Tider – Summering och Månadsöversikt

Under Personal ▸ Tider finns fyra vyer. Rapporterad tid är där du granskar och attesterar. Summering och Månadsöversikt är de två du använder när någon frågar "hur många timmar blev det?" – och de svarar på olika frågor.

Vilken vy svarar på vilken fråga

Alla fyra ligger under Personal ▸ Tider och delar samma underliggande tidposter. Skillnaden är bara hur de summeras och för vem.

Summering – hela styrkan, en månad

Personal ▸ Tider ▸ Summering ger en rad per anställd med arbetad tid för hela månaden:

• Namn
• Personnummer
• Arbetad tid i decimaltimmar (78,10 tim – inte 78h 06min)

Längst ned står antal personal och totalsumman. Bläddra mellan månader med pilarna.

Bara personer med tid i månaden listas – den som inte jobbat tar ingen plats.

Skriv ut ger en utskriftsanpassad A4-sida. Det är den vanligaste användningen: ett underlag att lämna till redovisningskonsulten eller lägga i pärmen.

Decimaltimmar är medvetet: det är formatet lönesystem och redovisning räknar i. 78,10 tim betyder alltså 78 timmar och 6 minuter, inte 78 timmar och 10 minuter.

Vyn visar arbetad tid, inte kostnad. Vill du se vad timmarna kostar går du till Löner.

Månadsöversikt – en person, dag för dag

Personal ▸ Tider ▸ Månadsöversikt visar en enda medarbetare åt gången, en rad per dag i månaden:

• Datum – helgdagar i rött
• Schemalagd tid – passets klockslag, till exempel 11:00–14:00 + 17:00–22:00 vid delad tur
• Arbetad tid – faktiskt arbetad tid med rast avdragen
• Frånvaro – semester, sjuk, VAB och liknande

Längst ned summeras schemalagd och arbetad tid för hela månaden.

Välj person i listan eller bläddra med pilarna. Avslutad personal ligger sist i listan och är märkt "(avslutad)" – deras sista månad går alltså att slå upp även efter att anställningen upphört.

Samma vy finns också på personalkortet, då låst till just den personen. Det är den du öppnar när en medarbetare ifrågasätter sin lön – ni kan gå igenom månaden dag för dag tillsammans, och se var schemat och verkligheten gick isär.

Delade turer visas som ett spann med plustecken, så att en lunch och en middag samma dag inte ser ut som ett enda långt pass.

Vad räknas – och vad räknas inte

Båda vyerna räknar den anställdes arbetade tid. Det betyder att följande inte räknas med:

• Gästpass – någon utan anställning som hoppat in. Passet syns i personalliggaren, som lagen kräver, men är inte den anställdes tid.
• Makulerade pass
• Nekade poster

Poster som bara väntar på attest räknas däremot med – att en tidpost inte hunnit godkännas gör den inte oarbetad.

Det är samma regel som Löner och Dricks använder. Får du olika tal mellan Summering och Löner beror det alltså inte på vilken vy du tittar i.

Varför står det streck på Schemalagd tid?

Bara publicerade pass räknas som schemalagd tid. Ligger månadens pass kvar som utkast får du en gul notis överst: "N pass i månaden är inte publicerat och räknas därför inte här. Publicera schemat för att ta med det."

Utan den notisen skulle en rad utkast se ut som att personen aldrig var inbokad.

När något går fel

Går läsningen inte fram visar båda vyerna ett fel, inte en tom månad: "Det betyder INTE att ingen har arbetat – vi vet inte vilka timmar som finns." Med en knapp för att försöka igen.

Det är viktigt just för att Summering skrivs ut med personnummer. Ett tyst fel hade blivit ett papper som ser komplett ut men saknar rader.