Personalliggare – korrigeringar i detalj

Personalliggaren är ett lagkrav enligt skatteförfarandelagen (2011:1244) 39 kap. med Skatteverkets föreskrift SKVFS 2015:6. Kontrollbesök sker oanmält, och brister kan ge kontrollavgift. Kärnan i kravet är oförstörbarhet: en registrering får aldrig ändras eller raderas i efterhand – rättelser läggs till utöver originalet, med spårbarhet.

Vendion tvingar fram det. Du kan inte radera en rad, varken i gränssnittet eller under ytan. Den här artikeln beskriver exakt vad du kan göra i stället.

Lagens huvudprinciper

1. Liggaren ska föras löpande och kunna visas i verksamhetslokalen utan dröjsmål.
2. Namn och personnummer eller samordningsnummer ska finnas för varje person som arbetar – även provanställda, praktikanter och familjemedlemmar.
3. Tid för passets början och slut ska registreras i direkt anslutning till att passet börjar respektive slutar.
4. Uppgifterna ska bevaras i minst två år efter utgången av det kalenderår registreringen avser.
5. Poster får inte raderas eller ändras – rättelser görs utöver originalet, med tydlig spårbarhet.

Bedömningar i enskilda fall gör du tillsammans med din redovisningskonsult. Det här är en beskrivning av vad produkten gör.

Två åtgärder, två olika påståenden

Liggaren nås på två ställen i admin, och det är samma sida: Personalliggare i menyns VERKSAMHET-grupp (adressen /admin/personalliggare), och – har ni Personal-modulen – som subflik under Personal ▸ Tider ▸ Personalliggare. Åtgärderna nedan finns i båda.

På varje rad finns två knappar. Skillnaden är inte kosmetisk:

• Korrigera betyder "det hände, men vid en annan tidpunkt". Originalet står kvar med fel tid, rättelsen anger rätt tid.
• Annullera betyder "det hände aldrig". Används vid fel person, fel kod eller ett pass som inte blev av. Ingen tid gissas fram.

Att pressa in det andra i det första hade tvingat dig att hitta på en tidpunkt för en händelse som aldrig ägde rum. Därför är de skilda åt.

Så korrigerar eller annullerar du en registrering

Korrigera en tidpunkt:

1. Öppna personalliggaren och välj datum.
2. Klicka Korrigera på raden. Är raden redan en rättelse heter knappen Rätta igen.
3. Fyll i:
   • Korrigerat datum – eget fält, förifyllt med originalets dygn. Det är inte kosmetik: en utstämpling 00:05 som egentligen var 23:30 kvällen innan ska hamna på rätt dygn.
   • Korrigerad tid
   • Motivering – obligatorisk fritext, till exempel "Glömde stämpla ut, arbetet slutade 22:15 enligt kollegorna".
4. Klicka Spara korrigering.

Rättelsen blir en ny rad märkt Rättelse av in eller Rättelse av ut. Originalet visas överstruket, rättelsen med gul markering – både på skärmen, i utskriften och i exportfilen.

Annullera en registrering:

1. Klicka Annullera på raden.
2. Ange motivering, till exempel "Fel person stämplade in".
3. Klicka Annullera.

Raden märks Annullerad in eller Annullerad ut. Både händelsen och annulleringen står kvar i liggaren och följer med i exporten till Skatteverket.

En annullerad händelse går inte att rätta i efterhand – ska tiden ändå räknas registrerar du en ny händelse i stället.

Ett pass som aldrig stämplades

Saknas hela passet – klockan var offline, eller ingen stämplade in – lägger du inte in det i personalliggaren direkt. Det finns ingen sådan knapp där. Du gör det under Personal ▸ Tider ▸ Rapporterad tid:

1. Hitta medarbetarens rad och den aktuella dagen.
2. Klicka Registrera.
3. Fyll i in-tid, ut-tid och motivering i dialogen Registrera manuellt. Passets längd visas innan du sparar, och ovanligt långa pass måste bekräftas.

Passet skrivs då både som arbetstid och som två rader i personalliggaren – instämpling och utstämpling – i ett och samma steg, och rastreglerna körs. Knappen finns inte på dagar som inte inträffat.

Ska ett helt pass bort använder du Status ▸ Makulera på samma ställe. Det annullerar även passets rader i personalliggaren, i samma steg, så att lön och liggare aldrig hamnar i konflikt.

Spärrar du kommer att stöta på

Systemet stoppar rättelser som skulle göra registret otillförlitligt. Alla fyra kommer som ett tydligt meddelande:

• "Denna rad är redan korrigerad – korrigera den senaste rättelsen i stället." Kedjan är linjär; du arbetar alltid på dess spets.
• "Den nya tidpunkten ligger mer än 7 dygn från registreringen." Gränsen mäts mot den ursprungliga registreringen, inte mot förra rättelsen – annars kunde en kedja av små steg vandra godtyckligt långt bort från verkligheten. Kontrollera datumet.
• "Den nya tidpunkten ligger i framtiden."
• "Raden är redan rättad eller annullerad."

Ett personnummer som saknades när personen stämplade in går inte att fylla i efteråt – raden är skriven. Fyll i numret på personalkortet så blir kommande stämplingar korrekta.

Vem får rätta, vad loggas och vad du lämnar ut

• Korrigera och annullera kräver behörigheten Korrigera personalliggaren.
• Makulera ett pass kräver både Redigera schema och Korrigera personalliggaren – att makulera ett pass är att rätta liggaren.
• CSV- och SKV-XML-export kräver Skatteverket-exporter.

Varje rättelse bär vem som gjorde den och när. Varje export loggas med period och antal rader, så det går att se i efterhand vem som hämtat ut personnummer och för vilken månad. Att visa personnummer i klartext i liggarvyn loggas också.

Medarbetare kan inte själva flagga eller begära rättelser i personalportalen – den funktionen finns inte. De hör av sig till dig, och du gör rättelsen.

Vid ett kontrollbesök syns rättelser automatiskt under respektive datum, tillsammans med originalet och motiveringen. Ska något lämnas ut: Skriv ut ger den valda dagen, medan CSV och SKV-XML alltid ger hela månaden som datumet ligger i. Det finns ingen PDF-export och ingen digital signering – utskriften och exportfilerna är vad produkten levererar. Hur personalen visar liggaren mitt i service står i den separata artikeln om kontrollbesök.

Vanliga misstag

• Rätta aldrig "bara för att det ska se snyggt ut". Varje rättelse kräver en saklig motivering, och den blir en permanent del av registret.
• Lägg aldrig in fiktiva pass. Det är allvarlig brottslighet och syns dessutom i korsvisa kontroller mot lön och kassaredovisning.
• Vänta inte. Rätta så snart felet upptäcks – 7-dygnsspärren finns just därför, och en månadsgammal upptäckt är svår att förklara.
• Ha en rutin vid månadsavslut: gå igenom bortglömda utstämplingar i Tider innan löneperioden låses. Är perioden låst går tiden inte att rätta förrän du låst upp den igen.
• Utbilda personalen att alltid stämpla ut. Under Personal ▸ Inställningar ▸ Tider kan du ställa in efter hur många minuter en bortglömd utstämpling ska flaggas i notisklockan – men ingen stämpling stängs automatiskt. Systemet vet inte när personen gick hem, så en öppen post lämnas medvetet öppen för din rättelse.