Schemaläggning – skapa och ändra pass

Schemat är hjärtat i personalmodulen. Du ser personalen på raderna och dagarna i kolumnerna, och lägger pass genom att klicka i rutorna.

Så öppnar du schemat

Gå till Personal ▸ Schema. Fliken har två delar: Schema (rutnätet du planerar i) och Hantera grundpass (dina återanvändbara passmallar).

För att öppna Personal i adminpanelen behöver du någon av modulens administrationsbehörigheter. När du är inne visas Schema med Se schema eller Redigera schema. För att lägga, ändra eller ta bort pass krävs Redigera schema. Medarbetarens egna pass finns i personalportalen.

Skapa ett pass

1. Klicka på en tom ruta där personen och dagen möts
2. En panel öppnas från höger med rubriken Schemalägg
3. Fyll i det du behöver:
   • Personal – sökbar lista. Högst upp finns Öppet pass, för pass utan person ännu
   • Grundpass – välj en mall så fylls tid, rast, station och eventuell passlön i automatiskt. Välj Eget pass för att skriva in allt själv
   • Starttid och Sluttid
   • Rast i minuter
   • Station – Kök, Bar, Sal, Disk eller Kassa
   • Fast lön för passet (kr) – valfritt. Ersätter tim- eller månadslön just för det här passet. OB räknas ovanpå
   • Anteckningar – valfritt, syns för den som ska jobba
4. Klicka Spara pass

Datumet väljer du inte i panelen — det kommer från rutan du klickade i. Vill du lägga passet en annan dag, stäng och klicka i rätt ruta, eller dra passet dit efteråt.

Ett pass som börjar en kväll och slutar efter midnatt skriver du in precis så: starttid 22:00, sluttid 02:00. Systemet förstår att det hör till kvällen innan.

Grundpass fyller i åt dig

Grundpassen är förinställda pass du lagt upp i förväg — till exempel Kök ALC 16:00–23:00 eller Lunch sal 10:30–15:00. Listan i passpanelen filtreras på den valda personens roll; klicka visa alla för att se resten. Ett grundpass ger också passet sin färg i rutnätet, så du känner igen ett kvällspass på håll.

Har grundpasset en station kontrollerar systemet den mot personens kompetenser och säger till om det inte stämmer — en upplysning, inget som hindrar dig.

Flytta, ändra och ta bort ett pass

Flytta: dra passet till en annan ruta. Det byter både person och dag beroende på var du släpper.

Ändra: klicka på passet så öppnas samma panel, nu med rubriken Redigera pass.

Ta bort: knappen längst ner till vänster i panelen. Vad den heter beror på passets status — och det är en viktig skillnad:

• Ett utkast som ingen sett ännu raderas på riktigt. Knappen heter Ta bort pass
• Ett publicerat pass kan inte raderas. Knappen heter Avboka pass, och passet ligger kvar som inställt så att personen får besked. Ett pass som bara försvinner är värre än ett som syns som inställt

Båda kräver två klick: det första ändrar knappen till Bekräfta, det andra genomför.

Öppna pass – när du inte vet vem som ska jobba

Väljer du Öppet pass i personalväljaren skapas ett pass utan person. Du kan rikta det mot en Krävd roll, så att bara kockar ser kökspasset. När schemat publiceras dyker öppna pass upp i personalportalen där personalen kan önska dem.

Markera flera pass samtidigt

Knappen Markera i verktygsraden sätter schemat i markeringsläge. Klicka på de pass du vill jobba med, så får du två åtgärder: Kopiera +1 vecka och Radera. Praktiskt när en person blivit sjuk hela veckan eller när ett helgmönster ska upprepas. Markeringsläget fungerar i veckovyn med gruppering på personal.

Registrera frånvaro direkt från schemat

Passpanelen har en andra flik: Registrera frånvaro. Där lägger du in semester, sjukfrånvaro, VAB eller annan frånvaro för personen utan att lämna schemat. Ange från- och till-datum plus en valfri kommentar. Frånvaron syns sedan som en grå markering i rutnätet, och lägger du ett pass ovanpå den får du en röd varning.

Fliken visas bara för dig som får redigera schemat.

Så navigerar du

Pilarna flyttar dig en period framåt eller bakåt, och Idag tar dig tillbaka. Klicka på periodetiketten i mitten för att byta mellan 1 vecka, 2 veckor, månad eller ett eget spann. På mobil visas en dag i taget.