Roller och behörigheter – så styr du vad personalen får göra
Roller och behörigheter styr två saker i Vendion: hur personalen organiseras visuellt (färg i schemat, gruppering, dricksfördelning) och exakt vilka funktioner varje medarbetare får använda i systemet. De två sakerna hanteras på två olika ställen.
Två olika begrepp – håll isär dem:
| Begrepp | Syfte | Exempel |
|---|---|---|
| Personalroll | Kategorisering: färg i schemat, gruppering, dricksfördelning per roll | Kock, Servitör, Bartender, Diskare |
| Behörighetsgrupp | Vad personen får göra i systemet | Admin, Servering, Kökspersonal, Kassör |
En medarbetare tilldelas oftast båda: en roll (för schemaläggning) och en behörighetsgrupp (för åtkomst).
Del 1: Personalroller (kategorisering)
Roller används för att färgkoda scheman, filtrera personalen och fördela dricks per roll.
Skapa en ny roll:
- Gå till Personal → Inställningar (kugghjulet)
- Under Roller, klicka Lägg till roll
- Ange namn (t.ex. "Kock", "Servitör", "Bartender", "Diskare")
- Välj färg – den visas som prick eller bakgrund i schemat
- Spara
Ändra ordning: Dra och släpp rollerna för att sortera. Ordningen påverkar hur de visas i filter och listor.
Ta bort en roll: Inaktiverar rollen. Historik bevaras (gamla pass behåller sin färg), men rollen visas inte längre som valbar.
Tips: Håll listan kort – 4–8 roller räcker för de flesta restauranger. För många roller gör schemat rörigt.
Del 2: Behörighetsgrupper (åtkomst)
Vendion använder en behörighetsbaserad modell istället för klassiska roller. Det betyder att varje grupp består av en exakt lista med behörigheter – enskilda funktioner som att godkänna rabatter, makulera artiklar eller se rapporter. Detta ger mycket finare kontroll än en simpel "chef / servitör / kock"-indelning.
Systemgrupper (skapas automatiskt per restaurang):
| Grupp | Behörigheter | Typisk användning |
|---|---|---|
| Admin | Alla behörigheter (jokertecken) | Ägare, restaurangchef |
| Personal | POS- och bokningsbaslinje (logga in på kassan, skapa order, förinställd rabatt, öppna låda, se egen försäljning, se/skapa/redigera bokning, se schema, stämpla in/ut) | Vanlig personal |
Grupper som Kassör, Servering, Kökspersonal eller Barkeeper finns inte färdiga – dem skapar du själv efter behov (se nedan).
Skapa en egen grupp:
- Gå till Användare → Behörighetsgrupper
- Klicka Skapa grupp
- Ange namn (t.ex. "Hovmästare") och välj färg
- Bocka i de behörigheter gruppen ska ha
- Spara
Exempel på behörigheter du kan välja (över 100 totalt):
| Kategori | Exempel |
|---|---|
| Kassa | Öppna låda, makulera artikel, öppen rabatt, prisjustering |
| Ordrar | Skapa order, ändra betald order, återköp alla ordrar |
| Personal | Se personal, redigera personal, godkänna frånvaro, hantera dricks |
| Rapporter | Se försäljning, se arbetskostnad, se Z-rapport |
| Bokningar | Se bokningar, ändra bokningar, avboka |
| Tid | Stämpla in, godkänna tidrapporter |
Tilldela en grupp till en medarbetare:
- Gå till Användare
- Välj behörighetsgrupp i listan bredvid medarbetaren
- Ändringen sparas direkt
Om en medarbetare saknar en behörighet döljs den funktionen helt i gränssnittet, eller kräver att en manager godkänner med PIN.
Tips: Börja med systemgrupperna – de täcker de flesta behov. Skapa egna grupper först när du har ett tydligt avvikande case, t.ex. en frilansare som bara ska kunna göra ett fåtal saker i kassan.
Den här funktionen är en del av Vendion Personal.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?