Frånvarohantering

All frånvaro samlas på ett ställe: semester, sjukdom, VAB, kompledighet och allt däremellan. Frånvaron styr både schemat och lönen, så det som registreras här får konsekvenser i kronor.

De åtta frånvarotyperna

Personalen kan välja samtliga åtta typer själva i personalportalen. Välj den typ som faktiskt gäller: vid vård av sjukt barn ska VAB användas, inte Sjukdom, eftersom typerna beräknas olika i löneunderlaget.

Frånvaro kan även registreras som halvdag, och räknas då som en halv dag mot saldot.

Sjukdom och VAB godkänns direkt

Sjukdom och VAB är anmälningar, inte ansökningar — man ber inte om lov att bli sjuk. De blir därför godkända i samma ögonblick som de registreras och hamnar aldrig i din godkännandekö.

Övriga sex typer skickas som ansökningar och väntar på ditt beslut.

Det har en praktisk följd: en medarbetare kan ångra sin egen ansökan så länge du inte har behandlat den. Sjukanmälningar och VAB går däremot inte att ångra på det sättet, eftersom de redan är godkända. Där får du som chef göra ändringen.

Så hanterar du frånvaro som chef

1. Gå till Personal ▸ Personal ▸ Frånvaro
2. Välj filtret Väntar för obehandlade ansökningar eller Alla för hela listan
3. Läs datum, typ och kommentar på ansökan
4. Klicka Godkänn eller Neka
5. Lägg till en kommentar vid behov och bekräfta samma beslut i dialogen

Har personen för lågt semestersaldo får du en varning — men den blockerar inte godkännandet. Du kan alltså godkänna mer semester än någon har kvar. Kontrollera saldot först.

Ångrar du ett beslut går det att ta bort en godkänd frånvaro. Saldot återförs då automatiskt.

Registrera frånvaro åt någon annan. Du behöver inte vänta på att personalen ansöker. I Frånvaro-vyn finns Registrera frånvaro för att lägga in frånvaro direkt — praktiskt när någon ringer in sjuk eller när du lägger in semester ni redan kommit överens om muntligt.

Frånvaro du registrerar själv blir godkänd på en gång, oavsett typ.

Stäng av ansökningarna helt

Vill du inte att personalen ska ansöka digitalt går det att stänga av:

Personal ▸ Inställningar ▸ Schema ▸ Tillåt frånvaroansökningar

Är den på ansöker personalen själva från personalläget och du godkänner. Är den av försvinner formuläret och personalen kan inte skicka in ny frånvaro själva — du registrerar all frånvaro själv. Redan inlämnad frånvaro ligger kvar.

Inställningen är på som standard.

Hur många dagar en frånvaro kostar

Det här överraskar många, och det är värt att förstå innan du godkänner en lång ledighet.

Vendion räknar i första hand på personens schema: är schemat lagt för perioden kostar frånvaron precis de dagar personen skulle ha jobbat. Är schemat inte lagt än — vilket är normalfallet, eftersom semester söks månader i förväg — faller systemet tillbaka på måndag till fredag.

Bedömningen av om schemat är lagt tittar bara framåt. Ett pass som ligger dagarna innan ledigheten säger ingenting om de dagar ledigheten gäller, och räknas därför inte som att schemat finns.

För kompledighet gäller en egen ordning: timmarna på ansökan används först, därefter schemats timmar, och bara som sista utväg åtta timmar per dag.

Dubbelregistrering blockeras

Två heldagsfrånvaror på samma dag går inte att spara — systemet stoppar det direkt. Det förhindrar att samma dag drar både en semesterdag och en sjukdag.

Två undantag är medvetna:

• Sjukdom, VAB och föräldraledighet får överlappa semester. Semesterlagen ger rätt att byta ut semesterdagar mot sjukdagar när man blir sjuk under semestern.
• Halvdagar blockeras aldrig, eftersom två halvdagar kan vara helt korrekt.

Var saldona syns

Öppna medarbetaren under Personal ▸ Personal och gå till fliken Ledighetssaldo. Där finns semestersaldot för innevarande semesterår och komptidsbanken med de senaste transaktionerna.

Medarbetaren ser sina egna saldon i personalportalen, både på startsidan och när ansökan fylls i.

Semesteråret följer semesterlagen och löper 1 april till 31 mars — inte kalenderår. En semestervecka i februari tillhör alltså semesteråret som började i april året innan.