Frånvarohantering

All frånvaro samlas på ett ställe: semester, sjukdom, VAB, kompledighet och allt däremellan. Frånvaron styr både schemat och lönen, så det som registreras här får konsekvenser i kronor.

Frånvarotyperna

Beror sjukfrånvaron på en arbetsskada: kryssa i Arbetsskada på sjukfrånvaron. Det går också i efterhand.

Personalen kan välja typerna själva i personalportalen. Extra ledighetsdag visas bara när restaurangen har extra ledighetsdagar påslaget, både där och i chefens lista. Arbetstidsförkortning visas bara i chefens lista, och bara när inställningen Tjänstemän står på Visita–Unionen. Den gäller personer med personaltypen Tjänsteman: 8 timmar per år vid heltid 2026 och 12 timmar 2027, mindre vid deltid. Saldot står på personalkortets flik Tid och frånvaro, och tid som inte tagits ut följer inte med till nästa år. Välj den typ som faktiskt gäller: vid vård av sjukt barn ska VAB användas, inte Sjukdom, eftersom typerna beräknas olika i löneunderlaget.

Graviditetsledighet är inte föräldraledighet. Registrera ledighet med graviditetspenning som Graviditetsledighet. Föräldraledighet och de tio dagarna vid barns födelse redovisas som frånvarouppgifter i arbetsgivardeklarationen (lag 2024:1300), men graviditetspenning omfattas inte av den skyldigheten, och en inskickad frånvarouppgift går inte att rätta. Vendion skickar därför aldrig någon frånvarouppgift för graviditetsledighet. De tio dagarna vid barns födelse redovisas som tillfällig föräldrapenning.

Frånvaro kan även registreras som halvdag, och räknas då som en halv dag mot saldot.

Sjukdom och VAB godkänns direkt

Sjukdom och VAB är anmälningar, inte ansökningar — man ber inte om lov att bli sjuk. De blir därför godkända i samma ögonblick som de registreras och hamnar aldrig i din godkännandekö.

Övriga typer skickas som ansökningar och väntar på ditt beslut. Det gäller också 10 dagar vid barns födelse.

Det har en praktisk följd: en medarbetare kan ångra sin egen ansökan så länge du inte har behandlat den. Sjukanmälningar och VAB går däremot inte att ångra på det sättet, eftersom de redan är godkända. Där får du som chef göra ändringen.

Sjukdom kräver ändå en försäkran. Att sjukanmälan godkänns direkt betyder inte att sjuklönen ska betalas direkt. Den anställde lämnar sin försäkran i personalappen, och du följer upp försäkran, läkarintyg och anmälan till Försäkringskassan i panelen Sjukuppföljning på personalkortets flik Tid och frånvaro. Läs Sjukfrånvaro – försäkran, läkarintyg och anmälan till Försäkringskassan.

Så hanterar du frånvaro som chef

1. Gå till Personal › Personal › Frånvaro
2. Välj filtret Väntar för obehandlade ansökningar eller Alla för hela listan
3. Läs datum, typ och kommentar på ansökan
4. Klicka Godkänn eller Neka
5. Lägg till en kommentar vid behov och bekräfta samma beslut i dialogen

Har personen för lågt semestersaldo får du en varning — men den blockerar inte godkännandet. Du kan alltså godkänna mer semester än någon har kvar. Kontrollera saldot först. Kör ni lönen i Fortnox Lön visas ingen sådan varning — saldot finns i Fortnox.

Ångrar du ett beslut går det att ta bort en godkänd frånvaro. Saldot återförs då automatiskt.

En godkänd frånvaro syns också på dagens rad under Personal › Tider, med sin typ, till exempel Semester. En hel frånvarodag ger ingen negativ diff där. Se Tidrapportering – granska och godkänn arbetstider.

Registrera frånvaro åt någon annan. Du behöver inte vänta på att personalen ansöker. I Frånvaro-vyn finns Registrera frånvaro för att lägga in frånvaro direkt — praktiskt när någon ringer in sjuk eller när du lägger in semester ni redan kommit överens om muntligt.

Frånvaro du registrerar själv blir godkänd på en gång, oavsett typ.

Sjukanmäla ett pass i schemat

Ringer någon in sjuk går det snabbast från schemat:

1. Öppna Personal › Schema och klicka på personens pass
2. Välj fliken Registrera frånvaro och Sjukdom
3. Kontrollera datumen. Gäller sjukdomen flera dagar ändrar du Till
4. Välj hur försäkran lämnas, se nedan
5. Klicka Registrera frånvaro

Låt passet ligga kvar. Passet visas överstruket med Sjuk i schemat, utan varning. Sjuklönen räknas på de pass personen skulle ha jobbat, så ett borttaget pass kan ta sjuklönen för dagen med sig. Lägger du ett nytt pass på en dag personen redan är sjukanmäld får du fortfarande en röd varning: passet skapar sjuklön för en dag personen inte var schemalagd.

