Personalinställningar – kartan över inställningarna

Alla restaurangens gemensamma personalinställningar bor på ett ställe: fliken Inställningar längst till höger i Personal-modulen.

Inställningar har åtta underflikar: Lönesystem, Organisation, Schema, Grundpass, Tider, Lön, Avtal och Dricks. Lönesystem öppnas först för den som har lönebehörighet.

Underflikarna Schema och Tider speglar modulens egna flikar med samma namn: stämplingsinställningarna bor där du tittar på stämplingar.

Lönesystem

Här ser du kollektivavtalet, personaltyperna och vilket lönesystem bolaget använder. Välj mellan Vendion Lön, Fortnox Lön (integration), PAXML-fil (t.ex. Hogia, Kontek) och Visma Lön 600 (fil). Vendion Lön visas som Kommer snart tills Vendion öppnat det för bolaget. Se Välj lönesystem och kom igång med lönen för val, byte och historik.

Kör ni Vendion Lön finns kortet Skatt från Skatteverket på sidan för Vendion Lön, som du öppnar med Hantera Vendion Lön under tabellen. Där slår ni på att skattetabell och jämkning hämtas från Skatteverket (se Skatt från Skatteverket – skattetabell och jämkning hämtas åt dig).

Organisation

• Roller – restaurangens personalroller med färg, ordning och kategori (Servering, Kök eller Ledning). Kategorin avgör hur dricksen delas. Läs Roller och behörigheter för hela bilden.
• Kostnadsställen – era avdelningar, till exempel Bistro och Bar. Styr dricksfördelning per avdelning och hur lönekostnaden konteras i bokföringen.

Schema

Arbetstidsregler – gränserna som schemat varnar mot:

Dygnsvila, veckovila och påminnelsen om opublicerat schema kan inte vara lägre än lagens golv; ett lägre värde sparas inte.

Varningarna blockerar ingenting. Du kan publicera ett schema som bryter mot dem – de finns för att du ska se krocken innan personalen gör det. Brytpunkten påverkar bara schemat, inte tidrapporteringen eller löneunderlaget; de räknar på tidposternas egna klockslag.

Schema & passbyte – vad personalen själva får se och göra med schemat:

• Visningsregler för schema – hela restaurangen, egen personalgrupp eller bara egna pass
• Passbyte – vem personalen får erbjuda sina pass till
• Kräv chefsgodkännande vid passbyten – på: bytet genomförs först när du godkänt det
• Tillåt frånvaroansökningar
• Påminn om opublicerat schema – hur många dagar i förväg schemat ska vara publicerat, minst 14 (arbetstidslagen 12 §)

Grundpass

Dina återkommande passmallar: tid, rast, station, färg och eventuell fast passlön. Du väljer dem när du lägger ett pass i schemat. Fliken låg tidigare under Personal › Schema som Hantera grundpass; från schemat når du den via Mer › Hantera grundpass. Se Passmallar – grundpass och sparade perioder.

Tider

Stämpling & tidrapportering – var personalen får stämpla, och när du vill bli notifierad:

• Kod på kassan – personalen stämplar med sin PIN på en kassa
• Stämpling i personalinlogg – personalen stämplar i sin egen portal/app. Avstängd från början, se Stämpla in i personalappen
• Notis: sen instämpling – hur länge efter passets start en utebliven instämpling får passera
• Notis: bortglömd utstämpling
• Godkänn tider automatiskt – stämplingar inom så här många minuter från passets start och slut attesteras direkt. Sätt 0 för att titta på varje tidpost själv
• Räkna lönen från passets start – av från början. När det är på räknas lönen från passets start till passets slut, och tid som stämplats utanför passet väntar på ditt beslut under Personal › Tider. Se artikeln Tidrapportering – granska och godkänn arbetstider

Automatiskt rastavdrag – vad som dras när någon stämplar ut utan rast. Registrerad rast går alltid före regeln. Egen artikel: Rast och rastavdrag.

Snabbknappar för motivering – de färdiga motiveringarna som visas när ni registrerar, justerar eller makulerar tid.

