Extra ledighetsdagar för röda dagar

Med Visita/HRF-avtalet ger en röd dag som infaller på en vardag en extra ledig dag (Gröna riksavtalet § 15). Vendion räknar dagarna åt dig ur schemat, stämplingarna och frånvaron, och visar saldot på personalkortet.

Kort sagt: en röd dag måndag–fredag ger en extra ledig dag till den som arbetade, var ledig eller hade semester den dagen. Dagen läggs ut som frånvaron Extra ledighetsdag, och månadslönen minskas inte.

Vilka dagar som räknas

Röda dagar är helgdagarna samt midsommarafton, julafton och nyårsafton. Påskafton räknas inte.

Heltid, eller i snitt fem dagar i veckan. Den som är heltidsanställd, eller arbetar i genomsnitt fem dagar i veckan, tjänar en dag när en röd dag infaller måndag–fredag och personen:

• arbetade
• hade en ordinarie ledig dag, alltså varken pass eller frånvaro
• hade semester

Samma personer tjänar också en dag om de arbetar en röd dag som infaller på en lördag.

Färre än fem dagar i veckan. Då ger den röda dagen en extra ledighetsdag bara om personen arbetade den, måndag–fredag.

Nationaldagen på en helg. Infaller 6 juni på en lördag eller söndag får alla som arbetar då en dag, oavsett hur mycket de arbetar.

Arbetade betyder att personen stämplade in den dagen. Snittet på fem dagar i veckan räknas på den närmast föregående beräkningsperioden: arbetade dagar delat med periodens veckor. Var personen inte anställd hela den perioden, eller finns ingen period, gäller antalet arbetsdagar per vecka på personalkortet.

Ingen dag ges när personen den röda dagen:

• var sjuk, hade VAB, var föräldraledig eller tjänstledig
• hade annan betald ledighet i stället för ett pass, till exempel kompledighet eller permission
• var schemalagd men varken stämplade in eller hade frånvaro registrerad

Det blir högst en dag per röd dag.

Två månaders anställning. Dagarna gäller först när anställningen har varat mer än två månader. Till dess räknas de inte i saldot, och personalkortet säger varför.

Slå på och ställ in

Inställningen finns under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön, i avsnittet Ekonomi:

Dagar som tjänats in före Räknas från, till exempel i ert förra system, lägger du in som ingående saldo på personalkortet.

Är inställningen av visas inte frånvarotypen Extra ledighetsdag, varken i personalportalen eller i chefens lista.

Knappen Ställ in efter lag under Personal ▸ Inställningar ▸ Avtal stänger av inställningen, eftersom dagarna kommer från kollektivavtalet och inte från lagen. Valet av kollektivavtal styr den annars inte: byter ni avtal ändrar du inställningen själv.

Kör ni lönen med Vendion Lön och har Visita/HRF stoppas lönekörningen så länge inställningen är av.

Saldot

Öppna medarbetaren under Personal ▸ Personal och gå till fliken Ledighetssaldo. Kortet Extra ledighetsdagar (röda dagar) visar:

• saldot i dagar
• ingående saldo, intjänade och uttagna dagar, och dagar som betalats ut eller justerats
• årets intjänade dagar med datum, dagens namn och skälet: Arbetade, Ordinarie ledig dag, Semester, Arbetade på röd lördag eller Arbetade på nationaldagen (helg)

Saldot är ingående saldo + justeringar + intjänade dagar − uttagna dagar − utbetalda dagar.

Medarbetaren ser sitt eget saldo på startsidan i personalportalen.

Lägg in ett saldo eller rätta det

Har du lönebehörighet för personen finns ett formulär längst ned på kortet:

Fyll i antal dagar, datum och en anteckning på minst tre tecken och klicka Spara. En rad går inte att ändra eller ta bort i efterhand. Har något blivit fel lägger du in en ny justering, så syns både felet och rättelsen.

Utbetalt i pengar drar bara dagarna från saldot. Själva beloppet lägger du in som en justering på medarbetarens löneunderlag. När anställningen slutar behöver du inte göra något av det själv, se När anställningen slutar nedan.

