Dricksfördelning

Dricks samlas in i kassan och delas ut via lönen. Arbetet görs i Personal › Dricksfördelning, med några grundinställningar under Personal › Inställningar › Dricks. Allt utom att titta kräver behörigheten att redigera lön — har du bara läsbehörighet ser du potten och fördelningen, men kan inte hämta, beräkna, ändra eller godkänna.

Vem fördelar dricksen — och varför det avgör skatten

Överst under Personal › Inställningar › Dricks ligger valet "Vem fördelar dricksen?". Det är inte en formulering — det styr om dricksen bär arbetsgivaravgift och hur den bokförs. Ställ in det innan du skapar din första period.

Även när dricksen är lön ingår den aldrig i Fora-lönen i FORA-underlaget, eftersom Fora inte räknar dricks som lön.

Skillnaden bygger på om det är arbetsgivaren som tar hand om dricksen och fördelar den efter eget bestämmande, eller om personalen själva bestämmer hur den delas. Vendion är förvalt på att personalen bestämmer reglerna och att systemet verkställer dem.

Vilket som gäller er är en fråga om hur ni faktiskt arbetar — ta den med er redovisningskonsult. Byter ni val ändras både arbetsgivaravgiften och bokföringen från och med nästa lönekörning. Läs Skatteverkets information om dricks.

Bestäm hur dricksen delas

Under Personal › Inställningar › Dricks väljer du ett sätt som gäller alla dricksperioder. Du väljer alltså inte metod varje gång du skapar en period — dricksfördelning är en stående överenskommelse med personalen, inte ett beslut man omprövar varje månad.

Bara det valda sättets värden visas. Väljer du Jämnt ser du ingen köksandel, för den används inte — tidigare stod den kvar och såg ut att gälla.

Per arbetad timme

• Köksandel — förval 30 % av potten. Potten delas först i två: köksandelen till köket, resten till serveringen.
• Vikta roller olika — en kryssruta. Med den på multipliceras timmarna med rollens vikt, så en roll med vikt 2 får dubbelt mot en med 1. Roller utan vikt räknas som 1. Lämnar du den av — vilket de flesta gör — räknas allas timmar lika.

Vem som räknas till vilken pott styrs av rollens kategori under Personal › Inställningar › Organisation: Servering, Kök eller Ledning. Ledning får ingen dricks alls — det gäller alla sätt.

Vanligaste fällan: köksandelen är förvald till 30 %, och varje ny roll är förvald till Servering. Har ni inte satt kategorin Kök på någon roll går hela dricksen till serveringen — trots att inställningen säger 30 % till köket. Sätt Kök på minst en roll, eller köksandelen till 0 %. Kom igång-guiden varnar för just den kombinationen.

Per kostnadsställe

Andelarna måste summera till exakt 100 %, annars går policyn inte att spara. Tre saker är värda att känna till:

• personal utan kostnadsställe får 0 kr
• personal vars kostnadsställe inte nämns i fördelningen får 0 kr — lägg till avdelningen om de ska vara med
• ett kostnadsställe utan arbetade timmar får sin andel omfördelad på övriga

Alla tre fallen skrivs ut på skärmen med namn när du beräknar, så du ser vem som påverkas innan du godkänner. Vill du bara dela mellan kök och servering behöver du inte det här sättet — då räcker köksandelen.

Per servicepass — till exempel lunch och kväll

Välj Per servicepass under Personal › Inställningar › Dricks. Lägg upp och namnge era drickspass och välj när nästa pass börjar. Brytpunkterna är era egna inställningar; 16:00 är bara ett exempel på när lunch kan övergå till kväll.

Varje dag får en separat pott för varje pass. Betalningstiden avgör potten, och betalning exakt på en brytpunkt tillhör det nya passet. En lunchgäst som betalar efter kvällens brytpunkt hamnar alltså i kvällspotten. Ovanliga fall kan rättas med en motivering i periodens granskningsvy.

Potten delas lika mellan dem som deltagit i passet. Sex eller sju arbetade timmar ger samma andel. En person som stämplar ut 22:00 får fortfarande del av kvällspotten när gästen betalar 22:15. Köksandel och rollvikter används inte i detta sätt.

• Stämplingarna visar vilka som arbetat. Ett arbetspass som överlappar flera drickspass kan ge deltagande i flera potter.
• Grundpass från schemat kan kopplas till drickspass. Koppla exempelvis Lunch till lunchpotten, Kväll till kvällspotten och Långpass till båda. Stämplingen bekräftar att personen faktiskt arbetat; enbart ett planerat pass ger inte automatiskt dricks.
• Kvällens slut kan vara en egen klocktid eller restaurangens Z-avslut. En klocktid som 01:30 håller nattens betalningar på föregående kväll även om personalen redan stämplat ut. Vid Z-läge behöver saknad eller oklar rapport granskas.
• En korrigerad sluttid gäller dricksunderlaget. Den ändrar inte den fiskala Z-rapportens tid eller innehåll.

