Kostnadsberäkning i schemat

Att se kostnaden medan du planerar är skillnaden mellan att bemanna efter känsla och att bemanna efter siffror. Statistikpanelen räknar om vid varje ändring.

Så öppnar du panelen

Klicka Visa statistik i schemats verktygsrad. Hittar du den inte: på skärmar smalare än cirka 1660 punkter — vilket de flesta bärbara datorer är — flyttar Vendion de mindre använda knapparna till en meny som heter Mer längst till höger i raden. Markera, AI-förslag, Visa statistik, Prognoser och Schemavy ligger då där. Verktyg och Publicera står kvar. På en bred skärm visas statistikknappen dessutom bara som en ikon. Panelen lägger sig till höger om rutnätet och följer den period du står på. Klicka Dölj statistik för att stänga den igen.

Panelen visas bara på större skärmar. På mobil får du plats med rutnätet, inte båda.

Vad panelen visar

• Personalkostnad – hela periodens kostnad, med en jämförelse mot föregående period
• Totala timmar, Totala pass och Snitt h/person
• Publicerade och Opublicerade pass
• Kostnad per dag som ett stapeldiagram, så du ser vilka dagar som är tyngst
• Timmar per roll – hur timmarna fördelar sig mellan kock, servitör, diskare och så vidare
• Personal % av försäljning
• Budget för perioden, om du lagt in en månadsbudget
• Övertidsvarning (period) när någon ligger över sin beräkningsperiods budget

Panelen bryter inte ut kostnaden per medarbetare. Vill du se en enskild persons timmar tittar du på raden i rutnätet, där summan står längst till höger. Kostnaden per person, uppdelad på lön, OB, arbetsgivaravgift och semester, får du av AI Boss – fråga till exempel "Vad kostar schemat i oktober per person?". Det är samma siffra som panelen visar för samma period, och det kräver behörighet att se lönedata.

Vad som ingår i kostnaden

• Grundlön – timlön för timanställda. En månadslön fördelas på personens schemalagda timmar i hela kalendermånaden, men alltid på minst de avtalade timmarna. En fullt planerad månad blir då precis månadslönen. Planerar du färre timmar än personens avtalade arbetstid visar schemat bara motsvarande andel, fast hela lönen betalas ut. Börjar eller slutar anställningen mitt i månaden räknas lön per schemalagd timme. Har passet en fast passlön ersätter den timlönen för passet. För en månadsavlönad läggs passlönen ovanpå månadslönen, och passets timmar räknas inte in när månadslönen fördelas – precis som i lönen
• OB-tillägg enligt dina OB-regler, inklusive tillägg för storhelger. Har ni Avrunda OB till halvtimmar påslaget avrundar schemat på samma sätt som lönen. Ett nattpass som går in i en röd dag räknas med den röda dagens OB-regler, även när passet ligger på periodens sista dag
• Arbetsgivaravgift per person efter födelseår, med samma regel som löneunderlaget: sänkt sats för unga (april 2026–september 2027) och för den som fyllt 67, annars restaurangens inställda procentsats (standard 31,42 %). Saknas födelseåret används restaurangens sats. Taket på 25 000 kr i månaden för ungdomsnedsättningen räknas bara i Löner, så där kan avgiften bli något högre för en ung medarbetare som tjänar mer än så
• Semesteravsättning med restaurangens Semesterlön %, standard 12,72 %. En restaurang som lades upp före hösten 2026 kan stå på 12,00 %
• Arbetsgivaravgift på semesteravsättningen – semesterersättningen bär avgift när den betalas ut, så kostnaden uppstår redan här

Ingår inte: övertids- och mertidstillägg, automatiskt rastavdrag (bara passets egen rast dras), kostförmån, avtalspension (till exempel Fora), sjuklön och annan frånvaro.

OB och storhelgstillägg räknas alltså in i totalen, men bryts inte ut som en egen rad i panelen. Vill du se OB per person och pass finns det i löneunderlaget.

Procentsatserna för arbetsgivaravgift och semester ändrar du under Personal ▸ Inställningar ▸ Lön. Är du osäker på vilka satser som gäller för just era anställda — särskilt för ungdomar och äldre — kontrollera med er redovisningskonsult.

Varför siffran ibland saknas

Står det "Kräver lönebehörighet" i stället för ett belopp betyder det att lönen saknas för minst en person i perioden. Det händer i två fall:

1. Du har behörighet att lägga schema men inte att se löner. Då lämnas lönerna medvetet ut som tomma, och kostnaden går inte att räkna
2. En schemalagd person saknar lön i personalregistret

I båda fallen visas ingen siffra alls — med flit. Ett belopp som räknats utan några av lönerna hade varit för lågt, och en evig "Lågt"-stämpel på personalkostnaden är farligare än en tom ruta. Samma sak gäller procenten mot försäljningen.

Personalkostnad i procent av försäljningen

Panelen jämför periodens personalkostnad mot periodens försäljning och sätter en stämpel:

• Lågt upp till och med 25 %
• Normalt över 25 % till och med 35 %
• Högt över 35 %

Jämför med er egen budget och motsvarande perioder. Rimlig personalkostnadsandel varierar med koncept, bemanning och vilka kostnader ni räknar med.

Budget och periodövertid

Har du lagt in en månadsbudget prorateras den mot periodens faktiska längd — en hel månadsvy landar på månadsbudgeten, en vecka på ungefär en fjärdedel. Mätaren visar hur stor del av budgeten försäljningen nått.

Sektionen Övertidsvarning (period) listar personer vars arbetade plus schemalagda timmar överstiger deras planerade timmar för beräkningsperioden, med överskottet i timmar. De planerade timmarna räknas som under Personal ▸ Personal ▸ Beräkningsperiod: den avtalade arbetstiden på personalkortet om den finns, annars sysselsättningsgraden gånger Övertidsgräns (vecka), gånger periodens veckor. Överskottet kan ändå skilja sig från Beräkningsperioden, bland annat eftersom panelen inte räknar frånvaro men räknar med opublicerade pass. Håll muspekaren över raden för uppdelningen mellan arbetat och schemalagt.

Försäljning och bokningar i rutnätet

Historisk försäljning och bokade gäster visas inte i statistikpanelen utan som extra rader längst ner i själva schemat. Slå på dem under Prognoser i verktygsraden:

• Oms. förra året – samma veckodag förra året, färgad grön, gul eller röd beroende på hur dagen ligger mot periodens snitt
• Bokningar – antal bokade gäster per dag, med tidsfönstren när du håller muspekaren över

Raderna visas bara i 1-veckasvy. Byter du till två veckor eller månad försvinner de.