Personalregistret – söka, filtrera och hantera
Personalregistret är listan över alla som jobbar hos er. Du hittar det under Personal ▸ Personal.
Fliken har tre underflikar: Personal (registret), Frånvaro (ansökningar att godkänna) och Beräkningsperiod (status per person).
Vem är på jobbet just nu
Högst upp i registret ligger en liten live-ruta över vilka som är instämplade i det här ögonblicket. Den uppdaterar sig själv var trettionde sekund, så du kan ha den uppe under service utan att ladda om sidan.
Sök, filtrera och gruppera
Sökrutan matchar på namn eller roll.
Filterknapparna visar antalet i varje läge:
- Alla – alla utom återkallade rekryteringserbjudanden
- Aktiva – personer med pågående anställning
- Inaktiva – avslutade anställningar
- Rekrytering – visas bara när ni har pågående rekryteringar (personer som fått ett avtal men inte signerat än)
- Återkallade – visas bara när ni har återkallat minst ett erbjudande
- Saknar PIN – visas när någon som ska kunna logga in i kassan saknar PIN. Öppna personalkortet och sätt en PIN under Redigera
Listan grupperas per roll, med rollens färg och antal på gruppraden. Ordningen är den du satt på rollerna under Inställningar. Längst ned står totalsumman.
Vad varje rad visar
| Kolumn | Innehåll |
|---|---|
| Namn | Namnet, en färgprick för status (aktiv, rekrytering, återkallad, inaktiv) och en etikett när något avviker |
| Personnummer | Maskerat – se avsnittet nedan |
| Anst.nr | Anställningsnumret till lönesystemet (dolt på små skärmar) |
| Telefon | Mobilnummer (dolt på riktigt små skärmar) |
| Anställning | Timanställd, Heltid eller Deltid med procent |
Lönen visas inte i listan. Den ligger på personalkortet, bakom lönebehörighet – annars hade alla med tillgång till registret kunnat läsa hela lönelistan i en enda skärmbild.
Klicka på en rad för att öppna personens personalkort.
Personalkortets åtta flikar
| Flik | Innehåll |
|---|---|
| Översikt | Grunduppgifter, kontaktuppgifter, anhörig och onboarding-status |
| Ledighetssaldo | Semesterdagar och sparad tid |
| Tider | Personens stämplingar och tidposter |
| Frånvaro | Sjuk, VAB, semester och övrig frånvaro |
| Månadsöversikt | Månad för månad – arbetad tid mot schema |
| Avtal | Skapa, skicka och följa anställningsavtal |
| Löneunderlag | Personens del av löneunderlaget |
| Dokument | Arkiv för intyg, legitimation, uppsägningar och signerade avtal |
Uppe på kortet finns också knappar för att redigera uppgifterna, hoppa till personens schema, och – för avslutad personal – radera personuppgifterna enligt GDPR.
Personnummer och bankkonto är skyddade
Personnumret visas maskerat i listan, och bankkontot visas inte alls. Öppna personalkortet och klicka på ögonikonen vid personnumret eller bankkontot för att visa hela uppgiften, om du har behörighet. Klicka igen för att dölja den.
För att få se uppgifterna i klartext krävs en av tre saker: behörighet att se lönedata, behörighet att hantera användare, eller att det är din egen profil. Varje gång klartexten hämtas skrivs en rad i systemets revisionslogg med vem som tittade och när.
Det här är avsiktligt. Personnummer och bankkonto är känsliga personuppgifter och ska inte ligga öppna för alla som råkar ha tillgång till personallistan. Har du bara schemabehörighet ser du namn, telefon och anställningsform – men inte personnumret i klartext.
Avsluta och återanställa
Öppna personalkortet och välj Redigera. Längst ned finns Avsluta anställning. Den markerar personen som inaktiv, sätter slutdatum till dagens datum, stänger inloggningen, stänger öppna stämplingar och avbokar framtida pass.
En avslutad person kan tas tillbaka med Återanställ: hon blir aktiv igen, slutdatumet tas bort och inloggningen öppnas. Det som inte kommer tillbaka är PIN-koden (sätt en ny i formuläret), kassabehörigheten och de pass som avbokades.
Att radera personens uppgifter är en helt annan sak än att avsluta anställningen – läs Avsluta en anställning och radera personuppgifterna innan du gör det.
Vem får ändra i registret
Att lägga till, ändra eller avsluta personal kräver behörigheten att hantera användare. Saknar du den kan du läsa registret men knapparna visas inte.
Den här funktionen är en del av Vendion Personal.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?