Kopiera vecka – bygg nästa period på den här

En restaurang bemannar ofta likadant vecka efter vecka. I stället för att bygga om från noll kopierar du perioden du redan är nöjd med och justerar det som skiljer.

Så fungerar kopieringen

Två saker är viktiga att förstå innan du börjar:

Källan är alltid perioden du står på. Det finns ingen väljare för källvecka. Vill du kopiera vecka 18 måste du först navigera till vecka 18 i schemat.

Målen ligger alltid framåt. Du kryssar i en eller flera av de åtta nästkommande perioderna. Du kan inte kopiera bakåt i tiden, och du kan inte kopiera längre fram än åtta perioder.

Står du i månadsvy är både källan och målen hela månader. Står du i 2-veckorsvy är de tvåveckorsperioder. Kontrollera periodväljaren innan du klickar.

Steg för steg

1. Navigera till den period du vill kopiera från
2. Klicka Verktyg ▸ Kopiera vecka
3. Dialogen heter Kopiera period och visar vilken period den utgår från och hur lång den är
4. Kryssa i de målperioder du vill fylla — du kan välja flera samtidigt, till exempel de fyra kommande veckorna
5. Bestäm om öppna pass ska följa med (förkryssat)
6. Bestäm om befintliga pass i målet ska skrivas över (se nästa avsnitt)
7. Läs förhandsbeskedet
8. Klicka Kopiera till N veckor

Vad "Skriv över befintliga pass" gör – och inte gör

Kryssrutan tar bort utkast i målperioderna innan kopiorna läggs in. Publicerade och bekräftade pass rörs aldrig. De är personalens besked om sin arbetstid och får inte försvinna under en grön bekräftelse.

Dialogen räknar och visar hur många skyddade pass som ligger i de valda perioderna, så du vet innan du klickar. Behöver du verkligen ersätta ett publicerat schema måste du först avpublicera perioden under Verktyg, så blir passen utkast igen.

Låter du kryssrutan vara tom läggs kopiorna bredvid det som redan finns. Det ger snabbt dubbla pass om du kopierar två gånger — därför varnar schemat för identiska dubbletter efteråt.

Förhandsbeskedet – krockar innan du kopierar

Så snart du valt målperioder räknar systemet ut vilka nya krockar kopieringen skulle införa och visar dem i en ruta. Kontrollen omfattar godkänd frånvaro, personalens angivna tillgänglighet, dygns- och veckovila samt reglerna för minderåriga.

Rutan visar bara vad den här åtgärden inför — inte periodens alla befintliga varningar. Annars hade den drunknat i brus.

Rutan har inga åtgärdsknappar och den blockerar ingenting. Den säger vad du är på väg att göra. Passen läggs in som utkast och varningarna syns sedan i schemat, där du kan rätta dem i lugn och ro.

Vad som kopieras

Varje pass tas med som det är: person, tider, station, rast, anteckningar, kopplingen till grundpasset och en eventuell fast passlön.

Kopiorna blir alltid utkast, oavsett vad originalet hade för status. Du måste aktivt publicera dem.

Avbokade pass kopieras aldrig. Ett inställt pass är inte schema, och ska inte återuppstå i nästa vecka.

Tips för att kopiera säkert

• Kolla periodläget först. Den vanligaste missen är att stå i månadsvy och tro att man kopierar en vecka
• Godkänn frånvaroansökningar innan du kopierar. Då fångar förhandsbeskedet dem, och du slipper flytta pass i efterhand
• Bygg en referensperiod. Perfektionera en vecka och använd den som mall för resten av månaden
• Kopiera, justera, publicera – alltid i den ordningen
• Kopiera inte helger rakt av. Jul, påsk och midsommar har oftast annan bemanning, och OB räknas annorlunda

Behöver du något som ligger längre bort än åtta perioder, eller ett mönster du vill återkomma till om ett halvår, är en periodmall bättre — se artikeln om passmallar.