Gästpass – någon som hoppar in utan anställning

Ibland arbetar någon ett pass utan att vara anställd hos er: en inhoppare, en partner som rycker in vid ett nödläge, någon från en systerrestaurang. Lagen kräver att personen finns i personalliggaren – men timmarna ska inte bli lön eller dricks hos er.

Det är precis den situationen gästpass är till för.

Vad ett gästpass är

Ett gästpass är en tidpost som markerats som "den här personen har ingen anställning". Passet:

• syns kvar i personalliggaren, som lagen kräver
• räknas inte som den anställdes arbetade tid någonstans
• kan inte godkännas – det är redan färdighanterat

Kort sagt: registret ska stämma med verkligheten, löneunderlaget ska inte.

Att det är ett eget läge, och inte bara en anteckning, är avsiktligt. Ett gästpass som räknades som vanlig arbetstid hamnade i löneexportfilen och i dricksfördelningen – alltså pengar till någon som inte är anställd hos er, och en mindre andel till dem som är det. Med den egna märkningen räknar alla vyer likadant, och siffrorna går ihop.

Så markerar du ett pass som gästpass

1. Gå till Personal ▸ Tider ▸ Rapporterad tid.
2. Fäll ut medarbetaren och hitta dagen.
3. Klicka Status på raden.
4. Välj Markera som gästpass.

Posten får ett lila märke Gästpass. Har dagen flera tidposter kan du markera en av dem och lämna den andra som vanligt arbete.

Åtgärden kräver behörigheten Redigera schema.

Vad som ändras när du gör det

Gästpassets timmar försvinner ur:

• Löneunderlaget och löneexportfilen
• Dricksfördelningen – ett gästpass ger ingen dricksandel
• Tider ▸ Summering och Tider ▸ Månadsöversikt
• Beräkningsperioden ("kvar i perioden")
• Den anställdes egen månadssumma i personalportalen

Timmarna finns alltså kvar som en registrering, men de tillskrivs inte den anställde. Det är samma regel överallt, så du får aldrig olika tal i olika vyer på grund av ett gästpass.

Så syns gästpasset för den som stämplade

Personen ser sin stämpling i personalportalen märkt Gästpass, och timmarna ingår inte i månadssumman där. Det är avsiktligt: hade de räknats med hade personen sett ett timtal som ingen tänkt betala ut.

I personalliggaren ser gästpasset ut precis som vilket pass som helst – en instämpling och en utstämpling med namn, personnummer, tid och enhet. Det är hela poängen. Skatteverkets krav gäller alla som arbetar i lokalen, oavsett anställningsform, och en kontrollant ska hitta personen där.

Ångra ett gästpass

Har du markerat fel: Status ▸ Återställ. Posten går tillbaka till Väntar och räknas igen som vanlig arbetstid.

Gästpass eller något annat?

Tre beslut ser lika ut men betyder helt olika saker:

Välj Gästpass när arbetet faktiskt utfördes men inte är er lönekostnad. Välj Makulera bara när passet inte skulle ha registrerats alls – till exempel fel person eller fel kod.

Att tänka på

• Personen måste ändå finnas i personalregistret med personnummer för att kunna stämpla in – det är personalliggaren som kräver det, inte anställningen.
• Ersättning till en inhoppare hanterar ni utanför Vendions löneunderlag. Hur den ska redovisas skattemässigt tar ni med er redovisningskonsult.
• Ett gästpass kan inte godkännas, och bulk-knappen Godkänn markerade hoppar över det. Det är avsiktligt – ett medvetet beslut ska inte kunna tryckas bort av en samlingsknapp.
• Har dagen både ett gästpass och ett vanligt pass räknas bara det vanliga i timmarna, men båda står kvar i liggaren.
• Markera hellre i efterhand än att låta bli att stämpla. Ett pass som aldrig registrerats är ett hål i personalliggaren; ett gästpass är en korrekt registrering med rätt etikett.