Löneunderlag – beräkna och exportera

Löneunderlaget samlar allt som ska betalas ut för en månad: timmar, OB, sjuklön, semester, dricks, förmåner och justeringar. Härifrån går underlaget vidare till ert lönesystem eller er bokföring. Kör restaurangen Vendion Lön blir fliken i stället själva lönekörningen, och lönen räknas och betalas ut från Vendion (se Vendion Lön – så kör du lönen).

Öppna löneunderlaget

Gå till Personal › Löner och välj år och månad. De första fem dagarna i en månad öppnar Löner den månad vars lön ska betalas ut härnäst, oftast förra månaden, tills den är låst. Väljer du en annan månad kommer Löner ihåg den för restaurangen så länge fliken är öppen. Vyn kräver behörighet att se lön; att godkänna, låsa och exportera kräver behörighet att redigera lön.

Överst finns flikarna Översikt, Personal, Kostnad och en flik för att skicka lönen, och under dem månaden: pilarna bläddrar, Idag tar dig till innevarande månad och ett klick på månaden öppnar en månadsruta. Den fliken heter efter ert lönesystem: Skicka till Fortnox, Lönefil (PAXml), Visma-fil, eller Export om inget lönesystem är valt. Kör ni Vendion Lön finns också fliken Vendion Lön, och fliken med filer heter Filer.

• Översikt visar, med Fortnox, PAXML eller Visma, månadens tre steg (godkänn lönerna, lås perioden, skicka till lönesystemet), antal anställda, totala timmar, bruttolön och total arbetsgivarkostnad, och listan Att åtgärda med det som behöver göras innan lönen kan skickas. Här låser du perioden. Med Vendion Lön visar Översikt i stället lönekörningen i fyra steg, se Vendion Lön – så kör du lönen.
• Personal har tabellen med en rad per medarbetare och, med Fortnox, PAXML eller Visma, kolumnen Status och knappen Godkänn alla. Med Vendion Lön godkänns lönen i lönekörningen, så där finns varken status eller godkännande.
• Kostnad har Kostnadssammanställningen, som bryter ner arbetsgivarkostnaden i poster och alltid summerar till totalen, och utdelad dricks och semesteruttag. Texten vid dricksen följer valet under Vem fördelar dricksen?: fördelar ni dricksen ingår den i bruttolönen och AGI, fördelar personalen den betalas den ut netto utanför bruttolönen. I båda fallen ingår den inte i arbetsgivarkostnaden ovanför.
• Fliken för att skicka har ert lönesystems väg som första knapp, övriga filer, avstämningen av lönekedjan och exporthistoriken. Med Vendion Lön heter den Filer och har bara CSV-underlaget, avstämningen och historiken: bankfil, bokföring, AGI och Fora tar du i lönekörningen.

Vem som kommer med

Löneunderlaget tar med den personal som har lön eller tid i perioden. Tre sorters konton kommer aldrig med, varken i Löner, Förberedelser, Beräkningsperioden, lönefilerna till Fortnox, PAXml och Visma eller Vendion Lön:

• Kandidater i en pågående rekrytering, även när lön är ifylld eller erbjudandet återkallats
• Gemensamma kassainloggningar, alltså konton som flera i personalen loggar in i kassan med
• Personer som bara finns i personalliggaren

Vad som räknas fram per medarbetare

Tabellen ligger under Personal. Klicka på en rad för att se dag för dag hur talen uppstått.

Lägsta betalda tid per dag (Visita/HRF-avtalet § 4). Den som är anställd för enstaka dagar ska få betalt för minst 3 timmar per arbetsdag. Är inställningen på under Personal › Inställningar › Lön fyller Vendion ut en kortare dag för personer med anställningstypen Timanställd. Arbetar någon 1 timme och 45 minuter betalas alltså 3 timmar. En dag med bara personalmöten, markerade under Personal › Tider, betalas med minst 1,5 timmar, och varje påbörjad halvtimme räknas då som hel. Utfyllnaden görs inte en dag med passlön eller registrerad frånvaro. Den ger ingen OB och räknas inte mot veckans övertidsgräns. Till Fortnox Lön och i PAXml-filen går den som vanlig arbetstid den dagen.

