Kopiera föregående veckas schema – med konflikthantering
Att kopiera en tidigare vecka är det snabbaste sättet att bygga nästa veckas schema. En typisk restaurang har liknande bemanning från vecka till vecka – kopiera och justera istället för att bygga från noll.
Steg för steg:
- Öppna Personal → Schema
- Navigera till den vecka du vill fylla (använd pilarna eller veckoväljaren)
- Klicka Kopiera vecka i verktygsraden
- Välj källvecka (oftast föregående vecka, men du kan välja vilken som helst från de senaste 12 veckorna)
- Välj målvecka (om annan än aktuell)
- Klicka Kopiera
Systemet kopierar alla pass med:
- Samma personer
- Samma tider
- Samma stationer
- Samma raster
- Samma anteckningar
Pass som är markerade som utkast eller publicerade kopieras alla. Kopiorna blir alltid utkast – du måste aktivt publicera.
Kopiera flera veckor på en gång:
Behöver du fylla en hel månad i förväg? Välj målområdet som flera veckor i följd.
- Klicka Kopiera vecka
- Välj källvecka
- I fältet Målvecka väljer du en vecka eller ett intervall (t.ex. "Vecka 18–22")
- Systemet kopierar källveckans mönster till varje målvecka
Konflikthantering – så löser systemet problem automatiskt:
När du kopierar pass kan vissa kollidera med nya förhållanden. Systemet flaggar detta direkt efter kopieringen i en sammanfattningsvy:
| Konflikttyp | Hur systemet hanterar |
|---|---|
| Godkänd frånvaro | Pass på dagar med semester/sjuk/VAB markeras med röd varning. Du väljer: hoppa över, ersätt med annan person, eller korta passet |
| Inaktiverad medarbetare | Pass som var tilldelade en sedan dess avlägsnad person markeras som "saknad person" – tilldela någon annan |
| Helgdag som inte fanns förra veckan | Pass som nu krockar med storhelg (jul, nyår, midsommar) flaggas – OB ändras automatiskt, men du kan välja att stänga istället |
| Lönejustering | Om en medarbetares anställningsgrad eller timlön ändrats visas ny kostnad för passet |
| Ändrad kompetens | Person som flyttats till annan station varnas om |
Lösa konflikter:
- När varningslistan visas, klicka på varje rad
- Välj åtgärd: Flytta pass, byt person, korta, eller markera OK ändå
- Systemet uppdaterar schemat
Partiell kopiering – bara valda dagar eller personer:
Ibland vill du bara kopiera delar av föregående vecka.
- Klicka Kopiera vecka och välj Anpassad
- Välj dagar – t.ex. bara måndag–torsdag (helgen är annorlunda)
- Välj personer – t.ex. bara köksteamet, inte servitörerna
- Klicka Kopiera valt
Användbart när:
- Helgen skiljer sig från vardagarna (event på fredag, bröllop på lördag)
- Vissa medarbetare har varierande schema medan andra är stabila
- Du vill bygga vardagarna på kopia, helgen från grunden
Tips för effektiv schemaläggning:
- Bygg en referensvecka först – perfektionera en vecka och använd den som grund för resten
- Kopiera, justera, publicera – alltid i den ordningen
- Kolla frånvarokalendern innan kopiering – godkända semesterveckor skapar flera konflikter
- Använd veckomallar för säsonger – långsiktiga mönster passar bättre som mallar
- Kopiera inte över helgdagar rakt av – jul/påsk/midsommar har ofta annan bemanning än vanliga veckor
Den här funktionen är en del av Vendion Personal.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?