Lägga till en ny medarbetare

Personal läggs upp under Personal ▸ Personal. Vilken väg du ska välja beror på om personen redan är anställd eller ska bli det, och på hur mycket du vet om henne just nu.

Alla fyra vägarna kräver behörigheten att hantera användare. Saknar du den visas knapparna inte.

Fyra vägar – välj rätt

Rekrytera ny är den avsedda vägen vid en nyanställning. Du slipper jaga personnummer, adress och bankkonto innan personen ens finns i systemet – hon fyller i det själv när hon signerar anställningsavtalet, och kontot skapas först efter signeringen. Den vägen har en egen artikel: Rekrytera en ny medarbetare – från erbjudande till första passet.

Resten av den här artikeln handlar om de tre andra vägarna.

Lägg till personal – steg för steg

1. Gå till Personal ▸ Personal
2. Klicka Lägg till personal
3. Fyll i formuläret som glider in från höger (se fältgenomgången nedan)
4. Klicka Lägg till

Anger du en e-postadress får personen en inbjudan att skapa sin inloggning till admin och personalportalen.

Vad varje fält gör

Fyll i personens namn och de anställningsuppgifter ni har. Om du lämnar e-post tom måste du också ange och bekräfta en PIN-kod på 4–6 siffror. Personnummer behövs innan personen kan stämpla in.

Grunduppgifter

• Förnamn och Efternamn – krävs
• E-post – ger inbjudan till inloggning. Efter att personen är upplagd ändras adressen under Användare ▸ Profil
• Telefon – används bland annat för att skicka anställningsavtalet som länk
• Personnummer – krävs för personalliggaren. Samordningsnummer fungerar också – skriv det precis som det står, alltså med födelsedagen plus 60
• Anställningsnummer – kopplingen till ert lönesystem, se nedan

Anhörig / nödkontakt – namn, relation och telefon. Valfritt, men det är den som kontaktas om något händer på jobbet.

Anställning

• Roll – styr färgen i schemat, vilken kompetens ett pass kräver och hur dricksen fördelas
• Kostnadsställe – personens avdelning. Styr dricksfördelning per avdelning och hur lönen konteras i bokföringen. Utan värde hamnar allt på standardkontot
• Anställningstyp – Tillsvidare, Tidsbegränsad eller Timanställd
• Lönetyp – Månadslön eller Timlön
• Lön – kr/mån eller kr/h
• Sysselsättningsgrad – i procent
• Avtalad arbetstid – valfritt. Fyll i om avtalet anger ett timtal i stället för en procentsats, till exempel 170 timmar i månaden. Du väljer själv om du anger den per vecka eller per månad
• Arbetsdagar per vecka – styr hur många semesterdagar personen får: 5 dagar i veckan ger 25 semesterdagar, 3 dagar ger 15 (semesterlagen). Gäller alla anställningsformer, även timanställda. Deltid som är utspridd över hela veckan ska stå kvar på 5
• Anställningsdatum och, för tidsbegränsad anställning, Slutdatum

När ska jag fylla i Avtalad arbetstid?

Bara när avtalet faktiskt anger ett timtal. De flesta anställningar är skrivna i procent, och då lämnar du fältet tomt — allt fungerar precis som förut.

Har ni däremot kommit överens om ett fast timtal blir det svårt att uttrycka som en procentsats. En heltid i Vendion är 40 timmar i veckan, alltså drygt 173 i månaden. Ett avtal på 170 timmar i månaden är varken 100 % eller något jämnt tal — och sänker du sysselsättningsgraden för att få ner timmarna sänks månadslönen med den.

Fyller du i timtalet i stället händer tre saker:

• Anställningsavtalet skriver ut ditt eget tal, ordagrant: "Arbetstidsmått: 170 timmar per månad". Det räknas inte om till veckor, eftersom det är månaden ni avtalat om. Raden ersätter då Sysselsättningsgrad och Veckoarbetstid.
• Mertid börjar räknas från den avtalade tiden. Arbetar personen mer än sina 170 timmar ersätts de timmarna separat i stället för att försvinna in i månadslönen.
• Beräkningsperioden planerar den avtalade tiden i stället för procent gånger veckomått.

⚠️ Mertiden är värd att tänka på innan du sparar. Går personens avtalade tid under det som sysselsättningsgraden gav blir det fler mertidstimmar än tidigare, och de ersätts separat. Det är så avtalet är tänkt att fungera och blir mer korrekt — men det kan höja lönekostnaden de månader personen arbetar över sin avtalade tid. Vendion visar en varning direkt i fältet som säger var den nya gränsen hamnar.