Stämplat pass under semester. Har någon stämplat på sitt pass en dag med godkänd semester varnar Löner vid semesterdagarna på raden: både lönen för passet och semesterlönen betalas för dagen. Ändra frånvaron eller stämplingen om det är fel. Varningen gäller alla lönesystem. Med Vendion Lön stoppar ett helt stämplat pass dessutom lönekörningen, se Semesterdagar och semesterlön.

Semesteravsättningen är inte en utbetalning. Standardsatsen 12 % bygger en skuld och är en kostnad. Semesterlönen betalas ut först när semestern tas ut, och är då ett uttag ur skulden — alltså ingen ny kostnad. Det är därför de två raderna ser olika ut.

Kostavdrag och kostförmån är två fält. Båda är noll från början och gör ingenting förrän de har ett värde. Väljer ni Visita/HRF som kollektivavtal under Personal › Inställningar › Lönesystem fylls avtalets belopp i, om restaurangen inte redan har egna: kostavdraget enligt Gröna riksavtalet § 18 (56 kr per arbetsdag från 1 april 2026) och kostförmånen med Skatteverkets schablon (124 kr 2026). Se Personalinställningar. Kostavdraget är vad personalen själv betalar för maten, per kostdag (inte per måltid), och dras netto. Kostförmånen är värdet av mat du bjuder på; sätter du ett värde blir mellanskillnaden mellan förmån och nettolöneavdrag en skattepliktig förmån som når avgiftsunderlaget. Båda sätts under Personal › Inställningar › Lön.

Vilka dagar som är kostdagar väljer du under Kostdagar på samma ställe. Standard är Varje arbetad dag. Väljer du Dagar personalen ätit får personalen frågan "Åt du personalmat idag?" när de stämplar ut, och bara dagar med ett ja räknas. Obesvarat räknas som att personen inte ätit. Under Personal › Tider ser du svaret per pass och kan rätta det, så länge löneperioden inte är låst.

Semester och ledighet för månadsavlönade

När en månadsavlönad har semester, tjänstledighet eller föräldraledighet görs ett avdrag på månadslönen (vid semester betalas semesterlönen ut i stället). Vendion räknar frånvaron som Gröna riksavtalet gör: från den första dagen som skulle ha varit en arbetsdag, till och med dagen före den dag personen är tillbaka i arbete.

Tillbaka i arbete hittar Vendion i schemat: personens första publicerade pass efter frånvaron. En dag personen faktiskt stämplat in räknas också, liksom början på en annan frånvaro, till exempel sjukdom eller kompledighet. Återinträdet måste ligga högst sju dagar efter den registrerade frånvaron.

Första dagen är frånvarons första registrerade dag. Är schemat publicerat för frånvaroperioden, med personens pass kvar, räknas i stället det första passet.

Flera rader utan återinträde emellan är en frånvaro, till exempel semester direkt följd av tjänstledighet. Fjortondagarsgränsen gäller då hela frånvaron. Ligger det dagar mellan raderna räknas de ihop bara när schemat är publicerat förbi glappet, så att enstaka lediga dagar i en månad utan schema inte slås ihop.

Exempel: månadslön 32 000 kr, tjänstledig måndag 6 till fredag 24 juli, tillbaka måndag 27 juli. Frånvaron räknas 6–26 juli, alltså 21 kalenderdagar, och avdraget blir 21 × 32 000 × 12 / 365 = 22 093,15 kr. På de registrerade datumen hade det bara blivit 19 dagar.

Hel månad i flera rader. Är varje dag i månaden semester, tjänstledighet eller föräldraledighet, eller sjukdom från dag 15, dras hela månadslönen, även när frånvaron är registrerad i flera rader. Sjukdagar 1–14, VAB och deldagar gör inte månaden hel.

Syns inte återinträdet i schemat inom en vecka räknas frånvaron på de registrerade datumen. När det kan påverka avdraget visar Löner en varning vid låsningen av löneperioden: Återinträdet efter frånvaron syns inte i schemat för …. Lägg in och publicera passen efter frånvaron i schemat, eller kontrollera avdraget innan du låser perioden.

VAB dras alltid per timme, för de timmar personen skulle ha arbetat enligt schemat, hur lång frånvaron än är. Fjortondagarsgränsen ovan gäller inte VAB, och VAB gör aldrig månaden hel. Avdraget för hela månaden blir aldrig större än månadslönen. Det gäller oavsett kollektivavtal.

Sjukdom har egna regler, se Sjuklön och karensavdrag – så räknar Vendion. Timavlönade får inget frånvaroavdrag. Lönefilen till Fortnox Lön och PAXml-filen bär frånvarodagarna som förut.

