Avsluta en anställning och radera personuppgifterna (GDPR)

När någon slutar hos er finns två åtgärder, och de sker vid helt olika tillfällen. Att blanda ihop dem är lätt – och den ena går inte att ångra.

Båda kräver behörigheten att hantera användare.

Avsluta en anställning

Öppna personens personalkort under Personal ▸ Personal, klicka Redigera och sedan Avsluta anställning.

Det som händer:

• Personen markeras som inaktiv och slutdatum sätts till dagens datum
• Inloggningen stängs – alla behörigheter försvinner direkt
• Öppna stämplingar stängs
• Framtida pass avbokas

En varning är på sin plats: om personen är restaurangens enda administratör behåller hon sin inloggning. Vendion säger till, och du måste utse en ny administratör innan kontot kan stängas. Annars låser ni ut er ur er egen restaurang.

Återanställa någon

En avslutad person kan tas tillbaka. Öppna hennes kort och klicka Återanställ. Hon blir aktiv igen, slutdatumet tas bort och inloggningen öppnas.

Det som inte kommer tillbaka: PIN-koden (sätt en ny i formuläret), kassabehörigheten och de pass som avbokades när anställningen avslutades. De måste läggas in på nytt.

En pågående rekrytering som återkallats kan inte återaktiveras här – rekryteringen har sin egen väg tillbaka.

Radera personuppgifterna

När bevarandetiden gått ut visas knappen Anonymisera personuppgifter högst upp på personalkortet. Den syns bara på inaktiv personal och försvinner när uppgifterna redan är raderade.

Det som raderas permanent:

• Personnummer, bankkonto, namn, e-postadress och telefonnummer
• Namnet i personalliggaren ersätts med "Anonymiserad användare"
• Kalenderlänken till personens schema slutar gälla

Det finns ingen automatisk nattlig radering. Att permanent förstöra persondata ska vara ett medvetet beslut av en människa, inte något som händer tyst klockan tre på natten. Åtgärden går inte att ångra.

Vad som blir kvar – och varför

Raderingen tar bort kopplingen till personen, inte historiken. Det här finns kvar:

• Arbetade timmar och stämplingar – underlaget för lön som redan är betald
• Löneunderlag och löneexporter
• Personalliggarens tidpunkter – in- och utstämplingar, men utan namn och personnummer
• Anställningsavtalet – det är räkenskapsinformation och omfattas av bokföringslagens bevarandetid

Att uppgifterna finns kvar är alltså inte en lucka i raderingen. Bokföringslagen och skatteförfarandelagen kräver att materialet bevaras, och den skyldigheten väger tyngre än raderingsrätten så länge tiden löper.

När raderingen är tillåten

Systemet vägrar anonymisera innan personalliggarens bevarandetid gått ut, och felmeddelandet anger det exakta datum då det blir tillåtet.

Regeln kommer från skatteförfarandelagen (2011:1244) 39 kap. 12 §: uppgifterna i personalliggaren ska bevaras till och med två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. Praktiskt räknat betyder det den 1 januari tre kalenderår efter anställningens slut.

Ett exempel: en anställning som slutar i maj 2024 kan anonymiseras tidigast den 1 januari 2027 – inte i maj 2026. Lagen räknar kalenderår, inte månader från slutdatumet.

Personer utan slutdatum – alltså pågående anställningar – går aldrig att anonymisera.

Anställningsavtalen omfattas inte av anonymiseringen. De ska enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och Vendion tar aldrig bort dem automatiskt.

Den anställdes egna rättigheter

En medarbetare kan själv hämta ut allt Vendion lagrar om henne. I personalportalen finns knappen Ladda ner min data, som genererar en fil med personuppgifter, schemarader, stämplingar, frånvaro, semesterdata, dricksfördelningar och anställningsavtal. Varje sådan export loggas för spårbarhet.

Det motsvarar registerutdraget enligt dataskyddsförordningen artikel 15, och den anställde behöver alltså inte be er om det.

Innan du raderar

Radering av personuppgifter är en åtgärd med rättsliga konsekvenser åt båda håll: raderar ni för tidigt bryter ni mot bevarandeplikten, raderar ni aldrig bryter ni mot lagringsminimeringen. Vendion hjälper er med det första – systemet vägrar helt enkelt – men det andra är ert eget ansvar.

Den här artikeln beskriver vad produkten gör, inte vad just er verksamhet ska göra. Har ni frågor om vilka uppgifter ni måste eller får spara, stäm av med er redovisningskonsult eller dataskyddsansvarig innan ni raderar.