Lön

Lön har en meny till vänster med sex delar, och bara den del du valt visas. På mobilen är menyn en rullista. Varje inställning har en kort rad; Läs mer fäller ut hela förklaringen.

Kör ni lönen i Fortnox Lön, PAXML eller Visma Lön 600 visas alla inställningar i de fem första delarna. De påverkar löneunderlaget, lönefilerna, schemats personalkostnad, Analytics eller AI Boss även med ett externt lönesystem. Bara delen Vendion Lön saknas, och det står "Fler inställningar visas om ni kör Vendion Lön."

Tabellen nedan går igenom inställningarna. De påverkar underlaget för hur personalkostnaden räknas i schemat och i löneunderlaget. Inställningarna påverkar beräkningen och underlaget du exporterar. Granska därför ändringar innan du kör lönen. Med ett externt lönesystem görs själva utbetalningen där; med Vendion Lön betalas lönen med Vendions bankfil.

Är din restaurang upplagd före hösten 2026 kan Semesterlön stå på 12,00 %. Standarden höjdes till avtalets nivå; befintliga restauranger ändrades inte automatiskt, eftersom satsen är ett avtalsval och inte något vi ska gissa åt er. Har ni kollektivavtal – kolla att den står på 12,72.

Kostförmån och kostavdrag är noll från början, utom när ni väljer Visita/HRF. Väljer du Visita/HRF som kollektivavtal under Lönesystem och trycker Byt och ställ in lönen, fylls avtalets kost i om restaurangen inte har några kostbelopp sedan tidigare: kostavdraget enligt Gröna riksavtalet § 18 mom 3 (55 kr per arbetsdag till och med 31 mars 2026 och 56 kr därefter; beloppet väljs efter dagen ändringen gäller från) och kostförmånen med Skatteverkets schablon för lunch eller middag (124 kr 2026). Belopp ni redan satt själva står kvar. Dialogen visar kosten före och efter innan något sparas.

Utan kollektivavtal sätter du beloppen själv, och bara om ni faktiskt bjuder på mat. Betalar personalen minst Skatteverkets schablonvärde blir det ingen skattepliktig förmån. Schablonerna ändras varje år – stäm av nivån med din redovisningskonsult.

Med Visita/HRF förklarar Mat avtalets regel. En ruta under Mat sammanfattar Gröna riksavtalet § 18: kosten ingår i anställningen, personalen betalar avtalets kostavdrag per arbetsdag och kostförmånen är Skatteverkets schablon. Den som arbetar högst fyra timmar per dag i genomsnitt omfattas inte (§ 18 mom 1). Det sköter inställningen Kost vid korta arbetsdagar: med Ingen kost vid högst fyra timmar per dag (Visita/HRF) räknar Vendion månadens arbetade timmar delat med arbetade dagar, och den som i snitt arbetar högst fyra timmar per dag får varken kostavdrag eller kostförmån. Välj Kost varje dag om ni har en annan överenskommelse. Äter inte alla, välj Dagar personalen ätit under Kostdagar. Ett annat belopp, eller ingen kost alls, är rätt när ni har en skriftlig överenskommelse med den anställda (§ 18 mom 5, till exempel ingen matservering, bara enklare rätter eller medicinska skäl) eller ett lokalt avtal med HRF (mom 6). Ändra då beloppen här.

Skriv hela schablonen i Kostförmån, inte skillnaden efter avdraget. Vendion drar av kostavdraget själv. Bjuder ni på lunch 2026 och personalen betalar 56 kr: Kostförmån 124 kr, Kostavdrag 56 kr. Den skattepliktiga förmånen blir då 68 kr per dag. Andra lönesystem, till exempel Personalkollen, visar ofta förmånen efter avdraget (68 kr). Skrivs den siffran in här dras avdraget två gånger, och förmånen blir bara 12 kr.

