Schemaläggning, stämpelklocka, tidrapportering, löneunderlag och dricks
Personalmodulen har åtta flikar – från Start och Schema till Löner, Dricksfördelning och Inställningar. Här är kartan över var allt bor och vem som kommer åt vad.
Lägg till personal via rekrytering med avtalslänk, fullständigt personalkort eller snabbtillägg med namn och PIN – eller bjud in en revisor, byrå eller konsult som extern användare utan personalkort. Välj rätt väg och fyll i uppgifterna som behövs.
Registret är en lista grupperad per roll, med vem som är instämplad just nu högst upp. Här är vad kolumnerna betyder, vad personalkortets åtta flikar innehåller och hur personuppgifterna skyddas.
Personalroll och behörighetsgrupp är två olika saker på två olika ställen. Rollen styr färg, kompetenskrav och dricks. Behörighetsgruppen styr vad personen får göra i systemet.
Schemat är ett rutnät med personal på raderna och dagar i kolumnerna. Klicka i en ruta för att lägga ett pass, dra det dit det ska, och låt grundpassen fylla i tiderna åt dig.
Grundpass är återkommande pass du lägger upp en gång och sedan väljer i rullgardinen. Periodmallar sparar hela ditt schema så du kan lägga tillbaka det en annan vecka.
Snabbaste vägen till nästa veckas schema. Kopieringen utgår alltid från perioden du står på, och du kryssar i vilka av de åtta kommande perioderna den ska landa på.
Låt AI:n föreslå ett schema för hela den period du tittar på, byggt på dina grundpass, historisk försäljning, bokningar, tillgänglighet och godkänd frånvaro. Du granskar innan något skrivs in.
Schemat visar varningar om vila, arbetstid, frånvaro och krockar utifrån appens kontroller och era inställningar. Granska dem före publicering.
Statistikpanelen visar vad perioden kostar medan du planerar – lön, OB, arbetsgivaravgift och semesteravsättning – och hur kostnaden förhåller sig till försäljningen.
Publicera utkast så att personalen ser sina pass. Välj app- eller e-postnotiser, följ leveransen och hantera ändringar eller avpublicering.
Personalliggaren är ett lagkrav – restauranger ska som huvudregel löpande logga vilka som arbetar. Vendion skriver loggen automatiskt vid varje stämpling, och den går inte att radera.
Under Personal ▸ Tider ▸ Rapporterad tid jämför du stämplade tider mot schemat, rättar det som blivit fel och attesterar. Oattesterad tid stoppar lönefilen.
Ställ in OB-regler, granska förinställda satser och förstå ordinarie OB, extra tillägg, avrundning och ändringar över tid.
De åtta frånvarotyperna, varför sjukdom och VAB godkänns direkt, hur du registrerar frånvaro åt någon annan, hur du stänger av ansökningskanalen — och vad som avgör hur många dagar en frånvaro faktiskt kostar.
Komptid är övertid som tas ut som BETALD ledighet i stället för kontant övertidsersättning. Så fungerar saldot, vad den anställde får betalt under kompledigheten — och vad systemet inte gör.
Löneunderlaget månad för månad: vad som räknas fram, varför godkännandet är en spärr och inte en formalitet, varför du bör låsa perioden före exporten, och hur du väljer rätt väg ut — PAXml, direkt till Fortnox Lön, eller SIE.
Dela upp verksamheten i Kök, Bar och Servering. Så skapar du kostnadsställen, varför koden är viktigare än den ser ut, och skillnaden mellan hur lönen bokförs och hur analysen mäter.
Bestäm en gång hur dricksen delas, samla den i en period och godkänn den så att den når lönen.
Inställningar är en egen flik i Personal med sex underflikar: Organisation, Schema, Tider, Lön, Avtal och Dricks. Här är vad som bor var och vilken behörighet varje del kräver.
AI Boss kan hjälpa dig att visa uppgifter och utföra personalarbete: schemalägga, godkänna tider, korrigera personalliggaren och skicka avtal. Två saker vägrar den medvetet.
Vendion hjälper dig att skapa anställningsavtal, fyller i uppgifterna från personalkortet och skickar det för digital signering. Du kan skriva om texten – både i mallen och i det enskilda avtalet.
Publicera nyheter till hela teamet, valda roller eller valda personer. Välj själv om notisen ska gå som push, SMS eller e-post – SMS kostar pengar per mottagare.
I personalportalen ser du ditt schema, dina timmar, din dricks och dina saldon själv – och anmäler frånvaro utan att gå via chefen.
Slå din personliga kod på stämpelklockan och tryck på riktningen – Stämpla in eller Stämpla ut. Rast registrerar du på samma skärm.
Se dina pass månad för månad i personalportalen, bekräfta schemat med ett tryck och se kollegornas pass när chefen tillåter det.
Erbjud ett av dina pass till en kollega i personalportalen. Kollegan svarar, och beroende på restaurangens inställning godkänner chefen eller så är bytet klart direkt.
Anmäl sjukdom och VAB direkt, eller ansök om semester och annan ledighet, i personalportalen. Se din status, ditt semestersaldo och chefens svar.
Se dina stämplingar och månadens timmar i personalportalen, förstå statusen på varje rad och vad en överstruken siffra betyder.
Meddelanden från din chef kommer som nyheter i personalportalen. Läs, gilla och kommentera – och hitta dina äldre meddelanden.
Hitta din drickshistorik i personalportalen, förstå skillnaden mellan Godkänd och Utbetald — och vad som gäller skattemässigt beroende på hur din arbetsplats fördelar dricksen.
