Tidrapportering – granska och godkänn arbetstider

Rapporterad tid är arbetsytan mellan stämpelklockan och lönen. Här ser du vad personalen faktiskt stämplat, hur det förhåller sig till schemat, och här attesterar du timmarna innan de blir lön.

Öppna Tider

Gå till Personal › Tider. Fliken har fem vyer: Rapporterad tid, Summering, Månadsöversikt, Arbetstidsanteckningar och Personalliggare. Den här artikeln handlar om den första, som är den du landar på. Arbetstidsanteckningarna beskrivs i Arbetstidsanteckningar och lagens tak för övertid.

I raden under underflikarna väljer du:

• Perioden till vänster – pilarna bläddrar bakåt och framåt, Idag tar dig tillbaka, och Vecka eller Månad bestämmer hur lång perioden är. Perioden följer med när du byter till Summering, Månadsöversikt, Arbetstidsanteckningar eller Personalliggare.
• Dag för dag eller Per person – hur listan är ordnad, se nedan. Dag för dag är förvalt, och Tider kommer ihåg ditt val.
• Enkel eller Detaljerad (bara i Per person) – i Detaljerad visas även schematid samt in- och utstämpling per dag.

Längst till höger finns Efterregistrera pass, för ett pass som saknas helt, och Registrera frånvaro. I båda väljer du person och dag i dialogen.

Trycker du Öppna tider på en punkt under Personal › Start öppnas Tider direkt på rätt vecka med rätt person utfälld.

De första fem dagarna i en månad öppnar Tider förra månaden, om den har tider som inte är attesterade. Då hamnar du på den månad som lönen ska köras för.

Dag för dag: gå igenom gårdagen

Dag för dag är vyn för den dagliga genomgången. Listan är ordnad per datum med den senaste dagen överst, markerad idag eller igår. Bredvid varje datum står en summering, till exempel 12 pass · 1 uteblev · 3 att granska.

Varje pass är en rad med Namn, Schema, Stämplat, Rast, Arbetat, Diff och Status. Den stämpling som avviker från passet är färgad, så att en sen ankomst eller en sen utstämpling syns direkt. Statusen står i klartext, till exempel Sen ankomst, Tidig instämpling, Glömd utstämpling, Utan schema, Ändrad, Pass 1 av 2 och Godkänd. Bara pass som finns visas: inga tomma dagar och inga medarbetare utan pass.

Uteblev: hade någon ett publicerat pass men stämplade aldrig, och har ingen frånvaro hela dagen, får personen en rad Uteblev med knapparna Registrera tid och Frånvaro.

Tryck på en rad så öppnas passpanelen. Där ser du schemat och den arbetade tiden och kan ändra Instämpling, Utstämpling och Rast, kryssa i Rasten kunde inte tas och skriva en Motivering. Spara gäller samma regler som Rätta tider nedan. I panelen finns också Godkänn, besluten om tid utanför passet, och Visa personens månad, som öppnar Månadsöversikten för personen.

Varje dag har en egen Godkänn inom 10 min som bara tar den dagens poster, med samma regler som massgodkännandet nedan.

Per person

Per person är vyn som samlar en medarbetare i taget, för veckan eller månaden. Varje medarbetare är en rad som fälls ut till en dag-för-dag-tabell. På sammanfattningsraden står:

• Schema – summan av publicerade pass i perioden
• Arbetad – faktiskt arbetad tid, med rast redan avdragen
• Diff – skillnaden mot schemat, färgad grön inom 10 minuter, gul upp till 30 och röd däröver
• OB – obekväm arbetstid, när det finns någon
• Status – "Godkänt", "N kvar" eller "Ej rapporterad"

Ovanför listan ligger kortet Avvikelser i perioden med extratimmar, undertid, antal gula och röda poster samt de största avvikarna. Finns beräkningsperioder visas de i ett eget kort.

Har någon flera pass samma dag – en delad tur, eller ett gästpass bredvid ett vanligt pass – får varje tidpost en egen rad, så att alla går att åtgärda var för sig.

Statusar och varningsmärken

En tidpost har en av fem statusar:

Dessutom finns märken som talar om vad som behöver din uppmärksamhet:

• Icke schemalagt – arbetad tid utan publicerat pass. Pågår passet fortfarande får du också posten Instämplad utan pass i notisklockan
• Glömd utstämpling – behöver rättas – passet har ingen sluttid
• Noll minuter – in- och utstämpling ligger på samma tidpunkt. Rätta tiden i passpanelen (tryck på passet); posten kan inte godkännas som den är.
• Ändrad – någon har justerat tiden i efterhand
• Auto-rast – rasten drogs automatiskt enligt era rastregler
• Vikariat – passet är markerat som vikariat, vilket ändrar hur timmarna betalas (se nedan)
• Rasten kunde inte tas – rasten räknas som arbetad tid och betalas, se artikeln Rast och automatiskt rastavdrag
• Personalmöte – passet är markerat som personalmöte, vilket ändrar den lägsta betalda tiden den dagen (se nedan)
• Frånvaro – godkänd frånvaro står på dagen med sin typ, till exempel Sjukdom eller Semester, och med klockslagen när den gäller en del av dagen. En hel frånvarodag ger ingen negativ diff och ingen Registrera-knapp
• Helt pass stämplat under semester eller Del av passet stämplat under semester – personen har stämplat en dag med godkänd semester. Både lönen för passet och semesterlönen betalas för dagen. Ändra frånvaron eller stämplingen om det är fel, se Semesterdagar och semesterlön

Godkänn tider

Klicka Godkänn på en enskild post, i passpanelen i Dag för dag eller på raden i Per person. Knappen visas bara när posten går att godkänna: passet måste vara utstämplat, ha mer än noll minuter arbetad tid och inte redan vara makulerat, gästmarkerat eller godkänt.

Du behöver Redigera schema för att attestera eller ändra status. Rättelser, manuella registreringar, Makulera och Lägg till pass samma dag kräver dessutom Korrigera personalliggaren, eftersom de ändrar personalliggaren.

För flera på en gång i Dag för dag: tryck Godkänn inom 10 min vid dagen. I Per person: kryssa i medarbetare, eller Markera alla ovanför listan. En rad dyker upp längst ner på skärmen med antalet markerade, Godkänn inom 10 min och Avmarkera. Knappen är medvetet snäv – den godkänner bara poster som ligger inom tio minuter från schemat. En delad tur godkänns med båda passen, en nekad post godkänns aldrig, och en stämpling på en dag med hel frånvaro följer aldrig med utan ska granskas. Efteråt säger knappen vad som blev kvar, till exempel att två poster avviker mer än tio minuter, eller att ett pass fortfarande pågår.

Det som avviker mer än tio minuter granskar du med Granska N avvikelser ovanför listan. Då visas bara de posterna. Markera dem du vill godkänna, en och en eller alla med Markera alla avvikelser, och tryck Godkänn markerade. Är det fler än en frågar Vendion först och visar antalet och de tre största avvikelserna, så att du ser vad du godkänner. Har du redan markerat avvikelser i listan tar knappen Granska N markerade avvikelser dig dit med markeringen kvar. Visa alla tar dig tillbaka till hela listan.

Väljer du Vecka eller Månad kommer Tider ihåg valet nästa gång. Från lönekörningen i Vendion Lön öppnar Gå till Tider månadsvyn för lönens månad.

Vill du backa ett godkännande: Status › Ångra godkännande.

Slipper du det mesta av det här arbetet gör du med inställningen Godkänn tider automatiskt, se den egna artikeln.

Lönen från passets start: tid utanför passet

Med inställningen Räkna lönen från passets start under Personal › Inställningar › Tider räknas lönen från passets start till passets slut, även om någon stämplar in tidigare eller ut senare. Inställningen är av från början.

Tiden utanför passet försvinner inte. Den visas på stämplingen i Tider, till exempel 10 min före passet: väntar på beslut · betald 10:00–18:00, och du bestämmer:

• Godkänn tid utanför passet – tiden betalas, precis som om inställningen var av
• Avvisa tid utanför passet – bara passets tid betalas. Den avvisade tiden ger varken timlön, OB eller övertid
• Ångra beslutet om tid utanför passet – tiden väntar på beslut igen

Valen finns i passpanelen: tryck på passet, så står de under Fler val. Har flera stämplingar i perioden tid utanför passet visas en ruta ovanför listan med Godkänn alla och Avvisa alla. Varje beslut loggas med vem som fattade det och när.

Bra att veta:

• Lönen går inte att låsa så länge någon tid utanför passet väntar på beslut. Tiden betalas inte förrän du godkänt den, men den räknas som oattesterad, så inget arbetat försvinner ur lönen utan att du tagit ställning.
• Bara tid utanför passet kapas. En sen instämpling eller tidig utstämpling förlängs aldrig till passets tid. En stämpling utan pass betalas som den är.
• Det finns ingen marginal. Redan en minut före passet blir tid att besluta om. Använd Godkänn alla när det är rimligt.
• Rättar du tiden för hand faller beslutet, och tiden utanför passet väntar på beslut igen.
• Personalliggaren ändras aldrig. Den visar alltid de verkliga stämplade tiderna, som Skatteverket kräver. Personalen ser både stämplad och betald tid i personalportalen.
• Ditt eget pass beslutar du inte om, om du inte är administratör. I en låst period går det inte att besluta.

