Schemaläggning, stämpelklocka, tidrapportering, löneunderlag och dricks
Personalmodulen har åtta flikar – från Start och Schema till Löner, Dricks och Inställningar. Här är kartan över var allt bor och vem som kommer åt vad.
Det finns tre vägar in i personalregistret – rekrytering via avtalslänk, fullständigt upplägg, och snabbtillägg med bara en PIN. Här är vilken du ska välja och vad varje fält gör.
Registret är en lista grupperad per roll, med vem som är instämplad just nu högst upp. Här är vad kolumnerna betyder, vad personalkortets åtta flikar innehåller och hur personuppgifterna skyddas.
Personalroll och behörighetsgrupp är två olika saker på två olika ställen. Rollen styr färg, kompetenskrav och dricks. Behörighetsgruppen styr vad personen får göra i systemet.
Schemat är ett rutnät med personal på raderna och dagar i kolumnerna. Klicka i en ruta för att lägga ett pass, dra det dit det ska, och låt grundpassen fylla i tiderna åt dig.
Grundpass är återkommande pass du lägger upp en gång och sedan väljer i rullgardinen. Periodmallar sparar hela ditt schema så du kan lägga tillbaka det en annan vecka.
Snabbaste vägen till nästa veckas schema. Kopieringen utgår alltid från perioden du står på, och du kryssar i vilka av de åtta kommande perioderna den ska landa på.
Låt AI:n föreslå ett schema för hela den period du tittar på, byggt på dina grundpass, historisk försäljning, bokningar, tillgänglighet och godkänd frånvaro. Du granskar innan något skrivs in.
Schemat kontrolleras löpande mot arbetstidslagen, Visita/HRF och det du själv ställt in. Varningarna stoppar aldrig en publicering – de gör att du ser krocken innan personalen gör det.
Statistikpanelen visar vad perioden kostar medan du planerar – lön, OB, arbetsgivaravgift och semesteravsättning – och hur kostnaden förhåller sig till försäljningen.
Publicering släpper schemat från utkast till bindande. Personalen får besked via appen eller e-post, ser sina pass i portalen och kan kvittera dem.
Personalliggaren är ett lagkrav – varje restaurang måste löpande logga vilka som arbetar. Vendion skriver loggen automatiskt vid varje stämpling, och den går inte att radera.
Under Personal ▸ Tider ▸ Rapporterad tid jämför du stämplade tider mot schemat, rättar det som blivit fel och attesterar. Oattesterad tid stoppar lönefilen.
OB-tilläggen enligt Visita/HRF: de fyra OB-typerna, de sex förinställda reglerna, regeln att bara den högsta satsen gäller per minut, avrundningen till halvtimme — och hur en ändrad sats versioneras utan att skriva om historiken.
De åtta frånvarotyperna, varför sjukdom och VAB godkänns direkt, hur du registrerar frånvaro åt någon annan, hur du stänger av ansökningskanalen — och vad som avgör hur många dagar en frånvaro faktiskt kostar.
Komptid är övertid som tas ut som BETALD ledighet i stället för kontant övertidsersättning. Så fungerar saldot, vad den anställde får betalt under kompledigheten — och vad systemet inte gör.
Löneunderlaget månad för månad: vad som räknas fram, varför godkännandet är en spärr och inte en formalitet, varför du bör låsa perioden före exporten, och hur du väljer rätt väg ut — PAXml, direkt till Fortnox Lön, eller SIE.
Dela upp verksamheten i Kök, Bar och Servering. Så skapar du kostnadsställen, varför koden är viktigare än den ser ut, och skillnaden mellan hur lönen bokförs och hur analysen mäter.
Bestäm en gång hur dricksen delas, samla den i en period och godkänn den så att den når lönen.
Inställningar är en egen flik i Personal med sex underflikar: Organisation, Schema, Tider, Lön, Avtal och Dricks. Här är vad som bor var och vilken behörighet varje del kräver.
AI Boss har 74 personalverktyg och kan både visa och utföra: schemalägga, godkänna tider, korrigera personalliggaren och skicka avtal. Två saker vägrar den medvetet.
Vendion bygger anställningsavtalet enligt LAS 6 c §, fyller i uppgifterna från personalkortet och skickar det för digital signering. Du kan skriva om texten – både i mallen och i det enskilda avtalet.
Publicera nyheter till hela teamet, valda roller eller valda personer. Välj själv om notisen ska gå som push, SMS eller e-post – SMS kostar pengar per mottagare.
I personalportalen ser du ditt schema, dina timmar, din dricks och dina saldon själv – och anmäler frånvaro utan att gå via chefen.
Slå din personliga kod på stämpelklockan och tryck på riktningen – Stämpla in eller Stämpla ut. Rast registrerar du på samma skärm.
Se dina pass månad för månad i personalportalen, bekräfta schemat med ett tryck och se kollegornas pass när chefen tillåter det.
Erbjud ett av dina pass till en kollega i personalportalen. Kollegan svarar, och beroende på restaurangens inställning godkänner chefen eller så är bytet klart direkt.
Anmäl sjukdom och VAB direkt, eller ansök om semester och annan ledighet, i personalportalen. Se din status, ditt semestersaldo och chefens svar.
Se dina stämplingar och månadens timmar i personalportalen, förstå statusen på varje rad och vad en överstruken siffra betyder.
Meddelanden från din chef kommer som nyheter i personalportalen. Läs, gilla och kommentera – och hitta dina äldre meddelanden.
Hitta din drickshistorik i personalportalen, förstå skillnaden mellan Godkänd och Utbetald — och vad som gäller skattemässigt beroende på hur din arbetsplats fördelar dricksen.
