Passmallar – grundpass och sparade perioder

Vendion har två sorters mallar, och de löser olika problem. Grundpass är enskilda pass du använder om och om igen. Periodmallar är hela scheman du sparar och lägger tillbaka.

Grundpass – de återkommande passen

Ett grundpass är ett förinställt pass: tid, rast, station, färg och eventuellt en fast passlön. När du sedan lägger ett pass i schemat väljer du grundpasset i stället för att skriva in klockslagen varje gång.

Grundpassen bor i inställningarna: Personal › Inställningar › Grundpass. Du kommer också dit från schemat via Mer › Hantera grundpass. Har du bara behörigheten Redigera schema ser du underfliken Grundpass men inte de andra inställningarna.

Så skapar du ett grundpass

1. Öppna Personal › Inställningar › Grundpass
2. Klicka Lägg till grundpass
3. Fyll i:
   • Färg – passets färg i schemat, så du känner igen det på håll
   • Benämning – beskrivande, till exempel Kök ALC eller Lunch sal
   • Grupp i schemavyn – valfritt. Se förklaringen nedan
   • Station – Kök, Bar, Sal, Disk eller Kassa. Den används för kompetenskontrollen när du lägger passet
   • Krävd roll – valfritt. Begränsar vilka grundpasset föreslås för
   • Starttid och Sluttid
   • Rast i minuter
   • Fast lön för passet (kr) – valfritt. Ersätter tim- eller månadslön för pass som skapas från mallen. OB räknas ovanpå
4. Spara

Grundpassen listas i en tabell med kolumnerna Namn, Tid, Rast, Passlön och Grupp i schemavyn.

Vad "Grupp i schemavyn" faktiskt gör

Fältet styr bara vilken rubrik grundpasset hamnar under när du växlar schemat till gruppering på Pass i stället för på personal. Det påverkar inte bokföringen.

Lönekostnaden bokförs alltid på den anställdes eget kostnadsställe, inte på grundpassets. Vill du styra bokföringen sätter du kostnadsstället på personen i personalregistret.

Använda ett grundpass

Klicka i en tom ruta i schemat så öppnas panelen Schemalägg. Välj grundpasset i rullgardinen Grundpass — tid, rast, station och eventuell passlön fylls i automatiskt. Listan filtreras på den valda personens roll; klicka visa alla för att se resten. Välj Eget pass när inget grundpass passar.

Kopiera ett grundpass

Ska du lägga upp ett grundpass som liknar ett du redan har, till exempel en helgvariant av Kväll kök, klicka på kopiera-ikonen mellan pennan och papperskorgen. Då öppnas Lägg till grundpass med allt ifyllt från originalet: färg, grupp, station, roll, tider, rast och passlön. Namnet får tillägget (kopia). Ändra det som ska vara annorlunda och klicka Skapa. Inget sparas förrän du klickar Skapa, och originalet påverkas inte.

Ta bort ett grundpass

Papperskorgen i tabellen arkiverar grundpasset. Klicka en gång, klicka igen för att bekräfta. Mallen försvinner ur rullgardinen när du lägger nya pass, men redan lagda pass påverkas inte — de behåller sina tider, sin färg och sin passlön. Det är hela poängen med att arkivera i stället för att radera.

Spara en hel period som mall

Har du byggt ett schema du vill kunna använda igen sparar du hela perioden.

1. Bygg klart schemat i Personal › Schema
2. Klicka Mer › Spara som mall längst till höger i raden ovanför schemat (hette tidigare Verktyg)
3. Ge mallen ett namn, till exempel Normalvecka eller Sommarvecka
4. Klicka Spara mall

Observera: mallen sparar hela den period du ser på skärmen. Står du i månadsvy sparas hela den valda månaden, inte bara en vecka. Kontrollera periodväljaren innan du sparar.

Passen sparas med personal, tider, stationer, raster, anteckningar, kopplingen till grundpasset och eventuell passlön — som relativa dagar, så mallen kan läggas på vilken period som helst.

Applicera en sparad mall

1. Ställ dig på den period mallen ska läggas på
2. Klicka Mer › Ladda mall
3. Välj mall i listan — den visar hur många pass den innehåller — och klicka Applicera
4. Du får ett förhandsbesked som visar vilka krockar mallen skulle införa: frånvaro, tillgänglighet, vila och minderårigregler
5. Klicka Applicera en gång till för att genomföra. Finns krockar heter knappen Applicera ändå

Förhandsbeskedet stoppar dig inte. Det talar bara om vad du är på väg att göra, så du kan välja medvetet.

Passen läggs in som utkast — personalen ser dem inte förrän du publicerar. Befintliga pass i perioden rörs inte; mallen lägger sig bredvid dem. Vill du tömma perioden först, använd Kopiera vecka med "Skriv över befintliga pass" eller radera passen manuellt.

Papperskorgen i listan tar bort en sparad mall.