Roller och behörigheter – så styr du vad personalen får göra

Två begrepp styr personalen i Vendion, och de gör helt olika saker. Blandar man ihop dem sätter man rätt värde på fel ställe.

De flesta medarbetare har båda: en roll för schemat och en behörighetsgrupp för åtkomsten.

Personalroller: färg, kompetens och dricks

Rollerna sätts under Personal › Inställningar › Organisation. Det gamla kugghjulet på personallistan finns inte längre – Inställningar är en egen flik.

Skapa en roll:

1. Skriv rollens namn i fältet längst ned i rutan Roller, till exempel "Kock"
2. Klicka Lägg till
3. Klicka på färgpricken till vänster om namnet för att välja färg
4. Upprepa för varje roll ni har

Ändra ordning: dra i handtaget till vänster. Ordningen följer med till schemavyn och till hur registret grupperas.

Byt namn: klicka på namnet och skriv över det.

Ta bort en roll: rollen inaktiveras och historiken bevaras – gamla pass behåller sin färg. Systemet vägrar ta bort en roll som används av aktiva anställda; flytta dem först. Skriver du senare in samma rollnamn igen väcks den gamla rollen i stället för att en dubblett skapas.

Håll listan kort. Fyra till åtta roller räcker för de flesta restauranger – fler gör schemat rörigt.

Kategorin som avgör dricksen

Till höger om varje roll sitter en kategori: Servering, Kök eller Ledning. Den avgör hur dricksen delas.

• Kök delar på den köksandel du ställt in under Inställningar › Dricks
• Servering delar på resten
• Ledning får ingen dricks alls

Det här är den vanligaste tysta fällan i modulen. Förvalet är köksandel 30 procent, och varje ny roll får förvalet Servering. En restaurang som inte rör någondera har alltså ställt in att köket ska ha 30 procent av dricksen samtidigt som ingen räknas som kök – och hela potten går till serveringen. Systemet säger till, men först när någon beräknar en dricksperiod.

Åtgärden går åt båda hållen och båda är rätt svar: en kökskrog sätter minst en roll till Kök, en bar utan kök sätter köksandelen till 0 procent.

Behörighetsgrupper: vad personen får göra

Vendion använder en behörighetsbaserad modell i stället för klassiska roller. Varje grupp består av en exakt lista med behörigheter – enskilda funktioner som att öppna kassalådan, makulera en artikel, godkänna tidrapporter eller se lönedata. Katalogen har drygt hundra behörigheter fördelade på kategorier som Kassa, Ordrar, Rapporter, Personal, Bokningar, Marknadsföring och Ekonomi.

Saknar en medarbetare en behörighet döljs funktionen i gränssnittet, eller kräver att en chef godkänner med sin PIN.

Förinställda grupper

Under Användare › Behörighetsgrupper hittar du de förinställda grupperna Admin och Personal. De kan inte raderas. Du kan också skapa egna grupper.

Personal-gruppens baslinje innehåller: logga in på kassan, koppla kassalicens till hårdvara, skapa order, förinställd rabatt, öppna kassalådan, byta resultatenhet, ta betalt med Tap to Pay, se egen försäljning, se, skapa och redigera bokning, se schema, stämpla in och ut, samt visa personalliggaren.

Att personalliggaren ingår är medvetet: vid ett oanmält kontrollbesök från Skatteverket är det personalen som står i lokalen, inte krögaren.

Grupper som Kassör, Servering, Kökspersonal eller Hovmästare finns inte färdiga – dem skapar du själv.

Bygg en egen grupp

Du behöver Hantera behörighetsgrupper för att skapa eller ändra grupper.

1. Gå till Användare › Behörighetsgrupper
2. Klicka Ny grupp – redigeraren öppnas som en egen sida
3. Ange namn och välj färg
4. Välj ett snabbval (Inga, Vissa delar, Vissa hela, Fullständig) eller bocka i behörigheterna själv. Kategorierna står i listan till vänster, med hur många som är valda i varje
5. Klicka Skapa grupp. När du ändrar en befintlig grupp heter knappen Spara

Du kan bara dela ut behörigheter du själv har. De andra raderna är låsta.

Tilldela en grupp: gå till Användare, välj grupp i listan bredvid medarbetaren. Ändringen sparas direkt.

Börja med systemgrupperna – de täcker de flesta behov. Skapa egna grupper först när du har ett tydligt avvikande fall, till exempel en hovmästare som ska kunna hantera bokningar och rabatter men inte se lönedata.

Ändra grupper med AI Boss: du kan också be AI Boss, till exempel "Personalen ska kunna markera varor som slut" eller "Skapa en grupp Skiftledare som kan redigera schema och bokningar men inte se lön". AI Boss slår upp behörigheterna i samma lista som redigeraren och visar först vad som läggs till och tas bort, med samma namn som i listan. Ingenting ändras förrän du svarar ja, och gruppens övriga behörigheter står kvar. Samma regler gäller som i redigeraren: du behöver Hantera behörighetsgrupper och kan bara dela ut behörigheter du själv har.

Vems lön får gruppen se?

En grupp med Se lönedata, Redigera lönedata eller Hantera användare får ett val längst ned på sidan: Vems lön?

• Alla anställda – förvalet. Gruppen ser lön, personnummer och bankkonto för hela personalen.
• Bara personer i valda grupper – bocka i de behörighetsgrupper gruppen ska omfatta, och vid behov Personal utan behörighetsgrupp.

Exempel: din driftchef ska sätta lön på personalen hen anställer, men inte se ägarens eller kökschefens lön. Ge gruppen Driftchef Se lönedata och Redigera lönedata, välj Bara personer i valda grupper och bocka i Personal. Driftchefen ser och sätter då lön för personer i Personal – inte för Admin, inte för Kökschef.

Det här gäller för en avgränsad grupp:

Ingen kan ändra sin egen lön – inte heller sina egna anställningsvillkor, sitt eget semestersaldo, sin egen dricks eller godkänna sin egen lönerad. Undantaget är administratörer. Sin egen lön kan man alltid se.

Admin-gruppen ser alltid alla löner och kan inte avgränsas. En avgränsad chef som får redigera grupper kan bara dela ut den avgränsning hen själv har.

Vad krävs för att komma in i Personal-modulen

Bygger du en egen grupp och personen studsar ut ur Personal är det nästan alltid det här: modulen kräver en av fyra behörigheter – Redigera schema, Se lönedata, Redigera lönedata eller Publicera och hantera nyheter.

Behörigheten Se schema räcker inte för att öppna Personal i adminpanelen. Medarbetaren använder Personalportal för att se sina egna pass. För administratörens personalvy behövs också åtkomst till adminpanelen.

Vill du ge någon en smal roll fungerar det bra: en person med bara Publicera och hantera nyheter kommer in i modulen och ser enbart Meddelanden-fliken.