, övertid, OB-tillägg 1 och 2, OB röd dag, OB storhelg, sjukfrånvaro, VAB, semester, föräldraledighet, tjänstledighet, kompledighet och permission.

Röd dag och storhelg skickas som OB3 respektive OB4, eftersom de har egna satser i kollektivavtalet. Saknar ert löneprogram de lönearterna kan ni peka om dem till OB2 här. Timmarna betalas då med OB2-satsen — men det blir ett medvetet val i stället för en tyst avvikelse.

PAXml — lönekoder för belopp

Standardkoderna i PAXml (BONUS, TIMLÖN, FÖRSKOTT och så vidare) fungerar direkt — lönesystemet mappar dem automatiskt. Vill ni styra en post till en specifik löneart skriver ni i stället löneartens nummer, till exempel 110, så skickas det som löneart.

Passlön skickas som ett eget belopp. Ett pass med fast arvode kan inte uttryckas som timmar, så beloppet går som en egen löneart med passets eget datum. Timmarna för just det passet utelämnas då ur arbetstiden, annars hade lönesystemet betalat både timlön och passarvode för samma pass. Lägg alltså inte in passlönen manuellt i löneprogrammet.

Fortnox Lön (API) — lönearter för belopp

Den här delen behövs bara om ni skickar löneunderlaget direkt till Fortnox i stället för som fil. Fortnox har ett eget löneartsregister, och ni skriver in löneartens nummer så som den heter hos er — till exempel 331 för dricks.

Fälten är: Dricks, Passlön, Storhelgstillägg, Kostförmån, Bruttojustering och Nettojustering.

Ett fält ni lämnar tomt skickas inte alls. Vendion gissar aldrig en löneart, eftersom ett rätt belopp på fel rad är mycket svårare att upptäcka än en post som uteblev. Har ni dricks i underlaget men inget lönearts­nummer för dricks här, kommer dricksen alltså inte med i lönekörningen. Gå igenom listan innan första skarpa överföringen.

Timmar och frånvaro påverkas inte av den här delen — de koderna är fasta hos Fortnox och går över utan mappning.

SIE — bokföringskonton

Den här delen används när ni exporterar ett SIE-löneverifikat i stället för att skicka underlaget till ett lönesystem. Ni mappar bland annat lön restaurangpersonal, OB-tillägg, arbetsgivaravgifter, dricks, semesterlöneavsättning och semesterlöneskuld, arbetsgivaravgift på semesterskuld, personalens måltider, brutto- och nettojusteringar samt skuldkonton för nettolön och arbetsgivaravgifter.

Vill ni bokföra vissa personers lön på ett annat konto — restaurangchefen på ett tjänstemannakonto, till exempel — gör ni det med kostnadsställen: sätt kontonumret på kostnadsstället och koppla personen till det. Kontot i panelen gäller alla som saknar kostnadsställe.

PAXml eller SIE — inte båda

De två utesluter varandra, och det är lätt att blanda ihop dem:

• PAXml är själva löneunderlaget. Skickar ni det till Fortnox Lön eller Visma Lön räknar lönesystemet fram lönen, deklarerar den och bokför den åt er.
• SIE är ett färdigt löneverifikat till bokföringen. Rätt väg om ni inte skickar underlaget vidare till ett lönesystem.

Använder ni båda för samma månad bokförs lönen två gånger. Är ni osäkra — fråga er redovisningskonsult vilken väg ni ska ha.