Avsluta en anställning och radera personuppgifterna (GDPR)

När någon slutar hos er finns två åtgärder, och de sker vid helt olika tillfällen. Att blanda ihop dem är lätt – och den ena går inte att ångra.

Båda kräver behörigheten att hantera användare.

Avsluta en anställning

Öppna personens personalkort under Personal ▸ Personal, klicka Redigera, Avsluta anställning och bekräfta med Ja, avsluta.

Det som händer:

• Personen markeras som inaktiv och slutdatum sätts till dagens datum
• Åtkomsten till restaurangen stängs, med undantaget för sista administratören nedan
• Öppna stämplingar stängs
• Utkast och publicerade pass från och med slutdatumet avbokas. Bekräftade pass behöver du kontrollera separat

En varning är på sin plats: om personen är restaurangens enda administratör behåller hon sin inloggning. Vendion säger till, och du måste utse en ny administratör innan kontot kan stängas. Annars låser ni ut er ur er egen restaurang.

Återanställa någon

En avslutad person kan tas tillbaka. Öppna kortet, välj Redigera, klicka Återanställ och bekräfta med Ja, återanställ. Hon blir aktiv igen, slutdatumet tas bort och inloggningen öppnas.

Det som inte kommer tillbaka: PIN-koden (sätt en ny i formuläret), kassabehörigheten och de pass som avbokades när anställningen avslutades. De måste läggas in på nytt.

En pågående rekrytering som återkallats kan inte återaktiveras här – rekryteringen har sin egen väg tillbaka.

Radera personuppgifterna

Knappen Anonymisera personuppgifter visas högst upp på personalkortet för inaktiv personal som inte redan anonymiserats. Den kan synas innan åtgärden är tillåten; då stoppar Vendion raderingen och visar tidigaste datum. Läs bekräftelsen och välj Radera personuppgifterna endast efter er bedömning av bevarande och radering.

Det som raderas permanent:

• Personnummer, bankkonto, namn, e-postadress och telefonnummer
• Namnet i personalliggaren ersätts med "Anonymiserad användare"
• Kalenderlänken till personens schema slutar gälla

Det finns ingen automatisk nattlig radering. Att permanent förstöra persondata ska vara ett medvetet beslut av en människa, inte något som händer tyst klockan tre på natten. Åtgärden går inte att ångra.

Vad som blir kvar – och varför

Åtgärden rensar personuppgifter i personalkortet och tillhörande registreringar, men är inte en radering av alla kopior eller handlingar. Det här finns kvar:

• Arbetade timmar och stämplingar – underlaget för lön som redan är betald
• Löneunderlag och löneexporter
• Personalliggarens tidpunkter – in- och utstämplingar, men utan namn och personnummer
• Anställningsavtal och uppladdade personaldokument – de omfattas inte av knappen och kan fortfarande innehålla identifierande uppgifter

Bedöm därför avtal, dokument och sparade exporter separat. Kontakta Vendion om ni behöver hjälp att verkställa en beslutad radering av material som inte omfattas av knappen.

När raderingen är tillåten

Systemet vägrar anonymisera innan personalliggarens bevarandetid gått ut, och felmeddelandet anger det exakta datum då det blir tillåtet.

Vendions spärr räknar från anställningens slutdatum och tillåter tidigast 1 januari tre kalenderår senare. Den rättsliga bevarandetiden för personalliggaren räknas däremot från verksamhetens beskattningsår. Kontrollera därför också ert beskattningsår, särskilt vid brutet räkenskapsår. Se Skatteverkets bevaranderegel.

Ett exempel: en anställning som slutar i maj 2024 passerar Vendions datumspärr den 1 januari 2027. Det är inte i sig ett besked att alla uppgifter får raderas då.

Personer utan slutdatum – alltså pågående anställningar – går aldrig att anonymisera.

Anställningsavtal och personaldokument omfattas inte av anonymiseringen. Vilken bevarandetid som gäller beror på handlingens innehåll och ändamål. Räkenskapsinformation omfattas av bokföringens arkiveringskrav; det innebär inte att varje personalhandling alltid ska sparas lika länge.

Den anställdes egna rättigheter

En medarbetare kan hämta en sammanställning i personalportalen ▸ Profil ▸ Min data (GDPR) ▸ Ladda ner min data, med en knapp som genererar en fil med personuppgifter, schemarader, stämplingar, frånvaro, semesterdata, dricksfördelningar och anställningsavtal. Varje sådan export loggas för spårbarhet.

Exporten hjälper medarbetaren att få en kopia av registrerade uppgifter. För fler uppgifter, rättelser eller en begäran om registerutdrag kan medarbetaren kontakta arbetsgivaren; självservicen ersätter inte arbetsgivarens ansvar.

Innan du raderar

Gör en bedömning per typ av uppgift. Vendions datumspärr är inte en fullständig kontroll av era skyldigheter. Se IMY om lagringsminimering i arbetslivet.

Den här artikeln beskriver vad produkten gör, inte vad just er verksamhet ska göra. Har ni frågor om vilka uppgifter ni måste eller får spara, stäm av med er redovisningskonsult eller dataskyddsansvarig innan ni raderar.