Avstämning av lönekedjan

Samma månads löner lämnar Vendion på fyra sätt: som siffror på skärmen, som SIE-verifikat, som PAXml-lönefil och som AGI- och FORA-underlag. Avstämningen kontrollerar att de fyra säger samma sak innan underlaget får gå vidare.

Varför kontrollen finns

Kontrollen jämför samma lönekomponenter mellan skärmens underlag och exporterna. Det hjälper dig att upptäcka skillnader innan du låser eller skickar löneunderlaget vidare.

Du behöver inte komma ihåg att köra kontrollen separat: den ingår när du låser eller exporterar.

När den körs

Avstämningen körs automatiskt när du låser perioden och när du exporterar — oavsett format. Du kan också köra den när som helst med knappen Kör avstämning i löneunderlaget.

Resultatet visas som antal kontrollpunkter som stämmer. Det är 15 fasta punkter, plus upp till fyra villkorade som bara körs när posten finns i månaden — Kostavdrag, Passlön, Justeringar och Semesteravsättning. Antalet i rutan varierar därför mellan 15 och 19 mellan månader, och det är väntat: en månad utan passlön har inget passlön att stämma av. Avviker någon punkt listas den med sitt namn och avvikelsens storlek i kronor eller timmar.

Direktöverföringen till Fortnox Lön ligger nedströms om låsgrinden — den kräver att perioden redan är låst, och därmed att avstämningen körts och antingen godkänts eller forcerats med en anledning.

Kontrollpunkterna

Kontrollen jämför både kronbelopp och timmar:

Belopp

• Kontant ersättning (skärmen mot AGI-underlaget)
• Fora-lön (utan dricks), skärmen mot FORA-underlaget
• Arbetsgivaravgift enligt AGI
• Arbetsgivaravgift enligt bokföringen
• Dricks
• Storhelgstillägg
• Kostförmån
• SIE-verifikatets balans

Timmar

• Ordinarie timmar (ARB)
• Mertidstimmar (ersättningsgrundande)
• Övertidstimmar (ersättningsgrundande)
• OB1-timmar
• OB2-timmar
• Röd dag-timmar
• Storhelgstimmar

Att både belopp och timmar kontrolleras är avsiktligt: lönefilen skickar timmar för tidkoder och belopp för lönearter till lönesystemet. Ett rätt kronbelopp på skärmen kan alltså ändå bli fel lön hos Fortnox om timmarna hamnat i fel hink.

Varför Fora-lönen har en egen punkt. Betalar restaurangen ut dricksen som lön ingår den i AGI-underlaget men aldrig i Fora-lönen, eftersom Fora inte räknar dricks som lön. De två är alltså olika belopp med flit, och därför stäms de av var för sig. En månad med dricks ger ingen avvikelse.

När en punkt avviker

En röd kontrollpunkt stoppar handlingen — du kan varken låsa eller exportera förrän du tagit ställning.

Texten säger vilka punkter som avviker och med hur mycket. Två av Vendions egna utgångar säger då olika saker om samma månad, och det är i praktiken alltid värt att titta på innan lönen betalas.

Börja med att kontrollera det som ändrats sedan förra månaden: nya manuella justeringar, ändrade OB-satser, en dricksperiod som korsar månadsskiftet, eller personal som bytt anställningsform mitt i månaden.

Forcera — och varför du måste skriva varför

Du kan gå vidare trots en röd punkt. Det är medvetet.

Avstämningen är ingen facit — den vet att två tal skiljer sig, inte vilket av dem som har rätt. En avvikelse kan bero på en avsiktlig skillnad som kontrollen ännu inte tar hänsyn till. Att göra spärren absolut hade låst dig ute ur din egen lönekörning på en kontroll som inte är ett facit.

För att forcera måste du skriva en anledning på minst tio tecken. Kravet är lågt med flit: det ska tvinga fram en tanke, inte en uppsats. ok eller en punkt räcker inte.

Anledningen sparas på låsraden eller exportraden och hamnar som en egen post i revisionsspåret — inte som ett fält någon måste leta reda på. Du hittar den under Lönehistorik i löneunderlaget.

Behörighet: den som redan får låsa perioden får forcera. Det finns ingen separat behörighet att sätta upp. Låsning, export och avstämning kräver lönebehörighet för alla anställda; är din lönebehörighet begränsad till vissa grupper visas inte avstämningen.

När avstämningen inte gick att köra

Går avstämningen inte att genomföra — ett nätverksfel, en fil som inte kunde byggas — blockerar den också.

Det är avsiktligt. Tystnad läses annars som godkänt, och det är precis det felet hela kontrollen finns för att undvika. Att kontrollen uteblev betyder inte att talen stämmer.

Vägen framåt är densamma: försök igen, eller skriv varför du går vidare ändå.

Vad avstämningen inte gör

• Den rättar ingenting. Den pekar ut att två tal skiljer sig, du avgör vilket som är rätt.
• Den jämför inte mot föregående månad. Rimlighetskontrollen mot förra periodens siffror är fortfarande något du gör själv.
• Den kontrollerar inte mot ert lönesystem. Den jämför Vendions egna utgångar med varandra, inte med Fortnox eller Visma.