Du skapar fortfarande en vanlig datumperiod, till exempel en vecka eller en månad. Öppna den och välj Beräkna & granska. Granska potten och deltagarna för varje dag och pass samt totalen per person. Brytpunkter och belopp kan korrigeras med motivering före godkännande. Ska någon tas bort från ett enskilt pass gör du det med Justera pass, se nedan. Personbeloppen måste tillsammans motsvara potten exakt.

Saknad betalningstid och kontant dricks hanteras uttryckligen i granskningsvyn — systemet hittar inte på en betalningstid. Förändrade stämplingar, schema eller passinställningar efter en förhandsvisning kräver att du räknar igen innan du sparar eller godkänner. Godkända perioder är låsta och följer samma löneflöde som övrig dricks.

Ta bort någon från ett pass

Det görs i granskningen av perioden, en dag och ett pass i taget.

1. Gå till Personal › Dricksfördelning och öppna perioden
2. Klicka Beräkna & granska. Under Servicepass och potter syns varje dag med sina pass och hur många som är med i varje pott
3. Klicka Justera pass på dagen och passet. Under Deltagare i och passets namn, till exempel Deltagare i Lunch, bockar du ur den som inte ska ha del av potten. Du kan bocka ur dig själv. De som är kvar delar lika. Något öre kan skilja när potten inte är jämnt delbar
4. Skriv en kort motivering. Den är obligatorisk. Klicka Spara passjustering
5. Justeringen sparas direkt som utkast. Den ingår i lönen först när perioden godkänns med Godkänn & stäng

Justera pass syns först efter Beräkna & granska. Du behöver behörighet att redigera lön, och perioden får inte vara låst.

Ändra inte stämplingen för att ta bort någon ur en pott. Stämplingen är underlag för personalliggaren och lönen, och justeringen ovan räcker.

Felet "Korrigeringen gäller ett okänt drickspass"

Justeringen pekar på ett pass som inte längre finns under Personal › Inställningar › Dricks. Det händer oftast när passen ändrats medan granskningen var öppen, eller efter att justeringen sparades.

1. Ladda om sidan och klicka Beräkna & granska igen. Gör om justeringen
2. Kommer felet tillbaka har perioden en sparad justering på det gamla passet. Klicka Återställ passjusteringar och sedan Återställ och granska. Alla passjusteringar i perioden tas bort från granskningen, så gör om dem du vill ha kvar
3. Spara med Spara utkast eller Godkänn & stäng

Undanta personer

Längst ner pekar du ut personer som aldrig ska få dricks, oavsett vilket sätt du valt. De försvinner ur fördelningstabellen — men systemet skriver en not som namnger dem, så du ser att de undantogs och inte tror att någon fallit bort av misstag.

Det är alltså inte samma sak som Ledning: en person i kategorin Ledning står kvar i tabellen med 0 kr, medan en undantagen person lyfts ur den helt. Båda fallen förklaras i noterna ovanför tabellen.

Vill du utesluta en hel roll är vägen i stället kategorin Ledning under Organisation.

Skapa en dricksperiod

Klicka Ny period och ange startdatum och slutdatum. Rutan visar vilket sätt perioden kommer att använda — det kommer från policyn ovan och kan inte ändras här. Vill du byta gör du det under Inställningar, och det gäller då kommande perioder.

Perioder får inte överlappa varandra — försöker du skapa en som krockar med en befintlig säger systemet ifrån. Blir det ett glapp mellan förra periodens slut och den nya startens datum får du en varning, men den stoppar dig inte: ett medvetet hopp ska gå att göra.

Hämta potten från kassan

För Under instämplad tid och Per servicepass använder du Beräkna & granska. Där läses betalningsunderlaget och avvikelser hanteras innan du sparar. Övriga sätt har Hämta från POS, som summerar dricksen för periodens datum. Beloppet är netto: dricks på notor som blivit helt återköpta är redan avdragen, och avdraget står kvar på skärmen så du kan läsa det igen. I de äldre sätten kan du också skriva in totalbeloppet för hand — kontant dricks och dricks som kommit in på annat sätt lägger du till manuellt.

Att beloppet skiljer sig från Z-rapporten är väntat och beskrivs i artikeln om brutto kontra netto.

