Godkänn tider automatiskt

Varje stämpling måste attesteras innan den blir lön. Stämplar någon in tre minuter före sitt pass och ut fyra minuter efter är det sällan värt din tid att titta på. Inställningen Godkänn tider automatiskt låter dig sätta en gräns för vad som får passera av sig självt.

Så ställer du in den

1. Gå till Personal ▸ Inställningar ▸ Schema & tider.
2. Leta upp Godkänn tider automatiskt.
3. Skriv antal minuters avvikelse du accepterar. Fem minuter är en vanlig start.
4. 0 betyder av – då granskar du varje enskild tidpost själv.

Inställningen kräver behörigheten Redigera löneunderlag.

Vad som faktiskt måste stämma

Attesten sker vid utstämplingen, och tre villkor måste vara uppfyllda:

1. Tröskeln är satt till mer än noll minuter.
2. Tidposten hör till ett publicerat pass. Ett utkast är din skiss – det attesterar ingenting.
3. Både instämpling och utstämpling ligger inom tröskeln från passets start respektive slut.

Sätter du 5 minuter och någon stämplar in 2 minuter sent men ut 20 minuter sent, godkänns posten alltså inte. Den hamnar hos dig i Tider, vilket är precis meningen.

Hur du ser vad som godkänts automatiskt

I Personal ▸ Tider ▸ Rapporterad tid märks sådana poster Godkänd · auto, till skillnad från Godkänd som betyder att en människa tryckt på knappen. Skillnaden syns alltså i efterhand, både för dig och vid en genomgång med en anställd.

Vill du backa en automatisk attest: Status ▸ Ångra godkännande.

Vad den inte gör

• Den flaggar inte ovanliga pass. Ett pass som stämmer med schemat godkänns även om schemat i sig var udda.
• Den godkänner aldrig ett pass utan schema. Icke schemalagt arbete hamnar alltid hos dig.
• Den godkänner aldrig ett pågående pass, ett nollminuterspass, ett gästpass eller ett makulerat pass.
• Den rättar ingenting. En bortglömd utstämpling stängs inte automatiskt – systemet vet inte när personen gick hem.

Bulk-knappen Godkänn markerade (±10 min) i Tider är en separat sak: den har sin egen fasta tröskel på tio minuter, går inte att ändra, och är till för att beta av en period i efterhand. Den hoppar dessutom över allt som redan är färdighanterat – makulerade pass, gästpass och redan godkända poster.

Vad tröskeln förutsätter av schemat

Automatiken jämför mot passet, alltså mot schemat. Det ger två praktiska konsekvenser:

• Publicera schemat i tid. Ett opublicerat pass finns inte för automatiken, och alla dess tidposter hamnar hos dig.
• Ett schema som inte stämmer ger merarbete. Är passen lagda 17:00–22:00 men personalen alltid börjar 16:45, kommer varje post att avvika – antingen rättar du schemat eller höjer tröskeln, men höj den inte för att slippa se ett problem du egentligen borde lösa i schemat.

Varför tröskeln spelar roll för lönen

Oattesterad tid blockerar lönefilen. Försöker du skapa filen med poster som inte är godkända får du ett besked med namn och antal timmar, och filen skapas inte. Timmarna ligger kvar och syns i tabellen – ingen tid försvinner – men exporten stannar.

Står tröskeln kvar på noll måste du alltså hinna godkänna varje enskild stämpling före lönekörningen. Missar du någon upptäcks det den dagen lönen ska köras, vilket är det sämsta tänkbara tillfället.

Är löneperioden dessutom redan låst går tiden inte att attestera alls: du måste låsa upp perioden, godkänna i Tider och låsa igen.

Vilken siffra ska jag välja?

Det finns inget rätt svar, men två saker att väga:

• Lågt värde (0–3 min) – du ser allt, men får också mycket att göra. Rimligt om ni har få anställda eller nyss börjat använda stämpelklockan.
• Högre värde (5–15 min) – du ser bara de verkliga avvikelserna. Rimligt när ni har en inarbetad rutin och litar på schemat.

Sätt inte tröskeln högre än den avvikelse du faktiskt är beredd att betala ut utan att titta på den.

Du kan ändra siffran när som helst. Den gäller framåt, vid kommande utstämplingar – redan sparade tidposter attesteras inte i efterhand av att du höjer tröskeln.