Flytta från Personalkollen till Vendion Personal inkl. lön

Att byta från Personalkollen görs i två delar:

• Del A: personalen till Vendion Personal. Personuppgifter, anställning, lön, kommande pass och frånvaro. Den här delen gör ni oavsett vilket lönesystem ni väljer.
• Del B: lönen till Vendion Lön. Gäller bara er som också ska köra lönen i Vendion Lön. Då flyttar ni semestersaldona och det som betalats ut hittills i år.

Ingenting sparas i Vendion förrän ni sett en förhandsgranskning och godkänt den.

Det här behöver ni

• Inloggning till Personalkollen med rätt att ta ut en export.
• Personal-modulen i Vendion.
• Behörighet att hantera användare och att ändra lön i Vendion. Saknar du någon av dem ber du en admin göra flytten.
• För del B: att vara admin i alla bolagets restauranger (se nedan).

Planera tidpunkten

1. Flytta personalen (del A) när det passar. Det går att göra om.
2. Kör den sista lönen i Personalkollen som vanligt.
3. Ta först därefter en ny exportfil och läs in semestersaldon och utbetalt i år (del B). Då är uppgifterna aktuella.
4. Aktivera Vendion Lön. Fram till aktiveringen kör ni lönen som vanligt i Personalkollen.

1. Ta ut exporten i Personalkollen

1. Gå till Inställningar ▸ Organisation ▸ Export.
2. Starta exporten. Personalkollen frågar efter ditt lösenord.
3. Vänta. Det kan ta ungefär 15 minuter. När filen är klar skickar Personalkollen en nedladdningslänk i ett mejl.
4. Ladda ner zip-filen. Du behöver inte packa upp den.

2. Läs in filen i Vendion

1. Gå till Personal ▸ Personal.
2. Öppna menyn Mer, bredvid Lägg till personal, och välj Flytta från Personalkollen.
3. Välj zip-filen. Har du redan packat upp den går det lika bra att välja xlsx-filerna ur den.

Filen läses i din webbläsare och sparas inte i Vendion. Det som blir kvar i Vendion är bara det du väljer att spara i nästa steg.

3. Granska och välj

Sidan visar först vilket företag exporten tillhör, så att du ser att det är rätt. Därefter kommer varje person med ett utfall:

Bocka i de personer som ska flyttas. Personalkollens grupper blir roller i Vendion: välj vilken Vendion-roll varje grupp ska bli, eller låt Vendion skapa rollen åt dig.

Tryck Spara valda uppgifter när du är nöjd. Avbryt sparar ingenting.

Bra att veta om del A

• Vendion skriver aldrig över något som redan finns. Bara tomma fält fylls i.
• Du kan köra flytten igen. Det skapar inga dubbletter.
• Allt du inte tar med kan du lägga till på personalkortet efteråt.

Det här följer med

• namn, personnummer (sparas krypterat), mobilnummer och adress
• bankkonto, om det går att läsa ur filen
• skattetabell
• anställningsnummer, om det inte redan används i Vendion. Används det lämnas det tomt, och personen står under Att kontrollera när du sparat
• närmaste anhörig
• anställningsform och LAS-form
• start- och slutdatum
• lön, månads- eller timlön, med startdatum
• sysselsättningsgrad och arbetsdagar per vecka
• roll, utifrån personens grupp
• kommande pass, som utkast
• kommande frånvaro, som godkänd

Passen når personalen först när du publicerar veckan i schemat. Ingen ser dem i förväg.

Vilka som tas med: alla med en pågående anställning, och de som fått lön i år även om de har slutat. De som har slutat skapas som avslutade.

Det här följer inte med

• Skattekolumn. Hämta skattebeslutet.
• Lönegrupp och yrkeserfarenhet.
• Semesterregler.
• Semestersaldon och utbetald lön hittills i år. De läses in i del B, om ni kör lönen i Vendion Lön.
• OB-inställningar.
• Behörigheter och inloggningar. Inga inbjudningar skickas.
• Tidigare tidrapporter, dricks, gamla scheman och lönebesked. Spara Personalkollens exportfil som arkiv (se längre ner).
• Personer från bemanningsföretag (Bemanning) och personer som bara har födelsetid i stället för personnummer.

Pågående sjukfrånvaro eller föräldraledighet, frånvaro som gäller en del av en dag och obetald semester läses inte in. De visas i en lista så att du lägger in dem för hand.

Del B: flytta lönen till Vendion Lön

Del B gör ni bara om lönen ska köras i Vendion Lön. Flytta personalen först (del A): personerna måste redan finnas i Vendion, annars sparas deras saldon och belopp inte och står i förhandsgranskningen med skälet att personalen ska flyttas först.

Vendion Lön räknar med förskjutet intjänandeår: semesteråret börjar 1 april. Har ni samma intjänande- och semesterår (sammanfallande) kan lönen inte köras i Vendion Lön.

Var hittar ni guiden?

