Personalliggare (Skatteverket-krav)

Restauranger ska som huvudregel föra personalliggare. Det finns undantag, exempelvis för vissa familjeföretag; kontrollera vad som gäller för er hos Skatteverket. Den ska föras löpande, finnas tillgänglig i lokalen och kunna visas direkt vid ett oanmält kontrollbesök.

I Vendion skrivs liggaren automatiskt. Varje in- och utstämpling blir en registrering. Se till att alla verksamma stämplar korrekt och rätta saknade eller felaktiga tider – automatiken ersätter inte den rutinen.

Vad som loggas automatiskt

Varje registrering bär:

• Namn på personen
• Personnummer (eller samordningsnummer)
• Tidpunkt för händelsen
• Händelsetyp – In, Ut, Rättelse eller Annullering
• Registrerad av – det konto som var inloggat på enheten när raden skrevs. Stämplar personalen i sin egen portal eller app står personen själv. Vid en delad kassa står i stället det konto kassan är inloggad med, alltså samma namn på allas rader — det säger vilken enhet registreringen kom från, inte vem som tryckte. Vid en rättelse står chefen som gjorde den
• Enhet – vilken kassa eller stämpelplatta registreringen gjordes på

Klockslagen visas alltid i svensk tid, oavsett vad enhetens egen klocka står på.

Så öppnar du personalliggaren

Det finns tre vägar in, och de finns med flit. De två första visar exakt samma register – samma datumväljare, samma personnummervisning, samma rättelser och samma export. Det är en sida, inte två.

1. Personalliggare i adminmenyn, under rubriken VERKSAMHET (adressen /admin/personalliggare). Helsidesvyn – den du tar fram vid ett kontrollbesök.
2. Personal ▸ Tider ▸ Personalliggare – samma sida, inbäddad som en subflik i Personal-modulen.
3. Kassan och stämpelplattan – en läsvy med maskade personnummer, byggd för kontrollbesök mitt i service. Se den separata artikeln om kontrollbesök.

Har ni Personal-modulen döljs menyposten under VERKSAMHET för dig som når liggaren inne i modulen, så att samma register inte står på två ställen i menyn. Adressen fungerar ändå, och du kan bokmärka den.

Har ni inte Personal-modulen ligger menyposten kvar – personalliggaren går att använda även utan den licensen.

Välj datum med datumväljaren uppe till höger. (Gamla bokmärken med ?tab=personalliggare fungerar fortfarande, men de skickar dig bara vidare till subfliken.)

Vad du ser

Överst står Verksamma personer – de som är i lokalen just nu. Siffran räknas över de senaste 20 timmarna och visas bara när du tittar på dagens datum; på en historisk dag skulle den bara betyda "de som glömde stämpla ut".

Under den ligger dagens registreringar med tid, händelse, namn, personnummer, vem som registrerade och vilken enhet. Personnumren visas maskade (till exempel 19900101-****). Knappen Visa pnr visar dem i klartext.

Går läsningen inte fram får du en tydlig ruta: "Kunde inte hämta personalliggaren." Den tomma listan betyder alltså aldrig "ingen har jobbat" – det är skillnaden mellan tomt och trasigt, och vid ett kontrollbesök är den skillnaden allt.

Personnummer krävs för att kunna stämpla in

Utan personnummer på personalkortet går det inte att stämpla in. Personen möts av ett fel vid terminalen: "Personnummer saknas på ditt personalkort." Utstämpling släpps däremot igenom, så ingen låses inne mitt i ett pass.

Saknas numret på någon får du en kritisk notis i klockan uppe till höger: "N personer kan inte stämpla in – personnummer saknas." Åtgärda den innan nästa pass:

1. Klicka på notisen. Har ni Personal-modulen öppnas personalregistret, annars Användare.
2. Klicka på personen.
3. Fyll i Personnummer (ÅÅÅÅMMDD-XXXX) och spara.

Redan ifyllda nummer visas maskade. Att visa hela numret loggas.

Har någon hunnit stämpla in innan numret fylldes i står raden kvar utan personnummer – liggaren går inte att komplettera i efterhand. Liggarvyn varnar därför när personer i perioden saknar nummer, och exportfilen skriver OKAND på de raderna.

Rätta en registrering

Ingenting raderas. Du har två åtgärder på varje rad:

• Korrigera – händelsen skedde, men vid en annan tidpunkt. Du anger korrigerat datum, korrigerad tid och en obligatorisk motivering.
• Annullera – händelsen ägde aldrig rum, till exempel fel person eller fel kod. Du anger bara en motivering.

Både originalet och rättelsen står kvar i liggaren och i exporten, med tydlig markering. En korrigering kan i sin tur rättas igen; en annullerad rad kan däremot inte rättas. Den fullständiga guiden finns i artikeln om korrigeringar i detalj.

Skriv ut och exportera

• Skriv ut ger en utskrift av den valda dagen med verksamhetens namn, org.nr och utskriftsstämpel. Rättelser är markerade och ersatta rader överstrukna.
• CSV och SKV-XML exporterar hela månaden som det valda datumet ligger i – inte den enskilda dagen. Perioden står i knappen så du ser vad du lämnar ut.

Exportknapparna kräver behörigheten Skatteverket-exporter.

För att öppna liggarvyn i admin – helsidan eller underfliken – krävs Skatteverket-exporter (kassajournal + personalliggare) eller Korrigera personalliggaren. Saknar du båda visas inte underfliken. Be en administratör om rätt åtkomst. Medarbetare som bara behöver visa liggaren vid ett kontrollbesök kan använda läsvyn i kassan eller på stämpelplattan – se artikeln om kontrollbesök.

Vad du kan lita på

Du ändrar inte en gammal registrering direkt. Rättelser visas tillsammans med originalet, med vem som gjorde rättelsen och när. Kontrollera registreringarna löpande så att tider och identitetsuppgifter är korrekta.