Semesterdagar och semesterlön

Semester är två saker samtidigt: dagar som tjänas in och tas ut, och pengar som avsätts och betalas ut. Vendion håller reda på båda, men de rör sig inte i takt — och det är just det som gör semester svårt att stämma av.

Här beskrivs Vendions semesterberäkning. Kontrollera att inställningar, intjänade dagar och utbetalningar stämmer med medarbetarens villkor och ert kollektivavtal. Se semesterlagen och Gröna riksavtalet för reglerna.

Semesteråret går 1 april–31 mars

Vendions semesterår följer semesterlagen och löper från 1 april till 31 mars — inte kalenderåret.

En semestervecka i februari 2027 tillhör alltså semesteråret som började 1 april 2026. Årsgränsen är fast och går inte att ändra.

Semesterårsgränsen och intjänandemodellen kan inte väljas i inställningarna. Stäm av saldona innan semester godkänns om er verksamhet använder andra villkor, exempelvis sammanfallande intjänande- och semesterår.

Intjänade, uttagna och sparade dagar

Semesterlagen ger normalt rätt till 25 semesterdagar, men alla behöver inte vara betalda. Antalet betalda dagar beror bland annat på intjänandet. Vendion beräknar saldot utifrån anställningsuppgifter och registrerad frånvaro; avtalade avvikelser behöver kontrolleras.

Öppna medarbetaren under Personal ▸ Personal och gå till fliken Ledighetssaldo. Där ser du intjänade, uttagna och sparade dagar för innevarande semesterår.

Vem ser och ändrar saldot. Semestersaldot och de sparade dagarna följer lönebehörigheten, även valet Vems lön? i behörighetsgruppen. Är din lönebehörighet begränsad till vissa grupper ser och ändrar du bara saldon för personer i de grupperna. För andra står det på personalkortet att uppgiften bara visas för den som har lönebehörighet för personen, inte att saldo saknas. Ingen ändrar sitt eget saldo, utom administratörer. Ber du AI Boss ändra ett saldo du inte får röra svarar den att saldot inte sparades och varför. Rätten att se sitt eget saldo påverkas inte.

När någon utan lönebehörighet ändrar anställningen. Startdatum, slutdatum, aktivering och anställningsform avgör hur många dagar personen tjänar in. Ändras de av någon som saknar lönebehörighet för personen sparas kortet som vanligt, men saldot räknas inte om. Under Ledighetssaldo står det då Saldot är inte omräknat, och den som har lönebehörighet för personen får en notis i klockan. Tryck Räkna om för att räkna fram saldot efter de nya uppgifterna. Samma sak gäller en ny person som läggs upp av någon utan lönebehörighet: saldot är 0 tills någon med lönebehörighet räknat om. Ett manuellt satt saldo påverkas inte.

Kör ni lönen i Fortnox Lön räknar Fortnox saldot och slutregleringen, och Vendion visar inga egna semesterdagar — varken på personalkortet, i frånvarovyn eller i personalportalen.

Saldot minskar när en semesterfrånvaro godkänns — och det gäller alla anställningsformer, även timanställda. En registrerad halvdag räknas som 0,5 dag i appens saldo. Det ersätter inte bedömningen av hur semester ska tas ut enligt ert avtal.

Saldot kan gå negativt. Godkänner du tio dagar för någon som har tre kvar står det −7. Det är avsiktligt: systemet hindrar dig inte från att bevilja ledighet, men det döljer inte heller att du gjort det. Ett negativt saldo behöver följas upp — är dagarna förskotterade, eller ska ansökan justeras?

Godkänner du semester åt någon som inte har dagar kvar får du en varning, men den blockerar inte. Kontrollera saldot först. Kör ni lönen i Fortnox Lön visas ingen sådan varning — saldot finns i Fortnox.

Semesterlönen betalas en gång

Den här delen är värd att läsa långsamt, eftersom den ser dubbel ut men inte är det.

Semesterlönen har två sidor av samma krona:

Avsättningen i Vendion är ingen utbetalning. Semesterlön betalas normalt i samband med ledigheten. Stäm av eventuella undantag, slutlön och semesterersättning med löneansvarig.

Uttaget är en utbetalning till den anställde och ingår därför i avgiftsunderlaget, men det är ingen ny kostnad för dig — kostnaden redovisas vid avsättningen i Vendions underlag. Kontrollera att motsvarande bokföring faktiskt är gjord i ert ekonomisystem.