Försäkran i samma steg. När du sjukanmäler väljer du Jag har fått försäkran (förvalt) eller Personen lämnar den själv i appen. Med det första är det klart: försäkran registreras, personalen får ingen uppmaning i appen och påminnelsen i notisklockan försvinner. Valet visas bara för den som får se personens sjukuppföljning, alltså den som har lönerätt eller får hantera användare. Samma val finns när du registrerar sjukfrånvaro under Personal › Personal › Frånvaro.

Ta bort eller ändra. Klickar du på ett pass som redan är sjukanmält visar fliken Registrera frånvaro sjukanmälan i stället för formuläret. Där kan du ta bort den med Ta bort sjukanmälan. Hela sjukanmälan tas bort, även försäkran, och det går inte att ångra. Ska bara datumen ändras gör du det under Personal › Personal › Frånvaro.

Besked i tid

Varje väntande ansökan i listan visar när du senast ska svara, och notisklockan varnar när fristen närmar sig eller har passerat:

• Semester: senast två månader före ledigheten (semesterlagen 11 §). Kom ansökan in senare än så räcker det att svara före ledigheten.
• Tjänstledighet, permission, kompledighet, extra ledighetsdag och övrigt: inom 14 dagar och före ledigheten, om restaurangen har Visita/HRF-avtalet (Gröna riksavtalet § 24).
• Föräldraledighet, graviditetsledighet, 10 dagar vid barns födelse, sjukdom och VAB har ingen frist här: ledigheterna är en rätt enligt lag, och sjukdom och VAB godkänns direkt.
• Obetald semester och obetald frånvaro visar ingen frist.

Permission: skäl och tak

När typen är Permission väljer personen eller du skälet. Gröna riksavtalet § 16 räknar upp när permission med lön kan beviljas:

• eget bröllop eller egen 50-årsdag
• första besöket hos läkare eller tandläkare vid akut sjukdom eller olycksfall, eller ett besök efter remiss av företagsläkaren
• nära anhörigs dödsfall eller begravning (också urnnedsättning)
• plötsligt svårt sjukdomsfall hos en hemmaboende nära anhörig
• arbetsskada, när personen måste gå hem under resten av arbetsdagen

Nära anhörig är make eller maka, registrerad partner, barn, syskon, föräldrar, svärföräldrar, far- och morföräldrar och den man stadigvarande bor med. Finns skälet inte i listan väljer du Annat skäl.

Permission är högst en dag. Vid en begravning får den omfatta högst två resdagar till, alltså högst tre dagar. Är permissionen längre, eller saknas skälet, visas en varning i ansökan och i frånvarolistan. Varningen hindrar inte att du godkänner: avtalet säger att permission kan beviljas, och du får ge mer. Varningarna visas bara när restaurangen har Visita/HRF-avtalet.

När någon inte kommer: frånvaro utan anmälan

Missar någon som brukar stämpla ett publicerat pass utan att stämpla in och utan registrerad frånvaro, och har inte stämplat sedan dess, varnar notisklockan dagen efter. Bevakningen gäller den som stämplat under de senaste 45 dagarna; använder ni inte stämpelklockan visas inga sådana notiser. Ta reda på varför: registrera frånvaron, eller rätta tiden under Tider om personen bara glömt att stämpla. Notisen försvinner av sig själv.

Har personen varit borta i 15 kalenderdagar utan att höra av sig blir notisen röd. Med Visita/HRF-avtalet anses anställningen då avslutad på personens egen begäran (Gröna riksavtalet § 23 a). Du ska underrätta personen skriftligt till senast kända adress och skicka en kopia till HRF. Avsluta sedan anställningen på personalkortet.

Stäng av ansökningarna helt

Vill du inte att personalen ska ansöka digitalt går det att stänga av:

Personal › Inställningar › Schema › Tillåt frånvaroansökningar

Är den på ansöker personalen själva från personalläget och du godkänner. Är den av försvinner formuläret och personalen kan inte skicka in ny frånvaro själva — du registrerar all frånvaro själv. Redan inlämnad frånvaro ligger kvar.

Inställningen är på som standard.

Hur många dagar en frånvaro kostar

Det här överraskar många, och det är värt att förstå innan du godkänner en lång ledighet.

