Kassaavstämning – fysisk kontant mot systemsaldo

Kassaavstämning (även "kassaräkning" eller "dagsavslut") är den fysiska räkningen av pengar i kassan jämfört med vad systemet säger att det ska finnas där. Det är en av de viktigaste dagliga rutinerna i en restaurang – både för att hitta eventuella fel och för att dokumentera att personalen följer rutinerna.

Varför spelar det roll?

1. Upptäcka fel tidigt – Växel som räknats fel, kunder som fått för mycket tillbaka, kassadistanser som smugit sig in
2. Förebygga svinn – Systematiska differenser kan indikera stöld eller internt svinn
3. Bokföringsmässig korrekthet – Konto 1910 (Kassa) ska alltid spegla fysisk kontant i kassalådan
4. Revisionsspår – Om Skatteverket kontrollerar restaurangen ska kassan stämma

Det tekniska sambandet

I bokföringen representerar konto 1910 (Kassa) den fysiska kontanten som ligger i kassalådan. Varje kontantbetalning debiterar 1910. Varje uttag (t.ex. banktur) krediterar 1910.

Matematiskt:

Förväntat 1910-saldo =
  Ingående kassa (växelkassa)
  + Dagens kontantförsäljning (Z-rapportens 1910-post)
  − Dagens returer/makuleringar
  − Uttag till bank
  − Växelinsättningar

Den fysiska räkningen måste matcha detta – annars har du en kassadifferens.

Steg-för-steg: daglig kassaavstämning

1. Stäng kassalådan mentalt Beordra personalen att inte ta fler kontantbetalningar. Om du stänger restaurangen klockan 23:00, gör du detta cirka 22:45.

2. Skriv ut X-rapport Ger dig en förhandsvy utan att påverka Z-räknaren. Du ser hur mycket systemet förväntar sig att det ska finnas i kassan.

Exempel:

X-rapport 2026-04-19 22:45
Total kontantförsäljning idag: 4 325 kr
Växelkassa: 1 500 kr
Förväntat i kassalåda: 5 825 kr

3. Räkna fysisk kontant Töm kassalådan på bordet. Sortera sedlar och mynt:

1000-sedlar: 3 × 1000 = 3 000 kr
500-sedlar:  4 × 500  = 2 000 kr
100-sedlar:  6 × 100  =   600 kr
50-sedlar:   2 × 50   =   100 kr
20-sedlar:   5 × 20   =   100 kr
10-kronor:   2 × 10   =    20 kr
5-kronor:    1 × 5    =     5 kr
2-kronor:    0 × 2    =     0 kr
1-kronor:    3 × 1    =     3 kr

Total fysisk kassa: 5 828 kr

4. Jämför förväntat mot faktiskt

Förväntat: 5 825 kr
Faktiskt:  5 828 kr
Differens: +3 kr (övertäckning)

5. Dokumentera differensen Skriv ner i en kassadagbok:

• Datum
• Förväntat vs. faktiskt
• Vem som räknat (signatur/initialer)
• Eventuell förklaring ("Trolig växelgivarfel runt kl 19")

6. Kör Z-rapport Systemet upptäcker differensen via öresavrundning och bokar 3 kr på konto 3740 (öresavrundning).

7. Lägg tillbaka växelkassa Ta ut 1 500 kr och lägg i den låsta växelkassan för nästa dags öppning. De resterande 4 328 kr läggs i kassaskåp/kassaskrin för deponering.

8. Arkivera rapporten Den utskrivna Z-rapporten ska sparas (7 år enligt Bokföringslagen).

Acceptabla differenser

I Sverige finns ingen formell toleransgräns – men branschpraxis är:

Systematiska differenser (varje dag ca 30 kr över) kan indikera stöld, fiffel eller felaktiga rutiner. Var extra uppmärksam.

Avstämning för andra betalmetoder

Kontant är enklast att räkna (du har pengarna framför dig). Men även kort, Swish och faktura ska stämmas mot bank:

Kort (konto 1580):

• Z-rapportens 1580-summa
• Vs. kortinlösarens dagsrapport (Swedbank Pay / Nets / Klarna)
• Ska matcha ± kortavgifter
• Landar på banken dag 1–3

Swish (konto 1581):

• Z-rapportens 1581-summa
• Vs. Swish företagsdashboard
• Ska matcha exakt (inga avgifter)
• Landar på banken samma dag

Faktura (konto 1510):

• Z-rapportens 1510-summa
• Vs. skickade fakturor i Vendion
• Ska matcha exakt
• Landar på banken när kund betalar (varierar)

Vanliga orsaker till kassadifferens

1. Felaktig växel Kassören ger 18 kr tillbaka istället för 19 kr. Kunden säger inget. Nästa dag är kassan 1 kr över.

2. Personligt utlägg Personal tar en kopp kaffe utan att registrera. Kassan är 30 kr under.

3. Dubbelregistrering Samma order registreras två gånger vid tekniskt fel. Kassan är under.

4. Makuleringsfel Beställning makuleras efter att kunden betalat, men pengarna stoppas inte i kassan manuellt. Kassan är över.

5. Växelkassarörelse Någon tar ut växel till annan kassa utan att notera det. Kassan är under.

6. Bonusutdelning Gäst får en gratis kaffe men personalen registrerar inte det som komp. Kassan är under.

Rutin för att minimera differenser

Ägare/chef:

1. Räkna kassan själv minst en gång i veckan (slumpmässigt)
2. Kräv signatur från kassör på varje kassarapport
3. Roterande kassöransvarig – samma person ska inte räkna sin egen kassa
4. Investera i automatisk växelmaskin om volymen är hög

Kassör:

1. Räkna alltid växelkassan vid pass-start (signera)
2. Jämför mentalt kassan mot X-rapport periodvis
3. Rapportera omedelbart om du misstänker att kunden fått fel växel
4. Lägg aldrig personliga pengar i kassan "för säkerhets skull"

När differensen blir för stor

Om du har en kassadifferens på över 100 kr eller systematiska differenser över 50 kr/dag:

1. Granska Z-rapportens detaljer:

• Är alla returer faktiskt registrerade?
• Finns det makuleringar utan förklaring?
• Har personalen kört öppningsväxling korrekt?

2. Granska övervakningskamera (om du har):

• Matchar kontantbetalningar med kassarörelser?
• Finns det signaler på fiffel?

3. Rapportera till redovisningskonsult:

• Dokumentera händelsen
• Boka på 3740 med tydlig beskrivning
• Om det överstiger 500 kr ska det sannolikt ses över av revisor

4. Vid misstanke om stöld:

• Förändra rutinen (separata kassör, mer övervakning)
• Kontakta polisen vid grundad misstanke
• Behåll all dokumentation

Sammanfattning

Kassaavstämning är 5 minuters jobb per dag som kan spara tusentals kronor per år i upptäckta fel. Räkna alltid, dokumentera alltid, åtgärda när differensen blir stor.

Nästa artikel ("Kassadifferens – hur bokförs den (3740)") går in i detalj på själva bokföringsmekanismen för differenser.