Anställningsavtal – skapa, skicka och signera digitalt

Vendion skapar anställningsavtalet åt dig, fyller i uppgifterna från personalkortet och skickar det för signering. Mallen hjälper dig att samla anställningsvillkoren och du kan anpassa texten. Granska att uppgifterna och villkoren är fullständiga för just anställningen innan du skickar. Arbetsgivaren ansvarar för informationen enligt LAS 6 c §.

Funktionen bor på fliken Dokument på medarbetarens personalkort: överst avtalen med knappen Skapa avtal, och längre ned dokumentarkivet för allt annat.

Innan du kan skapa ett avtal

Avtalet byggs av personalkortet och restaurangens företagsuppgifter. Saknas något som gör dokumentet direkt felaktigt stoppas skapandet och Vendion talar om vad som fattas:

Adress och roll ger bara en varning – avtalet går att skicka ändå, men blir ofullständigt.

Att skapa och skicka kräver behörigheten att redigera lönedata. Utan den ser du avtalen men kan inte skapa eller skicka dem.

Skapa, justera och skicka

1. Gå till personalkortet, välj fliken Dokument och klicka Skapa avtal. En panel öppnas med det som saknas och fälten för avtalet
2. Fyll i anställningsform – tillsvidare, provanställning, säsong, vikariat eller extra vid behov – samt arbetsplats, arbetsuppgifter och utbetalningsdag. Vid provanställning tillkommer prövotidens slutdatum; vid säsong och vikariat antingen ett slutdatum eller ett villkor för upphörande, till exempel "tills ordinarie befattningshavare återgår" Välj också Kost (om personalmat ingår; förvalt efter restaurangens kostavdrag) och, om du vill, Yrkeskod (SSYK). Lönegrupp och yrkesvana hämtas från personalkortets lön på tillträdesdagen. Alla fyra står i avtalet som Gröna riksavtalets anställningsbevis kräver
3. Klicka Förhandsgranska – du får se hela dokumentet innan något sparas. Knappen är låst så länge något som krävs saknas, och panelen säger vad
4. Justera texten om du vill. Klicka direkt i den paragraf du vill ändra och skriv. Dokumentet uppdateras medan du skriver, och en rad högst upp räknar hur många ändringar du gjort med möjlighet att återställa dem
5. Klicka Skapa avtal i förhandsvisningen för att spara som utkast
6. Klicka Skicka

Vid utskicket stämplas din signatur som arbetsgivare in i dokumentet och avtalet låses – texten kan inte ändras i efterhand. Behöver du ändra något: återkalla avtalet och skapa ett nytt. Ett utkast som aldrig skickats kan du ta bort.

Utgå från Vendions standardtext och anpassa på två ställen: restaurangens egen mall (Personal › Inställningar › Avtal › Avtalstexter) och det enskilda avtalet i förhandsvisningen. Ska en person ha sex månaders uppsägningstid ändrar du det i hennes avtal – inte i mallen, som gäller alla framtida anställningar.

Semesterdagar per år. Under Semester står antalet semesterdagar per år, hämtat från personalkortet (lagens 25 om inget annat är satt). Har ni avtalat fler ändrar du antalet direkt i avtalet, 25–40 dagar. När medarbetaren har signerat registreras antalet på personalkortet och styr saldot och semesterlönen, se Semesterdagar och semesterlön. Raden finns inte i avtal där semesterersättningen betalas ut med lönen, och inte i utkast som skapades innan raden fanns. Skapa i så fall ett nytt avtal.

Så signerar medarbetaren

Vägen beror på om personen har inloggning i Vendion.

Har inloggning – avtalet dyker upp i personalportalen under "Avtal att signera". Personen klickar Läs och signera, läser hela avtalet och signerar. Efteråt ligger det kvar under Profil › Mina avtal, där personen kan visa det eller mejla det till sig själv.

Har ingen inloggning – personen får en länk via de kontaktvägar som finns registrerade, SMS och/eller e-post. Länken leder till en sida i din restaurangs färger där hon:

1. Begär en engångskod på sex siffror till mobilen
2. Läser hela avtalet – alla paragrafer, båda parterna, villkoren
3. Fyller i personnummer, gatuadress, postnummer, ort och bankkonto
4. Klickar Signera anställningsavtalet

Vid rekrytering blir personen därefter aktiv medarbetare och får sin inbjudan till systemet.

