Kassaavstämning – fysisk kontant mot systemsaldo

Räkna den fysiska lådan och jämför samma pass

Kassaavstämning jämför sedlar och mynt med registrerade kontantbetalningar och kassarörelser. Dagens kontantförsäljning är inte samma sak som hela lådans innehåll: växelkassa, insättningar, uttag, återbetalningar och kontant åter kan också påverka saldot.

Kontrollera rätt kassa och samma pass. En restaurangrapport som summerar flera kassor går inte direkt att jämföra med en enda kassalåda.

Öppna kassaräkningen

1. Öppna kassans sidomeny med menyknappen.
2. Välj Växelkassa.
3. Välj Räkna kassa för kontroll under ett pågående pass, eller Stäng pass när passet ska avslutas.
4. Räkna sedlar och mynt och fyll i antal per valör.
5. Kontrollera Räknat totalt och skriv vid behov en Anteckning.
6. Klicka på Spara räkning eller Stäng pass, beroende på vad du valt.
7. Granska Förväntat, Räknat och Differens i resultatet.

Du behöver rätt behörighet för kassaräkning. Om differensen överstiger systemets tolerans kan Manager-PIN krävs visas. Låt en behörig ansvarig granska och godkänna. Toleransen är en gräns för arbetsflödet, inte en skatteregel som gör differensen godkänd i bokföringen.

Räkna kassa och Stäng pass gör olika saker

Räkna kassa sparar en kontrollräkning och låter passet fortsätta. Stäng pass sparar räkningen och avslutar passet; nästa pass börjar med ny registrerad växelkassa.

Ingen av knapparna ersätter Z-rapporten. Gör dagsavslut separat enligt restaurangens rutin under Admin → Bokföring → Dagsavslut → X/Z-rapporter.

En kassaräkning registrerar vad du räknade. Den ändrar inte automatiskt försäljningen eller skapar en bokföringsrad på 3740 för skillnaden.

Exempel: beräkna vad som borde finnas

Anta följande faktiska rörelser i en låda:

Om du räknar 4 928 kr blir differensen +3 kr. Räknar du 4 920 kr blir den −5 kr. En insättning ökar saldot; en makulering av en obetald order är inte en utbetalning ur lådan.

Om ni har använt delade betalningar eller gett kontant åter behöver dessa händelser också stämmas av mot kvitton och faktisk kontantförflyttning. Utgå inte från att varje avvikelse mot det visade systemsaldot är ett räknefel.

Dokumentera och undersök en differens

Räkna om först. Kontrollera därefter:

• att växelkassan registrerats en gång för rätt pass;
• att insättningar och uttag är registrerade i rätt kassa;
• att kontantköp inte registrerats som kort eller tvärtom;
• att återbetalningar motsvarar de pengar som lämnade lådan;
• om kontant åter eller delbetalningar förklarar skillnaden;
• att du inte jämför olika tidsperioder eller flera kassor med en låda.

Spara datum, kassa, räknat belopp, differens och förklaring. Undersök återkommande avvikelser med ansvarig chef. En differens visar att något behöver stämmas av; den visar inte i sig vad orsaken är.

Bokföringsuppföljning

Lämna kassaräkning och relevanta kvitton till den som sköter bokföringen. En fysisk differens behöver bedömas och vid behov bokföras enligt företagets rutin. Vendions konto 3740 används för verifikatets balansering/öresavrundning, vilket är en annan beräkning än fysisk kassaräkning.

Konto 1910 i företagets huvudbok kan dessutom omfatta fler kontantmedel än den enskilda lådan. Stäm av överföringar till kassaskåp och bank separat. Ändra inte en försäljningsrad för att få lådans saldo att stämma.

Stäm också av andra betalmedel

Under Bokföring → Dagsavslut → Periodrapport kan du hämta rapportunderlag för ett valt datumintervall. Välj samma period som i de externa avstämningsunderlagen och håll isär försäljningsdag och bankens utbetalningsdag.