Schemavarningar – arbetsrätt och krockar

Vendion räknar om schemat varje gång du ändrar något och visar de regler som bryts. Nedan står vad som kontrolleras, var du ser det och vad du kan ändra.

Varningarna stoppar aldrig en publicering

Det här är det viktigaste att förstå: ingen varning blockerar något. Finns det varningar när du publicerar byter knappen bara text till Publicera ändå, och publiceringsrutan listar allt som står kvar.

Läs och åtgärda varningarna innan du publicerar. Att knappen går att använda betyder inte att arbetstiden är tillåten. En medarbetares önskemål ersätter inte reglerna om vila och arbetstid; kontrollera lag och det kollektivavtal som gäller hos er.

Men det betyder också att ansvaret är ditt. Vendion pekar; du bestämmer.

Vila och arbetstid

Två av reglerna fungerar troligen annorlunda än du tror:

Dygnsvila mäts som längsta sammanhängande vila. Ett delat pass 11–14 plus 17–22 är alltså inget brott, trots att det bara är tre timmar mellan passen — dygnet rymmer ändå elva obrutna vilotimmar. Kontrollera också passen före och efter det delade passet.

Max arbetstid räknas per dygn, inte per pass. Två sextimmarspass samma dag blir tolv timmar och ger varning, även om inget enskilt pass är långt. Dygnet räknas från din brytpunkt, inte från midnatt.

Beräkningsperiodens längd. Utan kollektivavtal får arbetstiden räknas i genomsnitt över högst fyra veckor (arbetstidslagen 5 §). Gröna riksavtalet tillåter 8 veckor för timavlönade, 16 för månadsavlönade och 26 för månadsavlönade med minst 70 procents sysselsättning. Har ni ett annat avtal varnar Vendion inte för längden.

Lagens tak för övertid och mertid

Utöver veckovarningen prövar schemat arbetstidslagens tak för månaden och året.

Så räknas det. Redan stämplad tid före i dag läggs ihop med de planerade passen från i dag. Timmar över 40 i en vecka är övertid, och tid mellan personens avtalade veckotid och 40 timmar är mertid. Har restaurangen beräkningsperioder räknas gränsen över hela perioden i stället: 40 timmar gånger periodens veckor (arbetstidslagen 5 och 7 §§). En lång vecka som jämnas ut av korta veckor i samma period är alltså ingen övertid. Börjar eller slutar anställningen inom perioden räknas bara de dagarna. Semester, kompledighet och extra ledighetsdagar räknas som arbetad tid (arbetstidslagen 7 § andra stycket), så ledighet döljer aldrig övertid. Det är lagens 40 timmar, inte er egen veckogräns. Lagen låter arbetsgivaren mäta per fyra veckor (48 timmar) eller per kalendermånad (50 timmar); Vendion mäter per kalendermånad.

Varningen visas bara när perioden den gäller har planerade pass. Ett tak som passerades i våras är historia, inte planering. Hela redovisningen per person och månad finns i Arbetstidsanteckningar och lagens tak för övertid.

Nattarbete. En nattarbetande, den som normalt arbetar minst tre timmar av sitt pass på natten, får arbeta högst 8 timmar per 24 timmar i genomsnitt under en beräkningsperiod om högst fyra månader (arbetstidslagen 13 a §). Lagen drar av 24 timmar för varje påbörjad sjudagarsperiod, så snittet blir samma 48 timmar i veckan som varningen ovan prövar. Därför finns ingen egen nattvarning: 48-timmarsvarningen nämner regeln. Schemat vet inte vem som är nattarbetande, så kontrollera själv. Med Visita/HRF räknas natten som 00–07, och beräkningsperioden kan bli sex månader efter lokal överenskommelse med HRF (Gröna riksavtalet § 9 mom 8).

Frånvaro och tillgänglighet

Skillnaden i färg är avsiktlig. Godkänd frånvaro är ett beslut — personen kommer inte att dyka upp. Tillgänglighet är en preferens personen angett, och du ska kunna lägga passet ändå, men medvetet.

Dubbletter, arbetstillstånd och framförhållning

Framförhållningen styrs av inställningen Påminn om opublicerat schema under Personal › Inställningar › Schema (14 dagar som standard, sista dagen inräknad). Lagen kräver att schemat meddelas minst två veckor i förväg (arbetstidslagen 12 §), så inställningen kan inte vara lägre än 14 dagar. Det är samma fönster som påminnelsen i notisklockan, så de två varnar alltid för samma pass. Har ni Visita/HRF-avtal säger varningen att HRF kräver schema 14 dagar i förväg. Annars säger den bara att personalen inte ser passet förrän schemat publiceras.