Satsen är 12,72 % som standard i Vendion — Gröna riksavtalets och Hängavtalet Visitas nivå. Semesterlagens procentregel har 12 % som lagstadgat golv. Är din restaurang upplagd före hösten 2026 kan satsen stå på 12,00; standarden höjdes då, men befintliga restauranger ändrades inte automatiskt, eftersom satsen är ett avtalsval. Kontrollera och ändra den under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön efter avstämning med er redovisningskonsult.

Arbetsgivaravgiften på avsättningen redovisas som en egen post och ingår i den totala arbetsgivarkostnaden.

Så räknas dagsatsen

Dagsatsen skiljer sig mellan löneformerna, och skillnaden är avsiktlig.

Månadslön. Semesterdagen betalas med procentsatsen av lönen under intjänandeåret, delat på antalet nettosemesterdagar — alltså 25 × (arbetsdagar per vecka ÷ 5), som mest 25. Intjänandeåret är 1 april–31 mars året före semesteråret: för en semesterdag sommaren 2027 är det 1 april 2026–31 mars 2027 (semesterlagen 16 b §).

Lönen som räknas är den semesterlönegrundande lönen: månadslönen plus bland annat OB, mertid och övertid, minus avdragen för frånvaro som inte ger semester, till exempel tjänstledighet. Semesterlön räknas aldrig in, och inte heller lönen som drogs för semesterdagar under intjänandeåret.

En femdagarsvecka ger nämnaren 25; den som jobbar tre dagar i veckan har 15 nettodagar och därmed en 67 % högre dagsersättning. Det är hela poängen: färre semesterdagar förbrukas per vecka ledighet, så varje dag måste vara värd mer. Samtidigt görs ett löneavdrag enligt avtalet — annars hade personen fått både månadslön och semesterlön för samma dag. Avdraget räknas per timme när frånvaron är högst 14 kalenderdagar och per kalenderdag när den är längre, från första dagen som skulle ha varit en arbetsdag till och med dagen före återinträdet. Se Löneunderlag – beräkna och exportera.

Exakt när hela intjänandeåret är låst. Vendion läser lönen ur de låsta lönemånaderna under Personal ▸ Löner. Är alla tolv månaderna i intjänandeåret låsta i Vendion är beloppet exakt. Annars räknas det preliminärt på tolv månadslöner minus årets fem semesterveckor, och Löner varnar vid låsningen: Semesterlönen för … är preliminär.

Exempel: 30 000 kr i månaden på heltid, fem veckors semester under intjänandeåret och alla tolv månaderna låsta ger 1 656,04 kr per semesterdag. Tolv hela månadslöner hade gett 1 831,68 kr, men lönen för semesterdagarna betalades aldrig ut som lön och ska inte räknas med.

Timlön. Semesterdagen betalas med timlönen gånger dagens schemalagda timmar, uppräknat med procentsatsen. Något löneavdrag behövs inte — det finns inga pass att dra ifrån.

Timanställdas dagsats är markerad som preliminär. Den bygger på de timmar ledigheten beräknas omfatta och är inte en slutlig avstämning mot hela det intjänade semesterlöneunderlaget. Kontrollera beloppet mot faktisk intjänad semesterlön före utbetalning; utgå inte från att skillnaden alltid går åt ett visst håll.

Avtalets lägsta semesterlön per dag

Gröna riksavtalet ger ett lägsta belopp per semesterdag när personen varit anställd minst tre månader i följd: semesteråret 2026/27 är det 1 675 kr för den som fyllt 20 år och 1 269 kr för yngre. För deltid minskas beloppet efter omfattningen, alltså veckoarbetstiden delad med 40 timmar.

Vendion betalar det högsta av semesterlönen enligt procentsatsen och det lägsta beloppet, dag för dag. Det gäller också sparade dagar. Åldern prövas den dag semesterdagen tas ut.

Exempel: 25 000 kr i månaden på heltid ger med procentsatsen mindre än 1 675 kr per dag, så fem semesterdagar blir 8 375 kr. På 75 % deltid blir det lägsta beloppet 1 256,25 kr per dag. Med 40 000 kr i månaden är procentsatsen högre, och då gäller den.

Beloppen ställer du in under Personal ▸ Inställningar ▸ Avtal ▸ Lägsta semesterlön per dag, en rad per semesterår. Har restaurangen Visita/HRF som kollektivavtal är Gröna riksavtalets belopp ifyllda från början. Lämnar du inställningen tom finns inget lägsta belopp. Fyller du i den gäller beloppen även utan kollektivavtal.

Det lägsta beloppet gäller månadsavlönade. Timavlönade får det bara i semesterersättningen när anställningen slutar, se nedan.

