AI-schemaförslag

AI-förslaget ger dig ett utkast att utgå från i stället för ett tomt rutnät. Det är alltid ett förslag — inget läggs in i schemat förrän du sagt ja.

Först: funktionen kräver att ni kört ett tag

AI-förslaget bygger på er egen bemanningshistorik — hur ni faktiskt brukar bemanna en tisdag mot en lördag — inte på en allmän branschmall. Därför är knappen stängd tills ni har minst 10 dagar med data, utspridda över minst 2 veckor. Klickar du innan dess får du en ruta som säger hur många dagar som fattas.

Det är avsiktligt. Ett förslag byggt på tre dagars data hade sett lika självsäkert ut som ett byggt på tre månader, och du hade inte kunnat se skillnaden. Är ni nystartade: schemalägg för hand ett par veckor, så öppnar funktionen sig själv.

En veckodag behöver dessutom fem tillfällen innan systemet vågar uttala sig om den. Har ni öppet fem dagar i veckan tar det alltså längre tid innan söndagen får ett riktvärde än innan tisdagen får det.

Så fungerar det i fyra steg

1. Ställ dig på rätt period. Förslaget gäller exakt den period du ser: en vecka, två veckor, en månad eller ditt egna spann
2. Klicka AI-förslag. (På smalare skärmar ligger knappen i menyn Mer längst till höger i verktygsraden.) En ruta bekräftar vilken period det gäller och hur många dagar den täcker. Här kryssar du också i om förslaget ska ersätta befintliga utkast i perioden — rutan säger hur många utkast som i så fall tas bort. Klicka Generera förslag
3. Granska. När förslaget kommit klickar du Granska i banderollen. En panel öppnas med alla föreslagna pass dag för dag, AI:ns fullständiga motivering, och en förhandskontroll av regelkrockar
4. Applicera. Passen läggs in som utkast. Publicerade pass rörs aldrig

Vad AI:n tittar på

• Historisk försäljning per veckodag, så bemanningen följer var pengarna faktiskt kommer in
• Bokningar för perioden, inklusive vilka tider gästerna kommer
• Dina grundpass. AI:n instrueras att använda dem i stället för att hitta på egna klockslag, eftersom du lagt upp dem för att de passar din verksamhet
• Öppettider. Stängda dagar bemannas inte
• Personalens tillgänglighet och deras kompetenser
• Godkänd frånvaro. Förslaget instrueras att undvika godkänd semester, sjukfrånvaro och VAB. Kontrollera ändå frånvarokrockarna i granskningspanelen innan du applicerar
• Timmar kvar i beräkningsperioden per person, så heltidarna får sina timmar och deltidarna inte får för många
• OB-tillägg. När två grundpass täcker samma behov väljs det som ligger utanför OB-fönstren

Granska innan du applicerar

Granskningspanelen är inte pynt. Den finns för att du inte ska applicera blint, särskilt när "Ersätt befintliga utkast" är ikryssat — då raderas ditt eget arbete.

Panelen visar tre saker: passen per dag med person och tider, AI:ns hela motivering (banderollen visar bara de första raderna), och ett förhandsbesked om vilka regelkrockar förslaget skulle införa — frånvaro, tillgänglighet, vila och minderårigregler. Förhandsbeskedet blockerar ingenting, men det gör att du kan säga nej innan något skrivs in.

När förslaget är ofullständigt

Ibland kapas AI:ns svar på mitten, eller så kunde några pass inte kopplas till rätt person. Då märks förslaget Ofullständigt – granska i banderollen och du får en varning i stället för en grön bekräftelse.

Det är viktigt att veta skillnaden: ett kapat förslag ser komplett ut i rutnätet, men saknar dagar. Granska alltid när märkningen syns.

Begränsningar du bör känna till

Förslaget är låst till sin period. Byter du vecka eller restaurang efter att förslaget genererats går det inte längre att applicera — banderollen säger vilken period det gäller. Gå tillbaka dit, eller generera om för den nya perioden. Det skyddar dig mot att radera fel veckas utkast.

Max 20 förslag per timme. Varje förslag kostar pengar att generera, så det finns ett tak per restaurang och användare. Passerar du det får du vänta en stund. I praktiken räcker det gott för normalt arbete.

Behörighet krävs. Du måste få redigera schemat för att kunna begära ett förslag.

Allt blir utkast. Ingenting AI:n föreslår blir synligt för personalen förrän du publicerar.

Så får du bättre förslag

Kvaliteten står och faller med underlaget. Lägg upp dina grundpass ordentligt, håll öppettiderna aktuella, be personalen fylla i sin tillgänglighet, och godkänn frånvaroansökningar innan du genererar. Utan grundpass hittar AI:n på klockslag; utan tillgänglighet gissar den.

Förslaget är en startpunkt, inte ett facit. Justera enskilda pass efteråt precis som vanligt.