Personalliggare (Skatteverket-krav)

En restaurang ska som huvudregel föra personalliggare: varje dag ska det antecknas vilka som är verksamma i lokalen och när deras arbetspass börjar och slutar. Det gäller inte bara anställda utan alla som deltar i verksamheten. Vissa familjeföretag är undantagna. Läs vad som gäller för er hos Skatteverket.

I Vendion behöver du inte föra liggaren för hand. Varje in- och utstämpling blir automatiskt en rad i personalliggaren, med namn, personnummer och klockslag. Din uppgift är att se till att alla stämplar, och att rätta det som blivit fel.

Var du hittar liggaren

• Med Personal-modulen: Personal › Tider › Personalliggare.
• Utan Personal-modulen: Personalliggare i adminmenyn.

Du behöver behörigheten Skatteverket-exporter (kassajournal + personalliggare) eller Korrigera personalliggaren. Personalen på golvet kan också visa liggaren i kassan och på stämpelklockan, se Visa personalliggaren vid ett kontrollbesök.

Vad den visar

Välj dag med datumraden, Idag tar dig tillbaka. Överst står Verksamma personer, alltså hur många som är instämplade just nu, tillsammans med restaurangens namn och organisationsnummer. Siffran gäller bara dagens datum.

Under den listas dagens registreringar med tid, händelse, namn, personnummer, vem som registrerade och vilken enhet. Personnumren är maskade tills du klickar Visa pnr.

• Skriv ut skriver ut den valda dagen.
• Under Mer laddar du ner hela månaden som CSV eller SKV-XML. Det kräver Skatteverket-exporter.

Personnummer krävs för att stämpla in

Saknas personnummer på personalkortet stoppas instämplingen. Personen får beskedet Personnummer saknas på ditt personalkort. Personalliggaren kräver det enligt lag — be din chef komplettera uppgiften innan du stämplar in. Utstämpling stoppas inte.

I notisklockan står då 1 person kan inte stämpla in — personnummer saknas (eller antalet personer). Så löser du det:

1. Klicka på posten och välj Öppna personalregistret (utan Personal-modulen Öppna Användare).
2. Öppna personen och fyll i Personnummer.
3. Spara. Personen kan stämpla in direkt.

Ska någon stämpla utan att vara anställd hos er, till exempel inhyrd personal, läs Personnummer på stämpelklockan.

När något blivit fel

• Fel tid eller fel person: rätta raden i liggaren, se Personalliggare – korrigeringar i detalj. Originalet står kvar och rättelsen läggs till.
• Ett pass som aldrig stämplades: registrera det under Personal › Tider, se Tidrapportering. Då skrivs både arbetstiden och liggarens rader.

Bra att veta om kraven

Skatteverket kan göra kontrollbesök i lokalen, och liggaren ska då finnas tillgänglig. Kontrollavgiften är 12 500 kr plus 2 500 kr för varje person som inte är antecknad. Liggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. Mer om reglerna finns i Så fungerar personalliggare.