Sjuklön och karensavdrag – så räknar Vendion

Sjukfrånvaro är den mest räknetunga posten i löneunderlaget, och den som oftast leder till frågor från personalen. Den här artikeln förklarar exakt hur Vendion räknar, så du kan svara.

Reglerna bygger på sjuklönelagen och Gröna riksavtalet (Visita–HRF). Är något oklart för just er situation — stäm av med er redovisningskonsult.

Vad som händer när någon sjukanmäler sig

En sjukanmälan godkänns direkt och hamnar aldrig i en godkännandekö. Man ber inte om lov att bli sjuk.

Från det ögonblicket räknar Vendion tre saker automatiskt:

1. Frånvaroavdraget — lönen för de timmar personen inte arbetade
2. Karensavdraget — den inledande delen av frånvaron som inte ger sjuklön
3. Sjuklönen — 80 % av det personen gick miste om

Alla tre syns som egna poster i löneunderlaget, och dag för dag om du klickar på raden.

Karensavdraget är timmar, inte en dag

Det här är den vanligaste missuppfattningen, och den kostar pengar om man räknar fel.

Karensavdraget är en period i timmar som motsvarar 20 % av personens genomsnittliga veckoarbetstid. Den som normalt jobbar 40 timmar i veckan har alltså en karensperiod på 8 timmar; den som jobbar 20 timmar har 4.

Tre saker som följer av det:

• Veckoarbetstiden räknas på faktisk arbetad historik, inte på sysselsättningsgraden i anställningsavtalet. I restaurang står nästan alla på 100 % medan den verkliga veckoarbetstiden varierar kraftigt — därför den mätta siffran.
• Karensperioden ligger i början av frånvaron och tas ur den första sjuklön som faktiskt betalas.
• Avdraget kan aldrig bli större än sjuklönen. Eftersom det följer timmarna går det inte att ta fler timmar än personen var frånvarande.

Avdraget beräknas som förbrukade karenstimmar gånger timlönen gånger 80 % — alltså samma nivå som sjuklönen, eftersom det är sjuklönen som dras.

Ett långt pass kan rymma hela karensperioden. Ett kort pass gör att karensen sträcker sig in i nästa sjukdag tills timmarna är förbrukade.

Sjuklön dag 1–14 — och vad som händer sedan

Arbetsgivaren betalar sjuklön med 80 % under sjuklöneperioden, som är 14 kalenderdagar räknat från sjukfallets första dag.

Kalenderdagar, inte schemalagda dagar. En deltidare som jobbar tre dagar i veckan har alltså inte sjuklön från dig långt in i vecka fem — de fjorton dagarna löper oavsett hur många av dem som var arbetsdagar.

Sjuklönen räknas på personens faktiska schematimmar för dagen, inte på en schablonmässig åttatimmarsdag. Det gör att ett tolvtimmarspass och ett fyratimmarspass ger rätt belopp var för sig.

Dag 15 och framåt. Från och med dag 15 i sjukfallet tar Försäkringskassan över. Vendion räknar inte sjuklön för de dagarna utan redovisar dem som en egen post — så du ser hur många dagar som gått vidare, och slipper betala dem själv av misstag.

OB ingår i sjuklönen

Den som skulle ha jobbat en kväll eller en helg förlorar inte bara grundlönen utan även OB-tillägget. Sjuklönen omfattar därför 80 % av den OB-ersättning som gick förlorad på de dagar sjuklön betalas.

Beloppet ingår redan i sjuklönen — lägg inte ihop dem. Det redovisas separat i underlaget så att du kan se varifrån sjuklönen kommer.

En detalj som spelar roll i praktiken: eftersom ingen sjuklön alls utgår under karensperioden läses den förlorade OB:n på passet minus dess första karenstimmar. Karensen äter alltså passets början. På ett kvällspass 16:00–24:00 med två timmars karens ligger OB:n från klockan 20:00 kvar — det är de billigaste timmarna som faller bort, inte de dyraste.

Rasten fördelas proportionellt över det förkortade passet, eftersom en rast har en längd men inget klockslag.

Återinsjuknande inom fem dagar

Blir någon sjuk igen inom fem kalenderdagar efter att en tidigare sjukperiod tog slut räknas det som samma sjukfall.

Följden är att det inte blir något nytt karensavdrag, och att fjortondagarsräkningen fortsätter där den slutade i stället för att börja om. Sjukfall som sträcker sig över ett månadsskifte hålls ihop på samma sätt — perioden bryts inte av att kalendern gör det.

Taket: tio karenstillfällen per tolv månader

Sjuklönelagen begränsar antalet karensavdrag till tio under en tolvmånadersperiod. Vendion räknar tillfällen per sjukfall, inte per frånvarorad, och slutar dra karens när taket är nått.

Ett karenstillfälle förbrukas bara om det faktiskt gick att lägga karensen på en utbetald sjuklön. Finns ingen sjuklön den perioden är tillfället inte förbrukat.

Så kontrollerar du en enskild sjukperiod

1. Gå till Personal ▸ Löner och välj månaden
2. Klicka på medarbetarens rad för dag-för-dag-vyn
3. Jämför posterna Sjukdagar, Sjuklön, Karensavdrag och Frånvaroavdrag
4. Är sjukfallet längre än fjorton dagar, kontrollera att dagarna efter dag 14 ligger som Försäkringskassans dagar

Ser något orimligt ut är den vanligaste orsaken att frånvarotypen blev fel — till exempel en sjukanmälan som egentligen var VAB. Ändra typen på frånvaron, så räknas perioden om.