Löneunderlag – periodavslutning och låsning

När månaden är slut ska löneperioden granskas, godkännas, låsas och skickas vidare. Ordningen spelar roll: låsningen är det som gör siffrorna auktoritativa, och flera exportvägar kräver att den redan är gjord.

Checklistan gäller när lönen skickas till Fortnox, PAXML eller Visma. Med Vendion Lön följer du i stället lönekörningens fyra steg under Personal ▸ Löner: du godkänner hela lönen med Godkänn lönen, och perioden låses då. Se Vendion Lön – så kör du lönen.

Checklista för månadsavslut

Planera avslutet enligt er lönerutin. Kalendermånaden måste ha tagit slut innan du kan låsa den. Kontrollera sedan att stämplingar, raster och frånvaro för hela perioden är granskade.

Ni kan göra granskningen några dagar in i nästa månad om ni behöver tid för sena rättelser. Lås inte innan underlaget är klart.

Steg 1–3: granska underlaget

Tidrapporterna. Öppna Personal ▸ Tider och gå igenom perioden. Titta särskilt efter glömda utstämplingar, ovanligt långa pass och saknade raster. Attestera rad för rad eller för hela medarbetaren.

Oattesterad tid blockerar både låsningen och lönefilen. Den ingår i underlaget — att utesluta den hade gett tyst underbetalning — men filen kan inte skapas förrän tiden är godkänd.

Frånvaron. Alla väntande ansökningar med datum i perioden bör ha ett beslut. Kom ihåg att sjukanmälningar och VAB godkänns direkt och alltså aldrig ligger och väntar — där finns inget att besluta om, bara att kontrollera att typen blev rätt.

Dricksen. Stäng dricksperioden och godkänn fördelningen. En beräknad men ogodkänd dricksperiod ger 0 kr dricks åt alla i lönen, PAXml, AGI, FORA och SIE — du har alltså sett en färdig fördelning på skärmen som inte finns i lönen. Vendion varnar om det finns en ogodkänd period som slutar i månaden.

Steg 4–6: godkänn raderna och kör avstämningen

Klicka på varje medarbetare för dag-för-dag-uppdelningen och kontrollera de poster som brukar avvika: OB-hinkarna, sjukdagar med karensavdrag, semesterdagar, VAB, kostavdrag, dricksandel och eventuella manuella justeringar.

Godkänn sedan rad för rad eller med Godkänn alla. Statusen går Ej godkänd → Godkänd → Utbetald.

Godkännandet binds till radens belopp. Ändras något efteråt flaggas raden som ändrad och exporten blockeras tills du godkänner om.

Kör avstämningen. Klicka Kör avstämning. Vendion jämför sina egna utgångar för samma månad — skärmen, SIE-filen, PAXml-filen och AGI- och FORA-underlagen — och rapporterar hur många kontrollpunkter som stämmer.

En röd kontrollpunkt stoppar både låsningen och alla exporter. Detsamma gäller om avstämningen inte gick att köra alls: tystnad får inte läsas som godkänt.

Du kan gå vidare ändå, men då måste du skriva varför, och anledningen loggas.

Steg 7: lås löneperioden

Knappen heter Lås löneperioden. Perioden måste vara avslutad, all tid attesterad och alla berörda lönerader godkända.

Vad låsningen gör: siffrorna sparas som de såg ut i låsögonblicket, och det är den frysta versionen som PAXml, Fortnox, AGI, FORA och SIE läser — inte de levande siffrorna. Samtidigt spärras ändringar av tidposter i den låsta månaden. Sidan visar tydligt Löneperioden är låst med tidpunkt.

Lås varje månad. De låsta månaderna används också senare. Månadsavlönades semesterlön räknas på lönen under intjänandeåret, timavlönades semesterersättning när någon slutar på lönen sedan 1 april, och AGI-underlagets 1 000 kr-gräns på årets tidigare lön. Saknas en låst månad räknas semesterbeloppen preliminärt och Löner säger det, och 1 000 kr-gränsen prövas inte. Läs mer i Semesterdagar och semesterlön.

