Avtal och dokument – digital signering och onboarding

Avtal och dokumentation är en kritisk del av anställningen – både juridiskt och praktiskt. Vendion samlar alla dokument per medarbetare på en plats, med digital signering och full spårbarhet.

---

Dokumenttyper som stöds:

---

Ladda upp ett dokument:

1. Gå till medarbetarens detaljsida
2. Klicka på fliken Avtal & Dokumentation
3. Klicka Lägg till dokument
4. Välj:
   • Dokumenttyp (rullgardinen ovan)
   • Filuppladdning (PDF, DOCX eller bild) eller
   • Skapa från mall (använder sparad mall – se nedan)
5. Fyll i:
   • Titel (t.ex. "Anställningsavtal 2026-04-15")
   • Giltighetstid (valfritt – t.ex. HLR-intyg gäller 1 år)
   • Anteckning (valfritt)
6. Välj om dokumentet ska skickas för signering (se nedan)
7. Spara

---

Digital signering:

Vendion stödjer digital signering med BankID eller e-postsignering för avtal som behöver undertecknas.

Skicka ett avtal för signering:

1. Ladda upp dokumentet (steg ovan)
2. Välj Begär signering
3. Välj signeringsmetod:
   • BankID – högsta säkerhet, juridiskt bindande enligt lag om kvalificerade elektroniska underskrifter
   • E-postsignering – enklare, klickbar "Jag godkänner"-knapp
4. Ange vem som ska signera (medarbetaren, chef, båda?)
5. Skicka

Systemet skickar:

• Notis i personalportalen
• E-post med länk
• SMS med länk (om aktiverat)

Signeringsstatus spåras:

Efter signering sparas dokumentet med:

• Signatärens namn och personnummer (vid BankID)
• Tidsstämpel
• IP-adress
• Juridiskt bevis på signering (certifikat)

---

Avtalsmallar (spara tid vid onboarding):

Istället för att skapa varje avtal från noll, skapa mallar för de vanligaste avtalen.

1. Gå till Personal → Inställningar → Avtalsmallar
2. Klicka Skapa mall
3. Välj dokumenttyp
4. Skriv text med placeholders – t.ex. {{namn}}, {{personnummer}}, {{startdatum}}, {{timlon}}, {{anstallningstyp}}
5. Spara

När du skapar ett avtal från mallen fylls placeholders automatiskt i med medarbetarens uppgifter.

Typiska mallar:

• Timavtal à la carte
• Timavtal bar
• Tillsvidareavtal kock
• Sekretessavtal (standard)
• GDPR-samtycke (standard)

---

Onboarding – väntande avtal:

När en ny medarbetare får sin inbjudan ser de direkt vilka avtal som behöver signeras innan de kan börja arbeta.

Medarbetarens vy (personalportalen → Avtal):

• Väntande – avtal som ska signeras (prioriterat högst upp)
• Signerade – avtal som är klara (arkiv)
• Mina dokument – utbildningsintyg, lönespecifikationer etc.

Medarbetaren kan:

1. Öppna avtalet
2. Läsa igenom
3. Klicka Signera med BankID eller Godkänn
4. Vid avvisning: ange skäl

Onboarding-gate: Om du markerar ett avtal som "Krävs för onboarding" kan medarbetaren inte stämpla in eller ta pass förrän det är signerat. Systemet visar en banner i portalen: "Du har 2 väntande avtal att signera".

---

Dokumentarkiv och sökbarhet:

Alla dokument per medarbetare visas i fliken Avtal & Dokumentation:

• Sökbar lista
• Filterbar på typ, status, datum
• Nedladdningsbar som PDF
• Versionering (vid uppdatering skapas ny version, gamla sparas)

Bevarandetid: Avtal bevaras i 10 år enligt Bokföringslagen. Vendion tar aldrig bort avtal automatiskt.

---

Påminnelser för utgående intyg:

Vissa dokument har giltighetstid (t.ex. HLR-intyg, livsmedelshygien).

• Systemet varnar chefen 30 dagar före utgång
• Medarbetaren får notis i portalen: "Ditt HLR-intyg går ut 2026-05-15. Förnya i god tid"
• Utgången ett dokument visas i rött och kan blockera vissa tjänster (t.ex. serveringsansvar utan giltigt ansvarsbevis)

---

Tips:

1. Mallar är nyckeln – skapa 3–5 standardmallar som täcker 90 % av alla anställningar
2. Använd BankID när det går – det är juridiskt starkast och mest professionellt
3. Begär utbildningsintyg tidigt – samla dem vid onboarding istället för att jaga senare
4. Granska utgångsdatum kvartalsvis – ta ut rapporten "Utgående dokument 90 dagar" och kontakta medarbetare innan det blir bråttom