Utkast, publicerat, avbokat – vad varje passtatus betyder

"Var tog mitt schema vägen?" är nästan alltid en fråga om status. Fyra lägen, och skillnaden mellan dem avgör vad du ser i varje annan vy i personalmodulen.

De fyra lägena

Utkast – bara du ser dem

Ett nytt pass börjar som utkast. Det syns i ditt rutnät, men ingen annan ser det: inte i personalportalen, inte i appen, inte i kalenderprenumerationen.

Utkast räknas heller inte som schemalagd tid någon annanstans i modulen. Ligger det fyra utkast i dag står det ändå att det inte finns några publicerade arbetspass i dag på Start-fliken, och Tider visar noll schemalagda timmar.

Det är avsiktligt — ett opublicerat pass gäller inte, och att räkna det hade gett falska avvikelser mot stämplad tid. Men eftersom det förvirrar visar vyerna numera en förklarande rad: "4 pass i dag är inte publicerat och räknas därför inte här. Publicera schemat för att ta med det."

Ser du en nolla där du väntade dig timmar — kontrollera först om perioden är publicerad.

Publicerat – bindande och synligt

När du publicerar blir utkasten publicerade pass. De syns i portalen, i appen och i kalendern, och de räknas överallt.

Ett publicerat pass går inte att radera. Knappen i passpanelen heter Avboka pass i stället. Anledningen är enkel: personalen planerar sitt liv efter schemat, och ett pass som tyst upphör att finnas är värre än ett som syns som inställt.

Bekräftat – personalen har kvitterat

Medarbetaren kan bekräfta sina publicerade pass i portalen. Det är frivilligt, men det ger dig ett kvitto på att hon sett schemat.

I ditt rutnät visas det bredvid namnet:

• Grön bock – personen har bekräftat alla sina publicerade pass i perioden
• Orange klocka – något återstår att bekräfta
• Ingen ikon – personen har inga publicerade pass i perioden

Ett bekräftat pass beter sig i övrigt som ett publicerat: det räknas, det kan avbokas men inte raderas, och det skyddas mot överskrivning vid kopiering.

Avbokat – passet ligger kvar som inställt

Tar du bort ett publicerat pass sätts det som avbokat i stället för att raderas. Raden ligger kvar, men passet gäller inte längre — och den som skulle jobbat får besked.

Avbokade pass räknas aldrig som schema. De syns inte som pass i rutnätet, de tas inte med när du kopierar en period, de kommer inte med i utskriften och de påverkar inte personalkostnaden. De väcks heller aldrig till liv av en ny publicering.

Pass avbokas också automatiskt när en anställning avslutas.

Vad varje åtgärd gör med statusen

Praktiska konsekvenser att känna till

"Skriv över befintliga pass" tömmer inte perioden. Den tar bara utkasten. Vill du verkligen ersätta ett publicerat schema måste du avpublicera perioden först.

Statusstämpeln i verktygsraden visar hur perioden ligger: Publicerat, Utkast eller Delvis publicerat. Den sista betyder att du lagt till pass efter publiceringen — publicera igen så åker de med.

Utskriften märker ut utkast så att ingen tror att ett opublicerat pass är fastställt.

Ett avbokat pass kan inte återställas från schemat. Behövs passet igen lägger du in det på nytt och publicerar.