Godkänn raderna — det är en spärr

Det här gäller när lönen skickas till Fortnox, PAXML eller Visma. Med Vendion Lön godkänner du hela lönen med Godkänn lönen i lönekörningen.

Varje rad har en status: Ej godkänd → Godkänd → Utbetald.

Godkännandet är inte en formalitet. Exportknappen är inaktiv tills alla rader är godkända, och detsamma gäller låsningen. Du kan godkänna rad för rad eller använda Godkänn alla under Personal.

Godkännandet binds till beloppet raden hade när du godkände den. Ändras något efteråt — en rättad stämpling, en ny justering, en ändrad timlön — flaggas raden som ändrad och exporten blockeras tills du godkänner om. Det gör att du aldrig skickar en fil på ett godkännande som inte längre gäller.

Statusen säger vad som ändrats: Lön ändrad, Dricks ändrad, Lön och dricks ändrad eller Kostnad ändrad (arbetsgivarens kostnad, men inte lönen eller dricksen). En godkänd eller ändrad dricksperiod rör alla som delar på den, så då står Dricks ändrad på flera rader på en gång. En rad som godkändes innan Vendion började spara dricksen vid godkännandet står som Ändrad sedan godkännandet, eftersom det då inte går att säga vad som ändrats.

Lås perioden innan du exporterar

Låsningen fryser underlaget: siffrorna sparas som de såg ut i låsögonblicket, och det är den frysta versionen som PAXml, Fortnox, AGI, FORA och SIE läser — inte de levande siffrorna. Samtidigt spärras ändringar av tidposter i den låsta månaden.

Exporterar du utan att ha låst märks filen som PRELIMINÄR och du får en varning. Direktöverföringen till Fortnox Lön kräver dessutom att perioden är låst.

Rätt ordning är alltså: godkänn alla rader, kör avstämningen, lås, exportera. Du låser på Översikt med Lås löneperioden, och där syns också vilka av stegen som är klara. Med Vendion Lön låses perioden när lönen godkänns.

Vägarna ut

Vägarna finns i fliken för att skicka lönen. Ert lönesystems väg är den första knappen, till exempel Skicka till Fortnox Lön, Ladda ner PAXML-filen eller Ladda ner Visma-filen, och övriga filer finns under Fler filer. Är inget lönesystem valt finns alla under Exportera. Lönesystemet väljer du under Personal › Inställningar › Lönesystem.

Personer som saknar anställningsnummer kommer inte med i PAXml-filen. Du får en dialog som listar exakt vilka innan filen skapas, och du kan fylla i numret på personalkortet även efter att perioden låsts.

Dricks i AGI- och FORA-underlaget. Betalar restaurangen ut dricksen som lön (Vi fördelar dricksen (dricks = lön) under Personal › Inställningar › Dricks) ingår den i lönen i AGI-underlaget och är skattepliktig lön. I Fora-lönen ingår den inte, eftersom Fora inte räknar dricks som lön. FORA-underlaget säger det i kolumnrubrikerna, och avstämningen av lönekedjan stämmer av Fora-lönen utan dricks på en egen rad.

Månaden i AGI- och FORA-underlaget. Lönen redovisas i den månad den betalas ut, inte den månad den tjänades in. Betalar ni oktoberlönen i november står det Redovisningsperiod 2026-11 i AGI-underlaget och Rapporteringsmånad 2026-11 i FORA-underlaget, med vilken månad lönen avser på raden under. Månaden följer Lönen betalas ut under Personal › Inställningar › Lön.

Rutorna i AGI-underlaget. Kolumnerna har Skatteverkets rutnummer: kontant ersättning (011), förmåner (012) och avdragen skatt (001). Beloppen står i hela kronor med ören borttagna, som Skatteverket kräver. Totalen är arbetsgivaravgiften i ruta 487, räknad per avgiftssats med ören borttagna efter varje sats. Den kan därför skilja någon krona från summan av personernas avgifter.

Tjänstemän i FORA-underlaget. Bara arbetare rapporteras till Fora varje månad. Personer med personaltypen Tjänsteman på personalkortet står inte i underlaget, och filen säger hur många de är och deras lön. Personer utan vald personaltyp räknas som arbetare. Tjänstemännens lönesumma rapporteras till Fora en gång per år.