Vendion räknar i första hand på personens schema: är schemat lagt för perioden kostar frånvaron precis de dagar personen skulle ha jobbat. Är schemat inte lagt än — vilket är normalfallet, eftersom semester söks månader i förväg — faller systemet tillbaka på måndag till fredag.

Bedömningen av om schemat är lagt tittar bara framåt. Ett pass som ligger dagarna innan ledigheten säger ingenting om de dagar ledigheten gäller, och räknas därför inte som att schemat finns.

För kompledighet gäller en egen ordning: timmarna på ansökan används först, därefter schemats timmar, och bara som sista utväg åtta timmar per dag.

Avdraget på månadslönen

För månadsavlönade ger semester, obetald semester, tjänstledighet, obetald frånvaro, föräldraledighet och graviditetsledighet ett avdrag på lönen. Obetald semester ger ingen semesterlön för dagarna. Vendion räknar frånvaron som Gröna riksavtalet gör: från den första dagen som skulle ha varit en arbetsdag, till och med dagen före den dag personen är tillbaka i arbete.

• Högst 14 kalenderdagar: avdrag per timme för de schemalagda timmarna
• Mer än 14 kalenderdagar: avdrag per kalenderdag, månadslönen × 12 / 365, också för lediga dagar
• Hela kalendermånaden: hela månadslönen

Vendion hittar återinträdet i schemat: personens första publicerade pass efter frånvaron, högst sju dagar efter den registrerade frånvaron. En dag personen faktiskt stämplat in räknas också, liksom början på en annan frånvaro som sjukdom eller kompledighet. Flera rader utan återinträde emellan räknas som en frånvaro. Ligger det dagar mellan raderna krävs att schemat är publicerat förbi glappet.

Exempel: tjänstledig måndag 6 till fredag 24 juli och tillbaka måndag 27 juli är 21 kalenderdagar, inte 19. På 32 000 kr i månadslön blir avdraget 22 093,15 kr.

Hel månad i flera rader: är varje dag i månaden semester, tjänstledighet eller föräldraledighet, eller sjukdom från dag 15, dras hela månadslönen även om frånvaron ligger i flera rader. Sjukdagar 1–14, VAB och deldagar gör inte månaden hel.

Lägg in passen efter frånvaron. Syns återinträdet inte i schemat inom en vecka räknas avdraget på de registrerade datumen, och Personal › Löner varnar vid låsningen när det kan påverka avdraget. Publicera passen efter ledigheten, eller kontrollera avdraget innan du låser perioden.

VAB och 10 dagar vid barns födelse dras alltid per timme för de schemalagda timmarna, hur lång frånvaron än är. En extra ledighetsdag ger inget avdrag. Sjukdom har egna regler, och timavlönade får inget frånvaroavdrag. Hela genomgången finns i Löneunderlag – beräkna och exportera.

Dubbelregistrering blockeras

Två heldagsfrånvaror på samma dag går inte att spara — systemet stoppar det direkt. Det förhindrar att samma dag drar både en semesterdag och en sjukdag.

Två undantag är medvetna:

• Sjukdom, VAB, 10 dagar vid barns födelse, föräldraledighet, graviditetsledighet och närståendevård får överlappa semester. Semesterlagen ger rätt att byta ut semesterdagar mot sjukdagar när man blir sjuk under semestern.
• Halvdagar blockeras aldrig, eftersom två halvdagar kan vara helt korrekt.

Var saldona syns

Öppna medarbetaren under Personal › Personal och gå till fliken Tid och frånvaro. I kortet Saldon finns semestersaldot för innevarande semesterår och komptidsbanken med de senaste transaktionerna. Har personen timbank står den också där, se Timbank – plus- och minustid för månadsavlönade. Har restaurangen extra ledighetsdagar för röda dagar påslaget finns även det saldot på samma flik, se artikeln Extra ledighetsdagar för röda dagar.

Semestersaldot följer lönebehörigheten. Är din lönebehörighet begränsad till vissa behörighetsgrupper ser du bara saldot för personer i de grupperna. För övriga står det att uppgiften bara visas för den som har lönebehörighet för personen, inte att saldo saknas.

Kör restaurangen lönen i Fortnox Lön visas inget semestersaldo här. Det är Fortnox som räknar det, och medarbetaren ser det på lönebeskedet.

Medarbetaren ser sitt semestersaldo i personalportalen under Tider › Frånvaro och när ansökan fylls i, och kompbanken och timbanken på Hem.

Semesteråret följer semesterlagen och löper 1 april till 31 mars — inte kalenderår. En semestervecka i februari tillhör alltså semesteråret som började i april året innan.