Sparade dagar har en egen sats och en femårsgräns

Semesterlagen ger rätt att spara semesterdagar, och Gröna riksavtalet betalar en sparad dag med 0,5 % av beräkningsunderlaget — mot 12,72 delat på 25, alltså cirka 0,509 %, för en dag från innevarande år. Skillnaden är liten men avtalad.

Vendion skiljer sparade dagar från årets dagar. Vid uttag tas de sparade dagarna först, äldsta giltiga årgången först, och årets dagar sedan. Personalkortet visar ett sammanlagt saldo. För månadsavlönade beräknas en sparad dag med 0,5 % av samma årslön som årets dagar, alltså intjänandeårets semesterlönegrundande lön, eller den preliminära summan när intjänandeåret inte är låst. Timavlönade använder även för sparade dagar den preliminära timlönemodellen, så deras belopp behöver stämmas av separat.

Femårsgränsen: sparade dagar ska normalt läggas ut inom fem år. Det finns undantag, bland annat en möjlighet till överenskommelse om ett sjätte år. Vendions beräkning använder inte sparade årgångar som passerat sin femårsgräns. Det betyder inte att medarbetarens rätt eller ett ersättningskrav automatiskt försvinner. Kontakta löneansvarig om gamla dagar saknas i beräkningen.

Därför tar Vendion äldsta sparade lotten först vid uttag. Semesterlagen rangordnar inte årgångarna — kontrollera därför planerat uttag tillsammans med medarbetaren.

Hur många dagar ett uttag kostar

Antalet dagar som dras beror på om schemat är lagt:

• Finns publicerade eller bekräftade pass i frånvaroperioden kostar semestern precis de dagar personen skulle ha jobbat
• Saknas sådant schema — normalfallet, eftersom semester söks månader i förväg — räknar systemet måndag till fredag

Bedömningen tittar bara framåt. Ett pass som ligger dagarna innan ledigheten säger ingenting om de dagar ledigheten gäller, och räknas därför inte som att schemat finns.

Det spelar roll i praktiken: utan den regeln kunde två månaders semester som söktes innan schemat fanns kosta noll semesterdagar.

Lång frånvaro: när semesterlönen slutar tjänas in

Sjukdom, VAB och föräldraledighet räknas som om personen arbetat när semesterlönen tjänas in, men bara upp till semesterlagens gränser (17 och 17 a §§):

Dagarna efter gränsen ger ingen semesterlön. För en månadsavlönad dras lönen för de dagarna ur semesterunderlaget, så semesteravsättningen blir lägre. För en timavlönad läggs ingen lön för de dagarna in i semesterunderlaget.

Föräldraledighet räknas per barn. Vendion vet inte vilket barn ledigheten gäller, så ledighet med högst fjorton dagar emellan räknas som samma barn. Räkningen börjar inte om vid ett nytt intjänandeår. Har det gått längre tid än så emellan börjar en ny räkning.

Sjuk ett helt intjänandeår. Har personen varit sjuk hela det förra intjänandeåret, utan avbrott längre än fjorton dagar i följd, är fortsatt sjukfrånvaro inte längre semesterlönegrundande.

Exempel: föräldraledig från 1 april 2026 med 30 000 kr i månaden. Dag 120 är 29 juli. Från 30 juli ger ledigheten ingen semesterlön, och årets semesteravsättning blir 15 017,81 kr i stället för 45 792 kr.

Ensamstående förälder har 180 dagar för VAB och föräldraledighet. Vendion vet inte vem som är ensamstående och räknar 120 dagar för alla. När någon passerar 120 dagar varnar Personal ▸ Löner vid låsningen. Gäller det en ensamstående förälder är avsättningen för låg och behöver rättas för hand.

Kontrollera saldot. Antalet intjänade semesterdagar i saldot räknas separat. Där räknas föräldraledigheten per semesterår och inte per barn, och regeln om ett helt års sjukfrånvaro finns inte med. Den som varit föräldraledig över ett årsskifte kan därför få för många intjänade dagar i saldot.

När anställningen slutar

Har personen semester kvar när anställningen slutar betalas den ut som semesterersättning i löneunderlaget för den månad slutdatumet ligger i. Den står som Slutreglering i semesterkolumnen under Personal ▸ Löner. Kör ni lönen i Fortnox Lön räknar Fortnox ersättningen.

Dagarna som är kvar är de intjänade dagarna plus de sparade dagarna vid semesterårets början, minus de dagar som tagits ut under året. Eftersom sparade dagar tas ut först räknas bara de sparade som inte tagits ut som sparade, och bara de får 0,5 %-satsen. Exempel: 13 intjänade och 5 sparade dagar, och 5 dagar uttagna. Uttaget tog de sparade dagarna, så 13 dagar är kvar, alla från i år.

