Intercompany presentkort – bokföring vid kedjor

När ett delat kedjepresentkort löses in hos en restaurang med ett annat organisationsnummer än utfärdarens behöver bolagen reglera värdet mellan sig. I Vendion följer du detta under kedjemenyn Ekonomi → Intercompany.

Förbered inställningarna

Öppna kedjans Inställningar och kontrollera att reglaget Gemensamma presentkort under Delning är på. Öppna sedan kedjemenyn Ekonomi → Intercompany, fliken Inställningar. Under Bokföringskonton finns Konto för fordran och Konto för skuld. Vendions förval är 1660 och 2860. Anpassa dem till bolagens kontoplaner och klicka Spara. Att ändra kontona kräver behörigheten Hantera kedjeinställningar, och en ändring gäller bara nya verifikat.

Presentkortets omfattning och utfärdare måste vara rätt. Inlösen på samma organisationsnummer ger inte samma mellanhavande mellan två olika bolag.

Exempel: 1 000 kr utfärdat, 400 kr och 600 kr inlöst

Exemplet gäller tre restauranger i olika bolag. Utfärdaren U säljer ett flerfunktionspresentkort på 1 000 kr mot kortbetalning. A och B löser senare in värdet. Konton och belopp nedan är exempel; mat med 12 % avser servering i restaurangen.

Vid utfärdandet hos U:

A säljer serverad mat för 400 kr, betald med kortet:

Hos U minskar presentkortsskulden med 400 kr (debet 2421) och en skuld till A uppstår med 400 kr (kredit 2860).

B säljer serverad mat för 400 kr och vin för 200 kr:

Hos U minskar 2421 med ytterligare 600 kr och 2860 ökar med 600 kr som skuld till B. Kortet är nu helt inlöst. U har kvar skulder mellan bolagen på sammanlagt 1 000 kr.

Följ bokföringsstatusen

Vendion skapar bokföringsraderna i samband med Z-rapporteringen. Kontrollera därför berörda restaurangers dagsavslut och verifikat, inte bara att kortets saldo minskat.

I Intercompany, fliken Transaktioner, visas datum, utfärdare, inlösare, presentkort, belopp och status:

• Väntar bokföring: bokföringen är ännu inte färdig på båda sidor.
• Bokförd: posten är redo att ingå i avräkningen.
• Avräknad: avräkningen har registrerats.
• Bestrids: posten är markerad som bestridd.

Detta flöde avser delade presentkort. Det är inte en generell automatisk fördelning av lojalitets- eller marknadsföringskostnader.

Genomför avräkningen

1. Öppna Intercompany, fliken Avräkning, och välj Från och Till.
2. Granska bolagsparets bokförda mellanhavanden och belopp att reglera. Motgående poster kan nettas i sammanställningen.
3. Gör banköverföringen enligt bolagens betalningsrutin.
4. Välj Markera reglerat för rätt par, kontrollera period och betalningsriktning i bekräftelsen och välj Bekräfta reglering. Nettar paret till 0 kr heter knappen Kvitta bokförda rader och bekräftelsen Bekräfta kvittning.

Knappen betalar inte automatiskt och skapar inte banköverföringen. Bokförda poster kan avräknas; poster som väntar på bokföring behöver först bli bokförda.

I exemplet betalar U 400 kr till A och 600 kr till B. Bankbokningen hos U är debet 2860 och kredit 1930 med 1 000 kr. A respektive B debiterar sitt bankkonto 1930 och krediterar 1660 med 400 respektive 600 kr.

Kontroll vid månadsslut

Jämför fordran hos inlösaren med skulden hos utfärdaren och kontrollera betalningen separat. Summan av nettointäkterna i exemplet är 874,28 kr och momsen 125,72 kr: tillsammans 1 000 kr. Beloppen visar försäljningen, inte vinst efter kostnader.

Eventuella administrativa avgifter och andra avtal mellan bolagen hanteras separat enligt er överenskommelse och bokföring.