Länken gäller i 30 dagar. Behöver du skicka om den: klicka Skicka igen – den gamla länken slutar gälla direkt. Du kan också kopiera länken och skicka den på annat sätt.

Saknar personen både inloggning och mobilnummer kan avtalet inte signeras digitalt. Vendion säger det rakt ut i stället för att erbjuda en Skicka-knapp som inte leder någonstans. Lägg till ett mobilnummer på personalkortet så fungerar länkvägen.

Om ni signerar på papper

En rekrytering som signerar på papper kan ändå bli anställd i systemet. På avtalsfliken visas rutan "Signerar N på papper?" med knappen Markera som anställd. Personen blir schemaläggningsbar. För att stämpla behöver personnumret vara ifyllt och personen ha en fungerande PIN-kod eller egen inloggning för den stämplingsmetod ni använder.

Ladda upp den underskrivna kopian under fliken Dokument. Avtalet finns kvar antingen du gör det eller inte – men utan den saknar du beviset.

Avtal som skrevs utanför Vendion

Har en anställd ett avtal som skrevs på papper eller i en annan signeringstjänst, till exempel från innan ni började med Vendion, markerar ni det på personalkortet. Fliken Dokument har kortet Avtal skrivet utanför Vendion? med knappen Avtalet finns redan:

1. Ange dagen avtalet skrevs under.
2. Välj ett avtal som redan ligger under Dokument, ladda upp avtalet eller välj Ingen fil. En uppladdad fil sparas som ett dokument av typen Anställningsavtal.
3. Tryck Markera avtalet.

Kortet visar sedan Avtal skrivet utanför Vendion med datum och länk till filen. Markeringen räknas som ett avtal i Vendion Lön. Har du markerat fel trycker du Ta bort markeringen; filen ligger kvar under Dokument.

Den anställda hittar avtalet själv i appen under Profil › Mina avtal, där personen kan öppna filen eller mejla den till sig själv. Det gäller bara filen som hör till markeringen. Övriga filer under Dokument ser bara den som har rätt att se löner.

Det krävs rätt att ändra personens lön, och ingen markerar sitt eget avtal utom admin. Ett markerat avtal har inget signeringsbevis i Vendion: beviset är det underskrivna papperet eller den andra tjänstens underlag.

Statusar, påminnelser och signeringsbevis

Vendion påminner automatiskt dag 7 och dag 27 om ett skickat avtal inte signerats. Den sena påminnelsen ligger tre dagar före att länken slutar gälla, så det finns tid kvar att faktiskt signera.

Klicka den gröna bocken på ett signerat avtal för att se signeringsbeviset:

• Signerat – när signeringen gjordes
• Metod – personalportalen eller engångskod
• Avtalets innehåll – resultatet av kontrollen mot det signerade innehållet
• Arkiverad fil och Enhet – uppgifter om arkivfilen och signeringen

Äldre avtal kan visa information om en äldre bevismodell i stället för innehållskontrollen. Arkivfilens kontrollsumma är en separat kontroll och ersätter inte kontrollen av avtalets innehåll. Visas en varning om ändrat innehåll, kontakta Vendion. Den signerade PDF:en arkiveras automatiskt under Dokument.

Avtalsmallar, firmatecknare och kollektivavtal

Under Personal › Inställningar › Avtal styr du avtalstexterna, firmatecknaren, kollektivavtalsläget och lönesatserna utan kollektivavtal:

Avtalstexter – elva stycken som hamnar i avtalen: anställning vid behov, besked om arbetstidens förläggning, övertid och mertid, semester, uppsägningstid, uppsägningstid under provanställning, arbetsgivaravgifter och socialt skydd, utbildning, och ett övrigt-stycke för vart och ett av de tre kollektivavtalslägena. Varje text har en Återställ-knapp tillbaka till Vendions standardtext. Standardtexten följer kollektivavtalsläget: utan kollektivavtal hänvisar semester, uppsägningstid och övertid till lagen.