Beräkna, justera och godkänn

För Under instämplad tid och Per servicepass, klicka Beräkna & granska och hantera avvikelser i betalningar, stämplingar och deltagande. I de äldre sätten klickar du Beräkna fördelning och får en tabell med namn, roll, timmar och belopp. Där säger systemet till när något behöver din uppmärksamhet, till exempel:

• timmar i perioden som inte är attesterade — de räknas med, men ändras de i efterhand förskjuts allas andelar
• stämplingar utan utstämpling, som ger 0 timmar och därmed 0 kr
• personal som fått 0 kr för att de saknar kostnadsställe, för att deras kostnadsställe inte ingår i fördelningen, eller för att de är undantagna
• att tiderna ändrats sedan fördelningen räknades — beloppen bygger då på de gamla timmarna tills du räknar om

I de äldre sätten kan du skriva om enskilda belopp direkt i tabellen. För Under instämplad tid och Per servicepass görs rättelser med motivering i granskningsvyn och måste balansera mot dricksunderlaget. För Per servicepass tar du bort en person från ett pass med Justera pass, se Ta bort någon från ett pass.

Ändra ett belopp: skriv varför

Ändrar du ett sparat belopp i tabellen dyker fältet Varför ändrades beloppet? upp under raden. Skriv en kort förklaring, till exempel Anna Andersson tog över ett pass på fredagen. Spara utkast och Godkänn & stäng går inte att trycka förrän varje ändrat belopp har en förklaring. I Manuellt per person är den första inmatningen själva fördelningen och behöver ingen förklaring; det gör en senare ändring.

Under tabellen listar Ändrade belopp varje ändring: vem som ändrade, när, beloppet före och efter och förklaringen. Listan står kvar när perioden är godkänd och efter en omräkning, och den går inte att radera. En dricksperiod eller ett personalkort med ändringar i listan går därför inte heller att ta bort. Ber du AI Boss ändra en sparad fördelning frågar den varför, och förklaringen sparas på samma sätt.

Förklaringen är ett underlag som visar vad som ändrats och varför. Den är inget besked om hur dricksen ska redovisas; det styrs av valet Vem fördelar dricksen? ovan.

Perioden har fyra lägen: Utkast · Beräknad · Godkänd · Utbetald.

• Spara utkast sparar fördelningen så du kan fortsätta senare. Den når inte lönen.
• Godkänn & stäng attesterar perioden och tar med beloppen i löneunderlaget. Knappen är spärrad tills fördelat belopp exakt stämmer med potten — annars blir en del av dricksen liggande utan att någon får den.
• Markera som utbetald stänger cirkeln efter lönekörningen. En period måste vara godkänd innan den kan markeras utbetald.
• Lås upp tar tillbaka perioden till redigerbar. Låsningen är alltså inte slutgiltig — men attesten tas bort och måste göras om, och för en redan utbetald period frågar systemet först.

Fördelningen kan också exporteras som CSV med en summarad, för avstämning.

Lönebehörighet för vissa grupper

Är din lönebehörighet avgränsad till vissa grupper (valet Bara personer i valda grupper under Vems lön?, se Roller och behörigheter) ser du i de äldre sätten bara dricksen för personerna i de grupperna. Över tabellen står Du ser bara dricksen för de personer din lönebehörighet omfattar, så summan är inte hela perioden. Du kan ändra deras belopp. Potten, beräkningen, godkännandet och exporten gör en admin.

• Du kan ändra beloppen för dina personer, med en förklaring under Varför ändrades beloppet?, och trycka Spara utkast.
• Hämta från POS, Beräkna fördelning, Godkänn & stäng, Lås upp, Markera som utbetald och CSV syns inte, och potten går inte att ändra. Det gör någon med lönebehörighet för alla.
• Ingen utom en administratör ändrar sin egen dricks.
• En period med dricks för personer du inte får ändra går inte att ta bort: Perioden har dricks för personer du inte kan ändra, och kan inte tas bort. Be en admin ta bort den.
• Under Ändrade belopp ser du bara förklaringarna för dina personer, aldrig förklaringen om dig själv.

Tas en persons uppgifter bort när anställningen avslutas, byts förklaringarna om personens dricks under Ändrade belopp mot Borttagen vid anonymisering. Beloppen, vem som ändrade och när står kvar.

När dricksen når lönen

Dricksen följer med till löneunderlaget först när perioden är godkänd eller utbetald. En beräknad men ogodkänd period ger 0 kr i dricks på lönen — det är den vanligaste supportfrågan i den här modulen. Perioden hamnar i lönemånaden för sitt slutdatum, så en vecka som korsar ett månadsskifte betalas ut en gång, i den månad den slutar.

Godkänner du en period som ännu inte tagit slut frågar systemet först: dricks som kommer in efter i dag räknas inte med i den pott du fryser, och de dagarna går inte att täcka med en ny period utan att låsa upp den här först.