BAS-kontoplan, moms, presentkort, lojalitet, Z-rapport, SIE-export, Fortnox & Visma
Så fungerar bokföringsmotorn i Vendion: vad som automatiseras från kassan, vad som fortfarande kräver din (eller revisorns) hand, och hur allt hänger ihop med Z-rapport, SIE-fil och BAS-kontoplan.
En nybörjarvänlig primer om BAS-kontoplanen: varför just fyra siffror, vad varje serie (1xxx–8xxx) betyder, och vilka konton en typisk restaurang faktiskt använder varje dag.
Alfabetisk ordlista över alla svenska bokföringstermer du möter som krögare: verifikation, huvudbok, periodisering, bokslut, kassadifferens och mycket mer – med klarspråksöversättning.
Kompletta listan över de BAS-konton Vendion är förkonfigurerat för: 1510, 1580, 1581, 1910, 2421, 2610, 2620, 2630, 3001, 3002, 3003, 3740 och 3960 – vad de gör och när de används.
Steg-för-steg-guide till Bokföring-sidan i Vendion admin: var du hittar inställningarna, vad varje fält gör, och hur du sparar utan att förstöra befintlig bokföring.
Detaljerad guide till hur du mappar varje betalmedel (kontant, kort, Swish, faktura, presentkort) till rätt BAS-konto – med exempel för vanliga restaurangscenarion och hur Worldline/Nets-utbetalningar hanteras.
Så mappar du menyns varugrupper till rätt BAS-intäktskonto (3001, 3002, 3003). Vad 12 % och 25 % moms betyder för din restaurang, plus exempel för à la carte, bar, café och catering.
Komplett onboarding-checklista för nya krögare: från att välja bokföringssystem till första lyckade Z-rapport och SIE-export – uppskattad tid 30 minuter.
Svenska restauranger hanterar tre momssatser: 25% på alkohol, 12% på mat och alkoholfri dryck, samt 6% i enstaka fall. Här är reglerna från Skatteverket och hur Vendion tillämpar dem automatiskt.
På en blandad nota med mat och alkohol måste momsen delas upp per rad. Mat ligger på 12%, alkohol på 25%. Vendion sköter uppdelningen automatiskt men du behöver förstå hur reglerna fungerar.
Momsdeklaration till Skatteverket handlar om att redovisa utgående moms (det du tagit in från gäster) minus ingående moms (det du betalat på inköp). Här är vad Vendion ger dig och vad du eller din redovisningsbyrå fyller i.
Både servering och avhämtning av mat ligger på 12% moms – skillnaden är mindre än många tror. Alkohol är däremot alltid 25%. Här är den exakta gränsdragningen och hur Vendion hanterar takeaway, bud och catering.
När en order faktiskt räknas som intäkt beror på betalsättet. Kontant, kort och Swish ger intäkt direkt. Faktura ger en kundfordran först. Presentkort är en skuld tills det löses in.
De två grundtyperna av försäljning. Kontantförsäljning bokas direkt mot kassa eller bank. Fakturerad försäljning bokas först som kundfordran (1510) och stängs först när kunden betalar.
Z-rapporten stänger kassan för dagen och skapar en balanserad verifikation. Vendion bygger debet och kredit automatiskt från dagens data, inklusive betalmedel, varugrupper, moms och öresavrundning.
X-rapporten är en avstämning mitt under dagen och skapar ingen verifikation. Z-rapporten är slutavstämningen som nollställer räknaren och genererar bokföringsposten.
Innan Z-rapporten körs ska den fysiska kontanten räknas och jämföras med Vendions 1910-saldo. Matchar de? Då är dagen ren. Differenser ska bokas via 3740 och dokumenteras.
Konto 3740 (Öresavrundning) används när fysisk kassa inte stämmer med systemsaldo. Övertäckning krediteras, undertäckning debiteras. Samma konto hanterar också automatisk balansering av Z-rapportens ±1-öresfel.
Svenska presentkort är flerfunktionsvoucher enligt Mervärdesskattelagen 5 kap 40 §. Det betyder att moms inte ska redovisas vid utfärdandet – utan först när presentkortet löses in. Här är juridiken förklarad i vanlig svenska.
När du säljer ett presentkort ska du inte bokföra det som intäkt. Istället bokas det som en skuld i balansräkningen. Här är den exakta bokningen med debet och kredit samt kompletta T-konton.
När gästen löser in ett presentkort ska momsen nu beräknas på den faktiska maten/drycken. Här är de exakta bokningarna med debet 2421 och kredit 3001 + 2620, samt hur mixade betalningar hanteras.
Om gästen bara använder en del av sitt presentkort ska bara den delen bokföras som inlösen – resten ligger kvar som skuld på 2421. Komplett exempel från 500 kr-kort som används 3 gånger.
När ett presentkort går ut med saldo kvar blir det en momsfri rörelseintäkt – en vinst för restaurangen. Bokningen är debet 2421, kredit 3960. Vendion hanterar det automatiskt i en nattlig körning.
Den mest kritiska frågan om momsen är: säljer du enfunktionsvoucher (moms direkt) eller flerfunktionsvoucher (moms först vid inlösen)? 99 % av restauranger säljer flerfunktionsvoucher – men här är gränsdragningen.
