Avstämning av lönekedjan

Samma månads löner lämnar Vendion på fyra sätt: som siffror på skärmen, som SIE-verifikat, som PAXml-lönefil och som AGI- och FORA-underlag. Avstämningen kontrollerar att de fyra säger samma sak innan underlaget får gå vidare.

Varför kontrollen finns

Den vanligaste sortens lönefel är inte en felaktig formel utan en glömd komponent: någon lägger till en post på ett ställe och missar ett annat. Varje fil ser då för sig helt konsekvent ut, och felet upptäcks först när revisorn jämför.

Avstämningen fångar exakt den formen av fel. Den var tidigare en knapp man kunde trycka på om man kom ihåg det — men en kontroll som bara biter när någon minns den är ingen kontroll. Därför körs den numera som en del av handlingen.

När den körs

Avstämningen körs automatiskt när du låser perioden och när du exporterar — oavsett format. Du kan också köra den när som helst med knappen Kör avstämning i löneunderlaget.

Resultatet visas som antal kontrollpunkter som stämmer, till exempel Alla 13 kontrollpunkter stämmer. Avviker någon listas den med sitt namn och avvikelsens storlek i kronor eller timmar.

Direktöverföringen till Fortnox Lön ligger nedströms om låsgrinden — den kräver att perioden redan är låst, och därmed att avstämningen passerats.

Kontrollpunkterna

Riggen jämför både kronbelopp och timmar:

Belopp

• Kontant ersättning
• Arbetsgivaravgift enligt AGI
• Arbetsgivaravgift enligt bokföringen
• Dricks
• Storhelgstillägg
• Kostförmån
• SIE-verifikatets balans

Timmar

• Mertidstimmar
• Övertidstimmar
• OB1-timmar
• OB2-timmar
• Röd dag-timmar
• Storhelgstimmar

Att både belopp och timmar kontrolleras är avsiktligt: lönefilen skickar timmar, inte kronor, till lönesystemet. Ett rätt kronbelopp på skärmen kan alltså ändå bli fel lön hos Fortnox om timmarna hamnat i fel hink.

När en punkt avviker

En röd kontrollpunkt stoppar handlingen — du kan varken låsa eller exportera förrän du tagit ställning.

Texten säger vilka punkter som avviker och med hur mycket. Två av Vendions egna utgångar säger då olika saker om samma månad, och det är i praktiken alltid värt att titta på innan lönen betalas.

Börja med att kontrollera det som ändrats sedan förra månaden: nya manuella justeringar, ändrade OB-satser, en dricksperiod som korsar månadsskiftet, eller personal som bytt anställningsform mitt i månaden.

Forcera — och varför du måste skriva varför

Du kan gå vidare trots en röd punkt. Det är medvetet.

Avstämningen är ingen facit — den vet att två tal skiljer sig, inte vilket av dem som har rätt. En avvikelse kan bero på en avsiktlig skillnad som riggen ännu inte känner till. Att göra spärren absolut hade låst dig ute ur din egen lönekörning på en kontroll som inte är ett facit.

För att forcera måste du skriva en anledning på minst tio tecken. Kravet är lågt med flit: det ska tvinga fram en tanke, inte en uppsats. ok eller en punkt räcker inte.

Anledningen sparas på låsraden eller exportraden och hamnar som en egen post i revisionsspåret — inte som ett fält någon måste leta reda på. Du hittar den under Lönehistorik i löneunderlaget.

Behörighet: den som redan får låsa perioden får forcera. Det finns ingen separat behörighet att sätta upp.

När avstämningen inte gick att köra

Går avstämningen inte att genomföra — ett nätverksfel, en fil som inte kunde byggas — blockerar den också.

Det är avsiktligt. Tystnad läses annars som godkänt, och det är precis det felet hela kontrollen finns för att undvika. Att kontrollen uteblev betyder inte att talen stämmer.

Vägen framåt är densamma: försök igen, eller skriv varför du går vidare ändå.

Vad avstämningen inte gör

• Den rättar ingenting. Den pekar ut att två tal skiljer sig, du avgör vilket som är rätt.
• Den jämför inte mot föregående månad. Rimlighetskontrollen mot förra periodens siffror är fortfarande något du gör själv.
• Den kontrollerar inte mot ert lönesystem. Den jämför Vendions egna utgångar med varandra, inte med Fortnox eller Visma.