Löneunderlag – periodavslutning och låsning

När månaden är slut måste löneperioden granskas, godkännas och låsas. Detta ger dig trygghet att siffrorna stämmer innan du exporterar till Fortnox eller Visma – och att ingen i efterhand justerar en stämpling som redan räknats.

När låsa perioden?

Standardtidpunkt: sista vardagen i månaden (eller enligt din lönerutin). Tumregel: lås när du är 100 % säker på att inga fler stämplingar, rast-justeringar eller frånvaroansökningar påverkar perioden.

Vissa restauranger låser först den 5:e nästkommande månad för att ge utrymme för eftersläpande korrigeringar.

Översikt – checklista för månadsavslut:

Steg 1 – Granska tidsrapporter:

1. Öppna Personal → Tidrapportering
2. Välj aktuell period (månaden som avslutas)
3. Filtret Status: Väntar på granskning visar ogranskade rader
4. Kontrollera:
   • Skillnad mellan schemalagd och faktisk tid (kolumnen Diff)
   • Glömda utstämplingar (ingen utstämpling → markerat rött)
   • Ovanligt långa pass (> 10h)
   • Saknade raster
5. Rätta med Redigera post eller Lägg till anteckning
6. Markera rad för rad som Godkänd – eller använd Godkänn alla för en medarbetare

Steg 2 – Frånvaro:

• Öppna Personal → Personal → Frånvaro
• Alla Väntande ansökningar med datum inom perioden måste ha ett beslut innan låsning
• Tips: Föregående månads VAB kan dyka upp sent – begär intyg från medarbetaren

Steg 3 – Dricks:

1. Personal → Dricks
2. Avsluta perioden (knappen Stäng period)
3. Välj fördelningsmetod (per timmar / per roll / lika / anpassad)
4. Kontrollera att summan av fördelat = totalt insamlat
5. Spara fördelningen – denna läses sedan in i löneunderlaget

Steg 4 – OB-kontroll:

• Flik OB-sammanställning i löneunderlaget
• Verifiera att OB1 och OB2 matchar förväntningar (titta särskilt på helger och kvällar 20:00–06:00)
• Vid storhelger (t.ex. påsk, midsommar): dubbelkolla att dubbelt OB (storhelg-taxa) triggats

Steg 5 – Granska per medarbetare:

Per rad i löneunderlaget, kontrollera:

• Ordinarie timmar × timlön / månadslön
• Extratimmar (utöver sysselsättningsgrad)
• OB1-belopp + OB2-belopp (i kronor)
• Sjukdagar (karensdag avdrag)
• Semesterdagar och semestertillägg (12 %)
• VAB-avdrag (ersätts via Försäkringskassan)
• Måltidsavdrag (55 kr/dag × arbetsdagar med måltid)
• Dricks-andel (from steg 3)
• Bruttolön
• Sociala avgifter (31,42 %)
• Total kostnad

Steg 6 – Rimlighetskontroll:

Jämför mot föregående månad. Varningstecken:

• Bruttolön ± 15 % utan uppenbar orsak → gräv
• OB-belopp hoppat ovanligt högt → kolla helgpass
• Någon har 0 timmar men får månadslön → kontrollera att de faktiskt arbetat eller haft betald ledighet

Steg 7 – Markera som granskad:

• Per medarbetare: knappen Granskad
• Hela perioden: knappen Alla granskade (synlig när alla enskilda är klara)

Steg 8 – Export:

1. Klicka Exportera
2. Välj format:
   • SIE PA – direktimport till Fortnox/Visma bokföring (kommer Q2 2026)
   • FORA CSV – pensionsavgifter till FORA
   • AGI CSV – arbetsgivardeklaration till Skatteverket
   • Arbetsgivarintyg – per medarbetare vid behov
3. Ladda ner filen
4. Importera i respektive system

Steg 9 – Lås perioden (viktigast!):

1. Klicka den röda knappen Lås period
2. Bekräftelseruta: "När perioden låses kan du inte längre ändra tidsrapporter, frånvaro eller dricks inom denna period. Eventuella rättelser efter låsning måste göras som nästa periods korrigeringar. Är du säker?"
3. Ange ditt lösenord igen (säkerhetsbekräftelse)
4. Klicka Lås

Vad händer när perioden är låst:

• Alla tidsposter inom perioden får statusen Låst
• Redigering blockeras både i gränssnittet och i den underliggande lagringen
• Löneunderlaget markeras Stängd med datum och vem som stängde
• Nya stämplingar efter låsningsdatum går automatiskt till nästa period
• En notering läggs i Ekonomi → Audit Log

Steg 10 – Efter import i Fortnox/Visma:

• Verifiera att konton 7010/7210 (lön), 7510 (sociala avgifter), 2920 (semesterskuld) bokförts korrekt
• Stäm av mot din bankfil när lönerna gått ut
• Gör en kontrollavstämning mellan Vendions total och Fortnox total – ska vara identiska

Vad gör jag om jag upptäcker ett fel efter låsning?

• Du kan inte låsa upp perioden själv (policybeslut för att skydda revisionsspår)
• Öppna ett supportärende till Vendion-teamet med motivering
• Alternativt: bokför rättelsen i nästa period som en korrigering med tydlig notering

Tips:

• Använd AI Boss – fråga "Visa löneunderlag för april 2026" eller "Sammanfatta löneförändringar sedan förra månaden"
• Sätt en återkommande påminnelse i kalendern: sista arbetsdagen i månaden = månadsavslut
• Skapa en intern rutin så samma checklista följs varje månad
• Gör månadsavslutet i samma ordning varje gång – hjärnan skapar då automatiskt kontroll på vad som saknas
• Spara en "månadsavslut-notering" med datum, vem som stängde och eventuella avvikelser som behöver följas upp nästa månad

Vanliga fallgropar:

• Glömda utstämplingar sent i månaden – gå igenom sista veckans tidsrapporter grundligt, annars rullar felen in i löneunderlaget
• VAB-intyg saknas – begär intyg från Försäkringskassan för varje VAB-dag för korrekt ersättning
• Semesterdagar räknas fel – kontrollera att semesterbalansen minskat när semester beviljats och att semestertillägget på 12 % räknats med
• OB-rater har uppdaterats – Visita/HRF omförhandlar årligen; kolla att giltighetsdatum för dina OB-regler är aktuella
• Dricks fördelat för tidigt – om du stänger dricksperioden innan sista arbetsdagens tips ingått syns de inte i månadens löneunderlag
• Överstigande övertid – uppmärksamma medarbetare som ligger nära det årliga taket (200 timmar enligt Arbetstidslagen 5§)

Efterarbete för HR:

• Lägg upp lönespecifikationerna i respektive medarbetares Vendion-portal (via knappen Dela med medarbetare) så de själva kan ladda ner
• Skicka ett sammanfattande e-postmeddelande till medarbetaren med bruttolön, arbetade timmar och semesterbalans
• Följ upp eventuella klagomål eller frågor inom 5 dagar efter utbetalning

Relaterade: Löneunderlag (export), Tidrapportering, OB-regler, Dricksfördelning, Frånvarohantering, Personalliggare korrigering.