Ändra lönen i Vendion Lön – när en godkänd lön är fel

En godkänd månad i Vendion Lön låses aldrig upp. Är något fel, eller hör en anställd av sig efter lönebeskedet, trycker du Ändra lönen i lönekörningen under Personal ▸ Löner. Knappen står under rubriken, bredvid Visa hela körningen, och är densamma varje gång, också för en månad som redan ändrats en gång. Du behöver behörighet att ändra lön.

Exempel: Anna Andersson hör av sig efter lönebeskedet. Ett pass i oktober saknar en timme. Du trycker Ändra lönen, öppnar Tider från kortet, lägger till timmen, går tillbaka och sparar. Anna får ett nytt lönebesked, och du tar en ny bankfil om den gamla inte redan är uppladdad.

Så ändrar du lönen

1. Tryck Ändra lönen. Är en bankfil nedladdad frågar Vendion först om du laddat upp den i banken (se Frågan om bankfilen nedan). Månaden öppnas, och kortet Ändra lönen visas ovanför stegen med texten Månaden är öppen. Ändra det som är fel, så räknas lönen om när du kommer tillbaka. Den fastställda lönen gäller tills du sparar. Har något redan lämnat Vendion heter kortet Rättelse, med sin status.
2. Kortet har länkarna Tider, Frånvaro, Dricks och Justeringar. De går till rätt månad. Ändra det som är fel, och gå tillbaka med Tillbaka till Ändra lönen.
3. Lönen räknas om av sig själv när du kommer tillbaka till Löner, högst en gång per halvminut. Under tiden står Räknar om…. Tabellen i kortet visar vad som ändrats per person: lön, OB, dricks, semester och skatt före och efter, med nettolönen sist. Den som inte ändrats står inte med. Visa alla rader öppnar hela körningen.
4. Tryck på knappen som sparar: Spara ändringen eller Spara rättelsen (se nedan). Rutan visar vilka som ändras och med hur mycket, vad som händer med lönebeskeden och vad du behöver göra efteråt. Granska, attestera och fastställ görs i ett steg.
5. Under Betala och rapportera står nu Det här behöver du göra nu, en rad per sak: bankfil, bokföring, lönebesked, AGI och Fora när det gäller. Har någon fått för mycket utbetalt står det där, med länken Öppna Fordringar. Knapparna visar den ändrade lönen, och det som gjorts med den gamla står under, till exempel Gamla filen: nedladdad 1/11 eller Förra beskeden: skickade 1/11.
6. Tryck Skicka lönebesked. Bara de som ändrats får ett nytt besked och en notis.

Räkna om finns kvar som reserv. Har ändringen hunnit bli granskad eller attesterad, till exempel efter ett avbrott, räknas den inte om av sig själv: tryck då Räkna om.

Vill du avbryta trycker du Ångra och skriver kort varför. Den fastställda lönen står då kvar som den är. Har ändringen redan gjort att lönen blivit en annan går den inte att ångra: ändra tillbaka underlaget, eller spara ändringen.

Frågan om bankfilen

Är bankfilen för månaden nedladdad frågar Ändra lönen först: Har du laddat upp bankfilen i banken?

• Nej, makulera filen: filen slutar gälla. Ladda inte upp den. Du laddar ner en ny när lönen är ändrad.
• Ja, den är uppladdad: filen står kvar, och rättelsen betalar bara det som återstår. Den som fått för mycket syns under Fordringar.

Har inget lämnat Vendion: en vanlig omkörning

Är ingen bankfil nedladdad (eller den nedladdade makulerad), ingen AGI-fil skapad, inget verifikat skickat eller nedladdat och utbetalningsdagen inte nådd, är det en vanlig omkörning, också om lönebeskeden redan är skickade. Knappen heter Spara ändringen, och de som ändrats får ett uppdaterat lönebesked som ersätter det gamla. Ordet rättelse står inte på beskedet.

När något lämnat Vendion: en rättelse

Är en bankfil uppladdad, har AGI eller verifikatet lämnat Vendion, eller är dagen nådd, blir ändringen en rättelse. Dagen som avgör är bankfilens utförandedag när det finns en fil, annars utbetalningsdagen. Nordea, SEB, Swedbank, Danske Bank och Länsförsäkringar drar lönen bankdagen före utbetalningsdagen, och då är pengarna borta den dagen.

• Före den dagen sparar du med Spara rättelsen. Rättelsen ersätter den fastställda lönen, och skatten räknas på nytt eftersom ingen lön har betalats. Lönebesked, AGI, Fora, verifikat och bankfil gäller rättelsens belopp, och månaden låses igen. Är en bankfil redan uppladdad står En bankfil är redan uppladdad för den fastställda lönen på kortet: rättelsens bankfil betalar bara det som återstår.
• Från den dagen är lönen betald, och skatten som dragits står kvar. Varje person har sin väg, och samma skillnad betalas aldrig ut två gånger, även om månaden rättas igen.

En höjning läggs in som retroaktiv lön i nästa lönekörning, och ändrade semesterdagar följer med.

Vid en sänkning väljer du väg för varje person på kortet, under Sänkt lön efter utbetalningsdagen. Vendion väljer aldrig åt dig, och rättelsen går inte vidare förrän alla har ett val. Tryck Spara valen och räkna om.

• Kvittning: beloppet dras från bruttolönen i nästa lön, och skatten räknas på den lägre lönen där. Den utbetalda månaden står kvar i AGI. Kvittning kräver den anställdes medgivande: fyll i dagen, om det är skriftligt eller digitalt, och var det förvaras.
• Återkrav: den anställde betalar tillbaka. Lönen rättas i AGI för den utbetalda månaden, skatten ändras inte, och beloppet står under Löner ▸ Vendion Lön ▸ Fordringar ▸ Överbetald lön i rättelser. Skatten tillgodoräknas den anställde i den slutliga skatten.

Knappen följer valen: Flytta skillnaden till nästa lön, Spara rättelsen eller, med båda delarna, Flytta skillnaden och spara rättelsen.

Räcker inte nästa lön till kvittningen, eller återkallar den anställde sitt medgivande, tar du bort justeringen under Löner innan månaden låses. Skillnaden är då inte längre flyttad, och du gör en ny ändring och väljer Återkrav. Har en tidigare rättelse redan flyttat skillnad för personen går återkrav inte att välja: välj Kvittning.

Dricks

En ändrad dricks som personalen fördelar ändrar nettolönen men inte bruttolönen. Höjer rättelsen bara nettolönen efter dagen går den inte att spara: lägg in skillnaden som en nettojustering i nästa lön och ångra rättelsen. En ändrad dricksfördelning kräver dessutom en kommentar under Dricksfördelning (se Dricksfördelning).

Överbetald lön

Har någon fått för mycket registrerar du hur det reglerades under Löner ▸ Vendion Lön ▸ Fordringar ▸ Överbetald lön i rättelser med Registrera…: att den anställde betalat tillbaka, att överbetalningen lagts upp som en fordran som dras med medgivande, eller att lönen betalades utanför Vendions bankfil. Nästa rättelses bankfil betalar bara det som återstår efter det som redan betalats och reglerats.