Schemavarningar – arbetsrätt och krockar

Vendion räknar om schemat varje gång du ändrar något och visar de regler som bryts. Nedan står vad som kontrolleras, var du ser det och vad du kan ändra.

Varningarna stoppar aldrig en publicering

Det här är det viktigaste att förstå: ingen varning blockerar något. Finns det varningar när du publicerar byter knappen bara text till Publicera ändå, och publiceringsrutan listar allt som står kvar.

Läs och åtgärda varningarna innan du publicerar. Att knappen går att använda betyder inte att arbetstiden är tillåten. En medarbetares önskemål ersätter inte reglerna om vila och arbetstid; kontrollera lag och det kollektivavtal som gäller hos er.

Men det betyder också att ansvaret är ditt. Vendion pekar; du bestämmer.

Vila och arbetstid

Två av reglerna fungerar troligen annorlunda än du tror:

Dygnsvila mäts som längsta sammanhängande vila. Ett delat pass 11–14 plus 17–22 är alltså inget brott, trots att det bara är tre timmar mellan passen — dygnet rymmer ändå elva obrutna vilotimmar. Kontrollera också passen före och efter det delade passet.

Max arbetstid räknas per dygn, inte per pass. Två sextimmarspass samma dag blir tolv timmar och ger varning, även om inget enskilt pass är långt. Dygnet räknas från din brytpunkt, inte från midnatt.

Frånvaro och tillgänglighet

Skillnaden i färg är avsiktlig. Godkänd frånvaro är ett beslut — personen kommer inte att dyka upp. Tillgänglighet är en preferens personen angett, och du ska kunna lägga passet ändå, men medvetet.

Dubbletter, minderåriga och framförhållning

Dubblett-varningen finns för att kopieringsvägarna skapar just sådana pass när knappen trycks två gånger. Timmarna, kostnaden och publiceringsräknaren dubbleras — och personalen ser två pass samtidigt i sin app.

Minderårigkontrollen kräver att födelsedatum finns registrerat på medarbetaren. Den täcker inte alla regler för minderåriga. Ungdomar ska normalt ha minst 12 timmars dygnsvila och vara lediga antingen 22–06 eller 23–07; särskilda regler gäller även för raster och veckovila. Planera därför inte en minderårigs arbetstid enbart efter varningsfärgen. Läs Arbetsmiljöverkets regler för minderårigas arbetstider.

Har du flera restauranger i en kedja

Arbetar samma person på flera av kedjans restauranger räknas hela arbetsveckan med i varningarna, inte bara passen hos dig.

Tre saker krävs för att det ska fungera:

1. Restaurangerna ligger i samma kedja
2. Personen har ett aktivt personalkort hos dig — hen måste vara anställd i ditt bolag
3. Personen går att koppla ihop mellan restaurangerna. Det sker på två sätt: samma inloggning, eller samma personnummer. Även personal som bara loggar in med PIN kan matchas när samma personnummer finns registrerat på båda restaurangerna. Saknas både gemensam inloggning och personnummer hittar systemet ingen koppling

Timmarna räknas aldrig ihop i lönen. Varje bolag är egen arbetsgivare, så övertid, OB och löneunderlag beräknas per restaurang precis som förut. Kedjeräkningen finns bara i varningarna, för att skydda den anställdes vilotid.

Är du inte kedjemedlem visas "en annan restaurang i kedjan" i stället för restaurangens namn — du behöver veta att personen är upptagen, inte var hon har sin andra anställning.

Var du ser varningarna

• På passet: en triangel i övre högra hörnet, röd eller orange. Klicka på den för att läsa vilka regler som brutits
• I verktygsraden: en knapp som säger hur många varningar perioden har. Klicka för hela listan, person för person
• I publiceringsrutan: samma lista, med antalet röda utpekat

När du publicerar arkiveras dessutom periodens varningar. Rättar du något i efterhand står listan kvar under rubriken Fanns när veckan publicerades i varningspanelen. Det är spåret av vad personalen faktiskt fick sig tillskickat — användbart om en arbetsrättslig fråga dyker upp långt senare.

Så ändrar du gränsvärdena

Gå till Personal ▸ Inställningar ▸ Schema och avsnittet Arbetstidsregler. Där ställer du in:

• Brytpunkt nytt dygn (standard 05:00) – när ett nytt arbetsdygn börjar i schemat. Styr hur nattpass räknas
• Dygnsvila minimum (standard 11 h)
• Veckovila minimum (standard 36 h)
• Max arbetstid per 24h (standard 10 h)
• Min uppehåll mellan pass (standard 6 h)

Övertidsgränsen per vecka ställs in under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön.

Gränserna är appens kontroller, inte en fullständig prövning av ert schema. Kontrollera arbetstidslagen och ert kollektivavtal när ni bestämmer arbetstider och avvikelser.