Vanliga bokföringsmisstag krögare gör

Här är tio saker att kontrollera när försäljningen, betalningarna och bokföringen inte verkar stämma överens. Börja med ett konkret kvitto eller verifikat och jämför samma restaurang, datum och belopp.

1. Fel varugrupp eller orderformat ger fel moms

Moms styrs av produktens varugrupp och aktuellt orderformat. Kontrollera Meny → Produkter → Alla artiklar och produktens Varugrupp (bokföring). Granska gruppen under Bokföring → Verifikat & export → Varugrupper och inställningarna under Bokföring → Moms. En ändrad menyinställning rättar inte gamla kvitton automatiskt.

2. Inköpskostnad saknas i lönsamhetsuppföljningen

För att bedöma råvarukostnad och marginal behöver kostnadsuppgifterna vara aktuella. Kontrollera produkternas kostnader mot era inköp. En kostnadsuppgift för analys ersätter inte bokföring av leverantörsfakturan.

3. Dagsavslut eller verifikat saknas

Kontrollera Bokföring → Dagsavslut → X/Z-rapporter och därefter Verifikat & export → Verifikat. Om automatisk Z används finns inställningarna under Dagsavslut → Automatisk Z. Utred saknade rapporter med datum och kvitton; anta inte att ett tomt försäljningsdygn kräver ett efterkonstruerat kassaköp.

4. Kassaräkning blandas ihop med bokföring

Räkna pengarna via Växelkassa → Räkna kassa eller Stäng pass i kassans meny. Jämför samma pass, med insättningar, uttag och returer. Spara en anteckning om differensen. Att räkningen sparas betyder inte att differensen automatiskt bokförs på 3740.

5. Presentkortsförsäljning räknas som vanlig varuförsäljning

Vendions flerfunktionspresentkort går till presentkortsskuld vid utfärdandet. Vid inlösen redovisas varornas intäkt och moms. Stäm av skulden med utfärdande, inlösen, returer och utgång; månadens sålda kort är inte samma sak som kvarvarande saldo.

6. Exporten når aldrig bokföringssystemet — eller når dit två gånger

Bestäm vem som exporterar eller kontrollerar Fortnox-överföringen. För ett intervall använder du Dagsavslut → Periodrapport → Från/Till → Visa period → Ladda ner SIE. Anteckna importen. Skicka inte samma Z-verifikat både via direktintegration och SIE utan avstämning.

7. Kontoplanerna passar inte ihop

Kontrollera Verifikat & export → Kontoplan med redovisningskonsulten före första överföringen. Jämför konton för intäkter, moms, betalmedel, presentkort och avgifter. Spara inställningarna och granska ett faktiskt verifikat. En kontoförändring gäller inte automatiskt redan skapade verifikat.

8. Kortfordran förväxlas med bank eller kontant

Vendions förval är 1580 för kortfordran,1930 för bank,1910 för kontanter och 1581 för Swish. En kortutbetalning kan avse flera dagar och vara minskad med avgifter. Jämför betalningsunderlaget innan du drar slutsatsen att försäljningen är fel.

9. Rabatt och betalningsförmån behandlas likadant

Registrera prisrabatten i ordern före betalning så kvitto och debiterat belopp följer samma köp. Lojalitet och klippkort kan visas som rabatt eller som betalmedel beroende på flöde. Kontrollera den faktiska ordern och underlaget innan du antar hur momsen eller rabattkontot påverkats.

10. Fakturastatus antas vara en bankavstämning

Under Försäljning → Fakturering → Underlag betyder Markera betald att underlagets status uppdateras. Kontrollera verklig betalning och matchning i bokföringssystemet först. Delbetalningar och kundförluster behöver hanteras där; de ska inte döljas genom att hela underlaget markeras betalt.

När du behöver hjälp

Samla restaurang, datum, kvitto- eller verifikationsnummer, belopp och en beskrivning av skillnaden. Vendions support hjälper dig med underlaget och funktionerna. Redovisningskonsulten hjälper dig med kontoval, rättelser och deklarationer. Ändra inte en redan lämnad momsperiod utan att kontrollera hur rättelsen ska göras.