Låsningen blockeras om det finns oattesterad tid, om någon rad inte är godkänd, eller om avstämningen är röd. Kan låsstatusen inte läsas låses perioden inte alls — det är avsiktligt, eftersom en låsning på ett underlag ingen kunnat verifiera är värre än ingen låsning.

Saknar någon anställningsnummer får du en varning. Den blockerar inte — numret går att fylla i på personalkortet även efter låsning.

Vem får låsa: den som har Redigera lönedata för alla anställda. En chef vars lönebehörighet är avgränsad till vissa grupper (se Roller och behörigheter) ser och godkänner lönen för sina egna personer, men knapparna för låsning, upplåsning och export visas inte för hen. Låsningen gäller hela personalen, så den görs av någon som ser hela underlaget.

Steg 8–9: exportera, skicka och verifiera

Nu, och inte tidigare, är det dags att skicka underlaget vidare.

• Skicka till Fortnox Lön — underlaget går rakt in i Fortnox, ingen fil att bära. Kräver låst period
• PAXml — Lönefil (med Fortnox: PAXml-fil till Fortnox Lön (om överföringen inte fungerar)) — kontrollera import och löneartskopplingar i lönesystemet. Kontrollera stöd hos leverantören innan du använder filen i ett annat lönesystem än Fortnox
• Visma Lön 600 — Lönefil (TLU) — lönefil till Visma Lön 600. Den läses in under Integrationer, och byrån kopplar koderna första gången. Se Lönefil till Visma Lön 600.
• SIE-fil — löneverifikat — bara om ni inte skickar underlaget till ett lönesystem, annars bokförs lönen två gånger
• AGI-underlag och FORA-underlag — rapportunderlag som du kontrollerar inför rapporteringen. AGI-exporten är en CSV-fil, inte en färdig deklarationsfil eller en inlämning till Skatteverket
• CSV — Löneunderlag för egen bearbetning

Exporterar du en olåst period märks filen som PRELIMINÄR och du får en varning. Undvik det — en preliminär fil som importeras skarpt är svår att backa.

Alla uttag syns under Exporthistorik med format, period, tidpunkt och vem som exporterade.

Verifiera efteråt. Stäm av att lön, sociala avgifter och semesterskuld bokförts på rätt konton, och att totalen i Vendion matchar totalen i lönesystemet. Stäm av mot bankfilen när lönerna gått ut. Är du osäker på kontostrukturen, ta det med din redovisningskonsult.

Arbetsgivarintyg tar du inte ut här. Underlaget till intyget laddar du ner på personalkortet under Avslut och arbetsgivarintyg, och själva intyget lämnar du på arbetsgivarintyg.nu. Läs Avsluta en anställning och radera personuppgifterna (GDPR). En AGI-export från Vendion innebär inte att uppgifter har skickats till Skatteverket eller a-kassan.

Om du hittar ett fel efteråt

• Har du inte exporterat än: klicka Lås upp, rätta felet och lås om. Upplåsningen kräver behörighet att redigera lön för alla anställda och bekräftas i en dialog. Låsraden bevaras — beviset för vad som exporterades försvinner inte.
• Har du redan skickat underlaget vidare: samordna rättelsen med löneansvarig så att både Vendion och lönesystemet uppdateras på rätt sätt. Kontrollera om även bokföring eller redan lämnad arbetsgivardeklaration behöver rättas. Gör inte en ny import som dubblar den förra.

Upplåsning och omlåsning skiljs åt i Lönehistorik, tillsammans med vem som gjorde vad och när.

Vanliga fallgropar

• Glömda utstämplingar sista veckan — gå igenom slutet av månaden extra noga
• Ogodkänd dricksperiod — ger noll kronor dricks åt alla, tyst, i alla filer
• Export före låsning — filen blir märkt PRELIMINÄR
• Både PAXml och SIE samma månad — bokför lönekostnaden två gånger
• Ändrade OB-satser mitt i månaden — kontrollera att satserna gällde de dagar de skulle
• Personal utan anställningsnummer — kommer inte med i PAXml-filen