Visa personalliggaren vid ett kontrollbesök

Skatteverkets kontrollbesök är oanmälda och sker ofta mitt i lunchen eller kvällsrusningen. Kravet är att personalliggaren ska kunna visas i verksamhetslokalen utan dröjsmål. Då räcker det inte att den bara finns i admin på ägarens dator – ägaren är sällan på plats.

Därför finns liggaren på tre ytor. Två av dem är för personalen på golvet – kassan och stämpelplattan. Den tredje är din egen.

Din väg som chef: helsidan i adminmenyn

Är du på plats tar du fram Personalliggare i adminmenyn under rubriken VERKSAMHET – adressen /admin/personalliggare. Det är helsidesvyn, och det är den vägen som är byggd för ett kontrollbesök: hela dygnet på skärmen, personnummer som kan visas i klartext, och exportknapparna direkt till hands.

Har ni Personal-modulen ligger exakt samma sida också som subflik under Personal ▸ Tider ▸ Personalliggare, och då döljs menyposten så att registret inte står på två ställen. Adressen fungerar likväl – bokmärk den, så slipper du leta när någon står i dörren.

Att öppna liggaren i admin kräver behörigheten Skatteverket-exporter eller Korrigera personalliggaren.

I kassan

1. Öppna menyn i kassan.
2. Under rubriken Kassa väljer du Personalliggare.

En panel öppnas med:

• Inne just nu (N) – alla som är instämplade, med klockslag för instämplingen
• Registreringar (N) – dagens händelser med namn, maskat personnummer, enhet och tid, märkta In eller Ut
• Rättelser märkta rättelse och ogiltigförklarade rader märkta ANNULLERAD

Bläddra mellan dagar med de stora pilarna. Är du på en tidigare dag finns en genväg Tillbaka till idag. Ingen textinmatning behövs – panelen är byggd för en pekskärm utan tangentbord.

Klockslagen visas alltid i svensk tid, även om just den kassan står på fel tidszon.

På stämpelplattan

Har ni en naken stämpelplatta utan kassa finns knappen Personalliggare uppe till höger på stämpelklockan.

Där krävs ett extra steg: en ruta ber om en personlig kod. Det är med flit. Plattan står obevakad, och skillnaden mellan "vem som helst trycker på en knapp" och "en namngiven person öppnade liggaren" är hela poängen – öppnandet loggas med namn.

Personen som slår koden måste ha behörigheten Visa personalliggaren.

Vem kan visa den?

Behörigheten Visa personalliggaren ingår som standard i systemgruppen Personal, just för att golvet ska kunna visa liggaren utan att också få den fiskala journalexporten.

Kontrollera i förväg att era servitörer och kockar faktiskt har den – det är inget du vill upptäcka med en kontrollant framför dig. Behörigheter ställer du in under behörighetsgrupperna.

Personnummer är maskade – och det räcker

I kassan och på plattan visas personnumren maskade. Det är avsiktligt: kontrollanten behöver se vilka som är i lokalen och att de är registrerade – inte kunna läsa av hela styrkans personnummer från en obevakad skärm.

Behöver kontrollanten fullständiga personnummer, eller en fil, tar ni det på helsidan i admin: Skriv ut ger den valda dagen, medan CSV och SKV-XML ger hela månaden. Exporterna kräver behörigheten Skatteverket-exporter, och varje uthämtning loggas med period och antal rader.

Om vyn inte kan läsas

Går läsningen inte fram säger panelen "Kunde inte hämta personalliggaren" med felets egen text – den visar aldrig en tom lista som skulle kunna misstas för "ingen är inne". Ladda om och försök igen innan någon drar en slutsats om vilka som varit i lokalen.

Förbered er innan besöket kommer

• Kontrollera att alla i personalregistret har personnummer. Saknas det kan personen inte stämpla in alls, och notisklockan varnar för det.
• Se till att personalen vet var knappen sitter – i kassans meny, eller uppe till höger på stämpelplattan.
• Bokmärk /admin/personalliggare på din egen enhet, så att du kommer åt helsidan direkt.
• Kontrollera att minst en person per pass har Visa personalliggaren.
• Gå igenom bortglömda utstämplingar löpande under Personal ▸ Tider, så att "Inne just nu" stämmer med vilka som faktiskt är i lokalen.