Sysselsättningsgraden styr fortfarande lönen. Fyller du i ett timtal ändras alltså inte månadslönen — bara arbetstiden.

Kompetenser – Kök, Bar, Sal, Disk och Kassa. Flera kan väljas. De visar vad personen kan hoppa in på och gör att schemat kan varna när någon läggs på fel station.

PIN-kod – 4–6 siffror, som du skriver in två gånger. Den behövs för PIN-inloggning och stämpelklockan och är obligatorisk när du inte anger e-post.

Adress – gatuadress, postnummer och ort. Krävs i ett fullständigt anställningsavtal.

Bankuppgifter – bankkonto för löneutbetalning, samt skattetabell och skattekolumn.

Löneadministration – personaltyp, skatteavdrag och anställningsform i lönesystemet. De här tre används när personen speglas till Fortnox Lön och kan lämnas på Ej angivet om ni inte använder den kopplingen.

Anställningsnummer – det som stoppar lönen

Anställningsnumret är den enda kopplingen mellan Vendion och ert lönesystem, och det måste vara exakt detsamma på båda ställena. Numret måste också vara unikt inom restaurangen.

Lämnar du fältet tomt varnar formuläret direkt: personen utelämnas ur löneunderlaget till löneprogrammet. Det är ett tyst fel som annars upptäcks först när lönen redan är körd.

Knappen Föreslå intill fältet föreslår nästa lediga nummer. Den sätter inget automatiskt – har ert löneprogram en egen numrering ska ni följa den, inte Vendions.

Snabbtillägg: bara en PIN till kassan

Behöver någon bara komma in i kassan – en extraanställd, en inhoppare – räcker snabbtillägget:

1. Gå till Användare
2. Klicka Lägg till personal
3. Fyll i förnamn, efternamn och personnummer
4. En PIN på 4 siffror genereras automatiskt. Slumpa om den med uppdatera-ikonen vid behov
5. Välj behörighetsgrupp
6. Lämna e-post tomt för en ren kassaanvändare, eller fyll i den för att också skicka en inloggningsinbjudan
7. Klicka Lägg till personal

Personen kan logga in i kassan direkt med sin PIN.

Personen kan inte stämpla in utan personnummer. Du kan spara personalkortet innan numret är ifyllt, men måste komplettera det innan första instämplingen. Om stämpelklockan visar att personnummer saknas öppnar du personalkortet, väljer Redigera, fyller i numret och sparar.

Lägger du upp någon som ska jobba samma kväll: fyll i personnumret direkt. Ett felaktigt nummer stoppas däremot alltid — det ser ifyllt ut och skulle passera liggaren med fel identitet.

Vad som händer sedan

Personen dyker upp i personalregistret under Personal ▸ Personal. Öppna hennes personalkort så visar en onboarding-ruta vad som återstår: uppgifter ifyllda, anställningsnummer ifyllt och anställningsavtal signerat. Rutan blir grön när allt är klart.

Vad personen får göra i systemet styrs av behörighetsgruppen, inte av rollen. Grupper hanteras under Användare ▸ Behörighetsgrupper.

Revisor, byrå eller konsult: bara inloggning

Ska någon utanför personalen kunna logga in – er revisor, bokföringsbyrån, IT-supporten eller en konsult – använder du Bjud in extern användare. Personen får en inloggning men läggs inte upp som personal.

1. Gå till Användare
2. Klicka Bjud in extern användare
3. Fyll i förnamn, efternamn och e-post. E-posten är personens inloggning och krävs
4. Välj behörighetsgrupp
5. Klicka Skicka inbjudan

Personen får ett mejl med en länk för att skapa sin inloggning. I listan under Användare märks hen Extern.

Det här får en extern användare inte: personalkort, PIN eller personnummer. Hen syns därför inte i schemat, kan inte stämpla in och kan inte logga in i kassan – och får varken personalnyheter eller notiser om lediga pass.

Vad hen kan göra i admin styrs helt av behörighetsgruppen, så välj en grupp som bara ger det personen behöver. Väljer du en grupp som ger kassaåtkomst påminner dialogen om att en extern användare ändå inte kan logga in i kassan.

Ska personen bli personal? Öppna hen i listan under Användare, fyll i en PIN och spara. Då läggs hen upp som personal och kan stämpla in, och märkningen Extern försvinner.

Har du redan lagt upp en revisor eller konsult som personal? Då har hen ett personalkort och syns i schemat. Hör av dig till supporten, så flyttar vi över hen till en extern användare.