Passkonflikter och dubbelbokning – upptäck och lös

En konflikt är ett pass som inte går ihop: personen är redan bokad, ledig, eller får inte enligt regelverket. Vendion räknar om varje gång du ändrar något och pekar ut vad som inte stämmer.

Varningarna stoppar ingenting – och varför

Läs det här innan du litar på schemat som ett skyddsnät: du kan alltid publicera, oavsett hur många röda varningar som står kvar. Knappen byter bara text till Publicera ändå, och rutan listar allt som återstår.

Vi har valt så med flit. Du vet saker systemet inte vet. Ett system som vägrade publicera hade fått dig att jobba runt det — och då slutar man läsa varningarna helt.

Följden är att du måste läsa listan. Vendion pekar; du bestämmer och bär ansvaret.

Var du ser en konflikt

På passet. En triangel i övre högra hörnet — röd för allvarligt, orange för sådant du bör titta på. Klicka på triangeln så listas alla regler passet bryter mot, med tal: "Dygnsvila: längsta sammanhängande vila 9,5 h under de 24 timmarna från passets start — minimum 11 h."

I verktygsraden. En knapp som säger hur många varningar perioden har. Klicka för hela listan, sorterad per person, med de röda utpekade.

I rutnätet. En dag med godkänd frånvaro har en grå markering med frånvarotypen skriven i rutan. En dag personen markerat som ledig har en liten röd prick i hörnet, en tillgänglig dag en grön.

I publiceringsrutan. Samma lista igen, precis innan du trycker.

De vanligaste konflikterna och hur du löser dem

Överlappande pass eller identisk dubblett (röd). Personen står på två pass samtidigt. Uppstår oftast när man klickat kopiera eller applicera två gånger. Lösning: öppna det ena passet och ta bort det.

Frånvarokrock (röd). Passet ligger mitt i en godkänd semester eller sjukfrånvaro. Personen kommer inte. Lösning: byt person eller flytta passet.

För kort dygnsvila (röd). Personen får inte elva sammanhängande vilotimmar inom dygnet från passets start. Lösning: korta ett av passen, flytta det senare passet framåt, eller byt person på det ena.

Tillgänglighetskrock (orange). Personen har markerat dagen som ledig eller angett ett annat tidsfönster. Det är en önskan, inte ett beslut — du får lägga passet, men prata med henne först.

Kort uppehåll (orange). Under sex timmar mellan två pass samma dygn. Ett delat pass som ligger så tätt att personen inte hinner hem. Arbetsmiljöfråga, inte lagbrott.

Minderårig sent pass (röd). Under 18 år får inte arbeta efter 20:00 respektive 23:00 beroende på ålder. Lösning: korta passet eller byt person.

Det finns inget sätt att kvittera bort en varning. Antingen rättar du passet så den försvinner, eller så publicerar du med varningen kvar — och då sparas den i arkivet över vad som stod kvar vid publiceringen.

Förhandsbesked innan du skriver in pass

De tre vägar som lägger in många pass på en gång — Kopiera vecka, Ladda mall och Applicera AI-förslag — kontrollerar krockarna innan något skrivs in.

Rutan visar bara vad just den åtgärden skulle införa, inte periodens alla befintliga varningar. Kontrollen omfattar godkänd frånvaro, tillgänglighet, dygns- och veckovila samt minderårigreglerna, och den listar antal per typ med ett exempel.

Den har inga åtgärdsknappar och blockerar ingenting. Den finns för att du ska kunna backa innan du skapat trettio pass du måste rätta i efterhand.

Dubbelbokning inom kedjan

Har du flera restauranger i samma kedja upptäcker Vendion att samma person är bokad på två av dem samtidigt — den enda äkta dubbelbokningen produkten känner till.

Varningen är röd och står på ditt eget pass, eftersom det är det du kan ändra. Den säger vilken tid och vilken restaurang det gäller. Är du inte kedjemedlem visas "en annan restaurang i kedjan" i stället för namnet.

Systemet varnar också när dygnsvilan, veckovilan eller veckotimmarna bryts först när passen på systerrestaurangerna räknas med. Detta kräver att personen använder samma inloggning på båda restaurangerna och har ett aktivt personalkort hos dig. Se artikeln om schemavarningar för hela bilden.

Vad systemet inte varnar för

Var ärlig mot dig själv om vad du kan lita på:

• Två personer på samma station samtidigt flaggas inte. Det är ofta helt riktigt att två kockar står i köket
• Saknad kompetens ger ingen varning i rutnätet. Däremot får du en upplysning i passpanelen när du väljer en person som inte är markerad för stationen
• Pass utanför anställningsgraden ger ingen varning per pass. Överskottet mot beräkningsperiodens budget visas i stället i statistikpanelen under Övertidsvarning (period)
• Pass strax utanför den period du laddat räknas inte in i vilokontrollen. Kontrollerar du en vecka i taget kan en varning utebli precis vid periodgränsen. Kör en 2-veckorsvy när du vill vara säker på vilotiderna kring skarven

Så minskar du antalet konflikter

• Godkänn frånvaroansökningar innan du bygger schemat. Då fångas de av förhandsbeskedet i stället för i efterhand
• Be personalen fylla i sin tillgänglighet i portalen. De kan planera åtta veckor framåt
• Använd grundpass. Fasta, genomtänkta tider ger färre slumpmässiga vilokrockar än handskrivna klockslag
• Låt AI-förslaget göra grovjobbet. Det tar redan hänsyn till frånvaro, tillgänglighet, kompetenser och OB
• Publicera i god tid. Sena ändringar är dyrast, både i pengar och i förtroende
• Titta på de röda först. Orange är rådgivande; röda är lagbrott eller pass som fysiskt inte går att gå