Revisionsspåret i lönen – vem gjorde vad

I Lönehistorik kan du följa godkännanden, periodlåsningar, lönejusteringar och forcerade avstämningar. Du ser vad som hände, vem som gjorde det och när.

Var du hittar spåret

1. Gå till Personal ▸ Löner och välj år och månad
2. Klicka på Exporthistorik längst ner
3. Under exportlistan ligger Lönehistorik för den valda månaden

Varje rad visar vad som hände, detaljerna som gör den granskbar, och när.

Vad som loggas

Låst, upplåst och omlåst skiljs åt

När du låser upp en period raderas inte låsraden. Den behålls med tidpunkten för både låsning och upplåsning.

Det är viktigt av en enkel anledning: låsraden bär den frysta versionen av underlaget. Raderades den försvann beviset för exakt vilka siffror som skickades till lönesystemet — i ett klick.

Därför skiljer spåret på tre saker som annars ser likadana ut: att perioden låstes, att den låstes upp, och att den låstes igen med ett nytt underlag.

Äldre händelser kan visas som Låsningen ändrades när historiken inte skiljer på upplåsning och omlåsning. Kontrollera då exportfilerna och övriga händelser för perioden.

Forcerade avstämningar syns separat

Går någon förbi en röd kontrollpunkt i avstämningen av lönekedjan hamnar det som en egen rad i spåret, med den skrivna anledningen.

Raden säger också vad som forcerades — låsningen av perioden, eller en export och i så fall vilket format.

Det är den enda händelsen i hela spåret där någon medvetet gick förbi en kontroll. Den ska därför inte ligga begravd i en annan rads detaljer.

Justeringar följer sin giltighetstid

Manuella löne-justeringar bär inte en period utan ett giltighetsdatum. En engångsjustering visas i den månad den gäller. En återkommande justering visas i varje månad som dess giltighet överlappar.

Det gör att en återkommande justering du lade upp i mars fortfarande syns i spåret för september, om den fortfarande gäller.

Om historiken inte kunde läsas

Går läsningen sönder visas ett tydligt felmeddelande i stället för en tom lista. En tom historik hade sett ut som att ingenting hänt — och det är precis fel slutsats att dra i ett revisionsspår.

Samma princip gäller exporthistoriken direkt ovanför: går den inte att läsa säger sidan det rakt ut, i stället för att låta det se ut som att inga exporter gjorts.

Vad spåret inte täcker

• Ändringar i tidrapporterna loggas för sig och syns inte här. Lönehistoriken täcker lönekörningen, inte stämplingarna.
• Ändrade OB-satser syns inte som rader i spåret. En redan låst period behåller sina belopp. Kontrollera vilket giltighetsdatum du väljer när en regel ändras; en olåst period kan räknas om.
• Vad som faktiskt betalades ut från banken ligger utanför Vendion. Stäm av mot bankfilen separat.

Behöver din revisor underlaget är den praktiska vägen att öppna månaden i löneunderlaget, fälla ut historiken, och komplettera med exportfilerna för samma period.