Z-rapport

Z-rapporten är det dagliga avslutet för en arbetsstation – försäljning, returer och moms aggregeras, kontrollboxen signerar, och ett bokföringsverifikat skapas. Det är lagkrav enligt Kassalagen (SKVFS 2014:9) att varje POS-arbetsstation avslutas dagligen med Z-rapport.

X-rapport vs Z-rapport

X-rapport kan tas ut flera gånger per dag – den är bara en "snapshot" av pågående försäljning, utan kontrollkod eller fiskal effekt. Använd den för att se hur dagen går eller för att stämma av en avdelning mitt på dagen.

Z-rapport körs en gång per dygn och arbetsstation – den sätter dagen i sten.

Skapa Z-rapport (manuellt)

1. I kassan: Inställningar → Kassahantering → Avsluta dag
2. Bekräfta att alla ordrar är slutförda
3. Vendion kör en pre-flight check (se nedan)
4. Om allt är grönt → kontrollboxen signerar Z-rapporten
5. Z-rapporten skrivs ut och blir ett verifikat i bokföringsmodulen

Automatisk Z-rapport

Kan schemaläggas i bokföringsinställningarna:

• Automatisk Z-rapport: på/av
• Tidpunkt: t.ex. 23:58 (lokal tid)
• Dagar: valfri kombination av veckodagar

Passar restauranger som stänger på fasta tider och vill slippa manuellt avslut.

Pre-flight compliance gate (60-sekundersregeln)

Kassalagen kräver att alla betalda ordrar är signerade av kontrollboxen innan Z-rapport får skapas. Vendion kontrollerar automatiskt att inga betalda ordrar är osignerade äldre än 60 sekunder.

Om någon osignerad betalning hittas → Z-rapport blockeras. En fiskal incident loggas och Vendion Ops får ett alarm-mejl.

60-sekundersregeln: Orderns kan ligga i "pending_finalize" i upp till 60 sekunder – det är en grace-period för kontrollbox-kommunikation (nätverkslatens, omförsök). Efter 60 sek utan kontrollkod = fel.

Vad Z-rapporten innehåller

• Totalförsäljning (brutto + netto)
• Returer (antal + belopp)
• Momsuppdelning per sats (12 %, 25 %, 6 %)
• Betalmetodsbrytning (kort, kontant, presentkort, faktura)
• Kategoribrytning (mat, dryck, tillval)
• Rabatter (antal + totalt avdraget belopp)
• Kontantlåda-saldo (ingående + utgående)
• Antal kvitton för dagen
• Presentkort-utfärdanden (öre)
• Grand total sedan aktivering (löpande summa sedan kontrollbox aktiverades – aldrig nollställs)
• Z-rapport-nummer (löpande, 1..N)
• Kontrollkod + verifikationskod från kontrollboxen

När Z-rapporten blockeras

Efter Z-rapporten

1. Journalminnet låst – alla kontrollkoder för dagen är nu oföränderliga (kan inte uppdateras)
2. Bokföringsverifikat skapas – se Z-rapport → verifikation i bokföringen
3. Grand totals uppdateras – löpande summor sedan kontrollbox-aktivering
4. Kvittosekvensen fortsätter – nästa dag börjar med nästa kvittonummer
5. Nästa dag kan börja – nya ordrar kan registreras

Journalminne och spårbarhet

Z-rapporten loggas i journalminnet som en egen post med löpande sekvensnummer. Detta är en oföränderlig logg – Skatteverket kan begära full historik vid en kontroll, och Vendion kan leverera allt från dag 1.

Koppling till bokföring (BAS-kontoplan)

Varje Z-rapport genererar automatiskt ett verifikat med debet/kredit-rader:

Se djupdykning: Z-rapport → verifikation, X-rapport vs Z-rapport i bokföring, Kassaavstämning och Kassadifferens 3740.

Tips och rutiner

• Skiftansvarig kör Z-rapporten vid stängning – inte personalen som jobbar passet (behörighetsmässigt)
• Räkna kassan först innan du kör Z – då kan differens mot systemet fångas direkt
• Spara en kopia av Z-rapporten digitalt + papper (minst 7 år enligt bokföringslagen)
• Automatisk Z vid 23:58 för krogar som stänger sent – slipp manuellt arbete
• Vid strömavbrott: Ordrar blir "pending_finalize" – POS återupptar signering när strömmen kommer tillbaka; Z-rapporten kan köras först när alla ordrar signerats
• Inför skatteverkskontroll: Kör SIE-export för perioden revisorn frågar om – se nästa artikel