Lägg upp en profilbild, uppdatera telefon, bankkonto, personnummer och adress själv, byt PIN-kod, hämta dina avtal och se dina saldon i personalportalen.
Så hittar och löser du krockar i schemat: överlappande pass, för kort vila, frånvarokrockar och dubbelbokning inom kedjan. Varningarna informerar – de stoppar aldrig en publicering.
Glömd utstämpling, fel kod eller någon som jobbade utan att stämpla – allt rättas utan att något raderas. Här är exakt vilka två åtgärder som finns, vad de betyder och vilka spärrar du kommer att stöta på.
Prenumerera på ditt Vendion-schema i iPhone Kalender, Google Kalender eller Outlook. Passen uppdateras när chefen ändrar schemat.
Checklista för månadsavslutet i rätt ordning: granska tid, godkänn frånvaro och dricks, godkänn raderna, kör avstämningen, LÅS — och exportera först därefter. Plus vad du gör när du hittar ett fel efteråt.
Vet du att fredagskvällen behöver en till i baren men inte vem? Lägg passet som öppet, rikta det mot en roll, och låt personalen önska det i portalen.
Personalen markerar själva vilka dagar de kan jobba, hela dagen eller inom ett tidsfönster. Du ser det direkt i schemarutnätet, och AI-förslaget tar hänsyn till det.
Ett pass har alltid en status, och den styr om personalen ser det, om timmarna räknas och vad som händer när du tar bort det. Här är hela bilden.
Schemat kan visa en vecka, en månad eller ditt eget spann, grupperat på personal eller på pass, som dagar eller som timmar. Vyn styr också vad Kopiera och Spara som mall faktiskt arbetar på.
Två vyer under Personal ▸ Tider som svarar på olika frågor: hur många timmar hela styrkan jobbat en månad, och exakt vad EN person gjorde dag för dag.
Skatteverket kommer oanmält, ofta mitt i service. Liggaren finns därför i kassan och på stämpelplattan – inte bara i admin. Så visar personalen den på tio sekunder.
Rast kan komma från tre håll: personalen trycker Rast, passet har schemalagd rast, eller era regler drar automatiskt. En av dem vinner – och ordningen är bestämd.
En tröskel i minuter avgör om du granskar varje stämpling för hand eller bara de som faktiskt avviker. Står den på noll måste du attestera allt själv – och oattesterad tid stoppar lönefilen.
Ett gästpass är en person utan anställning som arbetat ett pass. Passet måste synas i personalliggaren enligt lag, men räknas aldrig som den anställdes tid i lön, dricks eller timrapporter.
Karensavdraget är en period i TIMMAR, inte en karensdag. Så räknas det, så fungerar sjuklönen dag 1–14, varför OB ingår, och vad som händer vid återinsjuknande och vid det tionde karenstillfället.
Semesteråret går 1 april–31 mars. Så byggs semesterlöneskulden, så betalas den ut, varför sparade dagar har en egen sats och femårsgräns — och vad som avgör hur många dagar ett uttag kostar.
Vendion jämför sina egna fyra utgångar för samma månad innan du får låsa eller exportera. Så läser du kontrollpunkterna, vad som händer när en avviker, och varför en forcering kräver att du skriver varför.
Lönehistoriken visar vem som godkände, låste, låste upp, ändrade en justering eller forcerade en avstämning — och när. Underlaget du räcker över till revisorn.
Anslut Vendion till Fortnox Lön så att anställda speglas dit och löneunderlaget går direkt in i Fortnox — utan att du laddar ner och importerar en fil.
Anpassa PAXml-tidkoder, lönearter för belopp och SIE-konton till er egen uppsättning — och undvik att en post tystnar för att fältet lämnats tomt.
Z-rapporten visar dricksen som passerade kassan. Analytics och Dricks-fliken visar dricksen som ska betalas ut. Båda är rätt — skillnaden är dricks på återköpta notor.
Att avsluta en anställning och att radera någons personuppgifter är två olika saker med olika tidshorisont. Här är vad varje åtgärd gör, vad som blir kvar och när raderingen är tillåten.
Lägg upp rekryteringen med fem uppgifter, skicka anställningsavtalet som länk, och låt personen fylla i sitt personnummer, sin adress och sitt bankkonto själv när hon signerar.
Personalmodulen har en inbyggd guide i 19 steg och fyra etapper. Den bockar av sig själv när stegen är gjorda och varnar för de fel som annars går igenom helt tyst.
Start är första skärmen i Personal. Vänster sida listar avvikelser i rapporterad tid som du behöver ta ställning till, höger sida visar vilka som jobbar i dag och vem som är på plats just nu.
Se pass som ingen är schemalagd på och skicka ett önskemål. Chefen bestämmer vem som får passet – så här läser du statusen.
Markera vilka dagar du kan jobba hela dagen, del av dagen eller är ledig. Chefen ser det när schemat läggs, upp till åtta veckor framåt.
Styr om du vill ha push-notiser och e-post, se vad du får notis om, och ladda ned all data Vendion lagrar om dig.
Meddelanden är en egen flik med eget behörighetskrav. Ge en souschef eller platsansvarig rätten att publicera nyheter – utan att hen ser scheman, tidrapporter eller löner.
Livboj-ikonen i portalens topbar går direkt till Vendions utvecklare. Frågor om dina tider, din lön och ditt schema äger däremot din chef – och det valet gör du innan du skriver något.
Klockan uppe till höger i admin är en åtgärdslista, inte ett nyhetsflöde. Här är de personalposter som kan dyka upp, vilka som stoppar arbetet direkt, vilka som har en lagstadgad deadline – och varför bara vissa går att klicka bort.
Vem erbjöd ett pass, vem accepterade, när publicerades schemat och när stämplade någon in. Loggen finns i två storlekar för dig och som egen flik för personalen.
