Kom igång-guiden – hela vägen från roller till färdig lönefil

Personalmodulen är stor, och nästan varje del hänger ihop med en annan. Guiden Kom igång med Personal tar dig genom hela kedjan i den ordning systemet faktiskt kräver – och varnar för det som går sönder långt senare om ett steg hoppas över.

Var guiden finns och hur den fungerar

Uppe till höger i Personal-modulens flikrad sitter knappen Kom igång, med en siffra på hur många steg som återstår. Knappen är framhävd så länge det finns något kvar att göra och tonas ned när du själv sagt att du är klar.

Guiden öppnas som en panel bredvid den vy du arbetar i, och krymper innehållet i stället för att lägga sig över det – du kan alltså läsa steget och göra det samtidigt. Den öppnar sig på det första steg som inte är gjort, så du slipper leta när du återvänder.

Guiden visas för den som kan agera på stegen: den som får redigera schema eller lönedata. Steg som kräver en behörighet du saknar visas inte alls, så din räknare kan faktiskt nå noll.

Varje steg har fyra delar:

• Varför steget finns – förklarat för någon som aldrig sett ett personalsystem
• Hur du gör – ett moment per punkt, numrerat
• Lätt att missa – det tysta felet, alltså vad som går sönder senare om steget hoppas över
• Ta mig dit – en knapp som öppnar rätt vy och ringar in rätt kontroll

Stegen bockas av automatiskt ur riktig data, aldrig ur en sparad klar-flagga. Har du lagt upp roller är rollsteget grönt oavsett om du gick via guiden eller inte.

Ett steg kan vara klart och ändå visa en varning – "klart" och "tre personer saknar anställningsnummer" kan vara sant samtidigt.

Etapp 1: Grunden (cirka 5 minuter)

Sätt upp det som allt annat vilar på.

1. Lägg upp era roller – kock, servitör, bartender, diskare. Rollen ger passen färg, låter dig kräva rätt kompetens och styr dricksen
2. Sätt kategori på varje roll – Servering, Kök eller Ledning. Det är kategorin som avgör hur dricksen delas
3. Kontrollera OB-satserna – era ersättningar för obekväm arbetstid
4. Bestäm hur dricksen ska delas (valfritt)
5. Dela upp på avdelningar (valfritt) – kostnadsställen som Bistro och Bar

Etapp 2: Din första anställda (cirka 10 minuter)

Lägg in en person och ge henne det som krävs för att kunna jobba.

1. Lägg till din första anställda
2. Fyll i anställningsnummer – utan det utelämnas personen ur lönefilen
3. Ge personalen en PIN-kod – utan PIN kommer ingen in i stämpelklockan
4. Markera vad personalen kan (valfritt) – kompetenserna som gör att schemat kan varna för fel bemanning
5. Skicka anställningsavtal (valfritt)

Etapp 3: Schemat (cirka 10 minuter)

Bestäm arbetstidsreglerna och publicera din första vecka.

1. Ställ in arbetstidsreglerna (valfritt) – dygnsvila, veckovila, max arbetstid
2. Bestäm hur tider godkänns (valfritt) – automatiskt inom en marginal, eller manuellt
3. Ska personalen kunna stämpla i mobilen? (valfritt)
4. Lägg ditt första pass
5. Publicera schemat – ett opublicerat pass gäller inte

Etapp 4: Från tid till lön (görs löpande)

Hela vägen från en stämpling till en färdig lönefil.

1. Låt personalen stämpla in
2. Godkänn arbetstiderna
3. Fördela dricksen (valfritt)
4. Skapa och exportera löneunderlaget

När ett steg inte bockas av

Fem av stegen är kontrollsteg – "läs igenom och bestäm". Där finns ingen datasignal som ärligt kan säga att du är klar, eftersom att medvetet behålla förvalet är ett giltigt svar. Rollkategorierna, dricksfördelningen, arbetstidsreglerna, tidsgodkännandet och mobilstämplingen fungerar så.

De stegen kvitterar du själv med Klar med det här, och kan ångra igen. De andra stegen går inte att kvittera – de kräver att något faktiskt är gjort.

Sju steg är markerade som valfria. Guiden anses fullständig utan dem, men de täcker verkliga fällor – särskilt rollkategorierna och dricksfördelningen, där förvalen tillsammans gör att hela dricksen går till serveringen.

Att lägga undan guiden

Klicka Jag är klar för nu – eller Allt klart – dölj guiden när du är på hundra procent. Knappen i flikraden tonas ned men försvinner inte, och ingenting raderas. Guiden kommer ihåg var du var, och stegen fortsätter bocka av sig själva i bakgrunden.