Besked om arbetstidens förläggning – texten om schemabesked. LAS 6 c § kräver att avtalet anger den minsta tidsfristen för besked om arbetstiden, så skriv er egen frist här. Lämnar du texten tom står Vendions standard i avtalet: schema minst två veckor (14 dagar) i förväg. Har du skrivit en egen text står bara den, så att avtalet aldrig anger två olika frister. Redan skapade avtal ändras inte.

Firmatecknare – namn och titel på den som tecknar firman. Skrivs ut i avtalet.

Kollektivavtal – restaurangens läge:

Har ni inget kollektivavtal är det viktigt att välja det. LAS 6 c § kräver att du anger om anställningen omfattas av kollektivavtal, och ett avtal som påstår att ni har ett när ni inte har det är felaktigt.

Uppgifterna kan du inte redigera bort. Lön, tillträdesdag, arbetstidsmått och parterna genereras alltid av systemet. Uppsägningstiden är ett stycke du kan skriva om, i mallen eller i det enskilda avtalet. Du äger texten, Vendion äger strukturen.

Lönesatser utan kollektivavtal – valet av kollektivavtal ändrar bara vad som står i anställningsavtalet, inte lönen. Nya restauranger får Visita/HRF:s satser. Har ni inget kollektivavtal trycker du på Ställ in efter lag. Den visar vad som ändras och gör sedan allt på en gång: OB-reglerna slutar gälla från det datum du väljer, semestertillägget blir 12 % enligt semesterlagen, avtalets lägsta semesterlön tas bort, OB avrundas inte längre till halvtimmar, övertid och mertid betalas med vanlig timlön utan påslag, storhelgsersättningen stängs av, karensavdraget blir ett belopp enligt lag och sparade semesterdagar betalas som årets dagar. Redan intjänad semester behåller sin procentsats. Inställningarna gäller direkt i alla löner som inte är låsta; låsta löner rörs aldrig. Du kan ändra varje inställning igen efteråt.

Arbetstidsmåttet skrivs ut som Sysselsättningsgrad och Veckoarbetstid i procent. Har du fyllt i en avtalad arbetstid i timmar på personalkortet ersätts båda raderna av en enda — "Arbetstidsmått: 170 timmar per månad" — med ditt eget tal och din egen enhet. Lagen kräver att måttet anges, men inte att det anges i procent.

Variabler som fylls i automatiskt: arbetsgivare, orgnr, arbetsgivaradress, arbetstagare, befattning, arbetsuppgifter, arbetsplats, anstallningsform, tilltradesdag, slutdatum, sysselsattningsgrad, grundlon, utbetalningsdag, kollektivavtal och avtalsdatum. Skriv dem med enkla klamrar, till exempel {grundlon}. Personnummer och bankkonto är inte tillgängliga som textvariabler. Fyll i dem i personuppgifterna på avsett ställe.

Använder du en variabel som saknar värde stoppas utskicket och Vendion talar om vilken uppgift som fattas. Ett avtal får aldrig gå ut med en tom lucka där en uppgift skulle stått.

Texten fryses i avtalet när det skapas. Ändrar du mallen i morgon påverkas inte avtal som redan skickats – de behåller texten personen faktiskt läste.

Dokumentarkivet och bevarandetid

Fliken Dokument samlar allt annat per medarbetare. Ladda upp PDF, bild eller Word-fil och välj kategori: Anställningsavtal, Legitimation/ID, Certifikat/Intyg, Läkarintyg, Uppsägning eller Övrigt. Signerade avtal hamnar här automatiskt.

Dokumenten är åtkomliga för medarbetaren själv och för den som har behörighet att redigera lönedata.

Bevarandetid: Vendion tar inte automatiskt bort avtal när en anställning avslutas eller personuppgifter raderas. Bestäm vilka dokument ni behöver bevara och hur länge utifrån dokumentets syfte och de regler som gäller er. Räkenskapsinformation omfattas av särskilda arkiveringsregler; alla personaldokument har inte automatiskt samma bevarandetid. Stäm av med er redovisningskonsult och läs Bokföringsnämndens vägledning om arkivering.

Vendions standardtexter följer Visita/HRF när ni har det avtalet, annars lagen. De är en utgångspunkt, inte juridisk rådgivning. Du ansvarar för att avtalen passar din verksamhet – stäm av med din arbetsgivarorganisation vid tveksamhet.