Löneunderlag – beräkna och exportera
Löneunderlaget samlar allt som ska betalas ut för en månad: timmar, OB, sjuklön, semester, dricks, förmåner och justeringar. Härifrån går underlaget vidare till ert lönesystem eller er bokföring.
Öppna löneunderlaget
Gå till Personal ▸ Löner och välj år och månad. Vyn kräver behörighet att se lön; att godkänna, låsa och exportera kräver behörighet att redigera lön.
Överst ser du antal anställda, totala timmar, bruttolön och total arbetsgivarkostnad. Under det ligger Kostnadssammanställningen, som bryter ner arbetsgivarkostnaden i poster och alltid summerar till totalen.
Vad som räknas fram per medarbetare
| Post | Beskrivning |
|---|---|
| Ordinarie timmar | Normal arbetstid |
| Mertidstimmar och mertidsersättning | Timmar utöver sysselsättningsgraden — eller utöver den avtalade arbetstiden, om ett timtal är ifyllt — plus påslaget i kronor |
| Övertidstimmar och övertidsersättning | Övertid, plus påslaget i kronor |
| OB1 och OB2 | Tillägg för obekväm arbetstid |
| Röd dag och Storhelg | Egna OB-hinkar, redovisade separat |
| Storhelgsersättning | 100 % av timlönen på storhelg |
| Sjukdagar och sjuklön | Inklusive OB-delen av sjuklönen |
| Karensavdrag | Räknas i timmar, inte som en dag |
| Dagar 15+ | Går till Försäkringskassan, inte till dig |
| Frånvaroavdrag | 100 % avdrag för månadslön vid obetald frånvaro |
| Semesterdagar och semesterlön | Uttaget ur semesterlöneskulden |
| Semesteravsättning | Skulden som byggs, plus arbetsgivaravgift på den |
| VAB-dagar och VAB-avdrag | Ersätts via Försäkringskassan |
| Lön under kompledighet | För timavlönade |
| Kostavdrag och kostförmån | Två skilda fält, se nedan |
| Dricks | Från dricksfördelningen, med egen arbetsgivaravgift |
| Manuella justeringar | Brutto eller netto, engångs eller återkommande |
| Bruttolön | Summa före skatt |
| Sociala avgifter | 31,42 % som standard. Underlaget beräknar även åldersberoende satser utifrån personens födelseår och vald löneperiod; kontrollera period och personuppgifter före export |
| Total kostnad | Arbetsgivarens totalkostnad |
Klicka på en rad för att se dag för dag hur talen uppstått.
Semesteravsättningen är inte en utbetalning. Standardsatsen 12 % bygger en skuld och är en kostnad. Semesterlönen betalas ut först när semestern tas ut, och är då ett uttag ur skulden — alltså ingen ny kostnad. Det är därför de två raderna ser olika ut.
Kostavdrag och kostförmån är två fält, och båda är noll som standard. Ingen av dem gör alltså något förrän du sätter ett värde. Kostavdraget är vad personalen själv betalar för maten, per arbetad dag (inte per måltid), och dras netto. Kostförmånen är värdet av mat du bjuder på; sätter du ett värde blir mellanskillnaden mellan förmån och nettolöneavdrag en skattepliktig förmån som når avgiftsunderlaget. Båda sätts under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön.
Godkänn raderna — det är en spärr
Varje rad har en status: Ej godkänd → Godkänd → Utbetald.
Godkännandet är inte en formalitet. Exportknappen är inaktiv tills alla rader är godkända, och detsamma gäller låsningen. Du kan godkänna rad för rad eller använda Godkänn alla.
Godkännandet binds till beloppet raden hade när du godkände den. Ändras något efteråt — en rättad stämpling, en ny justering, en ändrad timlön — flaggas raden som ändrad och exporten blockeras tills du godkänner om. Det gör att du aldrig skickar en fil på ett godkännande som inte längre gäller.
Lås perioden innan du exporterar
Låsningen fryser underlaget: siffrorna sparas som de såg ut i låsögonblicket, och det är den frysta versionen som PAXml, Fortnox, AGI, FORA och SIE läser — inte de levande siffrorna. Samtidigt spärras ändringar av tidposter i den låsta månaden.
Exporterar du utan att ha låst märks filen som PRELIMINÄR och du får en varning. Direktöverföringen till Fortnox Lön kräver dessutom att perioden är låst.
Rätt ordning är alltså: godkänn alla rader, kör avstämningen, lås, exportera.
Vägarna ut
| Väg | Används till |
|---|---|
| Skicka till Fortnox Lön | Underlaget går rakt in i Fortnox — ingen fil att ladda ner. Kräver låst period |
| PAXml — Lönefil (Fortnox Lön) | Lönefil för import i Fortnox Lön. Kontrollera importstödet innan den används i ett annat lönesystem |
| SIE | Färdigt löneverifikat till bokföringen |
| FORA-underlag | Pensions- och försäkringsavgifter till FORA |
| AGI-underlag | CSV-underlag för kontroll inför arbetsgivardeklarationen. Det är inte en färdig deklarationsfil eller en inskickad deklaration |
| CSV | Egen bearbetning i kalkylark |
Personer som saknar anställningsnummer kommer inte med i PAXml-filen. Du får en dialog som listar exakt vilka innan filen skapas, och du kan fylla i numret på personalkortet även efter att perioden låsts.
Alla uttag sparas under Exporthistorik med format, period, tidpunkt och vem som exporterade.
Välj PAXml eller SIE, aldrig båda
De två ser ut som syskon i menyn men utesluter varandra:
- PAXml — och direktöverföringen till Fortnox Lön — är själva löneunderlaget. Lönesystemet använder det när du gör lönekörningen. Om lönen bokförs där ska du inte också importera Vendions löneverifikat för samma månad.
- SIE är ett färdigt löneverifikat till bokföringen. Det är rätt väg om du inte skickar underlaget vidare till ett lönesystem.
Bokför du samma månad i både lönesystemet och via Vendions SIE-fil blir lönekostnaden dubbelbokförd. Vendion varnar när lönen redan är skickad för perioden — och varningen gäller både PAXml-filen och direktöverföringen till Fortnox. Är du osäker på vilken väg som är rätt för er, stäm av med er redovisningskonsult.
SIE-filen bär även räkenskapsår. Har ni brutet räkenskapsår ställer du in startmånaden under Bokföring, annars pekar verifikatet ut fel period.
När något stoppar dig
- Oattesterad tid blockerar både låsning och lönefilen. Godkänn tiden under Personal ▸ Tider först. Är perioden redan låst måste du låsa upp, attestera och låsa om.
- Ogodkänd dricksperiod ger 0 kr dricks åt alla i hela kedjan. Du får en egen varning — stäng och godkänn dricksperioden under Personal ▸ Dricksfördelning innan du låser.
- Avstämningen av lönekedjan stoppar låsning och export om två av Vendions egna utgångar säger olika saker om samma månad.
Allt som händer — godkännanden, låsningar, upplåsningar, ändrade justeringar — loggas och syns under Lönehistorik.
Den här funktionen är en del av Vendion Personal.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?