Sjuklön och karensavdrag – så räknar Vendion

Sjukfrånvaro är den mest räknetunga posten i löneunderlaget, och den som oftast leder till frågor från personalen. Den här artikeln förklarar exakt hur Vendion räknar, så du kan svara.

Här beskrivs Vendions löneberäkning med karensperiod enligt Gröna riksavtalet. Arbetsgivaren behöver kontrollera rätten till sjuklön och vilket avtal som gäller. Lagens grundregel är ett avdrag på 20 % av en genomsnittlig veckas sjuklön. Läs sjuklönelagen vid frågor om reglerna.

Vad som händer när någon sjukanmäler sig

En sjukanmälan godkänns direkt och hamnar aldrig i en godkännandekö. Man ber inte om lov att bli sjuk.

Från det ögonblicket räknar Vendion tre saker automatiskt:

1. Frånvaroavdraget — lönen för de timmar personen inte arbetade
2. Karensavdraget — den inledande delen av frånvaron som inte ger sjuklön
3. Sjuklönen — 80 % av det personen gick miste om

Alla tre syns som egna poster i löneunderlaget, och dag för dag om du klickar på raden.

Karensavdraget är timmar, inte en dag

Det här är den vanligaste missuppfattningen, och den kostar pengar om man räknar fel.

I Vendion används en karensperiod i timmar som motsvarar 20 % av personens genomsnittliga veckoarbetstid. Den som normalt jobbar 40 timmar i veckan har alltså en karensperiod på 8 timmar; den som jobbar 20 timmar har 4.

Tre saker som följer av det:

• Veckoarbetstiden beräknas från de tolv hela veckorna före löneperiodens startvecka. Vendion använder genomsnittet av veckor med arbetad tid, om minst fyra sådana veckor finns. Saknas underlaget används i stället den avtalade arbetstiden, om ett timtal är ifyllt — annars sysselsättningsgraden och inställd normal veckoarbetstid. Kontrollera därför både historiken och anställningsuppgifterna.
• Karensperioden ligger i början av frånvaron och tas ur den första sjuklön som faktiskt betalas.
• En dag som arbetades räknas inte. Är en hel dag registrerad som sjuk men personen stämplade och arbetade passet, räknas den inte som sjukdag, inte heller när dagen ligger i förra månaden. Karensen dras då när sjukdomen verkligen börjar.
• Avdraget kan aldrig bli större än sjuklönen. Eftersom det följer timmarna går det inte att ta fler timmar än personen var frånvarande.

Avdraget beräknas som förbrukade karenstimmar gånger timlönen gånger 80 % — alltså samma nivå som sjuklönen, eftersom det är sjuklönen som dras.

Ett långt pass kan rymma hela karensperioden. Ett kort pass gör att karensen sträcker sig in i nästa sjukdag tills timmarna är förbrukade.

Sjuklön dag 1–14 — och vad som händer sedan

Arbetsgivaren betalar sjuklön med 80 % under sjuklöneperioden, som är 14 kalenderdagar med start den första sjukdag personen skulle ha arbetat.

Kalenderdagar, inte schemalagda dagar. En deltidare som jobbar tre dagar i veckan har alltså inte sjuklön från dig långt in i vecka fem — de fjorton dagarna löper oavsett hur många av dem som var arbetsdagar.

Finns schema räknar Vendion sjuklönen på den schemalagda nettotiden för respektive dag. Utan schema används vardagar och en schablon utifrån sysselsättningsgraden. Kontrollera underlaget särskilt om schemat saknas eller frånvaron är del av en dag.

Efter sjuklöneperioden. Vendion redovisar fortsatta dagar separat och beräknar inte arbetsgivarens sjuklön för dem. Detta skickar ingen anmälan till Försäkringskassan. Arbetsgivaren ska sjukanmäla medarbetaren och medarbetaren behöver ansöka om sjukpenning. Se Försäkringskassans instruktioner.

Anställning kortare än en månad: sjuklön från dag 15

Är anställningen avtalad till kortare tid än en månad har personen rätt till sjuklön först när hen varit anställd i fjorton kalenderdagar, alltså från den femtonde anställningsdagen (sjuklönelagen 3 §). Vendion läser det ur personalkortets start- och slutdatum: ligger slutdatumet mindre än en månad efter startdatumet gäller regeln. En anställning 1–30 november räknas som en månad.

• Sjukdagar före dag 15 ger ingen sjuklön och inget karensavdrag. Frånvaroavdraget görs som vanligt, eftersom personen inte arbetade.
• Karensen dras den första dagen med sjuklön, också när sjukdomen började i förra månaden.
• Utan slutdatum räknar Vendion med rätt till sjuklön från första dagen.

Lagen räknar in en tidigare anställning hos er om uppehållet var högst fjorton dagar. Det vet inte Vendion, så kontrollera underlaget för den som anställs på nytt efter ett kort uppehåll. Kör ni lönen i Fortnox Lön eller med PAXML-fil skickas frånvaron som sjukdom som vanligt, och lönesystemet räknar sjuklönen med sina egna anställningsuppgifter.

