Månadsbokslut – checklista för krögare

Månadsbokslutet är månadens viktigaste ekonomiska ritual. Missar du det blir bokföringen en oredig hög kvitton som din redovisningskonsult får betala för att sortera. Följer du en bra checklista tar det 2 timmar – och du får en färdig rapport som visar om restaurangen går bra eller behöver åtgärder.

Den här guiden är skriven för krögaren, inte redovisningskonsulten. Konsulten har sina egna detaljerade checklistor för moms, periodisering och årsbokslut. Du behöver bara se till att Vendion-datan är komplett och korrekt innan du exporterar den.

Deadline:

Den sista dagen i månaden efter den du stänger. Exempel: stäng april senast 31 maj. Din konsult behöver data senast 5:e dagen följande månad för att kunna momsdeklarera i tid (de sista dagarna är för moms, inte för nya händelser).

Förberedelser (dagen innan):

Kontrollera att allt fungerar:

• Internet på kassan fungerar
• Kontrollboxen (CCA) svarar
• Skrivare har papper/bläck
• Bankkort till Swish/Kort är aktiva
• Fortnox/Visma-inloggningar funkar
• Du har SIE-export-behörighet i Vendion

Dag 1 – Sista dagen i månaden:

1. Stäng dagen med Z-rapport

Gå till /admin/bokforing och kontrollera att alla dagar i månaden har en Z-rapport. Om nån dag saknas (t.ex. helg utan försäljning som glömdes stänga):

• Öppna den saknade dagen
• Klicka "Stäng Z-rapport" retroaktivt
• Bekräfta att systemet skapar verifikatet

Varför viktigt: Utan Z-rapport finns ingen verifikation. Ingen verifikation = bokföringen har "hål" = din konsult kan inte balansera månaden.

2. Kontrollera kassaavstämning

För varje dag:

• Fysisk kassa räknad och noterad
• Differens < 50 kr (annars utred – stöld eller miss?)
• Växelkassan kvar från dag till dag (dragits av)
• Öresavrundning under 20 kr per månad

Stor kassadifferens? Kör tillbaka – titta på splittade notor, makuleringar, returer.

3. Moms-spotcheck

Öppna /admin/bokforing → Verifikat. Klicka in på senaste Z-rapporten och verifiera:

• 25% moms (utgående) summerar rätt på 2610
• 12% moms summerar rätt på 2620
• 6% moms (om används) på 2630
• Utgående moms är positiv (du är skyldig Skatteverket)
• Inga negativa momsbelopp (bug-indikation)

Sanity check: Momsen ska vara ~15-20% av omsättningen (beroende på mix alkohol/mat).

Dag 2 – Första dagen i ny månad:

4. Kontrollera alla ordrar är stängda

Gå till orderlistan. Filtrera på "Pending" eller "Preparing" med datum FÖREGÅENDE månad:

• Om 0 ordrar – bra, gå vidare
• Om 1+ ordrar – undersök. Antingen: makulera (om falska) eller stäng manuellt

Gamla pending-ordrar blockerar Z-rapport och hamnar då fel period i bokföringen.

5. Presentkort – avstämning

Gå till /admin/presentkort (eller /chain/:slug/presentkort vid kedja):

• Summa utgivna presentkort denna månad – matchar det saldot på 2421 i SIE-filen?
• Utgångna presentkort denna månad – har bokförts mot 3960 (Förfallna intäkter)?
• Inlösta presentkort – syns rätt moms?
• Kedjepresentkort (om tillämpligt) – intercompany-transaktioner genererade?

6. Lojalitet och klippkort – avstämning

Gå till /admin/lojalitet:

• Totala poäng utgivna denna månad
• Totala poäng inlösta denna månad
• Rabatter bokförda korrekt (som revenue reduction, inte som kostnad)

Klippkort:

• Antal stämplar gjorda
• Fria kaffe inlösta
• Fri kaffe-kostnaden syns som minskad intäkt

Dag 2-3 – Fakturor och kundfordringar:

7. Exportera fakturaunderlag

Gå till /admin/fakturering:

• Filtrera på månadens fakturabehövande ordrar (status = pending)
• Klicka "Exportera underlag" (SIE eller CSV)
• Ladda över till Fortnox/Visma
• Din konsult skapar fakturor och markerar som "sent_to_accounting" i Vendion

8. Kontrollera kundfordringar (1510)

I Fortnox:

