Lägga till en ny medarbetare

Personal läggs upp under Personal › Personal. Vilken väg du ska välja beror på om personen redan är anställd eller ska bli det, och på hur mycket du vet om henne just nu.

Alla fyra vägarna kräver behörigheten att hantera användare. Saknar du den visas knapparna inte.

Fyra vägar – välj rätt

Rekrytera ny är den avsedda vägen vid en nyanställning. Du slipper jaga personnummer, adress och bankkonto innan personen ens finns i systemet – hon fyller i det själv när hon signerar anställningsavtalet, och kontot skapas först efter signeringen. Den vägen har en egen artikel: Rekrytera en ny medarbetare – från erbjudande till första passet.

Resten av den här artikeln handlar om de tre andra vägarna.

Lägg till personal – steg för steg

1. Gå till Personal › Personal
2. Klicka Lägg till personal
3. Fyll i formuläret som glider in från höger (se fältgenomgången nedan)
4. Klicka Lägg till

Anger du en e-postadress får personen en inbjudan att skapa sin inloggning till admin och personalportalen.

Vad varje fält gör

Formuläret Lägg till personal har bara det som behövs för att komma igång. Om du lämnar e-post tom måste du ange och bekräfta en PIN-kod på 4–6 siffror. Personnummer behövs innan personen kan stämpla in.

Grunduppgifter

• Förnamn och Efternamn – krävs
• E-post – valfri, ger inbjudan till inloggning. Utan e-post blir personen PIN-personal: loggar in i kassan och stämplar med sin PIN, men får ingen inloggning till admin eller personalportalen. Efter att personen är upplagd ändras adressen under Användare › Profil
• Telefon – används bland annat för att skicka anställningsavtalet som länk
• Personnummer – krävs för personalliggaren. Samordningsnummer fungerar också – skriv det precis som det står, alltså med födelsedagen plus 60

Anställning

• Roll – styr färgen i schemat, vilken kompetens ett pass kräver och hur dricksen fördelas
• Anställningstyp – Tillsvidare, Tidsbegränsad eller Timanställd. Påverkar inte lönen, det gör Lönetyp
• Lönetyp – Månadslön eller Timlön
• Lön – kr/mån eller kr/h, lönen vid heltid. Den första lönen på ett personalkort gäller från anställningsdatumet, också om du fyller i den senare
• Anställningsdatum och, för tidsbegränsad anställning, Slutdatum

PIN-kod – 4–6 siffror, som du skriver in två gånger. Den behövs för PIN-inloggning och stämpelklockan och är obligatorisk när du inte anger e-post.

På personalkortet efteråt

Resten fyller du i på personalkortet när personen är upplagd: öppna kortet och tryck Redigera på det kort uppgiften hör till.

• Anställningsnummer – kopplingen till ert lönesystem, se nedan
• Anhörig / nödkontakt – namn, relation och telefon. Valfritt, men det är den som kontaktas om något händer på jobbet
• Kostnadsställe – personens avdelning. Styr dricksfördelning per avdelning och hur lönen konteras i bokföringen. Utan värde hamnar allt på standardkontot
• Sysselsättningsgrad – i procent
• Avtalad arbetstid – valfritt. Fyll i om avtalet anger ett timtal i stället för en procentsats, till exempel 170 timmar i månaden. Du väljer själv om du anger den per vecka eller per månad
• Arbetsdagar per vecka – styr hur många semesterdagar personen får: 5 dagar i veckan ger 25 semesterdagar, 3 dagar ger 15 (semesterlagen). Halva dagar går att ange, till exempel 3,5, med högst en decimal och 1–7 dagar. Gäller alla anställningsformer, även timanställda. Deltid som är utspridd över hela veckan ska stå kvar på 5. Döljs när personen får semesterersättningen med lönen
• Semesterdagar per år – visas när du redigerar en upplagd person. Standard är lagens 25; fyll i fler, upp till 40, om anställningsavtalet ger det. Gäller heltid och skalas med arbetsdagarna per vecka. Kräver lönebehörighet. Döljs när personen får semesterersättningen med lönen. Se Semesterdagar och semesterlön
• Semesterersättning betalas ut med lönen – bara för timanställda och tidsbegränsat anställda. Personen tjänar då inga semesterdagar och får procenten med varje lön. Anställningen får avses pågå i högst tre månader (semesterlagen 5 §): kortet stoppar ett slutdatum mer än tre månader efter startdatumet, och utan slutdatum varnar notiscentralen när tre månader har gått. Extra vid behov påverkas inte. Har personen redan semester registrerad i anställningen säger kortet det, och när du sparar kan du avvisa väntande ansökningar och ta bort godkänd semester i samma steg. Se artikeln Semesterdagar och semesterlön

När ska jag fylla i Avtalad arbetstid?

Bara när avtalet faktiskt anger ett timtal. De flesta anställningar är skrivna i procent, och då lämnar du fältet tomt — allt fungerar precis som förut.

