Öppna pass – lägg ut pass utan person

Ett öppet pass är ett pass utan person. Behovet finns i schemat, men vem som ska ta det avgörs senare — av dem som faktiskt kan och vill.

Varför öppna pass

Alternativet är att ringa runt, eller att lägga passet på någon och hoppas. Ett öppet pass gör behovet synligt för alla samtidigt, och den som vill ha extratimmar hör av sig själv.

Passet räknas dessutom med i schemat direkt: det syns i rutnätet, kommer med i utskriften och tas med när du kopierar perioden. Bemanningsbehovet försvinner inte bara för att ingen är tilldelad.

Så lägger du ut ett öppet pass

1. Klicka i en tom ruta i schemat
2. I panelen som öppnas väljer du Öppet pass högst upp i personallistan
3. Fyll i tider, rast och station som vanligt — eller välj ett grundpass så fylls allt i
4. Vill du styra vem som ska se passet, välj en Krävd roll
5. Spara

Fältet Krävd roll dyker bara upp när du valt Öppet pass. Väljer du inget visas passet för hela personalstyrkan.

Rikta passet mot en roll

Ett öppet kökspass som visas för alla servitörer är brus. Sätt Krävd roll till Kock, så ser bara kockarna det.

Personalen kan dessutom själva filtrera: i portalen finns knappen Endast min roll, som är påslagen från början för den som har en roll. Ser de inga lediga pass med filtret på men vet att det finns några, kan de slå av det.

Personalen ser passet först efter publicering

Ett öppet pass som ligger som utkast syns inte för någon. Öppna pass dyker upp i portalen först när du publicerat perioden.

Det är samma regel som för alla andra pass, och den är avsiktlig: du ska kunna bygga klart schemat innan personalen börjar önska sig delar av det.

Så önskar personalen ett pass

I personalportalen finns fliken Lediga pass. Där listas alla publicerade öppna pass med datum, tid och namn på grundpasset eller stationen, med grundpassets färg som markering.

Medarbetaren klickar Önska pass. Knappen ändras till Önskad, och hon kan ångra sig genom att klicka igen så länge du inte hunnit svara.

När du svarat ser hon utfallet direkt på passet: Tilldelat eller Avslaget. Ett avslag försvinner alltså inte spårlöst — hon vet att du sett önskemålet och sagt nej, och behöver inte gissa.

Godkänn eller avslå önskemål

Finns det väntande önskemål dyker en knapp upp i schemats verktygsrad med antalet, till exempel 3 önskemål. Klicka på den.

Dialogen Lediga pass-önskemål listar varje önskemål med vem som frågat, vilket pass det gäller och när frågan kom in — äldst först. Två knappar per rad: Godkänn eller Neka.

Godkänner du tilldelas passet personen direkt. Det är inte längre öppet, och försvinner ur de andras lista.

Knappen visas bara för dig som får redigera schemat. Kan du bara läsa schemat ser du den inte, eftersom du ändå inte hade kunnat svara.

Öppna pass i kopiering och utskrift

Kopiera vecka har en kryssruta Inkludera öppna pass, förkryssad. Behovet följer alltså med när du bygger nästa period. Vill du kopiera bara det bemannade schemat, kryssa ur den.

Utskriften har en egen sektion för öppna pass. Precis de raderna är ofta anledningen till att man sätter upp schemat i personalrummet.

Tips

• Lägg ut öppna pass tidigt. Ju längre framförhållning, desto större chans att någon vill ta dem
• Använd grundpass. Ett öppet pass med namn och färg är lättare att känna igen än 17:00–23:00
• Sätt krävd roll när det spelar roll. Utan den får hela personalstyrkan en notis om ett pass de flesta inte kan ta
• Svara snabbt. Den som önskat ett pass planerar sin vecka runt svaret