Dricksfördelning

Dricks samlas in i kassan och delas ut via lönen. Arbetet görs i Personal ▸ Dricksfördelning, med några grundinställningar under Personal ▸ Inställningar ▸ Dricks. Allt utom att titta kräver behörigheten att redigera lön — har du bara läsbehörighet ser du potten och fördelningen, men kan inte hämta, beräkna, ändra eller godkänna.

Vem fördelar dricksen — och varför det avgör skatten

Överst under Personal ▸ Inställningar ▸ Dricks ligger valet "Vem fördelar dricksen?". Det är inte en formulering — det styr om dricksen bär arbetsgivaravgift och hur den bokförs. Ställ in det innan du skapar din första period.

Skillnaden bygger på om det är arbetsgivaren som tar hand om dricksen och fördelar den efter eget bestämmande, eller om personalen själva bestämmer hur den delas. Vendion är förvalt på att personalen bestämmer reglerna och att systemet verkställer dem.

Vilket som gäller er är en fråga om hur ni faktiskt arbetar — ta den med er redovisningskonsult. Byter ni val ändras både arbetsgivaravgiften och bokföringen från och med nästa lönekörning. Läs Skatteverkets information om dricks.

Bestäm hur dricksen delas

Under Personal ▸ Inställningar ▸ Dricks väljer du ett sätt som gäller alla dricksperioder. Du väljer alltså inte metod varje gång du skapar en period — dricksfördelning är en stående överenskommelse med personalen, inte ett beslut man omprövar varje månad.

Bara det valda sättets värden visas. Väljer du Jämnt ser du ingen köksandel, för den används inte — tidigare stod den kvar och såg ut att gälla.

Per arbetad timme

• Köksandel av potten — förval 30 %. Potten delas först i två: köksandelen till köket, resten till serveringen.
• Vikta roller olika — en kryssruta. Med den på multipliceras timmarna med rollens vikt, så en roll med vikt 2 får dubbelt mot en med 1. Roller utan vikt räknas som 1. Lämnar du den av — vilket de flesta gör — räknas allas timmar lika.

Vem som räknas till vilken pott styrs av rollens kategori under Personal ▸ Inställningar ▸ Organisation: Servering, Kök eller Ledning. Ledning får ingen dricks alls — det gäller alla sätt.

Vanligaste fällan: köksandelen är förvald till 30 %, och varje ny roll är förvald till Servering. Har ni inte satt kategorin Kök på någon roll går hela dricksen till serveringen — trots att inställningen säger 30 % till köket. Sätt Kök på minst en roll, eller köksandelen till 0 %. Kom igång-guiden varnar för just den kombinationen.

Per kostnadsställe

Andelarna måste summera till exakt 100 %, annars går policyn inte att spara. Tre saker är värda att känna till:

• personal utan kostnadsställe får 0 kr
• personal vars kostnadsställe inte nämns i fördelningen får 0 kr — lägg till avdelningen om de ska vara med
• ett kostnadsställe utan arbetade timmar får sin andel omfördelad på övriga

Alla tre fallen skrivs ut på skärmen med namn när du beräknar, så du ser vem som påverkas innan du godkänner. Vill du bara dela mellan kök och servering behöver du inte det här sättet — då räcker köksandelen.

Undanta personer

Längst ner pekar du ut personer som aldrig ska få dricks, oavsett vilket sätt du valt. De försvinner ur fördelningstabellen — men systemet skriver en not som namnger dem, så du ser att de undantogs och inte tror att någon fallit bort av misstag.

Det är alltså inte samma sak som Ledning: en person i kategorin Ledning står kvar i tabellen med 0 kr, medan en undantagen person lyfts ur den helt. Båda fallen förklaras i noterna ovanför tabellen.

Vill du utesluta en hel roll är vägen i stället kategorin Ledning under Organisation.

Skapa en dricksperiod

Klicka Ny period och ange startdatum och slutdatum. Rutan visar vilket sätt perioden kommer att använda — det kommer från policyn ovan och kan inte ändras här. Vill du byta gör du det under Inställningar, och det gäller då kommande perioder.

Perioder får inte överlappa varandra — försöker du skapa en som krockar med en befintlig säger systemet ifrån. Blir det ett glapp mellan förra periodens slut och den nya startens datum får du en varning, men den stoppar dig inte: ett medvetet hopp ska gå att göra.

Hämta potten från kassan

Klicka Hämta från POS så summeras dricksen för periodens datum. Beloppet är netto: dricks på notor som blivit helt återköpta är redan avdragen, och avdraget står kvar på skärmen så du kan läsa det igen. Du kan också skriva in totalbeloppet för hand — kontant dricks och dricks som kommit in på annat sätt lägger du till manuellt, systemet känner bara till det som slagits in i kassan.

Att beloppet skiljer sig från Z-rapporten är väntat och beskrivs i artikeln om brutto kontra netto.

Beräkna, justera och godkänn

Klicka Beräkna fördelning. Du får en tabell med namn, roll, timmar och belopp. Systemet säger till i klartext när något behöver din uppmärksamhet, till exempel:

• timmar i perioden som inte är attesterade — de räknas med, men ändras de i efterhand förskjuts allas andelar
• stämplingar utan utstämpling, som ger 0 timmar och därmed 0 kr
• personal som fått 0 kr för att de saknar kostnadsställe, för att deras kostnadsställe inte ingår i fördelningen, eller för att de är undantagna
• att tiderna ändrats sedan fördelningen räknades — beloppen bygger då på de gamla timmarna tills du räknar om

Du kan skriva om enskilda belopp för hand i alla metoder. Perioden märks då justerad för hand, så att den som läser underlaget i efterhand ser att metoden inte räknade fram just de siffrorna. En ny beräkning skriver över handjusteringarna — systemet frågar först.

Perioden har fyra lägen: Utkast · Beräknad · Godkänd · Utbetald.

• Spara utkast sparar fördelningen så du kan fortsätta senare. Den når inte lönen.
• Godkänn & stäng attesterar perioden och tar med beloppen i löneunderlaget. Knappen är spärrad tills fördelat belopp exakt stämmer med potten — annars blir en del av dricksen liggande utan att någon får den.
• Markera som utbetald stänger cirkeln efter lönekörningen. En period måste vara godkänd innan den kan markeras utbetald.
• Lås upp tar tillbaka perioden till redigerbar. Låsningen är alltså inte slutgiltig — men attesten tas bort och måste göras om, och för en redan utbetald period frågar systemet först.

Fördelningen kan också exporteras som CSV med en summarad, för avstämning.

När dricksen når lönen

Dricksen följer med till löneunderlaget först när perioden är godkänd eller utbetald. En beräknad men ogodkänd period ger 0 kr i dricks på lönen — det är den vanligaste supportfrågan i den här modulen. Perioden hamnar i lönemånaden för sitt slutdatum, så en vecka som korsar ett månadsskifte betalas ut en gång, i den månad den slutar.

Godkänner du en period som ännu inte tagit slut frågar systemet först: dricks som kommer in efter i dag räknas inte med i den pott du fryser, och de dagarna går inte att täcka med en ny period utan att låsa upp den här först.