Roller och behörigheter – så styr du vad personalen får göra

Två begrepp styr personalen i Vendion, och de gör helt olika saker. Blandar man ihop dem sätter man rätt värde på fel ställe.

De flesta medarbetare har båda: en roll för schemat och en behörighetsgrupp för åtkomsten.

Personalroller: färg, kompetens och dricks

Rollerna sätts under Personal ▸ Inställningar ▸ Organisation. Det gamla kugghjulet på personallistan finns inte längre – Inställningar är en egen flik.

Skapa en roll:

1. Skriv rollens namn i fältet längst ned i rutan Roller, till exempel "Kock"
2. Klicka Lägg till
3. Klicka på färgpricken till vänster om namnet för att välja färg
4. Upprepa för varje roll ni har

Ändra ordning: dra i handtaget till vänster. Ordningen följer med till schemavyn och till hur registret grupperas.

Byt namn: klicka på namnet och skriv över det.

Ta bort en roll: rollen inaktiveras och historiken bevaras – gamla pass behåller sin färg. Systemet vägrar ta bort en roll som används av aktiva anställda; flytta dem först. Skriver du senare in samma rollnamn igen väcks den gamla rollen i stället för att en dubblett skapas.

Håll listan kort. Fyra till åtta roller räcker för de flesta restauranger – fler gör schemat rörigt.

Kategorin som avgör dricksen

Till höger om varje roll sitter en kategori: Servering, Kök eller Ledning. Den avgör hur dricksen delas.

• Kök delar på den köksandel du ställt in under Inställningar ▸ Dricks
• Servering delar på resten
• Ledning får ingen dricks alls

Det här är den vanligaste tysta fällan i modulen. Förvalet är köksandel 30 procent, och varje ny roll får förvalet Servering. En restaurang som inte rör någondera har alltså ställt in att köket ska ha 30 procent av dricksen samtidigt som ingen räknas som kök – och hela potten går till serveringen. Systemet säger till, men först när någon beräknar en dricksperiod.

Åtgärden går åt båda hållen och båda är rätt svar: en kökskrog sätter minst en roll till Kök, en bar utan kök sätter köksandelen till 0 procent.

Behörighetsgrupper: vad personen får göra

Vendion använder en behörighetsbaserad modell i stället för klassiska roller. Varje grupp består av en exakt lista med behörigheter – enskilda funktioner som att öppna kassalådan, makulera en artikel, godkänna tidrapporter eller se lönedata. Katalogen har drygt hundra behörigheter fördelade på kategorier som Kassa, Ordrar, Rapporter, Personal, Bokningar, Marknadsföring och Ekonomi.

Saknar en medarbetare en behörighet döljs funktionen i gränssnittet, eller kräver att en chef godkänner med sin PIN.

Förinställda grupper

Under Användare ▸ Behörighetsgrupper hittar du de förinställda grupperna Admin och Personal. De kan inte raderas. Du kan också skapa egna grupper.

Personal-gruppens baslinje innehåller: logga in på kassan, koppla kassalicens till hårdvara, skapa order, förinställd rabatt, öppna kassalådan, byta resultatenhet, ta betalt med Tap to Pay, se egen försäljning, se, skapa och redigera bokning, se schema, stämpla in och ut, samt visa personalliggaren.

Att personalliggaren ingår är medvetet: vid ett oanmält kontrollbesök från Skatteverket är det personalen som står i lokalen, inte krögaren.

Grupper som Kassör, Servering, Kökspersonal eller Hovmästare finns inte färdiga – dem skapar du själv.

Bygg en egen grupp

Du behöver Hantera behörighetsgrupper för att skapa eller ändra grupper.

1. Gå till Användare ▸ Behörighetsgrupper
2. Klicka Ny grupp
3. Ange namn och välj färg
4. Bocka i de behörigheter gruppen ska ha
5. Spara

Tilldela en grupp: gå till Användare, välj grupp i listan bredvid medarbetaren. Ändringen sparas direkt.

Börja med systemgrupperna – de täcker de flesta behov. Skapa egna grupper först när du har ett tydligt avvikande fall, till exempel en hovmästare som ska kunna hantera bokningar och rabatter men inte se lönedata.

Vad krävs för att komma in i Personal-modulen

Bygger du en egen grupp och personen studsar ut ur Personal är det nästan alltid det här: modulen kräver en av fyra behörigheter – Redigera schema, Se lönedata, Redigera lönedata eller Publicera och hantera nyheter.

Behörigheten Se schema räcker inte för att öppna Personal i adminpanelen. Medarbetaren använder Personalportal för att se sina egna pass. För administratörens personalvy behövs också åtkomst till adminpanelen.

Vill du ge någon en smal roll fungerar det bra: en person med bara Publicera och hantera nyheter kommer in i modulen och ser enbart Meddelanden-fliken.