Översikt – Så fungerar Vendions personalsystem

Vendion Personal sköter hela kedjan från att en person anställs till att lönen är exporterad – schema, stämpelklocka, personalliggare, frånvaro, dricks och löneunderlag. Allt i samma system som kassan och bokningarna, så en stämpling i kassan syns direkt i löneunderlaget utan att någon flyttar en fil.

Du når modulen via Personal i adminmenyn.

De åtta flikarna

Modulen har åtta flikar. Ordningen följer arbetsgången: först ser du vad som behöver åtgärdas, sedan planerar du, sedan betalar du.

Fyra av flikarna har egna underflikar:

• Schema: Schema · Hantera grundpass
• Tider: Rapporterad tid · Summering · Månadsöversikt · Personalliggare (personalliggaren)
• Personal: Personal · Frånvaro · Beräkningsperiod
• Inställningar: Organisation · Schema · Tider · Lön · Avtal · Dricks

Vi skriver vägar i den här kunskapsbanken som Personal ▸ Tider ▸ Personalliggare – först fliken, sedan underfliken.

Var inställningarna bor

Inställningar är en egen flik längst till höger i flikraden, med sex underflikar:

• Organisation – personalroller och kostnadsställen (avdelningar)
• Schema – arbetstidsregler, och vad personalen själv får se och göra med schemat
• Tider – stämpling, notiser om avvikande stämplingar, automatiskt godkännande och automatiskt rastavdrag
• Lön – arbetsgivaravgifter, semesterlön, kostförmån och kostavdrag, övertidsgräns, beräkningsperioder, lönekoder och OB-regler
• Avtal – kollektivavtalsläge, firmatecknare och avtalstexterna som hamnar i anställningsavtalen
• Dricks – hur dricksen delas

Gamla bokmärken fungerar fortfarande. Länkar till den gamla inställningssidan och till de gamla sidorna för tidrapportering, personalliggare, löneunderlag och nyheter skickar dig automatiskt till rätt flik.

Vem kommer in i modulen

Personal är en licensierad modul. Har restaurangen den inte visas en informationssida i stället för flikarna.

Du behöver kunna öppna adminpanelen. Utöver licensen krävs en av fyra personalbehörigheter för att komma in: Redigera schema, Se lönedata, Redigera lönedata eller Publicera och hantera nyheter.

Behörigheten Se schema räcker inte för att öppna Personal i adminpanelen. En medarbetare som bara ska se sina egna pass använder Personalportal från startskärmen.

Inne i modulen styr behörigheterna vilka flikar som visas, så två chefer kan se olika många flikar:

• Start, Personal – schema- eller lönebehörighet
• Schema, Tider – se eller redigera schema
• Löner, Dricksfördelning – se eller redigera lönedata
• Meddelanden – publicera och hantera nyheter
• Inställningar – redigera lönedata eller hantera användare

Saknar du behörighet till en flik visas den inte alls, i stället för att möta dig med ett felmeddelande. Administratörsgruppen ser allt.

Kom igång-guiden

Uppe till höger i flikraden sitter knappen Kom igång med en siffra på hur många steg som återstår. Den öppnar en guide i 19 steg som tar dig genom hela kedjan – roller, första anställda, schema, stämpling, dricks och lön – i den ordning systemet faktiskt kräver. Guiden bockar av stegen automatiskt när de är gjorda och varnar för de fel som annars går igenom tyst.

Vad som inte ligger här

Tre saker som hör till personalen bor medvetet någon annanstans:

• Behörighetsgrupper – vad en person får göra i systemet sätts under Användare ▸ Behörighetsgrupper, inte i Personal.
• Personalanalys och personalkostnad i procent av omsättningen – ligger i Analytics++.
• Personalens egen vy – schema, stämpling, lönebesked och avtal når medarbetaren själv via personalportalen.

Export till lönesystemet

Löneunderlaget lämnar Vendion i flera former beroende på vem som ska ha det: en PAXml-fil till Fortnox Lön (eller skickad direkt till Fortnox om ni kopplat ihop systemen), FORA- och AGI-underlag, en CSV för egen bearbetning, och ett SIE-verifikat för bokföringen. Vendion räknar fram underlaget – utbetalningen sker i ert lönesystem.