Byt kostförmån vid årsskiftet. Skatteverkets schablon ändras med prisbasbeloppet: 2026 är den 62 kr för frukost, 124 kr för lunch eller middag och 310 kr för helt fri kost (2025: 61, 122 och 305 kr). Löner varnar när kostförmånen är lägre än årets schablon, med Visita/HRF lägre än lunchschablonen och annars lägre än frukostschablonen, eller när den är ett tidigare års värde. Varningen gäller alla lönesystem och ändrar inget belopp. Har Skatteverket beslutat om ett lägre förmånsvärde för er kan varningen lämnas. Med Vendion Lön stoppar lönekörningen bara när kostförmånen är ett tidigare års schablon, till exempel 122 kr under 2026.

Äter inte alla varje pass, välj Kostdagar: Dagar personalen ätit. Då frågar stämpelklockan och personalportalen "Åt du personalmat idag?" vid utstämpling, och lönen räknar bara de dagarna. Obesvarat räknas som att personen inte ätit. Svaren syns och rättas per pass under Personal › Tider. Bytet gäller perioder som inte är låsta.

Arbetsgivaravgiften beror på person och på den månad lönen betalas ut. Här ställer du in full sats. Löneunderlaget, schemats personalkostnad, Analytics och AI Boss sänker den per person utifrån födelseåret. Taket på 25 000 kr/mån för ungdomsnedsättningen räknas bara i löneunderlaget (Personal › Löner); schemat, Analytics och AI Boss räknar ungdomssatsen på hela beloppet. Taket gäller bolaget: får någon lön från flera av bolagets restauranger räknar Löner en restaurang i taget, och då varnar Löner och AGI-underlaget. Vendion Lön räknar taket för hela bolaget. Följande tabell avser lön som betalas ut 2026 och 2027:

Åldern räknas vid årets ingång, inte på födelsedagen: den som fyller 67 i juni 2026 får full avgift på lön som betalas ut under 2026 och sänkt avgift på lön som betalas ut från januari 2027. Saknas födelseår på personalkortet används full sats. I restaurangbranschen är det här ingen kantfråga – tre 19–23-åringar av tio anställda kan skilja flera tusen kronor i månaden i vad kostnaden faktiskt blir.

Lönen betalas ut avgör vilket års regler som gäller. Avgiften räknas på den månad lönen betalas ut, inte den månad den tjänades in. Gröna riksavtalet säger att lönen för förra månaden betalas ut, därför är Månaden efter standard. Då får decemberlönen, som betalas ut i januari, det nya årets satser. Decemberlön 2026 som betalas ut i januari 2027:

Samma sak i andra änden av ungdomsnedsättningen: med Månaden efter betalas septemberlönen 2027 ut i oktober och får full sats.

Inställningen påverkar avgiften i Personal › Löner, schemats personalkostnad, Analytics › Bemanning & kostnad och AI Boss. Vendion Lön följer i stället varje lönekörnings faktiska utbetalningsdag. Lönefilen till Fortnox Lön och PAXml-filen bär ingen arbetsgivaravgift och påverkas inte. Byter du läge loggas det under Kontrollcenter › Inställningsändringar, till exempel Lönen betalas ut: Månaden efter → Samma månad.

Beräkningsperioder (under Arbetstid och övertid) – den period arbetstidsmåttet stäms av mot. Svarar på frågan om era månadsanställda jobbat ihop sina timmar; resultatet syns per person under Personal › Personal › Beräkningsperiod, där knappen Ändra beräkningsperioder leder hit. Du behöver den inte för att köra systemet.

Lönekoder & konton för export (under Grund) – kopplingen mellan Vendion och ert lönesystem, och SIE-kontona i löneverifikatet. Lämna standardvärdena om ni inte har en egen uppsättning löneartsbeteckningar. Kör ni Vendion Lön är lönekoderna hopfällda under Lönekoder för PAXml och Fortnox, eftersom Vendion Lön inte använder dem. SIE-kontona står kvar.

OB-regler (under OB och tillägg) – era OB-satser med tider, veckodagar (eller Aftnar för en regel som bara gäller midsommar-, jul- och nyårsafton) och belopp. Här ligger också Avrunda OB till halvtimmar, som är på som standard: OB avrundas uppåt till närmaste halvtimme per pass och OB-typ, enligt Gröna riksavtalet. Egen artikel: OB-regler.