Gå till Personal ▸ Inställningar ▸ Lönesystem. I tabellen Lönesystem trycker ni Välj på raden Vendion Lön. Då öppnas sidan Kom igång med Vendion Lön med sex korta steg. Överst ser ni stegen; ett steg som är klart har en grön bock, och sidan öppnar på det första som inte är klart. Står det Kommer snart på raden har Vendion inte slagit på Vendion Lön för ert bolag än. När den är vald att börja från en utbetalningsmånad står i stället Från och den månaden.

Förberedelserna och aktiveringen görs av någon som är admin i alla bolagets restauranger. Under rubriken står det som gäller hela vägen: fram till aktiveringen kör ni lönen som vanligt i ert nuvarande lönesystem, alltså Personalkollen.

Steg 3 och 4 har knappen Läs in från Personalkollen. Den syns för den som får ändra lön.

Steg 1: Bekräfta bolaget

Vendion visar bolaget, organisationsnumret och restaurangerna som ingår. Lönen hör till bolaget: samma organisationsnummer betyder en lön. En admin i restaurangen skriver organisationsnumret, väljer Bolaget hör till Vendion Lön från (oftast 1 januari i år, så att årets tidigare utbetalningar hör till bolaget; den första lönen väljer ni i steg 3), kryssar i intyget att numret tillhör bolaget och att hen är behörig att ansluta bolaget till Vendion Lön, och trycker Bekräfta bolaget. Intyget sparas med namn, tid och nummer. Bekräftelsen går att ångra tills en lön har räknats.

Används organisationsnumret redan av en restaurang i Vendion där du inte är admin går det inte att bekräfta bolaget här. Kontakta då Vendions support.

Exportfilen från Personalkollen måste höra till samma bolag, alltså samma organisationsnummer. Annars läses den inte.

Steg 2: Personalen

En tabell med hela bolagets personal. Klicka på en person för att se vad som saknas. Det här behövs för varje anställd:

• personnummer och födelseår
• anställningsdatum
• lön (månadslön eller timlön)
• arbetare eller tjänsteman
• skattetabell eller skattebeslut
• bankkonto
• slutdatum, om anställningen är avslutad

Mycket av detta kom med i del A. Det som saknas fyller ni i här. Har bolaget fler än en restaurang ska ni också fylla i Arbetsställenummer i AGI för varje restaurang.

Steg 3: Semestersaldon

Här lägger ni in varje persons semestersaldo från Personalkollen.

1. Välj den första lönen. Överst i steg 3–6 står Första lönen i Vendion Lön: lönen som betalas ut den här eller nästa månad. Saldona, utbetalt i år och personalinställningarna utgår från valet. Dagen saldot gäller (avstämningsdagen) följer valet: sista dagen i månaden före den första månad Vendion Lön räknar, samma dag för alla. Under valet står från vilken dag tiderna räknas i Vendion Lön. Lönen för arbetet före det kör ni som vanligt i Personalkollen.

Exempel: Er sista lön i Personalkollen betalas ut i februari, och den första lönen i Vendion Lön betalas ut i mars. Betalar ni lönen månaden efter arbetet (det vanliga) räknar Vendion Lön från februari, och saldot ska gälla 31 januari. Betalar ni lönen samma månad som arbetet flyttas dagen en månad framåt, till 28 februari (eller 29 vid skottår).

2. Ta en ny export i Personalkollen efter den sista lönekörningen (Inställningar ▸ Organisation ▸ Export, som i del A). Exporten måste innehålla bladet Semesterlöneskuld för just den utbetalningsmånad som avstämningsdagen hör till. En lista för en senare månad avvisas.

3. Tryck Läs in från Personalkollen och välj zip-filen (eller xlsx-filerna). Filen läses i webbläsaren. Vendion visar en förhandsgranskning per person, och ingenting sparas förrän ni trycker spara.

Så här tolkas filen:

• Kvarvarande betalda dagar och sparade dagar per år hämtas ur Personalkollens semesterlista (semesterlöneskulden) för er avstämningsdag.
• Intjänade dagar räknas som kvarvarande plus uttagna betalda semesterdagar enligt frånvaron från 1 april. Listans kolumn för intjänade dagar används bara som kontroll.
• Förskottsdagar finns inte i exporten. Fyll i dem på personens rad.
• Kontrollera värden som är markerade. Skälet står vid personen, till exempel att betalda dagar eller uttagna dagar bör ses över. Personalkollen kallar alla kvarvarande dagar sparade; är några av dem överförda, flytta dem i formuläret.
• Personer som får semesterersättning varje månad behöver inget saldo, och Vendion säger hur många de är.
• Har någon sparade semesterdagar men saknas i Personalkollens semesterlista står namnet i en lista. Lägg in deras saldo med mallen eller för hand.
• Ett saldo som redan är inlagt ersätts av det inlästa, och det står i förhandsgranskningen.

Ett saldo som gäller en annan dag än avstämningsdagen står som Fel dag och måste rättas, annars går det inte att aktivera.

Steg 4: Utbetalt i år

Lönekörningen behöver det som betalats ut tidigare i år, till och med månaden före den första lönen i Vendion Lön, för arbetsgivaravgiften, skatten på engångsbelopp och lönebeskedets summa för året. Använd samma exportfil från Personalkollen: tryck Läs in från Personalkollen i det här steget.