Ändrat med kort varsel syns redan i passdialogen: flyttar, kortar eller avbokar du ett publicerat pass inom två veckor varnar dialogen innan du sparar.

Dubblett-varningen finns för att kopieringsvägarna skapar just sådana pass när knappen trycks två gånger. Timmarna, kostnaden och publiceringsräknaren dubbleras — och personalen ser två pass samtidigt i sin app.

Arbetstillståndet registreras på personalkortet (se Lägga till en ny medarbetare). Notisklockan påminner 30 dagar innan ett tillstånd går ut.

Minderåriga

Vendion prövar Arbetsmiljöverkets regler för minderåriga (AFS 2023:2 kapitel 8). Kollektivavtal kan inte avvika från dem.

Åldern räknas ur personnumret. Saknas det används födelseåret, och personen räknas då som född 31 december, den yngsta möjliga åldern. Den som fyller 16 under året räknas som barn till 1 juli, eftersom hen normalt går ut nian i juni.

Skollov. Barnens timtak beror på om det är skolvecka eller lov. Ange skolloven under Personal › Inställningar › Schema › Skollov. En vecka utan lov räknas som skolvecka, och en röd dag mitt i veckan räknas som skoldag tills ni lagt in den som lov. Ett lov måste vara minst en vecka för att räknas.

Det här prövar Vendion inte: att 13–15-åringar inte får sälja alkohol eller tobak, riskbedömningen innan en minderårig börjar och vårdnadshavarens medgivande för barn. Läs Arbetsmiljöverkets regler för minderårigas arbetstider.

Har du flera restauranger i en kedja

Arbetar samma person på flera av kedjans restauranger räknas hela arbetsveckan med i varningarna, inte bara passen hos dig.

Tre saker krävs för att det ska fungera:

1. Restaurangerna ligger i samma kedja
2. Personen har ett aktivt personalkort hos dig — hen måste vara anställd i ditt bolag
3. Personen går att koppla ihop mellan restaurangerna. Det sker på två sätt: samma inloggning, eller samma personnummer. Även personal som bara loggar in med PIN kan matchas när samma personnummer finns registrerat på båda restaurangerna. Saknas både gemensam inloggning och personnummer hittar systemet ingen koppling

Timmarna räknas aldrig ihop i lönen. Varje bolag är egen arbetsgivare, så övertid, OB och löneunderlag beräknas per restaurang precis som förut. Kedjeräkningen finns bara i varningarna, för att skydda den anställdes vilotid.

Är du inte kedjemedlem visas "en annan restaurang i kedjan" i stället för restaurangens namn — du behöver veta att personen är upptagen, inte var hon har sin andra anställning.

Var du ser varningarna

• På passet: en triangel i övre högra hörnet, röd eller orange. Klicka på den för att läsa vilka regler som brutits
• I verktygsraden: en knapp som säger hur många varningar perioden har. Klicka för hela listan, person för person
• I publiceringsrutan: samma lista, med antalet röda utpekat

När du publicerar arkiveras dessutom periodens varningar. Rättar du något i efterhand står listan kvar under rubriken Fanns när veckan publicerades i varningspanelen. Det är spåret av vad personalen faktiskt fick sig tillskickat — användbart om en arbetsrättslig fråga dyker upp långt senare.

Så ändrar du gränsvärdena

Gå till Personal › Inställningar › Schema och avsnittet Arbetstidsregler. Där ställer du in:

• Brytpunkt nytt dygn (standard 05:00) – när ett nytt arbetsdygn börjar i schemat. Styr hur nattpass räknas
• Dygnsvila minimum (standard och lägst 11 h)
• Veckovila minimum (standard och lägst 36 h)
• Max arbetstid per 24h (standard 10 h)
• Min uppehåll mellan pass (standard 6 h)
• Skollov (se Minderåriga ovan)

Dygnsvila, veckovila och påminnelsen om opublicerat schema kan inte vara lägre än lagens golv. Ett lägre värde sparas inte, varken i formuläret eller via AI Boss. Ett högre värde är ert val. Lagens tak för övertid och mertid och reglerna för minderåriga går inte att ändra.

Övertidsgränsen per vecka ställs in under Personal › Inställningar › Lön.

Gränserna är appens kontroller, inte en fullständig prövning av ert schema. Kontrollera arbetstidslagen och ert kollektivavtal när ni bestämmer arbetstider och avvikelser.