Månadsbokslut – checklista för krögare

Använd checklistan för att göra månadens underlag från Vendion komplett och avstämt. Bestäm tillsammans med redovisningskonsulten när underlagen ska lämnas och vem som ansvarar för respektive moment. Datumet ska passa företagets bokföring och deklarationsperioder.

1. Välj rätt restaurang och period

Notera månad, restaurang och bolag. Vid kedjedrift gör du kontrollen per restaurang och stämmer av vilket bolag som tar emot varje underlag.

2. Kontrollera dagsavsluten

Öppna Bokföring → Dagsavslut → X/Z-rapporter. Kontrollera att försäljningsdagarna har rätt Z-underlag. Utred en saknad dag med dess kvitton och försäljning; en dag utan försäljning är inte automatiskt ett missat dagsavslut. Följ supportens hjälp om historiken behöver utredas.

3. Kontrollera automatisk Z om den används

Öppna Bokföring → Dagsavslut → Automatisk Z. Kontrollera aktivering, tid, veckodagar och mottagare om rapporter skickas med mejl. Granska rapporthistoriken även när dagsavslutet körs automatiskt.

4. Stäm av fysisk kassa

Använd kassans meny Växelkassa → Räkna kassa eller Stäng pass enligt er rutin. Jämför med förväntat saldo för samma pass och beakta insättningar, uttag, växel och returer. Dokumentera och utred avvikelser. En kassaräkning skapar inte automatiskt en bokföringspost för differensen.

5. Följ upp öppna notor

Kontrollera gamla öppna notor i kassan och utred varför de finns kvar. Hantera dem utifrån det verkliga köpet. Ett obetalt köp ingår inte som färdig försäljning bara för att en Z-rapport tagits ut.

6. Kontrollera moms

Jämför några kvitton med orderformat, varugrupp och moms i underlaget. Stäm av moms per sats. Returer kan ge negativa momsbelopp; utred dem mot ursprungligt köp i stället för att anta att varje minus är ett fel.

7. Stäm av kort och Swish

Jämför registrerade betalningar med inlösen- och bankunderlag. Beakta avgifter och dagar mellan försäljning och utbetalning. Skilj kortfordran, normalt 1580, från bankkonto, normalt 1930.

8. Stäm av presentkort

Öppna Marknadsföring → Presentkort. Kontrollera ingående skuld plus utfärdande, minus inlösen, återbetalda utfärdanden och utgång. Returer till kort kan öka saldot. Kontrollera separata GC-verifikat för utgångna kort och administrativt utfärdade kort. Månadens utfärdade värde är inte samma sak som utestående skuld.

9. Granska rabatter och lojalitet

Jämför rabatter, poänginlösen och klippkortsbelöningar med faktiska kvitton och betalningar. Kontrollera om förmånen visas som rabatt eller betalmedel, eftersom hanteringen kan skilja mellan kassa och online. Intjänade poäng är inte en bankutbetalning.

10. Följ upp fakturaunderlag

Öppna Försäljning → Fakturering → Underlag. Kontrollera Väntar, Skickad och Fakturerad mot fakturorna i bokföringssystemet. Stäm av faktiska inbetalningar där innan du använder Markera betald i Vendion.

11. Stäm av kedjemellanhavanden

I kedjans Ekonomi → Intercompany väljer du period och jämför bolagsparen. Kontrollera att bokföringen finns på båda sidor. Genomför avtalad betalning och använd Markera reglerat när betalningen är gjord.

12. Kontrollera verifikaten

Öppna Bokföring → Verifikat & export → Verifikat. Kontrollera datum, belopp, konton och eventuella misslyckade Fortnox-överföringar. Ta med separata underlag som berör perioden. Skapa inte en manuell dubblett till en post som redan överförts.

13. Exportera intervallet

Öppna Bokföring → Dagsavslut → Periodrapport. Ange Från/Till, välj Visa period och kontrollera rapporten. Välj Ladda ner SIE för bokföringsöverföringen. Kontrollera också vilka separata verifikat som behöver lämnas utöver periodens Z-underlag.

14. Lämna och spara underlaget

Lämna filerna, avstämningarna och förklaringar till avvikelser via den kanal ni kommit överens om. Spara originalfiler, relevanta kvitton och betalningsunderlag. Anteckna vad som importerats, av vem och för vilken period.

15. Granska rapporterna

Jämför bokföringssystemets nettointäkter med Vendions netto för samma urval, och förklara skillnader. Gå igenom resultat, balans, kostnader och obetalda fakturor tillsammans med den bokföringsansvariga. Bestäm konkreta åtgärder och ansvariga för kvarvarande avvikelser.