• Du får en rad per person och månad med kontant bruttolön, förmåner och skatt, hämtade ur exportens lönefil. Värden som saknas eller ser konstiga ut är markerade, och ni kontrollerar dem.
• Engångsbelopp, till exempel bonus, finns inte i exporten. Lägg till dem per person efteråt.
• Rader som ni lagt in för hand skrivs aldrig över. De står under det som inte sparas. Rader från en tidigare inläsning (från Personalkollen eller en AGI-fil) ersätts.
• Finns flera rader för samma person och månad i exporten sparas ingen av dem. Lägg in beloppet för hand.
• Betalades ingen lön före Vendion Lön i år finns inget att läsa in.

Varje person och månad behöver ett belopp eller Ingen utbetalning. Fick någon ingen lön en månad i Personalkollen trycker ni Ingen utbetalning på den månaden, eller Ingen utbetalning övriga månader för alla personens månader som saknas. Ange det bara när personen inte fick någon lön alls den månaden, annars kan arbetsgivaravgiften bli för låg och skatten fel.

Bekräfta till sist för hela bolaget att månaderna är kompletta (Beloppen är kompletta), eller att inget betalats ut före Vendion (Inga utbetalningar i år före Vendion). Beloppen är kompletta går att trycka först när ingen person och månad saknas.

Steg 5: Pågår något?

Tre frågor för hela bolaget, var och en med Nej eller Ja:

• Sjukfall som pågår över månadsskiftet. Karensen och dag 15 räknas på hela sjukfallet.
• Löneutmätning från Kronofogden. Beslutet dras från nettolönen varje månad.
• Lån eller förskott till en anställd. Det som ska dras från lönen, med medgivande.

Pågående sjukfrånvaro följde inte med från Personalkollen, så den lägger ni in här: svarar ni Ja visas en knapp som lägger in det direkt (Registrera sjukfrånvaron, Lägg in utmätningen eller Lägg in fordran). Tryck Spara svaren. Svaren gäller i 30 dagar. Under frågorna står de personalinställningar som behöver rättas innan lönen kan startas.

Steg 6: Aktivera

Kontrollera Första lönen i Vendion Lön överst, samma val som i steg 3. Väljer ni lönen som betalas ut i mars räknas tider, frånvaro och lön från 1 februari i Vendion Lön, och lönen för arbetet före det kör ni som vanligt i Personalkollen, också den som betalas ut i februari.

Byter ni första lön efter att saldona lästs in flyttas avstämningsdagen. Ett saldo som då gäller en annan dag står som Fel dag, och aktiveringen stoppas tills det är rättat.

Läs villkoren, kryssa i att ni har behörighet att godkänna dem för bolaget, skriv organisationsnumret igen och tryck Aktivera Vendion Lön. Aktivera går först när steg 2–5 är klara. Annars står Förberedelserna är inte klara med de steg som saknas; klicka på ett steg för att gå dit. Under Det här händer när du trycker Aktivera står vad aktiveringen gör. Semestern räknas med förskjutet intjänandeår: det här årets arbete ger nästa års semester. Har ni samma intjänande- och semesterår stoppas lönen.

Aktiveringen går inte att ångra. Först efter den är Vendion Lön ert lönesystem. Hur ni kör månadens lön finns i Vendion Lön – så kör du lönen, och semestern i Semesterdagar och semesterlön. Om AGI och Fora, se AGI och Fora med Vendion Lön, och personalen får sina lönebesked enligt Lönebesked i personalappen. Flyttar ni från ett annat lönesystem än Personalkollen: se Flytta lönen från Fortnox till Vendion Lön, och mer om valet av lönesystem i Välj lönesystem och kom igång med lönen.

Vanliga frågor

Kan jag köra importen igen? Ja. I del A skapas inga dubbletter och inget som redan finns skrivs över. I del B ersätts ett inlagt saldo eller belopp från en tidigare inläsning, men det ni lagt in för hand skrivs aldrig över.

Följer schemat med? Kommande pass läses in som utkast. De syns för personalen först när du publicerar veckan i schemat.

Måste jag köra lönen i Vendion Lön? Nej. Del A fungerar oavsett vilket lönesystem ni väljer.

Min export avvisas. Exporten måste höra till samma bolag som ni bekräftade i steg 1, alltså samma organisationsnummer. Den måste också innehålla bladet Semesterlöneskuld för just den utbetalningsmånad som avstämningsdagen hör till; en senare lista avvisas. Har Personalkollens semesterår inte börjat 1 april för de flesta stoppas inläsningen.

Varför sparas inte en person i del B? Personen finns inte i Vendion än. Flytta personalen först (del A) och läs in filen igen.

Spara Personalkollens export som arkiv

Exportfilen innehåller sådant som inte flyttas över: tidigare lönebesked, tidrapporter, dricks och gamla scheman. Spara filen som arkiv, även när allt annat är flyttat.