Personalinställningar – kartan över de sex underflikarna

Alla restaurangens gemensamma personalinställningar bor på ett ställe: fliken Inställningar längst till höger i Personal-modulen.

Det gamla kugghjulet på personallistan finns inte längre. Inställningarna är en flik, och den har sex underflikar i den ordning arbetsgången kräver: vem jobbar här, när jobbar de, vad har de gjort, vad kostar det, vad står i deras avtal, hur delas dricksen.

Underflikarna Schema och Tider speglar modulens egna flikar med samma namn: stämplingsinställningarna bor där du tittar på stämplingar.

Organisation

• Roller – restaurangens personalroller med färg, ordning och kategori (Servering, Kök eller Ledning). Kategorin avgör hur dricksen delas. Läs Roller och behörigheter för hela bilden.
• Kostnadsställen – era avdelningar, till exempel Bistro och Bar. Styr dricksfördelning per avdelning och hur lönekostnaden konteras i bokföringen.

Schema

Arbetstidsregler – gränserna som schemat varnar mot:

Varningarna blockerar ingenting. Du kan publicera ett schema som bryter mot dem – de finns för att du ska se krocken innan personalen gör det. Brytpunkten påverkar bara schemat, inte tidrapporteringen eller löneunderlaget; de räknar på tidposternas egna klockslag.

Schema & passbyte – vad personalen själva får se och göra med schemat:

• Visningsregler för schema – hela restaurangen, egen personalgrupp eller bara egna pass
• Passbyte – vem personalen får erbjuda sina pass till
• Kräv chefsgodkännande vid passbyten – på: bytet genomförs först när du godkänt det
• Tillåt frånvaroansökningar
• Påminn om opublicerat schema – hur många dagar i förväg schemat ska vara publicerat

Tider

Stämpling & tidrapportering – var personalen får stämpla, och när du vill bli notifierad:

• Kod på kassan – personalen stämplar med sin PIN på en kassa
• Stämpling i personalinlogg – personalen stämplar i sin egen portal/app
• Notis: sen instämpling – hur länge efter passets start en utebliven instämpling får passera
• Notis: bortglömd utstämpling
• Godkänn tider automatiskt – stämplingar inom så här många minuter från passets start och slut attesteras direkt. Sätt 0 för att titta på varje tidpost själv

Automatiskt rastavdrag – vad som dras när någon stämplar ut utan rast. Registrerad rast går alltid före regeln. Egen artikel: Rast och rastavdrag.

Snabbknappar för motivering – de färdiga motiveringarna som visas när ni registrerar, justerar eller makulerar tid.

Lön

Ekonomi – underlaget för hur personalkostnaden räknas i schemat och i löneunderlaget. Inställningarna påverkar beräkningen och underlaget du exporterar. Granska därför ändringar innan du kör lönen. Själva utbetalningen görs i ert lönesystem.

Är din restaurang upplagd före hösten 2026 kan Semesterlön % stå på 12,00. Standarden höjdes till avtalets nivå; befintliga restauranger ändrades inte automatiskt, eftersom satsen är ett avtalsval och inte något vi ska gissa åt er. Har ni kollektivavtal – kolla att den står på 12,72.

Kostförmån och kostavdrag är noll som standard, alltså inget avdrag alls. Sätt dem bara om ni faktiskt bjuder på mat. Betalar personalen minst Skatteverkets schablonvärde blir det ingen skattepliktig förmån. Schablonerna ändras varje år – stäm av nivån med din redovisningskonsult.

Arbetsgivaravgiften i löneunderlaget beror på person och period. Här ställer du in full sats. Löneunderlaget kan använda en reducerad sats utifrån personens födelseår; schemaprognosen använder däremot restaurangens inställda sats. Följande tabell avser 2026:

Åldern räknas vid årets ingång, inte på födelsedagen: den som fyller 67 i juni 2026 betalar full avgift hela 2026 och sänkt först från januari 2027. Saknas födelseår på personalkortet används full sats. I restaurangbranschen är det här ingen kantfråga – tre 19–23-åringar av tio anställda kan skilja flera tusen kronor i månaden i vad kostnaden faktiskt blir.

Beräkningsperioder – den period arbetstidsmåttet stäms av mot. Svarar på frågan om era månadsanställda jobbat ihop sina timmar; resultatet syns per person under Personal ▸ Personal ▸ Beräkningsperiod. Du behöver den inte för att köra systemet.

Lönekoder & export – kopplingen mellan Vendion och ert lönesystem. Lämna standardvärdena om ni inte har en egen uppsättning löneartsbeteckningar.

OB-regler – era OB-satser med tider, veckodagar och belopp. Här ligger också Avrunda OB till halvtimmar, som är på som standard: OB avrundas uppåt till närmaste halvtimme per pass och OB-typ, enligt Gröna riksavtalet. Egen artikel: OB-regler.

Avtal

Egen underflik sedan hösten 2026 – tidigare låg den ihop med Lön. Anställningsavtalen rörs vid nyanställning, inte vid lönekörning, och har därför fått en egen plats.

Anställningsavtal – kollektivavtalsläge (Visita/HRF, annat kollektivavtal eller inget), avtalets namn, firmatecknare och firmatecknarens titel, samt avtalstexterna som hamnar i anställningsavtalen.

Dricks

Här bestämmer du ett sätt som gäller alla dricksperioder — samt vem som fördelar dricksen, vilket avgör om den bär arbetsgivaravgift. Egen artikel: Dricksfördelning.

Vem får ändra vad

Vilka underflikar och ändringsmöjligheter du ser styrs av din behörighetsgrupp.

• Organisation kräver behörigheten att hantera användare för att ändra roller. Utan den kan du läsa dem men inte ändra, och en förklaringsrad säger varför. Kostnadsställena på samma flik styrs av behörigheten att hantera inställningar.
• Schema, Tider, Lön, Avtal och Dricks kräver behörigheten att redigera lönedata. Saknar du den visas de fem underflikarna inte alls – du ser bara Organisation. Det är avsiktligt: en flik där varje kontroll är låst är sämre än ingen flik.

Administratörsgruppen ser och får ändra allt.