Månadsavlönade får de kvarvarande dagarna gånger dagsatsen ovan, med samma lön under intjänandeåret och samma preliminärmarkering när intjänandeåret inte är låst. Efter tolv månaders anställning gäller också det lägsta beloppet per dag. Med 30 000 kr i månaden, ingen semester under intjänandeåret och alla tolv månaderna låsta är dagsatsen 1 831,68 kr, och 13 dagar kvar ger 23 811,84 kr.

Timavlönade får procentsatsen av den semesterlönegrundande lönen sedan 1 april (eller sedan anställningen började), minus den semesterlön som redan betalats ut under samma tid. Ersättningen blir aldrig negativ. För varje sparad dag bland de kvarvarande läggs 0,5 % av förra intjänandeårets lön till. Det lägsta beloppet per dag gäller efter tolv månaders anställning, och bara när Avtalad arbetstid är ifylld på personalkortet, eftersom Vendion annars inte vet personens omfattning.

Exempel: 160 kr/h på halvtid, 80 000 kr i lön sedan 1 april och 3 607,04 kr i semesterlön redan utbetald: 12,72 % × 80 000 − 3 607,04 = 6 568,96 kr.

Timavlönades ersättning räknas ur de låsta lönemånaderna. Är någon tidigare månad sedan 1 april inte låst, eller med sparade dagar någon månad i förra intjänandeåret, räknas den preliminärt som de kvarvarande dagarna × 8 timmar × timlönen, uppräknat med procentsatsen. Löner säger då att beloppet är preliminärt. Har personen redan fått ut allt och inget annat i månaden syns ingen rad för hen.

Extrapersonal kan få semesterersättningen med lönen

Semesterlagen 5 § tillåter att semesterersättningen betalas ut med lönen i stället för som betald ledighet, när anställningen avses pågå i högst tre månader och ni avtalat att ingen semester läggs ut. Extrapersonal som anställs per pass är det vanliga exemplet. Gröna riksavtalet gör det till huvudregel vid anställning för enstaka dagar (§ 17 mom 7).

Slå på det per person: öppna medarbetaren under Personal ▸ Personal, välj Redigera och slå på Semesterersättning betalas ut med lönen under Anställning. Reglaget finns bara för timanställda och tidsbegränsat anställda. En tillsvidareanställd får semesterlön när semestern tas ut (26 §).

När det är på:

• Personen tjänar inga semesterdagar. Ledighetssaldot och personalportalen visar i stället att ersättningen betalas ut med lönen.
• Procentsatsen räknas som semesterersättning med lönen i löneunderlaget, inte som avsättning till semesterlöneskulden. Arbetsgivaravgiften tas direkt, och ingenting bokförs mot semesterskulden.
• Personen kan inte ansöka om semester. Vill hen vara ledig räcker det att inte schemalägga hen.
• Nya anställningsavtal får villkoret automatiskt: att semesterledighet inte läggs ut och vilken procent som betalas med lönen. Avtalet går bara att skapa som Extra vid behov, eller som Säsong eller Vikariat på högst tre månader.

Beloppet räknas av ert lönesystem. Vendion skickar tiderna som vanligt men inget belopp för ersättningen. I Fortnox Lön lägger ni löneart 224 "Semesterersättning i anslutning till lön" på personen och procentsatsen i avtalets semesterinställningar. Har ni Fortnox Lön kopplat påminner notiscentralen om det.

Valet gäller hela anställningen. När en lön i anställningen är låst går det inte att ändra åt något håll. Ska villkoret bytas avslutar ni anställningen — slutlönen betalar ut intjänad semester — och återanställer med ett nytt startdatum.

Vad du bör stämma av med din redovisningskonsult

• Procentsatsen — 12 % eller avtalets 12,72 %
• Lägsta semesterlön per dag — att beloppen under Personal ▸ Inställningar ▸ Avtal stämmer med ert avtal, eller att inställningen är tom om ni inte har något lägsta belopp
• Låsta månader — semesterlönen och timavlönades semesterersättning är exakta först när de månader de räknas på är låsta
• Semesterskulden i bokföringen — att avsättningen och arbetsgivaravgiften på den hamnar på rätt konton
• Timanställdas preliminära dagsats — hur ni vill hantera mellanskillnaden mot procentregeln
• Extrapersonal med semesterersättning med lönen — att anställningarna uppfyller villkoren i semesterlagen 5 § och att lönesystemet betalar ut ersättningen