Semesterdagar och semesterlön

Semester är två saker samtidigt: dagar som tjänas in och tas ut, och pengar som avsätts och betalas ut. Vendion håller reda på båda, men de rör sig inte i takt — och det är just det som gör semester svårt att stämma av.

Reglerna nedan bygger på semesterlagen och Gröna riksavtalet (Visita–HRF). Stäm av med er redovisningskonsult innan ni ändrar något i satserna.

Semesteråret går 1 april–31 mars

Vendions semesterår följer semesterlagen och löper från 1 april till 31 mars — inte kalenderåret.

En semestervecka i februari 2027 tillhör alltså semesteråret som började 1 april 2026. Årsgränsen är fast och går inte att ändra.

Det finns en separat inställning för semestermodell — om intjänandeåret sammanfaller med uttagsåret eller ligger före. Den styr när dagarna blir tillgängliga, inte var årsgränsen går.

Intjänade, uttagna och sparade dagar

Semesterlagen ger 25 betalda semesterdagar per helt semesterår. Har någon varit anställd kortare tid proportioneras dagarna mot anställningstiden.

Öppna medarbetaren under Personal ▸ Personal och gå till fliken Ledighetssaldo. Där ser du intjänade, uttagna och sparade dagar för innevarande semesterår.

Saldot minskar när en semesterfrånvaro godkänns — och det gäller alla anställningsformer, även timanställda. Halvdagar räknas som en halv dag. Saldot stannar vid noll och går inte negativt.

Godkänner du semester åt någon som inte har dagar kvar får du en varning, men den blockerar inte. Kontrollera saldot först.

Semesterlönen betalas en gång

Den här delen är värd att läsa långsamt, eftersom den ser dubbel ut men inte är det.

Semesterlönen har två sidor av samma krona:

Avsättningen är alltså inte en utbetalning. Semesterlagen säger att semesterlönen ska betalas ut i samband med semesterledigheten — inte löpande. Tas ingen semester ut växer skulden, vilket är precis vad en semesterlöneskuld ska göra.

Uttaget är en utbetalning till den anställde och ingår därför i avgiftsunderlaget, men det är ingen ny kostnad för dig — kostnaden bokfördes redan vid avsättningen.

Satsen är 12 % som standard i Vendion. Semesterlagens procentregel har 12 % som lagstadgat golv, och Gröna riksavtalet har förhandlat 12,72 %. Har ni kollektivavtal ska satsen alltså troligen vara den senare. Ändra den under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön & avtal efter avstämning med er redovisningskonsult.

Arbetsgivaravgiften på avsättningen redovisas som en egen post och ingår i den totala arbetsgivarkostnaden.

Så räknas dagsatsen

Dagsatsen skiljer sig mellan löneformerna, och skillnaden är avsiktlig.

Månadslön. Semesterdagen betalas med procentsatsen gånger tolv månadslöner delat på 25 dagar. Samtidigt görs ett fullt löneavdrag för dagen enligt avtalet — annars hade personen fått både månadslön och semesterlön för samma dag.

Dagsatsen är oberoende av anställningstid: den som varit anställd ett halvår får färre betalda dagar men samma dagsats, så utbetalningen proportioneras av sig själv.

Timlön. Semesterdagen betalas med timlönen gånger dagens schemalagda timmar, uppräknat med procentsatsen. Något löneavdrag behövs inte — det finns inga pass att dra ifrån.

Timanställdas dagsats är markerad som preliminär i underlaget. Skälet är att en timanställd saknar kontrakterad årsarbetstid, så beloppet är en approximation av procentregeln. Den landar något lågt — runt 11,8 % mot avtalets 12,72 % för en heltidsarbetande — och mellanskillnaden ligger kvar som skuld i stället för att försvinna.

Sparade dagar har en egen sats och en femårsgräns

Semesterlagen ger rätt att spara semesterdagar, och Gröna riksavtalet betalar en sparad dag med 0,5 % av beräkningsunderlaget — mot 12,72 delat på 25, alltså cirka 0,509 %, för en dag från innevarande år. Skillnaden är liten men avtalad.

För att kunna tillämpa rätt sats bär varje sparad dag sin årgång — vilket semesterår den sparades från. I underlaget syns därför inte bara hur många sparade dagar någon har, utan från vilka år.

Femårsgränsen: en sparad dag måste tas ut inom fem år från utgången av det semesterår den sparades. Därefter är den värd noll.

Därför tar Vendion äldsta sparade lotten först vid uttag. Semesterlagen rangordnar inte årgångarna — ordningen är vald för att ingen dag ska hinna förfalla, inte för att den ger flest kronor per dag.

Hur många dagar ett uttag kostar

Antalet dagar som dras beror på om schemat är lagt:

• Är schemat lagt för perioden kostar semestern precis de dagar personen skulle ha jobbat
• Är schemat inte lagt — normalfallet, eftersom semester söks månader i förväg — räknar systemet måndag till fredag

Bedömningen tittar bara framåt. Ett pass som ligger dagarna innan ledigheten säger ingenting om de dagar ledigheten gäller, och räknas därför inte som att schemat finns.

Det spelar roll i praktiken: utan den regeln kunde två månaders semester som söktes innan schemat fanns kosta noll semesterdagar.

Vad du bör stämma av med din redovisningskonsult

• Procentsatsen — 12 % eller avtalets 12,72 %
• Semestermodellen — sammanfallande eller separat intjänandeår
• Semesterskulden i bokföringen — att avsättningen och arbetsgivaravgiften på den hamnar på rätt konton
• Timanställdas preliminära dagsats — hur ni vill hantera mellanskillnaden mot procentregeln