Lägg ut en dag

En extra ledighetsdag läggs ut som frånvarotypen Extra ledighetsdag:

• Som chef: registrera den under Personal ▸ Personal ▸ Frånvaro ▸ Registrera frånvaro. Den blir godkänd direkt.
• Som medarbetare: ansök under Frånvaro i personalportalen och välj typen Extra ledighetsdag. Ansökan väntar på godkännande, som annan ledighet.

Godkända dagar dras från saldot, även när dagen ligger framåt i tiden. En halvdag räknas som en halv dag.

Systemet stoppar inte ett uttag som saldot inte räcker till. Kontrollera saldot innan du godkänner.

Avtalet säger när dagarna ska tas ut:

• En intjänad dag ska läggas ut under julhelgen, med minst en veckas varsel.
• Dagar som tjänats in i december får läggas ut till och med 31 mars.
• Övriga dagar som inte tagits ut läggs ut i samband med nästa års semester.

Vendion lägger inte ut dagarna i schemat åt dig.

Lönen för dagen

Exempel: 180 kr i timmen, 30 timmar i veckan och fem arbetsdagar i veckan ger 1 080 kr för dagen.

Saknar personalkortet en avtalad veckoarbetstid räknas dagen på frånvarons schemalagda timmar, som för kompledighet. Fyll därför i veckoarbetstiden för timavlönade.

På Personal ▸ Löner står dagen under Övrig frånvaro.

Till lönesystemet. Dagen skickas inte som frånvaro till Fortnox Lön eller i PAXml-filen. Timavlönades lön för dagen går som ett belopp på lönearten Lön under extra ledighetsdag. Koppla den till en löneart i ert lönesystem under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön ▸ Lönekoder & export. Saknas kopplingen skickas inte beloppet, och Vendion varnar före överföringen till Fortnox och i PAXml-exporten.

Kör ni Vendion Lön räknas lönen för dagen i lönekörningen och står på lönebeskedet.

När anställningen slutar

Har medarbetaren dagar kvar när anställningen slutar betalar Vendion ut dem i lönen för den månad då anställningen slutar. Det är saldot på slutdagen, alltså slutdatumet på personalkortet, som betalas.

Exempel: 32 000 kr i månaden och tre dagar kvar ger 3 × 32 000 ÷ 22 = 4 363,64 kr.

• Har anställningen varat högst två månader finns inga dagar att betala ut.
• Har medarbetaren tagit ut fler dagar än hen tjänat in görs inget avdrag.
• Saknar en timavlönad avtalad veckoarbetstid på personalkortet räknas inget belopp. Personal ▸ Löner visar det med röd text under Övrig frånvaro, och Vendion Lön stoppar lönekörningen tills veckoarbetstiden är ifylld.

Beloppet är lön som andra lönedelar: det bär arbetsgivaravgift, är semesterlönegrundande och kommer med i AGI-underlaget och bokföringen. På Personal ▸ Löner står det under Övrig frånvaro som Extra ledig vid avslut, och i kostnadssammanställningen som Extra ledighetsdagar vid avslut. Till Fortnox Lön och i PAXml-filen går det på samma löneart som lönen för en uttagen dag, Lön under extra ledighetsdag, med texten Extra ledighetsdagar vid avslut. Kör ni Vendion Lön står det som en egen rad på lönebeskedet och skattas som ett engångsbelopp.

Saldot går till noll när lönen låses. När du låser lönen för månaden skrivs dagarna som utbetalda på kortet, med anteckningen Utbetalt vid anställningens slut. Låser du upp månaden igen förs dagarna tillbaka med en ny rad, och nästa låsning skriver det som gäller då.

Påminnelser i notisklockan

Påminnelsen i december försvinner när dagen lagts ut i julhelgen, och den i januari–mars när saldot är slut. Påminnelserna visas för den som får ändra schemat eller lönen.

Fråga AI-assistenten

AI-assistenten i admin kan svara på saldot, till exempel hur många extra ledighetsdagar har Anna? Det kräver behörigheten att se lön. Assistenten lägger inte in eller ändrar saldon.

Det som inte är byggt än

• Vendion lägger inte ut dagarna i schemat åt dig.
• Dagar före Räknas från räknas inte. Lägg in dem som ingående saldo.