Koppla Fortnox Lön — skicka löneunderlaget utan fil

Har ni Fortnox Lön kan Vendion skicka löneunderlaget direkt in i Fortnox, och spegla era anställda dit så att ni slipper skriva in dem två gånger. Alternativet — att exportera en PAXml-fil från Personal ▸ Löner och importera den i Fortnox — finns kvar och fungerar precis som förut. Direktvägen är bekvämare; filen är kvar för alla andra och som utväg när API:t krånglar.

Direktkopplingen kräver modulen Vendion Integration. Utan den är menyvalet Integrationer låst. PAXml-filen ingår däremot i Personal och kräver ingen extra modul — den läser alla svenska löneprogram, inklusive Fortnox Lön. Direktkopplingen tar bort filsteget; den är inte enda vägen in i Fortnox.

Vad kopplingen gör

Med kopplingen på gäller fyra saker:

• Anställda speglas till Fortnox. Lägger du upp en medarbetare i Vendion kan hon skickas över som anställd i Fortnox Lön.
• Anställda kan hämtas FRÅN Fortnox. Har ni redan personalregistret i Fortnox behöver ni inte skriva in det en gång till — importen läser era anställda och skapar personalkorten i Vendion. Bra vid uppstart.
• Löneunderlaget kan skickas direkt. Arbetstid, frånvaro och beloppsposter går över utan fil.
• Fortnox skickar tillbaka tre fält. Skattetabell, skattekolumn och Fora-kod ägs av Fortnox och hämtas hem varje natt.

Det är samma Fortnox-anslutning som används för bokföringen — inte en andra inloggning. Men lönedelen kräver en extra behörighet som bara begärs om du gör i rätt ordning. Läs nästa avsnitt innan du klickar.

Slå på personalsynken innan du godkänner behörigheterna

Det här är den vanligaste fällan, och den är värd sina två minuter. Knappen Hantera finns bara när ni redan är anslutna — inställningen bor inne i anslutningen, så ordningen ser olika ut beroende på var ni står.

Är ni redan anslutna till Fortnox (för bokföringen):

1. Gå till Integrationer ▸ Fortnox ▸ Hantera
2. Slå på Synka personal till Fortnox Lön
3. Klicka Uppdatera behörigheter
4. Logga in hos Fortnox och godkänn

Är ni inte anslutna än:

1. Gå till Integrationer ▸ Fortnox och klicka Anslut Fortnox
2. Logga in hos Fortnox och godkänn
3. Klicka Hantera — knappen dyker upp först nu
4. Slå på Synka personal till Fortnox Lön
5. Klicka Uppdatera behörigheter och godkänn en gång till

Ja, ni godkänner två gånger. Anledningen: löne-behörigheten begärs bara om personalsynken redan är påslagen, och synken går inte att slå på förrän anslutningen finns. Hoppar ni över det andra godkännandet saknar anslutningen behörigheten, och Vendion kan varken läsa eller skriva anställda. Vendion visar då en varning med knappen Uppdatera behörigheter — klicka den och godkänn om, så är det löst.

Har ni inte licensen Fortnox Lön går godkännandet inte igenom — och det slår ut hela anslutningen, även bokföringsdelen som fungerade innan. Fortnox spärr är hård och gäller hela godkännandet, inte bara lönedelen. Därför begär Vendion behörigheten bara när ni själva slagit på synken. Saknar ni Lön-licensen: låt personalsynken vara av och fortsätt med lönefilen från Personal ▸ Löner.

Använder ni kostnadsställen behöver anslutningen även behörighet för dem — anställningsposten bär ett kostnadsställe, och en kod som inte finns i Fortnox gör att hela posten avvisas. Vendion har en egen mappning där ni pekar ut vilket Fortnox-kostnadsställe varje Vendion-kostnadsställe motsvarar.

Koppla ihop personerna

Vendion och Fortnox måste veta vilken person som är vilken. Under Integrationer ▸ Fortnox ▸ Hantera finns knappen Matcha anställda, där ni parar ihop befintliga anställda i de två systemen.

För en enskild medarbetare gör ni det i stället från Personal ▸ Personal ▸ [medarbetaren], i kortet Lönesystem. Där ser ni:

Knappen heter Skicka till Fortnox första gången och Synka om till Fortnox därefter. Bryter ni kopplingen står personen kvar i Fortnox — Vendion vet bara inte längre vilken anställd där det är.

Vad varje anställd behöver

Två fält måste vara ifyllda i Vendion innan personen kan skickas över, annars säger kortet ifrån:

• Anställningsnummer — det är kopplingen till lönesystemet
• Personaltyp — Tjänsteman eller Arbetare. Fortnox kan inte skapa en anställd utan den. Fältet sätter du under Redigera på medarbetaren.

Skicka löneunderlaget

När månaden är granskad och löneperioden är låst går du till Personal ▸ Löner, klickar Exportera och väljer Skicka till Fortnox Lön. Underlaget går rakt in i Fortnox — ingen fil att ladda ner och importera.

Låsningen är ett krav, inte en rekommendation: en olåst period kan fortfarande ändras, och då skulle Fortnox ha ett underlag som inte längre stämmer med Vendion. Alternativen PAXml — Lönefil (Fortnox Lön), SIE-fil — löneverifikat och CSV — löneunderlag ligger kvar i samma meny.

Tid och frånvaro går över utan någon mappning — de koderna är fasta hos Fortnox. Beloppsposter (dricks, passlön, storhelgstillägg, kostförmån, brutto- och nettojusteringar) kräver att ni skrivit in era egna lönearter först. Se artikeln om lönekoder och export.

Skillnader mot Fortnox — vad vi inte skriver över

Efter en överföring kan ett kort dyka upp på lönesidan: "3 rader skiljer sig mot Fortnox". Det är inte ett fel — det är Vendion som avstått från att skriva över något någon rättat direkt i Fortnox.

Raderna grupperas per person och märks med typ:

För Tid och Frånvaro finns knappen Skicka vårt värde ändå, som kör om raden med Vendions siffra. Rätta annars hos den part som har fel, så försvinner skillnaden av sig själv.

Beloppsrader går medvetet inte att forcera. Deras enda skillnadsfall är att vi inte säkert vet vilken Fortnox-anställd raden hör till — och då är alternativen att uppdatera en främmande människas lönerad eller att betala ut dubbelt. Lös den genom att koppla personen rätt under Matcha anställda.

Vad Fortnox äger och skickar tillbaka

Tre fält ägs av Fortnox och hämtas hem till Vendion varje natt: skattetabell, skattekolumn och Fora-kod. Ändrar ni dem i Fortnox följer de med hit.

Har båda sidorna ändrat samma fält finns inget rätt svar att räkna fram — då svarar ni själva, under Integrationer ▸ Fortnox ▸ Hantera ▸ Skillnader mot Fortnox. Nattsvepet skickar först Vendions ändringar och hämtar hem Fortnox ändringar en stund senare, så en ändring hinner alltid över innan den jämförs.