Rätta en tid, eller registrera ett pass som saknas

Tryck på passets rad, i Dag för dag eller Per person, så öppnas passpanelen. Du ändrar Instämpling, Utstämpling eller båda och skriver en Motivering, som är obligatorisk. Spara går att trycka när en tid är ändrad och fullständigt ifylld och motiveringen är skriven. Saknas utstämplingen fyller du i när passet faktiskt slutade; lämnar du fältet tomt fortsätter passet. En stämpling kan inte läggas i framtiden, ett pass kan inte bli längre än 24 timmar, och ovanligt långa pass måste bekräftas.

Rättelsen skrivs samtidigt i personalliggaren, och rastreglerna räknas om när sluttiden ändras. Därför kräver den behörigheten Korrigera personalliggaren, inte bara Redigera schema. Var tiden redan godkänd och du ändrar den, måste den godkännas igen.

Personalen får veta när du ändrat deras tid. Rättar du någon annans in- eller utstämpling får personen en pushnotis, Din tid har ändrats, med passets nya tider och din motivering. Har personen slagit på e-post i personalportalen kommer beskedet också som mejl. Varje rättning meddelas, även flera av samma pass. Rättar du ditt eget pass skickas ingenting, och en person vars anställning avslutats får inget besked.

Saknas dagen helt – någon glömde stämpla, eller klockan var offline – klickar du Registrera tid på raden Uteblev i Dag för dag, Registrera på dagens rad i Per person, eller Efterregistrera pass överst. I panelen Registrera manuellt fyller du i in-tid, ut-tid och motivering. Panelen visar passets längd innan du sparar, och ovanligt långa pass måste bekräftas.

Passet skrivs in både som arbetstid och som två rader i personalliggaren, i samma steg. Knappen visas inte på dagar som inte inträffat. Öppnar du panelen med knappen överst är dagen förvald till i dag när i dag ligger i perioden du tittar på, annars till en dag i den perioden.

Neka, gästpass och makulera

Tryck på passet så att passpanelen öppnas. Under Fler val är valen samlade i tre grupper: Lön (vikariat, rast, tid utanför passet och om personen åt personalmat), Typ av pass (gästpass, personalmöte och Lägg till pass samma dag, för ett andra pass samma dag) och Beslut (neka, makulera och återställ). Fem av besluten är:

• Neka – timmarna stämmer inte. Posten står kvar men räknas inte i lönen.
• Markera som gästpass – personen har ingen anställning. Passet syns kvar i personalliggaren, som lagen kräver, men räknas varken i lön, dricks eller Summering.
• Makulera – passet ska bort. Detta annullerar även raderna i personalliggaren, i samma steg, och kräver en motivering. Systemet säger till om någon liggarrad inte kunde annulleras.
• Markera som vikariat – personen har hoppat in för någon annan. Timmarna över hennes sysselsättningsgrad räknas då som ordinarie tid i stället för mertid (Gröna riksavtalet 12 § 2.1), alltså utan mertidspåslag. Markeringen ändrar lönen, så sätt den bara när passet faktiskt är ett vikariat. Du tar bort den på samma ställe.
• Markera som personalmöte – passet var ett personalmöte. Har restaurangen Lägsta betalda tid per dag för timanställda påslagen betalas en timanställd för minst 3 timmar per arbetsdag, men en dag med bara personalmöten för minst 1,5 timmar, och varje påbörjad halvtimme räknas då som hel (Visita/HRF-avtalet § 4). Valet syns bara när inställningen är på. Du tar bort markeringen med Inte personalmöte.

Markeringen av ett personalmöte loggas. Ingen kan markera sitt eget pass, utom en administratör, och den går inte att ändra i en låst löneperiod.

Tider visar den stämplade tiden. Utfyllnaden till lägsta betalda tid är betald tid, inte arbetad tid. Den syns därför inte här, utan under Personal › Löner som "varav utfyllnad" under bruttolönen.

Ett makulerat, nekat eller gästmarkerat pass kan återställas till Väntar med Status › Återställ.

Varför det brådskar

Löneunderlaget hämtar bara timmar som räknas. Oattesterad tid blockerar lönefilen – du får ett besked med namn och antal timmar, och filen skapas inte förrän de är godkända. Är löneperioden dessutom låst går tiden inte att attestera alls: du måste låsa upp perioden, godkänna i Tider, och låsa igen.

Kör ni Vendion Lön och lönen för månaden är godkänd låses perioden inte upp. Tryck i stället Ändra lönen i lönekörningen under Personal › Löner. Så länge ändringen pågår går tiderna i månaden att ändra och attestera, se Ändra lönen i Vendion Lön.

Gör granskningen löpande i stället för på lönedagen, så slipper du den knuten.