• Lista obetalda fakturor > 30 dagar
• Skicka påminnelse till alla (gratis)
• Lista obetalda fakturor > 60 dagar
• Andra påminnelsen med avgift
• Lista obetalda fakturor > 90 dagar
• Överväg inkasso eller avskrivning (se artikel om kundförlust)

9. Intercompany (bara vid kedja)

Om du är del av en kedja:

• Gå till /chain/:slug/bokforing → tab Intercompany
• Lista pending-transaktioner för månaden
• Verifiera att summan stämmer (A:s fordran på HQ = HQ:s skuld till A)
• Initiera banköverföringar för settlement
• Markera som "reconciled" efter bankmatchning

Dag 3-4 – SIE-export och överlämning:

10. Generera SIE-fil för hela månaden

I /admin/bokforing → tab Verifikat:

• Välj datumintervall (1-30/31 av månaden)
• Klicka "Exportera SIE"
• Filen laddas ner som restaurant-XX-042026.se
• Öppna i textredigerare och verifiera att den inte är tom (minst 10+ rader)

11. Kontrollera summeringar

Öppna SIE-filen och leta upp KONTO-posterna. Verifiera:

• Summa 3001+3002+3003 (intäkt) > 0
• Summa 2610+2620 (moms) > 0
• Summa 1580+1910+1581 (bank+kassa+swish) matchar intäkt + moms
• Summa 2421 (presentkortsskuld) = utgående skuld vid månadsslut

12. Skicka till redovisningskonsult

• Maila SIE-filen (eller dela i Drive/Dropbox)
• Bifoga anteckningar om avvikelser (t.ex. "3 kassadifferenser utredda, totalt −78 kr")
• Ange månad tydligt i filnamnet
• Få bekräftelse att filen öppnats och importerats

13. Backup och dokumentation

• Spara SIE-filen lokalt i månadens mapp (bokforing/2026-04/)
• Spara eventuella bilder på kassaräkning, kvitton
• Spara bankutdrag från alla företagskonton (SEB, Handelsbanken, etc.)
• Spara Swish-rapport

Dag 4-6 – Konsult arbetar:

Under de här dagarna gör din redovisningskonsult:

• Moms-avstämning (2610/2620 → månadsrapport)
• Periodisering (hyra, el, försäkringar)
• Personalkostnader (löner, arbetsgivaravgifter)
• Inköp (leverantörsfakturor)
• Lönebokföring
• Momsdeklaration till Skatteverket
• Resultat- och balansrapport till dig

14. Granska resultatrapport

När konsulten är klar får du:

• Resultatrapport (intäkter, kostnader, resultat)
• Balansrapport (tillgångar, skulder, eget kapital)
• Moms-avstämning (signerad av konsult)
• Anteckningar om avvikelser

Granska:

• Intäkt matchar Vendions Z-rapporter inom 1%
• Personalkostnader rimliga (30-40% av intäkt)
• Råvarukostnader rimliga (25-35% av intäkt)
• Resultat före skatt rimligt (positiv marginal)

15. Åtgärdslista för kommande månad

Baserat på rapporten:

• 3 specifika åtgärder för nästa månad (t.ex. "Öka pris på dryck", "Minska personalkostnad på mån-tis", "Följ upp kundfordran XX")
• Lägg in påminnelser i kalender
• Dela med partner/kompanjon

Totala tidsåtgången:

Priser från redovisningskonsulter (april 2026, Sverige):

• Enmansrestaurang, à la carte: 3 500-5 500 kr/mån
• Mellanrestaurang (2-3 anställda): 5 500-8 500 kr/mån
• Stor restaurang (>5 anställda): 8 500-15 000 kr/mån
• Kedja (per enhet): -20% rabatt

Vad händer om du hoppar över månadsbokslutet?

• Månad 1: Din konsult klagar
• Månad 2: Saldo stämmer inte, extra 3 timmar utredning
• Månad 3: Momsdeklaration försenas → 625 kr i bötesavgift
• Månad 4-6: Skatteverket undrar, brev kommer
• Månad 7+: Bokföringsbrott (böter + risk för rörelseförbud)

Slutord:

Gör inte månadsbokslutet själv om du inte är systemvetare eller auktoriserad redovisningskonsult. Använd en auktoriserad redovisningsbyrå – de har ansvarsförsäkring och vet de 400 undantag som Bokföringslagen har.

Vendion är ditt insamlings- och exportsystem. Din konsult är din tolkande professionell. Tillsammans = ett fungerande finanspar.

Läs vidare: Kedjebokföring – flera legala enheter, Fakturering – så fungerar det i Vendion, Vanliga bokföringsmisstag krögare gör.