Har ni däremot kommit överens om ett fast timtal blir det svårt att uttrycka som en procentsats. En heltid i Vendion är 40 timmar i veckan, alltså drygt 173 i månaden. Ett avtal på 170 timmar i månaden är varken 100 % eller något jämnt tal — och sänker du sysselsättningsgraden för att få ner timmarna sänks månadslönen med den.

Fyller du i timtalet i stället händer tre saker:

• Anställningsavtalet skriver ut ditt eget tal, ordagrant: "Arbetstidsmått: 170 timmar per månad". Det räknas inte om till veckor, eftersom det är månaden ni avtalat om. Raden ersätter då Sysselsättningsgrad och Veckoarbetstid.
• Mertiden räknas mot den avtalade tiden. Arbetar personen mer än sina 170 timmar ersätts de timmarna separat i stället för att försvinna in i månadslönen. Om det stäms av per månad eller per vecka beror på lönetyp och enhet, se nedan.
• Beräkningsperioden planerar den avtalade tiden i stället för procent gånger veckomått.

⚠️ Mertiden är värd att tänka på innan du sparar. Går personens avtalade tid under det som sysselsättningsgraden gav blir det fler mertidstimmar än tidigare, och de ersätts separat. Det är så avtalet är tänkt att fungera och blir mer korrekt — men det kan höja lönekostnaden de månader personen arbetar över sin avtalade tid. Vendion visar en varning direkt i fältet som säger var den nya gränsen hamnar.

Sysselsättningsgraden styr fortfarande lönen. Fyller du i ett timtal ändras alltså inte månadslönen — bara arbetstiden.

Stäms mertiden av per månad eller per vecka?

Ändras sysselsättningsgraden eller timtalet räknas varje vecka med de villkor som gällde den veckan. En ändring längre fram påverkar aldrig en redan arbetad vecka. Gäller ändringen från mitt i en vecka vägs gränsen per dag: från 50 % (20 h) till 100 % (40 h) en torsdag ger gränsen (3 × 20 + 4 × 40) ÷ 7 = 31,4 timmar för den veckan. Ändras ett timtal per månad mitt i månaden vägs det på samma sätt per dag. Ett byte mellan timtal per vecka och timtal per månad mitt i en månad räknar Vendion Lön inte än: lägg ändringen den första i månaden.

Övertiden räknas alltid per vecka, även för den som stäms av per månad. Övertidsgränsen är 40 timmar i veckan om du inte ändrat den under Personal › Inställningar › Lön. En vecka på 41 timmar ger alltså en timme övertid, även när månaden landar på 170. Samma timme räknas inte en gång till som mertid. Semester, kompledighet och extra ledighetsdagar i veckan räknas som arbetad tid mot gränsen, med dagens schemalagda timmar (arbetstidslagen 7 §).

Timtalet är detsamma varje månad. 170 timmar gäller oavsett hur många vardagar månaden har. En lång månad kan därför ge mertid fast ingen enskild vecka gått över 40 timmar, och en kort månad ger ingen. Frånvaro, till exempel semester, sänker inte timtalet.

Så syns det i löneunderlaget: mertiden läggs på månadens sista pass, och under mertidskolumnen står mot 170 h/mån. I lönefilen till löneprogrammet och i Fortnox Lön står mertiden som en summa på periodens sista dag, precis som förut. Löneperioder som redan är låsta räknas inte om.

Kompetenser – Kök, Bar, Sal, Disk och Kassa. Flera kan väljas. De visar vad personen kan hoppa in på och gör att schemat kan varna när någon läggs på fel station.

Adress – gatuadress, postnummer och ort. Krävs i ett fullständigt anställningsavtal.

Bankuppgifter – bankkonto för löneutbetalning, samt skattetabell och skattekolumn. Kör ni Vendion Lön med Skatt från Skatteverket påslaget hämtas skattetabellen och jämkningen från Skatteverket när du lägger till personen. Skattekolumnen fyller du i själv (se Skatt från Skatteverket – skattetabell och jämkning hämtas åt dig).

Löneadministration – personaltyp, skatteavdrag, anställningsform i lönesystemet och Fora-kod. De används när personen speglas till Fortnox Lön och kan lämnas på Ej angivet om ni inte använder den kopplingen. Kör ni bara en lönefil (PAXml eller Visma) och har ingen personalsynk mot Fortnox visas bara personaltypen, och kortet Skatt syns inte: ingen lönefil använder de andra uppgifterna. Kör ni Vendion Lön krävs personaltypen Arbetare eller Tjänsteman.

Anställningsnummer – det som stoppar lönen

Anställningsnumret är den enda kopplingen mellan Vendion och ert lönesystem, och det måste vara exakt detsamma på båda ställena. Numret måste också vara unikt inom restaurangen.

Skickar ni lönen till ett externt lönesystem varnar personalkortet när fältet är tomt: personen utelämnas ur löneunderlaget till löneprogrammet. Det är ett tyst fel som annars upptäcks först när lönen redan är körd.

Kör ni Vendion Lön är numret frivilligt, och på personalkortet varnar formuläret inte när det är tomt. Finns numret står det på lönebeskedet och i filnamnet när lönebeskeden laddas ner.

