Publicera schemat och meddela personalen

Innan publicering är passen bara dina. Efter publicering syns de i personalportalen, i personalens kalender och i deras app.

Vad publicering betyder

Ett utkast är osynligt för personalen. Det räknas inte heller som schemalagd tid i Start-fliken, i Tider eller i månadsöversikten — ett opublicerat pass gäller inte.

Ett publicerat pass är synligt för personalen. Det syns för den som ska jobba, går att kvittera, kan bytas med en kollega och följer med i kalenderprenumerationen. Det kan inte längre raderas, bara avbokas.

Innan du publicerar

1. Läs varningarna. Knappen i verktygsraden säger hur många perioden har. Röda markerar exempelvis regelkrockar eller överlappande pass; orange visar andra avvikelser att granska. Varningsfärgen är inte ett juridiskt besked
2. Kontrollera kostnaden. Öppna statistikpanelen och jämför personalkostnaden mot försäljningen. Jämför med er egen budget och motsvarande perioder
3. Kolla täckningen. Slå på Prognoser i 1-veckasvy och se att bemanningen följer bokningarna och den historiska försäljningen
4. Se att frånvaron är godkänd. Ingen ska vara schemalagd över en godkänd semester

Så publicerar du

1. Öppna Personal ▸ Schema och navigera till perioden
2. Klicka Publicera i verktygsraden
3. Rutan visar hur många pass som publiceras, hur många anställda som berörs och hela varningslistan
4. Välj hur personalen ska meddelas (nästa avsnitt)
5. Klicka Publicera

Varningar hindrar inte publiceringen. Finns det varningar byter knappen bara text till Publicera ändå. Röda varningar stoppar dig inte heller — de visas tydligt, med antalet utpekat, men beslutet är ditt.

Efter publiceringen visar schemat en grön Publicerat-stämpel. Har bara en del av perioden publicerats står det Delvis publicerat.

Så meddelas personalen

I publiceringsrutan finns två kryssrutor:

Meddela berörd personal (förkryssad). De som har personalappen får en pushnotis. Den som inte har appen får beskedet via e-post i stället — annars hade de flesta anställda inte fått något alls.

Skicka även e-post till dem som har appen. Bara till dem som själva valt e-post i sina notisinställningar. Använd den när schemat är ovanligt viktigt och du vill att beskedet ska finnas kvar i inkorgen.

Lämnar du båda tomma publiceras schemat tyst. Det syns i portalen, men ingen får en notis.

Det skickas inga SMS vid publicering, och publiceringen kostar därför ingenting extra.

Efter utskicket visar verktygsraden Senaste utskick med en stämpel per kanal: nådde alla, nådde bara en del, eller nådde ingen. Om någon inte nås kontrollerar du personens e-postadress och notisinställningar. E-post till den som saknar app kräver en giltig adress. Kontakta personen direkt om beskedet inte kom fram.

Vad personalen ser

När schemat är publicerat kan varje medarbetare:

• Öppna personalportalen och se sina kommande pass med datum, tid, station, rast och anteckningar
• Bekräfta sina pass. En grön bock dyker upp bredvid namnet i ditt schema när personen kvitterat alla sina pass, en orange klocka när något återstår
• Se lediga pass och önska dem
• Begära byte med en kollega
• Prenumerera på schemat i Google Kalender, Apple Kalender eller Outlook. Kalendern uppdateras automatiskt när du ändrar

Ändra ett publicerat schema

Du kan redigera pass även efter publicering — personalen ser ändringen i portalen och i kalendern.

Någon låsning av perioden finns inte. Rutinen är alltså din: ändra så tidigt du kan, och hör av dig direkt till den som berörs av en sen ändring. Har ni kollektivavtal kan sena schemaändringar ge rätt till kompensation. Vendion räknar inte ut det åt er — kontrollera vad ert avtal säger.

Tar du bort ett publicerat pass avbokas det i stället för att raderas, så att personen får besked.

Avpublicera perioden

Publicerade du för tidigt? Klicka Verktyg ▸ Avpublicera perioden. Alla publicerade och bekräftade pass i perioden blir utkast igen och försvinner ur personalens vy.

Någon tidsgräns finns inte, men personalen kan redan ha hunnit se schemat — säg till dem om det gått en stund. Bekräftelser nollställs, så de får kvittera på nytt när du publicerar igen.

Avbokade pass väcks aldrig till liv av en ny publicering.

Skriv ut schemat

För anslagstavlan i personalrummet: klicka Verktyg ▸ Skriv ut schema.

Utskriften är ett rutnät med personal på raderna och periodens dagar i kolumnerna, grupperat på roll, med summerade timmar per person och totalt. Öppna pass kommer med i en egen sektion, och utkast märks ut så att ingen tror att de är fastställda. Rubriken visar rätt period — vecka, tvåveckorsspann eller månad — och sidfoten stämplas med utskriftstidpunkten.

Du väljer papper eller PDF i webbläsarens egen utskriftsruta.