Lägg upp en profilbild, uppdatera telefon, bankkonto, personnummer och adress själv, byt PIN-kod, hämta dina avtal och se dina saldon i personalportalen.
Så hittar och löser du krockar i schemat: överlappande pass, för kort vila, frånvarokrockar och dubbelbokning inom kedjan. Varningarna informerar – de stoppar aldrig en publicering.
Rätta felstämplingar och registrera saknade pass med ett spår av ändringen. Se hur Korrigera och Annullera fungerar och vilka behörigheter som krävs.
Prenumerera på ditt Vendion-schema i iPhone Kalender, Google Kalender eller Outlook. Passen uppdateras när chefen ändrar schemat.
Checklista för månadsavslutet i rätt ordning: granska tid, godkänn frånvaro och dricks, godkänn raderna, kör avstämningen, LÅS — och exportera först därefter. Plus vad du gör när du hittar ett fel efteråt.
Vet du att fredagskvällen behöver en till i baren men inte vem? Lägg passet som öppet, rikta det mot en roll, och låt personalen önska det i portalen.
Personalen markerar själva vilka dagar de kan jobba, hela dagen eller inom ett tidsfönster. Du ser det direkt i schemarutnätet, och AI-förslaget tar hänsyn till det.
Ett pass har alltid en status, och den styr om personalen ser det, om timmarna räknas och vad som händer när du tar bort det. Här är hela bilden.
Schemat kan visa en vecka, en månad eller ditt eget spann, grupperat på personal eller på pass, som dagar eller som timmar. Vyn styr också vad Kopiera och Spara som mall faktiskt arbetar på.
Två vyer under Personal ▸ Tider som svarar på olika frågor: hur många timmar hela styrkan jobbat en månad, och exakt vad EN person gjorde dag för dag.
Personalliggaren finns i kassan och på stämpelplattan. Hitta aktuella registreringar och visa rätt uppgifter vid Skatteverkets kontroll.
Rast kan komma från tre håll: personalen trycker Rast, passet har schemalagd rast, eller era regler drar automatiskt. En av dem vinner – och ordningen är bestämd.
En tröskel i minuter avgör om du granskar varje stämpling för hand eller bara de som faktiskt avviker. Står den på noll måste du attestera allt själv – och oattesterad tid stoppar lönefilen.
Markera en registrerad tidpost som gästpass när den ska ligga kvar i personalliggaren men hanteras utanför ert vanliga löneunderlag. Stäm av ersättningen separat.
Förstå Vendions beräkning av sjuklön och karensperiod enligt Gröna riksavtalet. Granska schema, OB, återinsjuknande och tidigare karenstillfällen.
Följ semesterdagar och semesterlön i Vendion. Förstå semesteråret, avsättningen, sparade dagar och vilka beräkningar som behöver stämmas av.
Vendion jämför sina egna fyra utgångar för samma månad innan du får låsa eller exportera. Så läser du kontrollpunkterna, vad som händer när en avviker, och varför en forcering kräver att du skriver varför.
Lönehistoriken visar vem som godkände, låste, låste upp, ändrade en justering eller forcerade en avstämning — och när. Underlaget du räcker över till revisorn.
Anslut Vendion till Fortnox Lön så att anställda speglas dit och löneunderlaget går direkt in i Fortnox — utan att du laddar ner och importerar en fil.
Anpassa PAXml-tidkoder, lönearter för belopp och SIE-konton till er egen uppsättning — och undvik att en post tystnar för att fältet lämnats tomt.
Stäm av dricks i Z-rapporten, Analytics och Dricksfördelning. Återköp och olika datumgränser kan förklara skillnaderna.
Att avsluta en anställning och att radera någons personuppgifter är två olika saker med olika tidshorisont. Här är vad varje åtgärd gör, vad som blir kvar och när raderingen är tillåten.
Lägg upp rekryteringen med kontakt- och anställningsuppgifter, skicka anställningsavtalet som länk, och låt personen fylla i sitt personnummer, sin adress och sitt bankkonto själv när hon signerar.
Personalmodulen har en inbyggd guide i 19 steg och fyra etapper. Den bockar av sig själv när stegen är gjorda och varnar för de fel som annars går igenom helt tyst.
Start är första skärmen i Personal. Vänster sida listar avvikelser i rapporterad tid som du behöver ta ställning till, höger sida visar vilka som jobbar i dag och vem som är på plats just nu.
Se pass som ingen är schemalagd på och skicka ett önskemål. Chefen bestämmer vem som får passet – så här läser du statusen.
Markera vilka dagar du kan jobba hela dagen, del av dagen eller är ledig. Chefen ser det när schemat läggs, upp till åtta veckor framåt.
Styr om du vill ha push-notiser och e-post, se vad du får notis om, och ladda ned en sammanställning av dina registrerade uppgifter.
Meddelanden är en egen flik med eget behörighetskrav. Ge en souschef eller platsansvarig rätten att publicera nyheter – utan att hen ser scheman, tidrapporter eller löner.
Öppna Hjälp & feedback i personalportalen för att rapportera appproblem till Vendion. Frågor om tider, lön och schema tar du med din arbetsgivare.
Klockan uppe till höger i admin är en åtgärdslista, inte ett nyhetsflöde. Här är de personalposter som kan dyka upp, vilka som hindrar instämpling och vilka semesterärenden du behöver stämma av – och varför bara vissa går att klicka bort.
Vem erbjöd ett pass, vem accepterade, när publicerades schemat och när stämplade någon in. Öppna en logg med person- och händelsefilter från Start. Personalen har sin egen Aktivitet-vy.
