Passkonflikter och dubbelbokning – upptäck och lös
Vendion varnar automatiskt när schemat innehåller konflikter. Detta är grundbulten för att du inte ska publicera ett pass som bryter mot arbetsrätten eller ställer en medarbetare på två ställen samtidigt. Alla kontroller sker i realtid – du ser varningen direkt när du sparar ett pass, inte när det är försent.
Detta räknas som en konflikt:
| Typ | Beskrivning | Nivå |
|---|---|---|
| Överlappande pass | Samma person har två pass som överlappar i tid | 🔴 Röd – blockerar publicering |
| Dubbelbokning station | Två personer schemalagda på samma station samtidigt (t.ex. en kassa) | 🟠 Orange – tillåts med bekräftelse |
| Kort dygnsvila | Mindre än 11h mellan två pass | 🔴 Röd – Arbetstidslagen 13§ |
| Kort gap | Mindre än 6h mellan pass samma dag | 🟠 Orange |
| Veckovila < 36h | Ingen sammanhängande vila om minst 36h inom sjudagarsperiod | 🟠 Orange – Arbetstidslagen 14§ |
| Pass > 10h | Passet överstiger max dagligt arbetstid | 🟠 Orange |
| Övertid > 40h/v | Total veckoarbetstid överskrider gränsen | 🟠 Orange |
| Frånvaro-krock | Passet ligger på en dag med godkänd semester/sjuk/VAB | 🔴 Röd |
| Otillgänglig medarbetare | Personen har markerat sig som ej tillgänglig | 🟠 Orange |
| Saknad kompetens | Personen saknar kompetens för stationen (t.ex. "bar") | 🟠 Orange |
| Minderårig efter 22:00 | Person under 18 får inte arbeta sent enligt Arbetsmiljöverket | 🔴 Röd |
| Pass utanför anställningsform | Heltid schemalagd mindre än avtalad grad | 🟠 Orange |
Så här upptäcker du konflikter:
- Öppna Personal → Schema
- Konfliktmarkörer visas direkt på passen:
- Röd triangel i hörnet = blockerande konflikt
- Orange ⚠ i hörnet = varning som kräver bekräftelse
- I sidopanelen Schemastatistik syns antal varningar per dag och per person
- Klicka på Visa alla varningar högst upp för en sammanställd lista
- Vid hovring över ett pass visas tooltip med alla regler som triggats, t.ex. "Dygnsvila: 9h 30 min (min 11h), Veckoarbete: 41h (max 40h)"
Så här löser du en konflikt:
- Klicka på ett pass med varning
- En detaljruta visar vilken regel som brutits och mot vad (t.ex. "Endast 9h 30 min vila efter passet 2026-04-18 22:00–02:00")
- Välj åtgärd:
- Flytta passet – dra till annan tid eller person
- Korta passet – justera start- eller sluttid
- Byt person – tilldela en annan medarbetare
- Markera OK ändå (endast orange varningar) – chefen bekräftar och loggar motivering
- Konflikten tas bort eller lagras som en dokumenterad avvikelse
Exempel – vanligt scenario:
Du lägger in ett nytt kvällspass för Anna 17:00–23:00 fredag. Vendion varnar: "Dygnsvila 9h – Anna arbetar 08:00–16:00 lördag, endast 9h vila."
Lösningsvägar:
- Flytta Annas lördagspass till 12:00 → 13h vila (OK)
- Korta fredagspasset till 17:00–21:00 → 11h vila (OK)
- Byt ut Anna på lördag mot Johan som är ledig
- Godkänn varningen som "Annas eget val inför helgen" – loggas men schemat får publiceras
Blockerande vs rådgivande:
- Röd = blockerande. Du kan inte publicera schemat så länge en röd konflikt finns kvar. Syftet är att skydda dig mot lagöverträdelser och dubbelbemanning. Om du försöker klicka Publicera visas en lista över alla röda konflikter som måste lösas först.
- Orange = rådgivande. Du kan publicera men varningen loggas och syns både i schemat och i tidrapporteringen. Vid OB-beräkning och löneunderlag ser lönebearbetaren samma varningar och kan åtgärda i efterhand.
Tröskelvärden du kan justera:
Under Personal → Inställningar → Schema kan du anpassa:
- Min dygnsvila (standard 11h, sänk aldrig under 9h – Arbetstidslagens undantag kräver kollektivavtal)
- Min veckovila (standard 36h, lagens minimum)
- Max passtid (standard 10h, lagens max är 13h men vi rekommenderar 10h)
- Övertidsgräns/vecka (standard 40h, allmän övertid högst 200h/år enligt lag)
- Min gap mellan pass (standard 6h)
- Aktivera varning för dubbelbokning per station (av/på)
- Aktivera varning om minderåriga sena pass (på som standard)
Ändringar gäller per restaurang och börjar kontrolleras från och med nästa sparande. Befintliga publicerade pass räknas om vid nästa granskning.
Tips för att undvika konflikter:
- Bygg schemat från mallar – mallarna är redan kontrollerade
- Använd AI-schemaförslag (knappen Föreslå schema) – AI:n tar redan hänsyn till regler, tillgänglighet och kompetens
- Godkänn frånvaroansökningar innan du bygger schemat – då blockeras dessa dagar automatiskt
- Be personalen uppdatera sin tillgänglighet i portalen varje vecka
- Publicera helst på söndag kväll för nästa vecka så ni har marginal att åtgärda sista-minuten-konflikter
- Vid publicering skickar systemet sammanfattning av kvarvarande orange varningar till Boss – granska innan du stänger veckan
När varningar kan ignoreras:
Vissa avvikelser är legitima (t.ex. medarbetaren vill själv arbeta igenom en kort vila för extra tid). I dessa fall: godkänn orange-varningen med Markera OK ändå och skriv motivering i fältet. Detta loggas tillsammans med chefens namn och tidpunkt – spårbart vid eventuell arbetsrättslig fråga.
AI Boss hjälper dig:
Fråga AI Boss direkt i chatten:
- "Finns det några konflikter i schemat för vecka 17?"
- "Vem har mindre än 11h vila nästa vecka?"
- "Visa alla oöverträffade varningar från förra veckans schema"
AI:n kan också föreslå konkreta lösningar – "Flytta Johans fredag från 17:00–23:00 till 16:00–22:00 så uppfylls dygnsvilan".
Relaterade: Schemavarningar (arbetsrätt), Ansök om frånvaro, AI-schemaförslag, OB-regler, Personalliggare.
Den här funktionen är en del av Vendion Personal.
Nyfiken på hur det ser ut i praktiken? Läs mer om produkten eller boka en kort demo.
Var denna artikel hjälpsam?