Personalens tillgänglighet i schemat

Tillgänglighet är personalens egen bild av när de kan jobba. Den ersätter inte frånvaroansökan — den är ett önskemål, inte ett beslut. Men den sparar dig många samtal.

Vad personalen fyller i

I personalportalen finns kortet Min tillgänglighet. För varje dag väljer medarbetaren ett av tre lägen:

• Hela dagen – kan jobba när som helst
• Del av dagen – kan jobba inom ett tidsfönster hon anger själv, till exempel 17:00–23:00
• Ledig – kan inte jobba den dagen

Personalen kan planera åtta veckor framåt. Dagar som redan passerat går inte att ändra.

En dag utan angivet läge räknas som tillgänglig. Det är default-antagandet i hela kedjan — annars hade varje ny anställd sett otillgänglig ut.

Vad du ser i schemat

En liten prick i rutans övre högra hörn. Grön betyder att personen är tillgänglig den dagen, röd att hon markerat sig som ledig. Rutan får dessutom en svag röd bakgrund på lediga dagar.

En rad i varningslistan när du lagt ett pass som krockar. Texten säger vad som gäller:

• "Personen har markerat dagen som ledig"
• "Personen kan bara jobba 17:00–23:00 den dagen"

Varningen är orange, inte röd

Det är ett medvetet val. Tillgänglighet är en preferens medarbetaren angett — inte ett fattat beslut. Du ska kunna lägga passet ändå när verksamheten kräver det, men du ska göra det medvetet och gärna med ett samtal först.

Godkänd frånvaro är motsatsen: ett beslut, och därför röd. Ligger både frånvaro och tillgänglighetskrock på samma dag visas bara den röda — frånvaron är det som faktiskt gäller.

Ingen av dem hindrar dig från att publicera.

AI-förslaget respekterar tillgängligheten

Genererar du ett AI-schemaförslag får modellen personalens tillgänglighet dag för dag, och instrueras att inte schemalägga någon som markerat sig som ledig. Godkänd frånvaro är dessutom en absolut regel: den dagen hoppas över helt hellre än att fyllas.

Det gör tillgängligheten till en av de mest lönsamma sakerna du kan be personalen fylla i. Utan den gissar AI:n.

Kopiering, mallar och AI-förslag kontrollerar också tillgängligheten i förhandsbeskedet innan passen skrivs in — så du ser krockarna innan du skapat trettio pass.

Tillgänglighet är inte frånvaro

Den skillnaden är värd att göra tydlig för personalen:

Vill någon vara säkert ledig ska hon ansöka om frånvaro, inte bara markera dagen som ledig i tillgängligheten.

Så får du personalen att använda det

• Be dem uppdatera varje vecka, gärna i samband med att du publicerar nästa period
• Förklara att åtta veckor går att planera. Många tror att bara den publicerade perioden är öppen
• Var tydlig med att det är önskemål. En medarbetare som tror att "ledig" är bindande blir besviken; en som förstår att du väger ihop hela laget blir det inte
• Använd det. Följer du aldrig tillgängligheten slutar de fylla i den

Vanliga frågor

Måste alla fylla i? Nej. En tom kalender betyder tillgänglig, och det fungerar precis som förut.

Kan jag fylla i åt någon? Nej, tillgängligheten är medarbetarens egen. Du kan däremot registrera frånvaro åt någon direkt från schemarutan.

Ser jag varför någon är ledig? Nej. Tillgänglighet bär ingen anledning, bara läget. Frånvaro bär en typ — semester, sjuk, VAB — och den ser du.