Publicera schemat – och meddela personalen

Publicera betyder att schemat släpps från utkast till bindande. Innan publicering är pass endast synliga för chefen; efter publicering syns de i personalportalen och i personalens kalender.

---

Innan du publicerar – checklista:

1. Granska varningar – systemet visar alla varningar (dygnsvila, veckovila, övertid, OB-krockar) högst upp. Lös röda varningar först – de blockerar ofta publicering
2. Kontrollera kostnaden – kostnadspanelen visar total arbetskostnad veckan. Jämför med historisk försäljning – 30–35 % är riktmärket för à la carte
3. Verifiera täckning – saknas någon station eller tid? Kolla bokningsöversikten (visas som heatmap under schemat)
4. Säkerställ att frånvaro är godkänd – ingen ska vara schemalagd över en godkänd semester

---

Så publicerar du:

1. Öppna Personal → Schema
2. Navigera till veckan du vill publicera
3. Klicka Publicera schema (knappen högst upp)
4. En dialog visas med:
   • Antal pass som publiceras
   • Antal medarbetare som berörs
   • Sammanfattning av varningar (om några)
5. Välj vilket meddelande personalen ska få
6. Klicka Publicera

Alla pass i veckan markeras som publicerade med tidsstämpel. Du ser nu en grön indikator i schemat.

---

Notifiering till personalen:

När du publicerar har du fyra val:

Kostnad: SMS kostar 0,89 kr/styck, e-post är inkluderat.

Tips: Använd e-post som standard första gången en ny rutin publiceras, sedan push-notis vid veckovisa uppdateringar.

---

Vad personalen ser efter publicering:

När schemat är publicerat kan varje medarbetare:

• Öppna personalportalen (/staff/portal eller via appen)
• Se sina 10 närmaste pass med datum, tid, station, rast och anteckningar
• Bekräfta pass (valfritt – visar chefen att de sett schemat)
• Begära byte med kollega (se artikeln om passbyte)
• Prenumerera på iCal – lägg till hela schemat i Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook. Uppdateras automatiskt vid ändringar

---

Låsa schemat efter publicering:

Som standard kan du fortfarande redigera pass efter publicering – systemet varnar personalen och skickar uppdateringar. Men du kan också låsa veckan helt:

1. Gå till Personal → Schema → Inställningar
2. Välj Lås efter publicering
3. Efter låsning krävs en formell process för att ändra:
   • Skapa en ändringsbegäran (motivering, påverkade personer)
   • Godkänn ändringen
   • Skicka uppdatering till berörda

Låsning rekommenderas för restauranger med kollektivavtal där sena schemaändringar kan ge kompensation.

---

Avpublicera schema:

Har du publicerat av misstag? Klicka Avpublicera inom 1 timme – passen återgår till utkast och personalen meddelas inte. Efter 1 timme räknas alla pass som bindande och måste hanteras via ändringsbegäran.

---

Skriva ut schemat:

För anslagstavla eller ärenden utan digitalt:

1. Klicka Skriv ut i schemaverktygsraden
2. Välj layout:
   • Veckovy – standardvy per person × dag
   • Daglista – en sida per dag
   • Personlistor – en sida per person med deras pass
3. Spara som PDF eller skriv ut direkt

Tips: Publicera alltid i god tid. Kollektivavtal ofta kräver 14 dagars framförhållning; företagspolicy kan vara striktare. Vendion loggar publiceringstidpunkt i personalliggaren.