Rekrytera en ny medarbetare – från erbjudande till första passet

Ska ni anställa någon ny är Rekrytera ny den avsedda vägen. Poängen är att du inte ska behöva jaga personnummer, adress och bankkonto innan personen ens finns i systemet – hon fyller i det själv när hon signerar avtalet, och kontot skapas först efter signeringen.

Vägen kräver behörigheten att hantera användare.

Steg 1: lägg upp rekryteringen

1. Gå till Personal ▸ Personal
2. Klicka Rekrytera ny
3. Fyll i:
   • Förnamn och Efternamn – båda krävs. Ett anställningsavtal ställt på bara "Anna" identifierar ingen, och LAS 6 c § kräver parternas namn
   • Mobilnummer – fyll i mobilnummer eller e-post. Minst en kontaktväg krävs för avtalslänken och engångskoden
   • E-post – behövs för egen inloggning. Saknas e-post behöver du sätta en PIN-kod för stämpelklockan efter aktivering
   • Roll, Anställningstyp, Lönetyp
   • Lön och Tillträdesdag – båda krävs
4. Klicka Lägg upp rekrytering

Personnummer behövs inte här. Kandidaten fyller i det själv i signeringslänken. Avtalet kan inte signeras utan det, så uppgiften kommer in – bara senare.

Personen läggs upp i systemgruppen Personal, alltså den vanliga personalbehörigheten.

Steg 2: skapa och skicka avtalet

Att lägga upp rekryteringen skickar ingenting. Avtalet är utskicket – utan det händer ingenting alls för den som ska anställas. Därför landar du direkt på personalkortets Avtal-flik när du sparat.

Där fyller du i anställningsform, arbetsplats, arbetsuppgifter och utbetalningsdag, klickar Skapa avtal, granskar dokumentet och klickar Skicka. Hela avtalsflödet – inklusive vad som krävs innan ett avtal kan skapas – beskrivs i Anställningsavtal – skapa, skicka och signera digitalt.

Länken går ut via SMS och/eller e-post, beroende på vilka kontaktuppgifter som finns, och gäller i 30 dagar.

Steg 3: så gör den som ska anställas

Länken öppnar en sida i din restaurangs färger. Där:

1. Begär hon en engångskod på sex siffror via SMS eller e-post
2. Läser hela avtalet – alla paragrafer, båda parterna, villkoren. Inte en sammanfattning
3. Klickar Jag har läst avtalet — fortsätt
4. Fyller i personnummer, gatuadress, postnummer, ort och bankkonto
5. Klickar Signera anställningsavtalet

Först därefter blir hon aktiv medarbetare i registret och får sin inbjudan via e-post om en användbar e-postadress finns. Utan e-post behöver du ordna PIN-koden på personalkortet. Efter signeringen kan hon ladda ner sitt eget exemplar av avtalet.

Följ läget i registret

I personalregistret får rekryteringar en egen färg och etiketten Rekrytering pågår. Två filterknappar dyker upp när de behövs:

• Rekrytering (n) – de som fått ett erbjudande men inte signerat än
• Återkallade (n) – erbjudanden ni dragit tillbaka

Återkallade personer räknas inte in i Alla, så registret hålls rent från erbjudanden som aldrig blev något.

Om något går fel

Fel mobilnummer eller e-post? Öppna personalkortet. För en pågående rekrytering finns fältet E-post till kandidaten – det är den enda vägen att rätta en feltypad adress innan avtalslänken går ut. Mobilnumret ändras på vanligt sätt.

Länken kom inte fram? Klicka Skicka igen – en ny länk skapas och den gamla slutar gälla direkt. Du kan också kopiera länken och skicka den på något annat sätt.

Ångrat er? Återkalla erbjudandet. Länken slutar fungera omedelbart och personen flyttas till filtret Återkallade.

Inget svar? Vendion påminner automatiskt efter 7 respektive 27 dagar, om avtalet fortfarande väntar på signering och mottagaren kan nås. Den sena påminnelsen ligger tre dagar innan länken dör, så det finns tid kvar att signera.

Om ni signerar på papper

Vill ni hellre skriva under på papper går det bra. På avtalsfliken visas rutan "Signerar N på papper?" med knappen Markera som anställd. Personen blir aktiv och schemaläggningsbar. Kontrollera personnummer och PIN innan första instämplingen.

Ladda upp den underskrivna kopian under fliken Dokument – avtalet finns kvar antingen du gör det eller inte, men utan den saknar du beviset.

När personen börjat

Öppna personalkortet och komplettera det som saknas. Onboarding-rutan på Översikt-fliken visar exakt vad som återstår: uppgifter ifyllda, anställningsnummer ifyllt och avtal signerat.

Glöm inte anställningsnumret. Utan det utelämnas personen ur löneunderlaget till löneprogrammet, Vendion varnar vid export om anställningsnummer saknas; rätta det innan du går vidare. Glöm inte heller PIN-koden – utan den kommer hon inte in i stämpelklockan.