När ett presentkort säljs på Restaurang A och löses in på Restaurang B (separata bolag i samma kedja) krävs intercompany-bokföring. Skulden följer kortet genom konton 1660 och 2860.
Är lojalitetspoäng en bokförd skuld eller inte? Här förklarar vi Vendions grundval: poäng är inte en skuld — de är en rabatt som realiseras först vid inlösen. Detta skiljer sig radikalt från presentkort.
När en gäst löser in poäng för rabatt minskar intäkten — men också momsen, proportionellt. Här visar vi T-konton med riktiga siffror för mat (12 %) och alkohol (25 %).
Klippkort som "köp 9, få 1 gratis" bokförs inte som en skuld. Men ska belöningen bokföras som en kostnad, eller som en rabatt? Här får du två tillåtna modeller och vår rekommendation.
Tier-nivåer som Silver/Gold/Platinum ger gästen automatiska förmåner. Men hur bokförs en flat 5 %-rabatt på alla ordrar, och vad händer med earn-multiplier på 2×?
SIE är det svenska standardformatet för att flytta bokföring mellan system. Vendion exporterar SIE Typ 4 som din redovisningskonsult kan importera i Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio eller Björn Lundén.
Exportera alla verifikationer för en valfri period som SIE-fil. Filen laddas ned lokalt och kan mejlas direkt till din redovisningskonsult eller importeras i Fortnox, Visma eller Bokio.
Importera din SIE-fil från Vendion till Fortnox på under fem minuter. Guide med skärmnavigering, avstämning mot Z-rapport och vanliga felmeddelanden.
Så här importerar du Vendions SIE-fil till Visma eEkonomi eller Visma eAccounting. Visma SmartSkanning hanterar SIE Typ 4 direkt och avstämning mot Z-rapport görs med Visma Huvudbok.
Bokio är ett populärt gratis bokföringsverktyg för mindre företag. Guide för att importera Vendions SIE-fil till Bokio och stämma av mot Z-rapporter.
Vendion lanserar direkt API-integration mot Fortnox ca maj 2026. Verifikationer synkas automatiskt utan SIE-fil och kontoplanen mappas med Fortnox som sanningskälla.
Vendion lanserar direkt API-integration mot Visma eEkonomi parallellt med Fortnox ca maj 2026. Realtidssynk av verifikationer via Visma Developer API.
När en företagskund beställer men inte betalar vid bordet skapar Vendion ett fakturaunderlag. Här är hela flödet från order till betald faktura – och hur det skiljer sig från kontant/kort.
När en order faktureras bokförs den direkt mot konto 1510 (Kundfordringar) – samma intäkt, samma moms, bara en annan debetsida. Här är hela verifikatet och periodiseringsprincipen.
När en kund betalar en faktura skiftas pengarna från kundfordran (1510) till bankkonto (1580). Ingen intäkt, ingen moms – bara kassaflöde. Så här matchar du betalningar i Fortnox och hanterar delbetalningar.
När en kund inte betalar efter 90+ dagar och indrivning inte lyckas måste fordran skrivas av. Konto 1511 (Osäkra fordringar) används för att nollställa 1510. Här är processen, momshanteringen och när Skatteverket godkänner avdraget.
När du driver en restaurangkedja med flera juridiska enheter (franchise, dotterbolag, holding) måste varje enhet ha separat bokföring – men du vill konsolidera data. Så hanterar Vendion den här balansen.
När HQ säljer ett presentkort som löses in hos flera medlemsrestauranger uppstår intercompany-verifikat som måste balansera. Här är hela T-konto-exemplet: 1000 kr utgivet, 400 kr löst hos A, 600 kr hos B.
Ett strukturerat månadsbokslut tar 2 timmar om du gör rätt, 2 dagar om du gör fel. Här är vår 15-stegs-checklista som din redovisningskonsult tackar dig för – med exportkommandon, avstämningspunkter och deadlines.
10 vanligaste bokföringsmisstagen i restaurangbranschen – från fel moms på dryck till att missa Z-rapport. Så upptäcker du dem, konsekvenserna och hur du undviker dem.
Från 1 april 2026 har Sverige två momssatser på mat — 12% serverat och 6% avhämtat. Här är reglerna, bakgrunden och hur du aktiverar Varierad moms i Vendion så att varje order bokförs rätt från dag ett.
Vendion grupperar alla varor i fem momskategorier — Mat/alkoholfri dryck, Alkoholdryck, Annan vara 25%, Annan vara 6% och Momsfri. Kategorin kombineras med orderformat för att ge rätt momssats automatiskt.
Varje orderrad får sin momssats från två värden: momskategori och orderformat. Här är den fullständiga matrisen över alla 20 kombinationer, med konkreta scenarier och svenska specialregler.
När Varierad moms är aktiverat visar Z-rapporten moms uppdelat per sats (6%, 12%, 25%) och SIE-filen bokför per intäktskonto och momskonto enligt BAS-kontoplanen. Din revisor importerar direkt i Fortnox, Visma eller Bokio utan manuell justering.
Vendion sparar ursprunglig momssats på varje såld rad. När en gäst återköper en vara köpt före 1 april 2026 används då-gällande sats (t.ex. 12% för alkohol), inte dagens sats. Det är Skatteverkets krav och hanteras automatiskt.
