Tidrapportering – granska och godkänn arbetstider

Rapporterad tid är arbetsytan mellan stämpelklockan och lönen. Här ser du vad personalen faktiskt stämplat, hur det förhåller sig till schemat, och här attesterar du timmarna innan de blir lön.

Öppna Tider

Gå till Personal ▸ Tider. Fliken har fyra vyer: Rapporterad tid, Summering, Månadsöversikt och Personalliggare. Den här artikeln handlar om den första, som är den du landar på.

Överst väljer du:

• Enkel eller Detaljerad – i Detaljerad visas även schematid samt in- och utstämpling per dag.
• Vecka eller Månad – och pilarna bläddrar bakåt och framåt.

Klickar du på en notis under Personal ▸ Start öppnas Tider direkt på rätt vecka med rätt person utfälld.

Vad du ser per medarbetare

Varje medarbetare är en rad som fälls ut till en dag-för-dag-tabell. På sammanfattningsraden står:

• Schema – summan av publicerade pass i perioden
• Arbetad – faktiskt arbetad tid, med rast redan avdragen
• Diff – skillnaden mot schemat, färgad grön inom 10 minuter, gul upp till 30 och röd däröver
• OB – obekväm arbetstid, när det finns någon
• Status – "Godkänt", "N kvar" eller "Ej rapporterad"

Ovanför listan ligger kortet Avvikelser i perioden med extratimmar, undertid, antal gula och röda poster samt de största avvikarna. Finns beräkningsperioder visas de i ett eget kort.

Har någon flera pass samma dag – en delad tur, eller ett gästpass bredvid ett vanligt pass – får varje tidpost en egen rad, så att alla går att åtgärda var för sig.

Statusar och varningsmärken

En tidpost har en av fem statusar:

Dessutom finns märken som talar om vad som behöver din uppmärksamhet:

• Icke schemalagt – arbetad tid utan publicerat pass
• Bortglömd utstämpling – passet har ingen sluttid
• Noll minuter – in- och utstämpling ligger på samma tidpunkt. Rätta tiden med Justera; posten kan inte godkännas som den är.
• Ändrad – någon har justerat tiden i efterhand
• Auto-rast – rasten drogs automatiskt enligt era rastregler
• Vikariat – passet är markerat som vikariat, vilket ändrar hur timmarna betalas (se nedan)

Godkänn tider

Klicka Godkänn på en enskild post. Knappen visas bara när posten går att godkänna: passet måste vara utstämplat, ha mer än noll minuter arbetad tid och inte redan vara makulerat, gästmarkerat eller godkänt.

Du behöver Redigera schema för att attestera eller ändra status. Rättelser och manuella registreringar kräver Korrigera personalliggaren.

För flera på en gång: kryssa i medarbetare och klicka Godkänn markerade (±10 min). Den knappen är medvetet snäv – den godkänner bara poster som ligger inom tio minuter från schemat. Allt som avviker mer ska du titta på själv.

Vill du backa ett godkännande: Status ▸ Ångra godkännande.

Slipper du det mesta av det här arbetet gör du med inställningen Godkänn tider automatiskt, se den egna artikeln.

Rätta en tid, eller registrera ett pass som saknas

• Justera rättar instämplingen. Du anger ny tid och en obligatorisk motivering.
• Status ▸ Justera utstämpling rättar en befintlig sluttid.
• Status ▸ Sätt utstämpling används när sluttiden saknas helt. Förslaget kapas alltid vid nuvarande tidpunkt – systemet skriver aldrig in en utstämpling som inte hänt.

Alla tre skriver samtidigt rättelsen i personalliggaren, och rastreglerna räknas om när sluttiden ändras. Därför kräver de behörigheten Korrigera personalliggaren, inte bara Redigera schema.

Saknas dagen helt – någon glömde stämpla, eller klockan var offline – klickar du Registrera på dagens rad. I dialogen Registrera manuellt fyller du i in-tid, ut-tid och motivering. Rutan visar passets längd innan du sparar, och ovanligt långa pass måste bekräftas.

Passet skrivs in både som arbetstid och som två rader i personalliggaren, i samma steg. Knappen visas inte på dagar som inte inträffat.

Neka, gästpass och makulera

Under Status finns fyra beslut till:

• Neka – timmarna stämmer inte. Posten står kvar men räknas inte i lönen.
• Markera som gästpass – personen har ingen anställning. Passet syns kvar i personalliggaren, som lagen kräver, men räknas varken i lön, dricks eller Summering.
• Makulera – passet ska bort. Detta annullerar även raderna i personalliggaren, i samma steg, och kräver en motivering. Systemet säger till om någon liggarrad inte kunde annulleras.
• Markera som vikariat – personen har hoppat in för någon annan. Timmarna över hennes sysselsättningsgrad räknas då som ordinarie tid i stället för mertid (Gröna riksavtalet 12 § 2.1), alltså utan mertidspåslag. Markeringen ändrar lönen, så sätt den bara när passet faktiskt är ett vikariat. Du tar bort den på samma ställe.

Ett makulerat, nekat eller gästmarkerat pass kan återställas till Väntar med Status ▸ Återställ.

Varför det brådskar

Löneunderlaget hämtar bara timmar som räknas. Oattesterad tid blockerar lönefilen – du får ett besked med namn och antal timmar, och filen skapas inte förrän de är godkända. Är löneperioden dessutom låst går tiden inte att attestera alls: du måste låsa upp perioden, godkänna i Tider, och låsa igen.

Gör granskningen löpande i stället för på lönedagen, så slipper du den knuten.