Under bytet till Vendion Lön krävs numret fortfarande. Så länge den här eller förra månadens arbete körs i ert tidigare lönesystem (Fortnox Lön, PAXml eller Visma) ska en lönefil dit fortfarande ut, och då varnar personalkortet om numret saknas. Väljer ni till exempel Vendion Lön från novembers arbete gäller kravet hela november, eftersom lönefilen för oktober görs då. Från 1 december är numret frivilligt.

Knappen Föreslå intill fältet föreslår nästa lediga nummer. Den sätter inget automatiskt – har ert löneprogram en egen numrering ska ni följa den, inte Vendions.

Arbetstillstånd

Är personen inte medborgare i ett EU- eller EES-land eller Schweiz behöver hen arbetstillstånd. Kontrollera tillståndet före första arbetsdagen och spara en kopia under anställningen och 12 månader efter. Den som arbetar utan giltigt tillstånd kan kosta arbetsgivaren en särskild avgift på två prisbasbelopp per person.

När personen är upplagd: öppna personalkortet, fliken Anställning, och kryssa i Kräver arbetstillstånd i kortet Arbetstillstånd. Fyll i Giltigt till och med och Kontrollerat den, och lägg kopian under fliken Dokument (kategori ID).

• Schemat varnar rött för pass efter giltighetsdagen, och för varje pass så länge giltighetstiden saknas.
• Notisklockan påminner 30 dagar innan tillståndet går ut, och när det har gått ut.
• Lönen påverkas inte. Lön för utfört arbete ska alltid betalas.

Uppgiften syns för den som lägger schemat eller hanterar personal och lön, och för personen själv, men inte för kollegor.

Snabbtillägg: bara en PIN till kassan

Behöver någon bara komma in i kassan – en extraanställd, en inhoppare – räcker snabbtillägget:

1. Gå till Användare
2. Klicka Lägg till personal
3. Fyll i förnamn, efternamn och personnummer
4. En PIN på 4 siffror genereras automatiskt. Slumpa om den med uppdatera-ikonen vid behov
5. Välj behörighetsgrupp
6. Lämna e-post tomt för en ren kassaanvändare, eller fyll i den för att också skicka en inloggningsinbjudan
7. Klicka Lägg till personal

Personen kan logga in i kassan direkt med sin PIN.

Personen kan inte stämpla in utan personnummer. Du kan spara personalkortet innan numret är ifyllt, men måste komplettera det innan första instämplingen. Om stämpelklockan visar att personnummer saknas öppnar du personalkortet, väljer Redigera på kortet Person under fliken Översikt, fyller i numret och väljer Spara. Saknas numret står det också på raden Saknas för lönen överst på kortet, och ett klick där öppnar rätt fält.

Lägger du upp någon som ska jobba samma kväll: fyll i personnumret direkt. Ett felaktigt nummer stoppas däremot alltid — det ser ifyllt ut och skulle passera liggaren med fel identitet.

Vad som händer sedan

Personen dyker upp i personalregistret under Personal › Personal. Öppna hennes personalkort så visar en onboarding-ruta vad som återstår: uppgifter ifyllda, anställningsnummer ifyllt och anställningsavtal signerat. Rutan blir grön när allt är klart.

Vad personen får göra i systemet styrs av behörighetsgruppen, inte av rollen. Grupper hanteras under Användare › Behörighetsgrupper.

Revisor, byrå eller konsult: bara inloggning

Ska någon utanför personalen kunna logga in – er revisor, bokföringsbyrån, IT-supporten eller en konsult – använder du Bjud in extern användare. Personen får en inloggning men läggs inte upp som personal.

1. Gå till Användare
2. Klicka Bjud in extern användare
3. Fyll i förnamn, efternamn och e-post. E-posten är personens inloggning och krävs
4. Välj behörighetsgrupp
5. Klicka Skicka inbjudan

Personen får ett mejl med en länk för att skapa sin inloggning. I listan under Användare märks hen Extern.

Det här får en extern användare inte: personalkort, PIN eller personnummer. Hen syns därför inte i schemat, kan inte stämpla in och kan inte logga in i kassan – och får varken personalnyheter eller notiser om lediga pass.

Vad hen kan göra i admin styrs helt av behörighetsgruppen, så välj en grupp som bara ger det personen behöver. Väljer du en grupp som ger kassaåtkomst påminner dialogen om att en extern användare ändå inte kan logga in i kassan.

Ska personen bli personal? Öppna hen i listan under Användare, fyll i en PIN och spara. Då läggs hen upp som personal och kan stämpla in, och märkningen Extern försvinner.

Har du redan lagt upp en revisor eller konsult som personal? Då har hen ett personalkort och syns i schemat. Hör av dig till supporten, så flyttar vi över hen till en extern användare.

Märkt Via kedjan

Är restaurangen med i en kedja kan du se personer märkta Via kedjan i listan. De är administratörer i kedjan och därmed administratörer här, med samma rätt som restaurangens egen administratör, även lön och persondata. Du kan inte ändra, pausa eller ta bort deras åtkomst i restaurangen: det görs av kedjans administratörer under Kedjeöversikt → Medlemmar. Varje ändring står i Kontrollcenter → Inställningsändringar.