Löneunderlag – periodavslutning och låsning

När månaden är slut ska löneperioden granskas, godkännas, låsas och skickas vidare. Ordningen spelar roll: låsningen är det som gör siffrorna auktoritativa, och flera exportvägar kräver att den redan är gjord.

Checklista för månadsavslut

Vanligast är sista vardagen i månaden eller enligt er egen lönerutin. Tumregeln är att stänga när du är säker på att inga fler stämplingar, rastjusteringar eller frånvaroansökningar påverkar perioden.

Vissa restauranger stänger först den femte nästkommande månad för att ge utrymme för eftersläpande korrigeringar. Det fungerar lika bra — låset går att sätta när som helst.

Steg 1–3: granska underlaget

Tidrapporterna. Öppna Personal ▸ Tider och gå igenom perioden. Titta särskilt efter glömda utstämplingar, ovanligt långa pass och saknade raster. Attestera rad för rad eller för hela medarbetaren.

Oattesterad tid blockerar både låsningen och lönefilen. Den ingår i underlaget — att utesluta den hade gett tyst underbetalning — men filen kan inte skapas förrän tiden är godkänd.

Frånvaron. Alla väntande ansökningar med datum i perioden bör ha ett beslut. Kom ihåg att sjukanmälningar och VAB godkänns direkt och alltså aldrig ligger och väntar — där finns inget att besluta om, bara att kontrollera att typen blev rätt.

Dricksen. Stäng dricksperioden och godkänn fördelningen. En beräknad men ogodkänd dricksperiod ger 0 kr dricks åt alla i lönen, PAXml, AGI, FORA och SIE — du har alltså sett en färdig fördelning på skärmen som inte finns i lönen. Vendion varnar om det finns en ogodkänd period som slutar i månaden.

Steg 4–6: godkänn raderna och kör avstämningen

Klicka på varje medarbetare för dag-för-dag-uppdelningen och kontrollera de poster som brukar avvika: OB-hinkarna, sjukdagar med karensavdrag, semesterdagar, VAB, kostavdrag, dricksandel och eventuella manuella justeringar.

Godkänn sedan rad för rad eller med Godkänn alla. Statusen går Ej godkänd → Godkänd → Utbetald.

Godkännandet binds till radens belopp. Ändras något efteråt flaggas raden som ändrad och exporten blockeras tills du godkänner om.

Kör avstämningen. Klicka Kör avstämning. Vendion jämför sina egna utgångar för samma månad — skärmen, SIE-filen, PAXml-filen och AGI- och FORA-underlagen — och rapporterar hur många kontrollpunkter som stämmer.

En röd kontrollpunkt stoppar både låsningen och alla exporter. Detsamma gäller om avstämningen inte gick att köra alls: tystnad får inte läsas som godkänt.

Du kan gå vidare ändå, men då måste du skriva varför, och anledningen loggas.

Steg 7: lås löneperioden

Knappen heter Lås löneperioden och är inaktiv tills alla rader är godkända.

Vad låsningen gör: siffrorna sparas som de såg ut i låsögonblicket, och det är den frysta versionen som PAXml, Fortnox, AGI, FORA och SIE läser — inte de levande siffrorna. Samtidigt spärras ändringar av tidposter i den låsta månaden. Sidan visar tydligt Löneperioden är låst med tidpunkt.

Låsningen blockeras om det finns oattesterad tid, om någon rad inte är godkänd, eller om avstämningen är röd. Kan låsstatusen inte läsas låses perioden inte alls — det är avsiktligt, eftersom en låsning på ett underlag ingen kunnat verifiera är värre än ingen låsning.

Saknar någon anställningsnummer får du en varning. Den blockerar inte — numret går att fylla i på personalkortet även efter låsning.

Steg 8–9: exportera, skicka och verifiera

Nu, och inte tidigare, är det dags att skicka underlaget vidare.

• Skicka till Fortnox Lön — underlaget går rakt in i Fortnox, ingen fil att bära. Kräver låst period
• PAXml — lönefilen till Fortnox Lön eller Visma Lön
• SIE — bara om ni inte skickar underlaget till ett lönesystem, annars bokförs lönen två gånger
• AGI-underlag till Skatteverket och FORA-underlag till FORA
• CSV för egen bearbetning

Exporterar du en olåst period märks filen som PRELIMINÄR och du får en varning. Undvik det — en preliminär fil som importeras skarpt är svår att backa.

Alla uttag syns under Exporthistorik med format, period, tidpunkt och vem som exporterade.

Verifiera efteråt. Stäm av att lön, sociala avgifter och semesterskuld bokförts på rätt konton, och att totalen i Vendion matchar totalen i lönesystemet. Stäm av mot bankfilen när lönerna gått ut. Är du osäker på kontostrukturen, ta det med din redovisningskonsult.

Arbetsgivarintyg tar du inte ut här. Lagen som krävde dem upphävdes 1 oktober 2025, och a-kassan hämtar sedan dess inkomstuppgifterna direkt ur arbetsgivardeklarationen på individnivå — alltså ur AGI-underlaget du redan exporterat. Behöver a-kassan ändå ett intyg fyller du i det på arbetsgivarintyg.nu.

Om du hittar ett fel efteråt

• Har du inte exporterat än: klicka Lås upp, rätta felet och lås om. Upplåsningen kräver behörighet att redigera lön och bekräftas i en dialog. Låsraden bevaras — beviset för vad som exporterades försvinner inte.
• Har du redan skickat underlaget vidare: bokför rättelsen i nästa period som en korrigering med tydlig notering. Att ändra ett underlag som redan gått iväg gör att Vendion och lönesystemet visar olika siffror för samma månad.

Upplåsning och omlåsning skiljs åt i Lönehistorik, tillsammans med vem som gjorde vad och när.

Vanliga fallgropar

• Glömda utstämplingar sista veckan — gå igenom slutet av månaden extra noga
• Ogodkänd dricksperiod — ger noll kronor dricks åt alla, tyst, i alla filer
• Export före låsning — filen blir märkt PRELIMINÄR
• Både PAXml och SIE samma månad — bokför lönekostnaden två gånger
• Ändrade OB-satser mitt i månaden — kontrollera att satserna gällde de dagar de skulle
• Personal utan anställningsnummer — kommer inte med i PAXml-filen