Tjänstemän i SIE-verifikatet. Lön till tjänstemän bokförs på 7210 Löner till tjänstemän och semesteravsättningen på 7290 Förändring av semesterlöneskuld, som BAS-kontoplanen anger. Arbetare bokförs som förut på 7010 och 7090. Kontona går att ändra under Personal › Inställningar › Lön › Grund › Lönekoder & konton för export.

Kostavdraget och momsen. Både SIE-verifikatet från Löner och Vendion Löns verifikat bokför kostavdraget med 12 % utgående moms, eftersom personalmåltider mot kostavdrag räknas som en omsättning. Momsen räknas per person: av 56 kr hamnar 50 kr på 7388 och 6 kr på 2620 Utgående moms, 12 %. Momskontot heter Moms på personalens måltider bland kontona för export. Kostavdraget räknas inte upp till självkostnaden; den frågan avgör er revisor. I Vendion Löns verifikat heter också konto 7011, där arbetarnas OB bokförs, Löner kollektivanställda, OB, så att det inte ser ut som en dubblett av 7010.

1 000 kr-gränsen i AGI-underlaget. Får en person mindre än 1 000 kr i ersättning hos bolaget under ett år betalas ingen arbetsgivaravgift för hen (socialavgiftslagen 2 kap. 14 §). Exakt 1 000 kr ger avgift. Året är det år lönen betalas ut, och ersättningen är kontant lön plus skattepliktiga förmåner. AGI-underlaget räknar med personens ersättning tidigare i året ur restaurangens låsta lönemånader:

• Under 1 000 kr: avgiften blir 0 kr, raden säger varför, och beloppen står i rutorna 131 och 132 i stället för 011 och 012
• Gränsen passeras i månaden: årets tidigare ersättning läggs till i månadens avgiftsunderlag. Ruta 011 tar med den, och ruta 010 visar hur mycket det är. Har avgift redan redovisats för de tidigare månaderna ska den delen inte betalas igen, och filen påminner om det
• Gränsen prövas bara när svaret är säkert: alla tidigare lönemånader med utbetalning samma år är låsta i Vendion, och Vendion vet att bolaget bara har den här restaurangen. Det senare kräver ett organisationsnummer som Vendion har bekräftat. Annars står avgiften kvar. Saknas en låst månad eller har bolaget fler restauranger säger filen det, för dem som har under 1 000 kr

Gränsen gäller bara AGI-underlaget. Arbetsgivaravgiften på skärmen i Löner, totalkostnaden och SIE-verifikatet räknar fortfarande avgift på allt.

Alla uttag sparas under Exporthistorik med format, period, tidpunkt och vem som exporterade.

Välj PAXml eller SIE, aldrig båda

De två ser ut som syskon i menyn men utesluter varandra:

• PAXml — och direktöverföringen till Fortnox Lön — är själva löneunderlaget. Lönesystemet använder det när du gör lönekörningen. Om lönen bokförs där ska du inte också importera Vendions löneverifikat för samma månad.
• SIE är ett färdigt löneverifikat till bokföringen. Det är rätt väg om du inte skickar underlaget vidare till ett lönesystem.

Bokför du samma månad i både lönesystemet och via Vendions SIE-fil blir lönekostnaden dubbelbokförd. Vendion varnar när lönen redan är skickad för perioden — och varningen gäller både PAXml-filen och direktöverföringen till Fortnox. Är du osäker på vilken väg som är rätt för er, stäm av med er redovisningskonsult.

SIE-filen bär även räkenskapsår. Har ni brutet räkenskapsår ställer du in startmånaden under Bokföring, annars pekar verifikatet ut fel period.

När något stoppar dig

• Oattesterad tid blockerar både låsning och lönefilen. Godkänn tiden under Personal › Tider först. Är perioden redan låst måste du låsa upp, attestera och låsa om. Med Vendion Lön låses en godkänd månad aldrig upp; där trycker du Ändra lönen i lönekörningen.
• Ogodkänd dricksperiod ger 0 kr dricks åt alla i hela kedjan. Du får en egen varning — stäng och godkänn dricksperioden under Personal › Dricksfördelning innan du låser.
• Avstämningen av lönekedjan stoppar låsning och export om två av Vendions egna utgångar säger olika saker om samma månad.

Allt som händer — godkännanden, låsningar, upplåsningar, ändrade justeringar — loggas och syns under Lönehistorik.