Avtal

Egen underflik sedan hösten 2026 – tidigare låg den ihop med Lön. Anställningsavtalen rörs vid nyanställning, inte vid lönekörning, och har därför fått en egen plats.

Anställningsavtal – kollektivavtalsläge (Visita/HRF, annat kollektivavtal eller inget), avtalets namn, firmatecknare och firmatecknarens titel, samt avtalstexterna som hamnar i anställningsavtalen.

Lönesatser utan kollektivavtal – knappen Ställ in efter lag. Valet av kollektivavtal ändrar bara avtalstexten, inte lönen. Knappen ställer i ett steg in OB, semestertillägget, lägsta semesterlönen, OB-avrundningen, övertiden, storhelgen, rasten som inte kunde tas, de extra ledighetsdagarna, den lägsta betalda tiden per dag, karensavdraget (belopp enligt lag) och de sparade semesterdagarna (som årets dagar) efter lagen. Redan intjänad semester behåller sin procentsats. Se artikeln om anställningsavtal.

Inget kollektivavtal ger en varning om semestersaldot. Saldot på personalkortet ger dagarna samma år som de tas ut (sammanfallande intjänandeår). Enligt semesterlagen tjänas dagarna in året före (3 §), och bara ett kollektivavtal får ändra det.

Lägsta semesterlön per dag – ett lägsta belopp per semesterdag, en rad per semesterår, med ett belopp för den som fyllt 20 år och ett för yngre. Lönen betalar det högsta av semesterlönen enligt Semesterlön och beloppet här, minskat för deltid. Gröna riksavtalet ger 1 675 kr respektive 1 269 kr per dag semesteråret 2026/27, när personen varit anställd minst tre månader i följd (tolv månader för semesterersättning när anställningen slutar).

• Har restaurangen Visita/HRF som kollektivavtal är avtalets belopp ifyllda från början. Använd Gröna riksavtalets belopp fyller i tabellen och Inget lägsta belopp tömmer den
• Beloppen gäller också utan kollektivavtal om du fyller i dem. Ett byte av kollektivavtal ändrar aldrig belopp du sparat, och en inställning du tömt förblir tom. Enda undantaget: byter du till Visita/HRF medan inställningen är tom fylls avtalets belopp i
• Beloppet gäller både månadsavlönade och timavlönade. För en timavlönad minskas det efter Avtalad arbetstid på personalkortet, annars efter Sysselsättningsgraden. Saknas båda räknas heltid och Personal › Löner varnar
• Ändringar loggas under Kontrollcenter › Inställningsändringar

Hur beloppet räknas står i artikeln Semesterdagar och semesterlön.

Dricks

Här bestämmer du ett sätt som gäller alla dricksperioder — samt vem som fördelar dricksen, vilket avgör om den bär arbetsgivaravgift. Egen artikel: Dricksfördelning.

Vem får ändra vad

Vilka underflikar och ändringsmöjligheter du ser styrs av din behörighetsgrupp.

• Organisation kräver behörigheten att hantera användare för att ändra roller. Utan den kan du läsa dem men inte ändra, och en förklaringsrad säger varför. Kostnadsställena på samma flik styrs av behörigheten att hantera inställningar.
• Lönesystem visas för den som får se eller redigera lönedata. Att välja lönesystem för bolaget kräver att du är admin i dess restauranger; övriga ändringar har egna behörighetskontroller.
• Schema, Tider, Lön, Avtal och Dricks kräver behörigheten att redigera lönedata. Saknar du den visas de fem underflikarna inte alls. Organisation finns kvar, och Lönesystem visas om du får se lönedata.
• Grundpass följer schemats behörighet: med Redigera schema kan du lägga upp och ändra grundpass. Har du bara Redigera schema visas fliken Inställningar ändå, men bara med underfliken Grundpass.

Administratörsgruppen ser och får ändra allt.