Frånvaroavdraget för månadsavlönade

För den som har månadslön följer avdraget samma dagnumrering som sjuklönen:

En dag personen faktiskt arbetade dras inte, och en deldag från dag 15 dras med sin andel av dagslönen. Sjukfallet räknas över månadsskiftet: blir någon sjuk måndag 26 oktober är måndag 9 november dag 15, fast november nyss har börjat.

Sjuk igen när de fjorton dagarna är förbrukade. Blir personen sjuk igen inom fem dagar och sjukfallets fjorton sjuklönedagar redan är använda, dras avdraget per kalenderdag från första dagen i den nya frånvaron, också när den börjar en lördag eller en annan ledig dag.

Reglerna kommer ur Gröna riksavtalet § 19 mom 3.3–3.4 och gäller i Vendion för alla månadsavlönade.

OB ingår i sjuklönen

Den som skulle ha jobbat en kväll eller en helg förlorar inte bara grundlönen utan även OB-tillägget. Sjuklönen omfattar därför 80 % av den OB-ersättning som gick förlorad på de dagar sjuklön betalas.

Beloppet ingår redan i sjuklönen — lägg inte ihop dem. Det redovisas separat i underlaget så att du kan se varifrån sjuklönen kommer.

En detalj som spelar roll i praktiken: eftersom ingen sjuklön alls utgår under karensperioden läses den förlorade OB:n på passet minus dess första karenstimmar. Karensen äter alltså passets början. På ett kvällspass 16:00–24:00 utan rast med två timmars karens ligger OB:n från klockan 20:00 kvar — det är de billigaste timmarna som faller bort, inte de dyraste.

Karensen räknas i arbetstid, inte i klocktid. Har passet en rast fördelas den jämnt över passet, eftersom en rast har en längd men inget klockslag. Karensen tar då passets första arbetstimmar, och slutar något senare på klockan än antalet karenstimmar. Exempel: på ett pass 12:00–24:00 med två timmars rast tar åtta karenstimmar (40 timmar i veckan) passet fram till 21:36, och OB-sjuklönen gäller tiden efter det.

Två pass samma dag: karensen tar det tidigaste passet först och fortsätter i nästa pass tills timmarna är förbrukade.

Sjuk en del av dagen: är frånvaron registrerad med klockslag börjar karensen när frånvaron börjar, och OB-sjuklönen gäller bara den del av passet som frånvaron täcker.

Återinsjuknande inom fem dagar

Blir någon sjuk igen inom fem kalenderdagar efter att en tidigare sjukperiod tog slut räknas det som samma sjukfall.

Följden är att det inte blir något nytt karensavdrag, och att fjortondagarsräkningen fortsätter där den slutade i stället för att börja om. Sjukfall som sträcker sig över ett månadsskifte hålls ihop på samma sätt — perioden bryts inte av att kalendern gör det.

En hel arbetad dag mitt i en sjukfrånvaro delar den. Är sjukfrånvaron registrerad som en lång rad men personen arbetade hela sitt pass en eller flera dagar mitt i, delar Vendion raden vid de arbetade dagarna i separata sjukperioder. En hel arbetad dag är en dag då den stämplade tiden efter rast är minst lika lång som dagens schemalagda pass. En dag utan pass räknas aldrig som arbetad, och en kortare stämpling delar inte raden.

• De arbetade dagarna förbrukar inga av de fjorton sjuklönedagarna
• Börjar nästa period inom fem kalenderdagar fortsätter samma sjukfall, utan ny karens
• Ligger det mer än fem dagar emellan börjar ett nytt sjukfall med ny karens
• Lediga dagar utan pass mellan två arbetade dagar, till exempel helgen mellan en arbetad fredag och måndag, räknas inte som sjukdagar

Taket: tio karenstillfällen per tolv månader

Sjuklönelagen begränsar antalet karensavdrag till tio under en tolvmånadersperiod. Vendion räknar tillfällen per sjukfall utifrån registrerad historik och slutar dra ny karens när taket är nått. Kontrollera tidigare tillfällen som saknas i Vendion och eventuella beslut om särskilt högriskskydd med löneansvarig.

Ett karenstillfälle förbrukas bara om det faktiskt gick att lägga karensen på en utbetald sjuklön. Finns ingen sjuklön den perioden är tillfället inte förbrukat.

Så kontrollerar du en enskild sjukperiod

1. Gå till Personal ▸ Löner och välj månaden
2. Klicka på medarbetarens rad för dag-för-dag-vyn
3. Jämför posterna Sjukdagar, Sjuklön, Karensavdrag och Frånvaroavdrag
4. Är sjukfallet längre än fjorton dagar, kontrollera att dagarna efter dag 14 ligger som Försäkringskassans dagar och att frånvaroavdraget från dag 15 räknas per kalenderdag

Kontrollera frånvarotyp, datum, del av dag, schema och anställningsuppgifter om beloppet verkar fel. Rätta frånvaron och granska löneunderlaget igen. En låst löneperiod räknas inte om förrän den låsts upp; samordna redan exporterade rättelser med löneansvarig.