Kedjebokföring – flera restauranger och bolag

I Vendion kan du samla flera restauranger i en kedja och samtidigt ta fram bokföringsunderlag per restaurang. Restaurang och juridiskt bolag är olika begrepp: flera restauranger kan ha samma organisationsnummer, medan andra kedjor består av flera bolag.

Börja med att dokumentera vilken restaurang som tillhör vilket bolag och vilket bokföringssystem som tar emot underlaget. Kedjans försäljningsöversikt ersätter inte företagets huvudbok eller ett koncernbokslut.

Kontrollera varje restaurangs bokföring

1. Välj restaurangen i Vendion.
2. Kontrollera företagets namn och organisationsnummer.
3. Öppna Bokföring → Verifikat & export → Kontoplan och kontrollera konton samt Räkenskapsårets första månad.
4. Granska betalmedel, varugrupper och eventuella resultatenheter.
5. Kontrollera restaurangens anslutning under Integrationer om ni använder Fortnox.
6. Stäm av dagsavslut och verifikat innan export eller överföring.

Kontoplan och bokföringsunderlag hör till den valda restaurangen. Att restauranger ingår i samma kedja innebär inte att en ändring i en restaurangs kontoplan automatiskt ändrar alla andra.

Samma bolag eller olika bolag?

Bestäm upplägget tillsammans med redovisningskonsulten. Förvalda konton för koncernmellanhavanden passar inte automatiskt varje franchisestruktur.

Gemensamma presentkort

I kedjevyn öppnar du Inställningar och kontrollerar reglaget Gemensamma presentkort under Delning. Kontona för fordran och skuld ligger i kedjemenyn Ekonomi → Intercompany, fliken Inställningar, sektionen Bokföringskonton: Konto för fordran (förvalt 1660) och Konto för skuld (förvalt 2860). Spara en ändring med Spara. Att ändra kontona kräver behörigheten Hantera kedjeinställningar, och en ändring gäller bara nya verifikat.

När ett delat presentkort löses in i en restaurang med annat organisationsnummer än utfärdarens skapar Vendion ett mellanhavande mellan bolagen. Inlösaren får en fordran och utfärdaren en skuld. Följ dem i kedjemenyn Ekonomi → Intercompany.

Delad lojalitet är en separat funktion. Poängintjäning ska inte beskrivas som automatisk intäktsminskning eller som automatisk fördelning av marknadsföringskostnader mellan bolag. Sådana interna ekonomiska överenskommelser behöver hanteras enligt er egen bokföringsrutin.

Exportera och stäm av

För ett intervall byter du till respektive restaurang och går till Bokföring → Dagsavslut → Periodrapport. Välj Från/Till, Visa period och Ladda ner SIE. Anteckna restaurang, period och mottagande bolag för varje fil.

Kontrollera separata verifikat och eventuella intercompanyposter utöver Z-underlaget. Om flera restauranger använder samma bokföringsbolag behöver deras verifikationsnummer och serier hanteras så att poster varken kolliderar eller dubbelbokas.

Avräkning mellan bolag

Öppna Ekonomi → Intercompany och fliken Avräkning. Välj period med Från och Till och granska bolagsparen. Genomför betalningen via företagets bankrutin. Välj sedan Markera reglerat på rätt par, kontrollera par och period i bekräftelsen och välj Bekräfta reglering. Nettar ett par till 0 kr heter knappen i stället Kvitta bokförda rader och bekräftelsen Bekräfta kvittning. Knappen dokumenterar avräkningen; den överför inga pengar.

Vid bokslut ger du redovisningskonsulten underlagen per bolag och avstämningen av mellanhavanden. Eventuell koncernredovisning och eliminering av interna poster görs inom bokslutsarbetet.